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職務経歴書の書き方

採用担当者に「会ってみたい」と思わせる職務経歴書の書き方をご紹介

管理部門 総務

POINT職務経歴書のポイント

  • 論理的な表現と読みやすい文章量

    35歳未満であれば、職務経歴書は2枚以内にまとめましょう。それ以上長々と書くと、面接時は同じ内容を読み上げるだけになってしまうことも。実績に数字を入れて客観性を持たせるなどポイントだけ押さえ、後は面接で詳細を語るほうが効果的。

  • 自分の得意分野を明確に

    総務の業務は多岐に渡るため、自分が何に特化しているのか、明確に説明することがポイントとなります。一般的には、上場企業なら株主総会関連業務、未上場も含めればファシリティ管理、規程管理などの経験が、総務職では重視される業務経験です。

  • 株主総会経験は大きなアピールに

    株主総会関連業務は、役員答弁をサポートする想定質問および回答案の取りまとめなど、積極的な関わり方をしているほど、高く評価されます。ファシリティ管理については、会社移転プロジェクトのサポート経験があるとアピールポイントに。移転に伴う外部業者との交渉、社内各部署との調整は大変な作業ですが、それをやり遂げたという実績は、総務に必要とされる能力が十分にあることを証明するものとなります。

この職種に求められる能力とPR法

  • 折衝・調整能力が問われる

    総務に特に必要とされる能力は、折衝・調整能力。これまでの経験で、社内他部署や外部業者といかに連携し円滑な関係を築いていたか、それにより、どのように会社に貢献してきたかが問われます。「外部との折衝で、○年間据え置き価格を実現し、最終的に予算内で納めるこができた」など、具体例を挙げてアピールすると伝わりやすくなります。

  • コミュニケ-ション力も上手くアピール

    人と良い関係を築くことが不可欠な職種なので、相手にホスピタリティを感じさせることが大切。職務経歴書では「御社で活かせる経験・スキル」という項目を設け、「御社のために何ができるか」を考えた内容であることを強調しましょう。相手を気遣える人材であることを見せられます。

 職務経歴書サンプル

職務経歴概要 POINT

○○大学を卒業後、株式会社○○○○に入社し、約*年間総務関係を中心に経験を積んでまいりました。 二社目の株式会社○○○○においては、オフィス移転計画のリーダーを務め、その成功を認められ、総務課長に昇進いたしました。また、株主総会関連業務や様々な規程管理の経験もし、会社に欠かせないサポート役として貢献してまいりました。

職務経歴詳細 POINT

19xx年x月~20xx年xx月 株式会社○○○○
事業内容:●●専門商社   資本金:x億x千万円   社員数:xxx名  所属:管理部総務課

20xx年xx月 ~
20xx年xx月
(○年○ヶ月)

新人研修後、管理部総務課配属
課長以下3名で主に下記業務を担当

<資産管理業務>

  • 名刺発注
  • 制服管理
  • 携帯電話管理

<庶務業務>

  • お中元、お歳暮管理
  • 郵便物管理
  • 社員旅行企画、運営
20xx年xx月 ~
20xx年xx月
(○年○ヶ月)

主任に昇進 POINT

部下(1名)を持ち、下記総務業務を担当

  • ファシリティ管理:オフィス及び店舗の新設・移転
  • 固定資産管理:会社所有の資産の維持管理
  • 株式関連業務
  • オフィスセキュリティ管理
  • 入退社、転勤、出張者サポート
  • 慶弔対応
  • 備品の購買:備品、什器、などの購入手配、保守管理
  • グループ会社サポート

【工夫したポイント】 POINT

相見積を取って比較材料にすることも大切ですが、これまでの付き合いも鑑みて、長く付き合っていける外部ベンダーを選択するよう心がけていました。結果的には長期契約でコストを○%抑えることに成功しています。

20xx年xx月 ~
20xx年xx月
(○年○ヶ月)

20xx年xx月 ~ 現在 株式会社○○○○ (東証一部上場)
事業内容:●●メーカー  資本金:x億x千万円  社員数:xxx名 所属:人事総務部

人事総務部 総務課

※20xx年xx月に課長に昇進
プレイングマネージャーとして、メンバー3名で下記業務を遂行

<ファシリティマネジメント>

  • 関連部署の入居によるレイアウト変更、会社移転対応
  • ロッカー鍵管理

<株主総会管理>

  • 株主総会召集の連絡
  • 株主総会事務局の運営
  • 各種報告書の作成
  • 議事録管理

<リスクマネジメント>

  • 避難訓練指揮

<資産管理>

  • 名刺発注
  • 文房具、用度品発注
  • PC管理

【工夫したポイント】

  • 社屋移転では各部署と交渉し、どの希望を飲んで、どこは妥協してもらうか、調整に奔走しました。部員の今後の増減を予測しつつ、緻密なレイアウトを組んでいます。
  • 移転に伴う資産税の申告など、法務部とは密な連携を取りました。

活かせる経験・知識・技術POINT

○ 豊富な総務経験

現職では少数精鋭の中、月次から年次までを主担当で対応しております。海外関連子会社の管理にも携わり、財務分析、経営分析を実行する為の基礎技能を習得致しました。また、マネージャーとしてメンバー4人の管理も○年間行っております。

○ コミュニケーション能力

部署メンバーはもちろん、社内外も問わず、対人折衝には積極的に交流を図るべく意識しております。社内プロジェクトに参加する事で、周囲の声を収集し、反映するよう取り組んできました。

○ 語学力と自己啓発

現在TOEIC840点、BATICアカウンタントレベルですが、業務での必要性を感じ、継続して自主的に啓発に取り組んでいます。

資格・スキル POINT

取得年月 資格名
20xx年xx月 宅地建物取引主任者
20xx年xx月 防火管理責任者
20xx年xx月 TOEICスコア750

自己PR POINT

○他部署との折衝経験

他部署との調整能力には自信があります。
積極的に他部署との連携を図り、意見を募るよう努めてまいりました。特に、レイアウト変更や避難訓練といった全社的な動きの際は、細かい意見や事後のクレームも聞き入れ、ホスピタリティも意識し行動してまいりました。

○ 外部ベンダーとの交渉能力

外部ベンダーとは粘り強く交渉し、○年間据え置きの価格で予算内に収めるなど、会社にも貢献してまいりました。また、現場の営業、販売担当者と交渉を重ね、現場の意見を重視した企業サポートを心掛け、責務を全うしてまいりました。

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