管理部門 総務|求人・転職エージェント

職務経歴書の書き方

採用担当者に「会ってみたい」と思わせる職務経歴書の書き方をご紹介

管理部門 総務

POINT職務経歴書のポイント

  • 論理的な表現と読みやすい文章量

    職務経歴書に記載する内容は、読みやすく、簡潔なものになるよう心掛けましょう。まずは、職務経歴書に記載すべき情報を整理・要約して、実績に数字を入れて客観性を持たせるなど、ポイントを押さえます。

    詳細は面接で語るほうが効果的です。

  • 自分の得意分野を明確に書く

    総務の業務は多岐にわたるため、自分が何に特化しているのか、明確に説明することがポイントとなります。一般的には、上場企業なら株主総会関連業務、未上場も含めればファシリティ管理、社内規程管理などの経験が、総務職では重視される業務経験です。

    また、総務にはあらゆる事態に柔軟に対応できる姿勢も求められます。最近では、リスクマネジメントやコンプライアンスなどを担う役割としての期待も高まっているため、業務経験でアピールできることがあればもれなく記載しましょう。

  • 株主総会・会社移転の経験は大きなアピールになる

    株主総会関連業務は、役員答弁をサポートする想定質問および回答案の取りまとめなど、積極的な関わり方をしているほど、高く評価されます。

    オフィス内のレイアウト変更や設備・備品の管理、内線管理などによる社員の業務効率化や、モチベーション向上を目指すファシリティ管理については、会社移転といった規模の大きいプロジェクトの経験がアピールポイントになります。

管理部門の総務に求められる能力とPR法

  • 折衝・調整能力が問われる

    総務に特に必要とされる能力は、折衝・調整能力です。これまでの経験で、社内の他部署や外部業者といかに連携し、円滑な関係を築いていたか。それにより、どのように会社に貢献してきたかが問われます。

    「外部との折衝で、○年間据え置き価格を実現し、最終的に予算内で収めることができた」など、具体例を挙げてアピールすると伝わりやすくなります。

    また、業務の無理や無駄を省くための課題認識力および解決力も、総務に求められる能力です。企業によって業務は異なるため、どんなことを解決したかは、採用担当者にも伝わりやすいよう、具体的なエピソードとしてアピールしましょう。

  • コミュニケーション能力やホスピタリティが求められる

    総務は社内外問わず人と良い関係を築くことが不可欠な職種であるため、コミュニケーション能力やホスピタリティにあふれている人材が求められます。

    職務経歴書を通してホスピタリティを感じさせるためには、「貴社で活かせる経験・スキル」という項目を設け、その内容は、その企業のために何ができるかを考えたものであることを強調しましょう。そうすることで、相手を気遣える人材であることをアピールできます。

    自分のスキルを活かして前職で手掛けたことと、そこでは実現できなかったこと、それが応募先企業では実現できそうであることをまとめることで、採用側の納得度を高めることができます。

  • 応募先企業の総務の仕事に向いているかどうか

    総務という職種は、よく「縁の下の力持ち」とも呼ばれるように、業務内容が幅広いことが特徴となっています。組織の環境整備や機器管理、福利厚生の利用手続き、来客対応、社内の環境改善なども総務の業務となります。

    企業によって担当業務も様々であるため、応募先企業は任せたい仕事ができるのかどうか、また、向いているのかを知りたがっています。そこで、企業が求める総務の業務内容を把握し、その内容に対する自分の経験やスキルをアピールすることが大切です。

    総務への転職で必要な資格については、求人情報の条件面で記載されることは少ないです。しかし、業務内容が多岐にわたるため、活かせる資格も様々あります。安全衛生技術試験協会の「衛生管理者」や大阪商工会議所の「メンタルヘルス・マネジメント検定」などはアピールポイントとなるでしょう。

管理部門の総務に転職が初めての人のための職務経歴書の作成テクニック

  • 経験業務はもれなく記載しよう

    総務の業務は幅広いため、職務経歴書には「事務業務全般」と記載してしまう人もいるかもしれません。
    しかし、それでは具体的な経験やスキルをアピールすることができないため、経験業務はもれなく、簡潔に記載することが大切です。

    庶務関連、福利厚生関連、株式実務、社内規定管理など、項目別に職務内容を書き出すことで、読み手にも伝わりやすい書面となります。

  • 未経験者は自分の経験をどのように総務の仕事につなげるか

    未経験で転職を目指す場合は、総務の業務内容とマッチする自分の業務経験やスキルを探してみましょう。総務の仕事は多岐にわたるため、意外と他の職種の経験を活かせるケースが多くあります。

    たとえば、事務関連であれば事務処理能力、営業関連なら折衝力や提案・解決力、接客業であればコミュニケーション力などを、応募先企業の求める総務の仕事とリンクさせてアピールすることができます。

    また、総務業務未経験であれば、高い意欲を伝えることも大切です。取得予定の資格や勉強中の業務についても伝えましょう。

 職務経歴書サンプル

職務経歴概要 POINT

○○大学を卒業後、株式会社○○○○に入社し、約*年間総務関係を中心に経験を積んでまいりました。 二社目の株式会社○○○○においては、オフィス移転計画のリーダーを務め、その成功を認められ、総務課長に昇進いたしました。また、株主総会関連業務や様々な規程管理の経験もし、会社に欠かせないサポート役として貢献してまいりました。

職務経歴詳細 POINT

19xx年x月~20xx年xx月 株式会社○○○○
事業内容:●●専門商社   資本金:x億x千万円   社員数:xxx名  所属:管理部総務課

20xx年xx月 ~
20xx年xx月
(○年○ヶ月)

新人研修後、管理部総務課配属
課長以下3名で主に下記業務を担当

<資産管理業務>

  • 名刺発注
  • 制服管理
  • 携帯電話管理

<庶務業務>

  • お中元、お歳暮管理
  • 郵便物管理
  • 社員旅行企画、運営
20xx年xx月 ~
20xx年xx月
(○年○ヶ月)

主任に昇進 POINT

部下(1名)を持ち、下記総務業務を担当

  • ファシリティ管理:オフィス及び店舗の新設・移転
  • 固定資産管理:会社所有の資産の維持管理
  • 株式関連業務
  • オフィスセキュリティ管理
  • 入退社、転勤、出張者サポート
  • 慶弔対応
  • 備品の購買:備品、什器、などの購入手配、保守管理
  • グループ会社サポート

【工夫したポイント】 POINT

相見積を取って比較材料にすることも大切ですが、これまでの付き合いも鑑みて、長く付き合っていける外部ベンダーを選択するよう心がけていました。結果的には長期契約でコストを○%抑えることに成功しています。

20xx年xx月 ~
20xx年xx月
(○年○ヶ月)

20xx年xx月 ~ 現在 株式会社○○○○ (東証一部上場)
事業内容:●●メーカー  資本金:x億x千万円  社員数:xxx名 所属:人事総務部

人事総務部 総務課

※20xx年xx月に課長に昇進
プレイングマネージャーとして、メンバー3名で下記業務を遂行

<ファシリティマネジメント>

  • 関連部署の入居によるレイアウト変更、会社移転対応
  • ロッカー鍵管理

<株主総会管理>

  • 株主総会召集の連絡
  • 株主総会事務局の運営
  • 各種報告書の作成
  • 議事録管理

<リスクマネジメント>

  • 避難訓練指揮

<資産管理>

  • 名刺発注
  • 文房具、用度品発注
  • PC管理

【工夫したポイント】

  • 社屋移転では各部署と交渉し、どの希望を飲んで、どこは妥協してもらうか、調整に奔走しました。部員の今後の増減を予測しつつ、緻密なレイアウトを組んでいます。
  • 移転に伴う資産税の申告など、法務部とは密な連携を取りました。

活かせる経験・知識・技術POINT

○ 豊富な総務経験

現職では少数精鋭の中、月次から年次までを主担当で対応しております。海外関連子会社の管理にも携わり、財務分析、経営分析を実行する為の基礎技能を習得致しました。また、マネージャーとしてメンバー4人の管理も○年間行っております。

○ コミュニケーション能力

部署メンバーはもちろん、社内外も問わず、対人折衝には積極的に交流を図るべく意識しております。社内プロジェクトに参加する事で、周囲の声を収集し、反映するよう取り組んできました。

○ 語学力と自己啓発

現在TOEIC840点、BATICアカウンタントレベルですが、業務での必要性を感じ、継続して自主的に啓発に取り組んでいます。

資格・スキル POINT

取得年月 資格名
20xx年xx月 宅地建物取引主任者
20xx年xx月 防火管理責任者
20xx年xx月 TOEICスコア750

自己PR POINT

○他部署との折衝経験

他部署との調整能力には自信があります。
積極的に他部署との連携を図り、意見を募るよう努めてまいりました。特に、レイアウト変更や避難訓練といった全社的な動きの際は、細かい意見や事後のクレームも聞き入れ、ホスピタリティも意識し行動してまいりました。

○ 外部ベンダーとの交渉能力

外部ベンダーとは粘り強く交渉し、○年間据え置きの価格で予算内に収めるなど、会社にも貢献してまいりました。また、現場の営業、販売担当者と交渉を重ね、現場の意見を重視した企業サポートを心掛け、責務を全うしてまいりました。

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