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職務経歴書の書き方

採用担当者に「会ってみたい」と思わせる職務経歴書の書き方をご紹介

管理部門 秘書

POINT職務経歴書のポイント

  • 読みやすい文章量を意識して

    秘書業務は企業によって求められる能力が変わるので、経験した内容をすべて記載する方がベターですが、書類はできるだけ2枚以内にまとめましょう。それ以上長々と書くと、面接時は同じ内容を読み上げるだけになってしまうことも。実績に数字を入れて客観性を持たせるなどポイントだけ押さえ、後は面接で詳細を語るほうが効果的。

  • 経験値は客観的な指標でアピール

    グループセクレタリーなら、何名分のスケジュールを管理していたのか、またどのようなポジションで業務を執り行っていたのかが、経験値の指標になります。取得資格は秘書検定の2級以上が必須。英語との相性が良い職種で、TOEICスコアも800点以上は欲しいところです。個人秘書は相性なので、どんなに素晴らしい経験があっても合わないということはあり得ますが、自己啓発の意欲や特技などを自己PRで語ると“面白い人材”だと好意的に受け止められる可能性は高くなります。

この職種に求められる能力とPR法

  • グループセクレタリーと個人秘書と異なる評価ポイント

    秘書職は何がその企業にとってのアピールポイントになるか分からないため、求人票の記載に縛られず、これまで経験した業務をすべて書くほうが良いでしょう。グループセクレタリーなら緻密なスケジュール管理能力や、会議やプレゼンの資料作成を期日までに必ず仕上げる計画性、他部署との調整能力などが問われます。また、個人秘書は、仕事に「ここまで」という枠を定めるのが難しくなる。海外出張のお供で通訳を任されるなど、語学力をはじめとする特殊技能を活かせる可能性は高い職種です。

  • 企業によって求められる能力は様々

    グループセクレタリーに求められる人材は、物事に冷静に対処できる、経験値の高い人。また、几帳面で計画性のある人など。個人秘書は、どのような人物を担当するかにより、条件が変わります。すべてに共通するのは、献身的な気持ちの有無。朝から晩まで担当役員に付きっきりで、あらゆることに気を配らなければなりませんが、最終的には「その人と合うか合わないか」がすべてなので、「縁」だともいえます。 秘書職は経営の中枢に位置する人々と近しく仕事をするため、トップレベルの思考を学ぶことができる職種。センスがあると見なされ経営企画に抜擢されるというキャリアパスも珍しくありません。

 職務経歴書サンプル

職務経歴概要 POINT

○○大学を卒業後、2社にて約○○年間一貫して秘書業務を担当しております。新卒で入社した株式会社○○では、総務部秘書課でグループセクレタリーと部長付き秘書を経験し、20xx年に入社した現在の●●株式会社では、副社長付き役員秘書として、秘書業務を幅広く経験しております。得意の英語を活かし、秘書としての更なるスキルアップを希望しております。

職務経歴詳細 POINT

19xx年xx月 ~ 20xx年xx月 株式会社○○○○
事業内容:●●サービス   資本金:x億x千万円   社員数:xxx名  所属:総務部 秘書課

20xx年xx月 ~
20xx年xx月
(○年○ヶ月)

総務部 秘書課配属

<グループセクレタリー業務> POINT

  • 秘書課6名のなかでアシスタント業務に従事
  • 各部部長のスケジュール管理
  • 電話、来客対応
  • 資料作成(会議、プレゼン資料など)
  • 文書管理(ファイリング業務)
  • 会議セッティング、出張手配
  • 国内及び海外からの来客対応

【工夫したポイント】 POINT

  • 各部部長が必要なときにすぐにリストをお出しできるように、来客や外部業者のデータは整理してファイリングしておりました。
  • 新聞や雑誌のクリッピング業務も、部長職に必要と思われる内容のものを選別し、手分けして行っていました。
20xx年xx月 ~
20xx年xx月
(○年○ヶ月)

総務部 秘書課配属

<部長付き個人秘書> POINT

  • スケジュール管理
  • 電話対応
  • 国内および海外出張の手配
  • 国内および海外からの来客対応
  • 資料作成(会議、プレゼン資料など)
  • 通訳として会議へ同席
  • 文書管理(ファイリング)
  • 会議セッティング

【工夫したポイント】

  • たいへん多忙な部長でしたので、すぐに食べられるお弁当や健康に良い惣菜など、融通の利く店を普段から押さえておりました。
  • 出張手配がすぐにできるよう、旅行代理店とも良好な関係を心がけたおかげで、チケットや宿はいつも希望通りのものを入手できました。

20xx年xx月 ~ 現在 株式会社○○○○ (東証一部上場)
事業内容:●●メーカー  資本金:x億x千万円  社員数:xxx名 所属:人事部秘書課

20xx年xx月 ~
20xx年xx月
(○年○ヶ月)

人事部秘書課
副社長付き個人秘書

  • スケジュール管理・電話対応
  • 国内および海外出張の手配
  • 国内および海外からの来客対応
  • 資料作成(会議、プレゼン資料など)
  • 通訳として会議へ同席
  • 文書管理(ファイリング)
  • 会議セッティング

<後輩育成・指導>

  • 中途入社の新人秘書の育成・指導
  • 指導にあたってのマニュアル作成など

【工夫したポイント】 POINT

  • 英語が苦手な役員でしたので、海外出張に同行した際には通訳も務めました。
  • 海外からの来客も多く、会食に相応しい店は普段からリサーチしております。とくに欧米からのお客さまは菜食主義者や和食が駄目な方もいらっしゃるので、前もって意向をうかがっておくようにしておりました。
  • プレゼン資料はパワーポイントを使ってひと目でわかりやすいようにまとめていましたが、役員にはたいへん喜ばれました。

活かせる経験・知識・技術POINT

  • グループセクレタリー (×年) - チーム○名の中でアシスタント業務に従事
  • 個人付き秘書 (×年) - エグゼクティブクラス(部長・副社長)の秘書業務経験
  • 後輩指導・育成(×年) - 後輩秘書の指導・育成
  • 語学力 - TOEIC880点、海外ビジターの対応、会議における通訳、資料翻訳業務
  • PCスキル - Word、Excel、Access、Powerpointによる資料作成

資格・スキル POINT

取得年月 資格名
20xx年xx月 秘書検定2級
20xx年xx月 TOEICスコア880

自己PR POINT

○ 柔軟性 POINT

上司の仕事の仕方や癖を理解し、その方の仕事の進め方にあったサポートという意識を持って、柔軟に仕事を進めることを念頭において業務を進めます。

○ 語学力と自己啓発

枠にとらわれず、自身で業務の幅を広げて積極的に仕事に取り組んで参りました。業務におきましては、新しい知を識は能動的に吸収し、臨機応変な対応を心がけて参りました。また、○○留学経験を 活かし、通訳業務の資格を目指すなどさらなるスキルの向上を目指しております。

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