管理部門　秘書

経験値を客観的な指標でアピール

主に、経営層や役員などの仕事をサポートする秘書は、幅広い業務のスキルが求められます。前職でグループセクレタリーを担当していた場合は、何名分のスケジュールを管理していたのか、どのようなポジションで業務を行ってきたのか、客観的な指標でアピールしましょう。

簿記や秘書検定の資格、会計ソフトの知識、オフィスソフトのスキルは具体的に記載し、即戦力であることを伝えられると選考でも有利になります。取得を目指している資格があれば、勉強していることを職務経歴書に記載することで、積極性が伝わります。

情報収集能力や的確なスケジュール管理能力、エグゼクティブクラスに対して失礼のないビジネスマナーが重要視される仕事なので、前職でのエピソードを具体的にアピールすることが大切になります。

また、業務上で工夫・改善したポイントを客観的な数値を用いて示したり、周りから感謝された経験を具体的に伝えたりすることで、採用担当者は仕事のスキルをイメージしやすくなります。

具体的かつ端的に職務経歴書をまとめる

秘書は人気の高い職種で、応募者も多い傾向があります。職務経歴書には具体的な経験や実績をアピールすることが重要になりますが、長々とした文章を記載すると、採用担当者に読み飛ばされて書類選考で不利になる可能性があります。

また、秘書は書類を作成する機会も多い仕事のため、わかりやすく読みやすい職務経歴書が作成できないと、仕事の能力が低いと見なされてしまうでしょう。

秘書は企業によって求められる能力が異なるので、できる限り経験や実績は網羅すべきですが、面接にて口頭で説明することを前提とし、具体的かつ端的にA4用紙2～3枚に収まるようまとめるのがポイントです。

こうして、職務経歴書を端的にし、面接で詳細をわかりやすく説明することで、秘書に必要なコミュニケーション能力もアピールすることができます。強みをアピールするために、面接で話を広げたいトピックスを重点的に職務経歴書に記載するのもひとつの手です。

清潔感とビジネスマナー

秘書は企業の経営層や重要顧客など、地位の高い人を中心に様々な人々と関わる仕事です。そのため、どのような人からも信頼される清潔感や美しい所作、言葉遣いが重要になります。電話や来客対応も頻繁に行うため、基本的なビジネスマナーも完璧にこなせる必要があります。

職務経歴書ではアピールしづらい点ではありますが、職務経歴書を作成する際には誤字・脱字といったミスがないことはもちろん、誰が見てもわかりやすく読みやすい書類を作ることも大切です。

最近では、応募書類はPCで作成することがほとんどですが、あえて手書きで書くことで、きれいな字をアピールするのも良いかもしれません。

WordやExcelを用いて作成する際には、余白のスペースや行間などにも気を配り、一枚の書類として見たときの美しさにも注意する必要があります。

情報収集能力の高さ

忙しい上司に代わり、仕事上の様々な情報を収集することも秘書の重要な役割のひとつです。直接の指示を受けた場合だけでなく、今後の業務に役立つ情報を先回りして収集しておき、いざというときに提供できるようにしておく心配りも必要とされます。

自己PRでは、今までに実践してきた情報収集や上司への心配りなどに関する具体的なエピソードを記載しましょう。

また、インターネットや新聞・書籍だけでなく、直接関係者の元へ足を運び、生の情報を仕入れたなどの経験があれば、もれなく記載しましょう。そういった行動力は、どのような企業からも高く評価されるはずです。

冷静な判断力とホスピタリティ

秘書の仕事では、想定外の事態やトラブルに対面することが多々あるため、臨機応変に対応する能力が必要となります。その際、忙しい上司に何もかも確認することはできないので、今後の展開を予測して、冷静かつ適切に判断して行動することが求められます。

指示を待つだけでなく、自ら能動的に行動した結果、大きなトラブルを防いだなどのエピソードがあれば、職務経歴書や面接でアピールすると良いでしょう。

グループセクレタリーと個人秘書では評価ポイントが異なる

秘書は対象者一人に対して専任の秘書となる個人秘書と、複数人を対象に管理するグループセクレタリーがありますが、それぞれの評価ポイントは異なりますので、職務経歴書にアピールポイントとして記載する際は意識しなければなりません。

グループセクレタリーは、緻密なスケジュールの管理能力や会議・プレゼン資料の作成能力、他部署との調整能力が問われますので、それらを強みとして記載すると良いでしょう。

一方、個人秘書は、前述したホスピタリティや情報収集能力のほか、海外出張に同行し通訳を担当したといった、特別なスキルを活かしたサポート経験もアピールポイントとなります。

応募企業に応じてオリジナルの職務経歴書を作成する

秘書と一口にいっても、企業によって仕事内容や求められる経験・スキルは大きく異なります。企業文化や担当役員の考えはできる限り理解し、求められる人物像やスキルに応じてオリジナルの職務経歴書を作成しましょう。

また、正確な事務作業能力が求められる場合や、人柄重視の場合など、評価ポイントについても様々なので、これまで経験した業務やエピソードは全て伝えておくと心強いです。