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テンプレート・フォーマットを使って
職務経歴書を作成する方法

インターネット上で入手できるフォーマットを利用して、職務経歴書を作成する方法をご紹介します。

インターネット上でテンプレート・フォーマットを選んでダウンロード

職務経歴書を書く際は、インターネット上にある無料のフォーマットを利用して作成すると効率的です。インターネット上でダウンロードできるフォーマットには、様々な種類があります。
あらかじめ自分が書きたい項目や内容をピックアップしておき、内容に合ったフォーマットを選んでください


テンプレート・フォーマットを編集してオリジナルな職務経歴書を

インターネット上でダウンロードできるフォーマットには、書き方の見本がついている場合があります。しかし、見本をそのまま使用することは避けましょう

採用担当者によっては、フォーマットをそのまま使っていることがわかってしまう場合がありますし、自分ならではのアピールポイントを十分に伝えることができないかもしれません。

フォーマットを参考にしながら、必要な項目を追加したり、無駄な項目を削除したりしてオリジナルの職務経歴書を作成しましょう。


テンプレートとフォーマットの違いは?

ビジネスシーンにおいて、フォーマット・テンプレートは、近い意味で使われることが多いです。
いずれも「様々な作業の基盤や基準となるもの」という意味で使われ、一部を変更するだけで繰り返し使用できる元ファイルのことを指します。

ただし、フォーマットだけはコンピューター用語としての認識も強く、データやその記録媒体に設定される一定の形式、記録メディアを実際に使えるようにするための作業、初期化という意味があります。「このディスクをフォーマットしておいてください」と言われたら、「ディスクを初期化する」という意味になることを覚えておきましょう。

職務経歴書の基礎知識

職務経歴書を書き始める前に知っておきたい基礎知識をご紹介します。

職務経歴書とは?履歴書とチェックされるポイントの違い

職務経歴書と履歴書は、転職活動における役割と用途が異なり、採用担当者がチェックするポイントも違っています。それぞれご紹介しますので、どのような違いがあるのか確認してみてください。

履歴書でチェックされるポイント

履歴書において採用担当者がチェックするのは、氏名や連絡先、年齢、学歴・職歴、通勤可能な地域に住んでいるかなど、基本的な情報です。
採用担当者は履歴書に記載された内容から、これまでの経験や人となりを読み取ろうとします

職務経歴書でチェックされるポイント

職務経歴書で採用担当者がチェックするのは、これまでの業務経験と実務面でのスキルです。
採用担当者は、履歴書の職歴欄では職歴の概要を見ますが、職務経歴書ではビジネス面での実績や経験、スキルを細かく読み取ろうとします

職務経歴書の書式・ファイル形式について

職務経歴書の書式

職務経歴書の書式には、大まかに分けて「時系列でまとめるタイプ」と「キャリアの項目でまとめるタイプ」2つの形式があります。それぞれについて、詳しくご紹介します。

編年体式・逆編年体式

時系列に沿って業務の内容をまとめる形式には、「編年体式」と「逆編年体式」の2種類があります。
編年体式は最も一般的なフォーマットであり、時系列に所属企業・部門・業務内容を示していく形式です。
逆編年体式はその反対で、現在から過去へとさかのぼる形でまとめていきます。直近の職務の状況を強調したい場合に効果的な形式といえるでしょう。

編年体式、逆編年体式いずれも、入社、配属、異動など、キャリアの転換点となる出来事があった年月を「見出し」とします。それぞれの見出し内には、配属先や配属先での具体的な業務内容や実績、評価を記載します。
時系列に沿って業務の内容をまとめる形式では、職務に関する習熟度が上がっていく過程を伝えることができるでしょう。

【編年体式の見本】
関連記事

「編年体式」「逆編年体式」の職務経歴書の書き方やポイントを紹介!

キャリア式

「キャリア式」とは、これまでの経験を職務内容別にまとめる形式です。キャリア式においては、業務内容やプロジェクト名を見出しに設定します。
具体的な業務内容やプロジェクトの概要とともに、その中で担った役割や実績を書きます。仕事上で得た資格やスキル、表彰歴などを記載するのも効果的です。
経験した職種や職務を軸にしてまとめていくため、ビジネス面でどんなスキルを持っているのか、得意分野は何かといった内容が伝わりやすくなります。

【キャリア式の見本】
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【例文あり】職務経歴書のキャリア式とは?メリットや注意点を解説

職務経歴書のファイル形式

職務経歴書を作る際は、Excel(エクセル)かWord(ワード)を使う場合が多いでしょう。決まった形式がないため、どちらを使うかは自由ですが、ここではExcel・Wordそれぞれの注意点をご紹介します。

Excelで作成する際の注意点

Excelはレイアウトの自由度が高いなどのメリットがある一方、注意点もあります。
代表的なものが、印刷による表示崩れです。PCの画面上ではきれいに表示されていても、印刷することにより用紙サイズが変わると、文字がすべて表示されなかったり、枠からはみ出してしまっていたりすることもあります。画面上で調整するのはもちろんですが、印刷後もしっかりと確認し、印刷したものをそのまま提出することのないようにしてください。
また、場合によって、履歴書や職務経歴書をメールで送ってほしいと言われるケースがあるかもしれません。その際、Excelデータのままで送ると相手のPC環境によってはうまく表示されないこともあるため、事前にPDFデータにしておくと良いでしょう。

関連記事

職務経歴書はExcel(エクセル)で書く!書くべき内容とテンプレートを紹介


Wordで作成する際の注意点

Excelも同様ですが、Wordで作成する際に文字が小さくなりすぎないように注意しましょう。
書きたい内容がたくさんあるからと言って、文字を小さくして2枚や3枚の少ない枚数内におさめる方法はおすすめできません。読みやすい文字サイズで、適度な枚数内でおさめられる内容にしましょう。

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【テンプレートあり】職務経歴書をWord(ワード)で作る方法やポイントを紹介

職務経歴書の各項目の書き方(見本画像)

1.日付・氏名・タイトル

タイトルは大きめのフォントで中央に記します。日付と氏名は右寄せで記載してください。日付は職務経歴書の提出日、郵送する場合は投函日を記します。和暦か西暦かは全体で統一しましょう。

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職務経歴書の日付の正しい書き方とは?


2.職務要約

いつ、どこの企業で、どのような業務を行っていたのか、250文字程度までを目安にまとめます。最初に要約を記しておくことで、「この後に何が書いてあるのか」を理解してもらいやすくなります。

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【例文つき】職務経歴書の職務要約の書き方とは?採用担当者を惹きつけるポイントを解説


3.職務経歴(企業情報)

続く職歴の項目で説明する企業について、社名、規模、事業内容をまとめます。雇用形態についても書き添えておきましょう。


4.職務経歴詳細

「職務要約」で記した経験について、詳細を説明します。表や箇条書き、カギかっこなどを利用すると、何がどこに書かれているのかを採用担当者に理解してもらいやすくなります。


5.スキル・活かせる知識

パソコンスキル、語学力、ビジネススキルについて、箇条書きや表などを使ってまとめます。募集職種にも活かせる業務上のスキルがある場合は、併せて書き添えておきましょう。

関連記事

職務経歴書の「活かせる知識・スキル」欄でアピールすべきこととは?


6.資格・免許

保有資格や免許について、いつ、何を取得したのかを表や箇条書きで説明します。様々な資格を保有している場合は、業務内容に関連する資格や、ビジネス関係の資格を優先してください。

関連記事

職務経歴書の資格欄の書き方とは?注意点やポイントについて解説


7.自己PR

自分自身の強みを説明し、入社後にそれをどのように活かしていくつもりなのかをPRします。履歴書とまったく同じ文面になってしまわないよう、具体的なエピソードを追加するなどの工夫をしましょう。

関連記事

職務経歴書の自己PRで効果的にアピールする方法【OK・NG例文あり】


8.志望動機

「この企業でないといけない理由」を伝えます。転職理由と矛盾が出ないように気を付けてください。「前職を退職した際の問題点が、応募先企業であれば解決できる」という一貫性が大切です。

関連記事

職務経歴書に志望動機を書くのはなぜ?理由やまとめ方のポイントを紹介


9.退職理由・転職理由

退職理由や転職理由は、必ずしも職務経歴書に書かなければいけないものではありません。しかし、面接では聞かれることになるため、志望動機につながる前向きな退職理由については考えておいてください。

関連記事

退職理由の書き方や具体例について-伝え方のポイントや注意点も紹介

職務経歴書に関するQ&A

各項目の書き方に関するQ&A

Q

未経験・異業種へ転職する場合の書き方が知りたいです。


A

未経験の仕事に応募する場合、職務経歴書では「憧れ応募ではないこと」「応募職種でも役立つスキルや経験」「ポテンシャル」の3つを重点的にアピールすることが大切です。
詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q

転職回数が多い場合の書き方が知りたいです。


A

数多くの会社に勤務歴がある方は、その回数をデメリットと思わずに自分のキャリアとして積極的にアピールするようにしましょう。
詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q

休職期間(ブランク)がある場合はどう書けばよいでしょうか。


A

もし前職を退職してから、無職の期間が長くできてしまった場合には、空白期間に何をしていたのか、なぜ就職をしなかったのかを説明するとともに、アピールする点があればアピールしましょう。例えば、その期間に転職するための資格取得を行っていた、転職に必要な語学勉強を行っていたといったようなことです。空白期間に前向きな行動を起こしていたことを採用担当者に印象づけることが重要です。
詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q

自分には実績がないのですが、何を書けばよいのでしょうか。


A

これまでのキャリアを振り返って職務経歴書に盛り込めそうなポイントがないかを考えるのがおすすめです。改善に取り組んだ経験や誰かに感謝された経験など、記載できそうなことが見つかるでしょう。
詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q

派遣社員だった期間があるのですが、どう書くべきでしょうか?


A

派遣社員と正社員では、書き方が異なる部分もありますから、事前に記載方法を把握したうえで職歴を書くことが大切です。採用担当者に誤解を与えてしまわないよう、基本的なルールをしっかりと押さえておきましょう。
詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q

退職理由はどう書けばよいのでしょうか。


A

退職理由を職務経歴書に記載するとき、「新しいステージで実現したいことがあるから」というようなポジティブな目的であれば何の問題もありません。しかし、自己都合による退職の場合、正直に書くとネガティブな印象をもたれてしまう可能性も高いので、無理に書く必要はありません。
詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q

自己PR・志望動機はどう書けばよいのでしょうか。


A

応募先の企業や職種によって、重視される能力や志向性は変わってきます。「応募する職種」と「自分自身の能力・志向性」にどのような共通点があるのか分析することが大切です。
詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q

職務経歴書の特記事項には何を書けば良いですか。


A

職務経歴書の特記事項欄には、連絡可能な時間帯が限られている場合にはその旨を記入したり、ブランクの長さや転職回数の長さなど不利になる情報に関する補足を記入したりします。なお、職務経歴書の特記事項は必須項目ではありません。特記事項がない場合には、項目自体が設けられていないフォーマットを利用するのもひとつの方法です。
詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q

在職中に転職活動をするときの書類の書き方が知りたいです。


A

職務経歴書の場合は、書式によって在職中の場合の書き方も変わります。フォーマットに合わせて記載しましょう。「入社・退社」という書き方はせずに、「◯◯年×月~現在」というように、在職期間を示す形で期間を示すケースが多く見られます。
詳しくは以下の記事を参考にしてください。

その他のQ&A

Q

用紙・封筒の適切なサイズはありますか?


A

企業から職務経歴書のサイズ指定がない場合、A4サイズの用紙を使用するケースが多い傾向にあります。A4サイズとは「210mm×297mm」の用紙を指します。
封筒は、職務経歴書が折らずに入る封筒を選びましょう。「240mm×332mm」の角型2号か、「228mm×312mm」の角型A4の封筒を使用すると問題なく収まります。

Q

職務経歴書をパソコンで作るとき、フォントや文字サイズはどうすればよいでしょうか。


A

フォントの種類は明朝体(見出しのみゴシック体も可)、文字サイズは10.5~11ポイントが一般的です。
詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q

職務経歴書は何枚が適切ですか?


A

採用担当者に読んでもらいやすい枚数は、「A4サイズの用紙で2枚」が最適だといわれています。

Q

職務経歴書における定型句はありますか?


A

職務経歴書において「現在に至る」や「以上」などの定型句をルールにのっとって使用することで、採用担当者や面接官に最低限の常識があると判断してもらうことができます。詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q

職務経歴書を郵送・メール送付する際の注意点が知りたいです。


A

送り方によっては、相手に基本的なビジネスマナーの有無を判断される可能性があります。手間と時間をかけて書いた職務経歴書を100%活かすためにも、送り方に気を配りましょう。
詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q

英語での職務経歴書の書き方・注意点はありますか?


A

英語の職務経歴書は、日本語のものと異なり、全体的に要点がしっかりまとめられた、アピール力の強い文章が好まれる傾向にあります。
詳しくは以下の記事を参考にしてください。

この記事の監修者
この記事の監修者はマイナビエージェント編集部です。
マイナビエージェント編集部

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