企業の求人に応募する際、最初の関門となる書類審査。企業研究や自己分析を経て、履歴書・職務経歴書を書き上げるとついつい気が緩みがちですが、実は書類の内容だけでなく、その送り方をチェックしている企業もあります。

正しい書類の送り方とは一体どのようなものなのでしょうか？

ここでは、履歴書と職務経歴書を送る際の正しい封筒の書き方や、郵送する場合・持っていく場合それぞれの注意点についてご紹介します。

履歴書の封筒の書き方

履歴書・職務経歴書を入れる封筒は、人事担当が最初に目にするものです。正しい書き方で記入することにより、マナーのある人間だという印象を与えられます。

ここでは、郵送・持参・メール送付の3つのケースごとに、正しい封筒の書き方を解説します。

郵送する場合

履歴書・職務経歴書を郵送する場合は、以下の2つの手順を押さえることが大切です。

宛名を書く

封筒の表書き・裏書きには黒いサインペンを使い、楷書体ではっきりと書きます。一般的には縦書きで記載します。

基本的に表書きは右側に住所、中央に会社名と担当部署名（人事部など）を書き、敬称は「御中」とします。担当者の名前を把握しており、直接やりとりする場合は、「人事部◯◯様」などと記載しても構いません。会社名の表記ミスがないよう、企業サイトなどでよく確認することが大切です。また、バランスよく書けるよう、鉛筆で下書きをするなどの工夫をしましょう。

住所と宛先を書いたら、封筒表の左端に赤字で「応募書類在中」と書き、赤い罫線で囲みます。応募書類在中と赤字で記載するのは、毎日多くの郵便物が届く企業において、担当者にすぐに応募書類を確認してもらうための目印になるからです。忘れずに書くようにしましょう。複数の履歴書を提出する場合は、100円ショップなどで「履歴書在中」のスタンプを購入するのもおすすめです。

裏面には、封筒左下に郵便番号・住所・氏名を記載します。

添え状を書く

ビジネス関係で重要な書類を送る場合は、誰が・いつ・どのような書類を送ったのかを明確にするために、添え状（送付状）を添付するのが一般的です。

履歴書と職務経歴書を送付する場合も同様で、添え状があると丁寧な印象を与えられる上、自己PRにも役立つので、必ず添付するようにしましょう。

添え状に書くべき内容は以下のとおりです。

添え状についてより詳しく知りたい方や、テンプレートを確認したい方は、以下の記事を参考にしてください。

持参する場合

履歴書と職務経歴書を手渡しする場合は、担当者と直接やりとりするため、表書きとして住所や会社名、担当部署名を書く必要はなく、添え状も不要です。封筒の表面左下に赤いペンで「応募書類在中」と書き、赤い罫線で囲めば完成です。

裏面には郵送する場合と同様に、左下に自分の郵便番号・住所・氏名を記載し、その上に提出年月日を書くのが一般的です。

封筒に自分の氏名を記載しておくことで、人事担当が封筒を見たときに誰の履歴書なのか一目で判断できます。なお、その場で封筒から取り出して渡す場合もあるため、封はせずにそのままにしておきましょう。

メールで送る場合

履歴書と職務経歴書をメールで送付するよう指示があった場合は、履歴書をPDFなどでメールに添付します。

添付するメールの本文には、次のように記載するとよいでしょう。

履歴書・職務経歴書を郵送する際の流れ

「履歴書と職務経歴書を封筒に入れ、企業の担当者宛に送る」という作業は、一見簡単に思えますが、ステップごとに注意すべきポイントがあります。

一つずつ確認していきましょう。

封筒を用意する

履歴書と職務経歴書は、真ん中から二つ折りにする以外は、折り目をつけずに送るのが好ましいとされています。そのため、三つ折りにしなければ入らない長形封筒の使用はNGです。

履歴書がB5（開くとB4）サイズなら角形3号または4号、A4（開くとA3）サイズなら角形2号など、履歴書と職務経歴書を折らずに封入できるサイズの封筒を選びましょう。

色は白と茶色のどちらでも構いませんが、明るい印象を与えやすい白を用いるのがおすすめです。

必要事項を記入する

先述したとおり、封筒に宛名を記入します。この際に、表面・裏面ともに記載漏れがないことを必ず確認しましょう。

また郵送の場合は、添え状も忘れずに記載します。

封筒に入れる

書いた面が外側となるように履歴書を二つ折りにし、添え状と一緒に封筒に入れます。また、読み手のことを考えて、封筒の表を上にして開けたときに一番上に添え状がくるようにし、履歴書・職務経歴書・その他書類（ある場合）の順番で重ねます。

書類がまとまっていると管理しやすく、また配達の途中で雨が降ることも考えられるので、クリアファイルに入れてから封筒に入れるのがおすすめです。クリアファイルに入れることで、書類の汚れを防げます。

全ての書類を入れたら封をして、上から「〆」マークを書きます。

投函する

角形2～4号の封筒は、いずれも定形外サイズとなり、郵送にかかる切手代は重さによって変わります。

一般的には、応募書類一式（クリアファイルに入れた場合）で60～80g前後なので、定形外郵便100gまでの料金が適用され、必要な切手代は140円です。送る書類が多い場合など、心配であれば郵便局の窓口で計測してから送りましょう。

また郵便ポストは、投函口の形状や大きさがタイプによって異なります。万一、封筒がポストに入らない場合は、折り曲げて入れたりせず、郵便局へ持ち込んで郵送しましょう。

履歴書・職務経歴書を郵送する際の注意事項

履歴書・職務経歴書を郵送する際は、切手や郵送方法などにも注意が必要です。

ここでは、郵送に際してのマナーを説明します。

切手について

履歴書を送付する際は、記念切手や慶弔切手などの特別な切手ではなく、普通切手を用います。

また、切手の料金が不足していると、受け取る人事担当が不足分を支払ったり、自分の元へ返送されたりするなど、相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。料金不足がないようによく確認しておきましょう。不安な場合は、郵便局の窓口で郵送手続きをするのがおすすめです。

郵送方法について

郵送方法にはポスト投函のほか、メール便や宅配便などがあります。

しかし、一般的な運送会社のメール便・宅配便を利用した履歴書の送付は、違法なため選択できません。履歴書は「信書」と呼ばれる書類に属し、日本郵便株式会社および、総務大臣の許可を得た信書便事業者のみが送付できることになっているからです。

また書留もありますが、書留は受取時に確認印を要する可能性があり、相手の手間になりかねません。

基本的に履歴書・職務経歴書は、余裕をもってポスト投函で郵送しましょう。

郵送後の報告メールについて

必ずしも郵送後に報告メールをする必要はありませんが、報告メールがあると、相手に丁寧な印象を与えられます。

また、書類があと数日で届くと相手に認識してもらえたり、トラブルがあって書類の到着が遅れる際にも解決しやすかったりするなど、さまざまなメリットがあります。郵送の報告メールを送る際は、郵送した当日に送りましょう。

件名は「履歴書送付の件」などとし、氏名も記載します。本文の最初に会社名と担当者名、もしくは「人事部採用御担当者様」などと書き、氏名と本日付けで履歴書を郵送した旨を伝えます。最後は、「ご査収くださいませ。」などの文言で締めくくりましょう。署名も忘れずに記載します。

持参する場合の注意事項

企業によっては、履歴書と職務経歴書を郵送ではなく持参するように求められる場合があります。

スマートに対応できるよう、持っていく場合のマナーについても確認しておきましょう。

封筒は必要か

履歴書と職務経歴書を持っていく場合でも、封筒に入れるのが基本です。むき出しのままだと、途中でよれてしまったり、汚れてしまったりする危険性がありますし、そのような状態で提出すれば、採用担当者にマイナスの印象を抱かれる可能性があります。

そのような事態を避けるため、履歴書と職務経歴書は郵送する場合と同様にクリアファイルに入れ、封筒に入れるようにしましょう。なお、この場合も、封筒の色は清潔な印象を持たれやすい白がおすすめです。

履歴書・職務経歴書の出し方

履歴書と職務経歴書を出すタイミングは企業によって異なり、受付で提出を求められる場合もあれば、面接官に直接手渡す場合もあります。

「履歴書と職務経歴書を出してください」と言われて手間取ることのないように、履歴書と職務経歴書は鞄の奥ではなく、パッと取り出せるところに入れておきましょう。

面接官に直接手渡す場合

履歴書と職務経歴書はその場で見てもらうことが前提なので、自分で封筒から取り出してから、封筒の上に重ねて面接官に読みやすい向きで渡すのが基本です。

手渡す際には「こちらが私の履歴書と職務経歴書です。本日はどうぞよろしくお願いいたします」など一言添え、両手でお辞儀をしながら渡すと丁寧です。

受付で手渡す場合

受付で手渡す場合は、特段の指示がない限り、封筒のまま相手に見やすい向きにして渡します。

相手は面接官ではありませんが、「よろしくお願いいたします」などと一言添え、両手でお辞儀をしながら渡しましょう。

履歴書・職務経歴書をメールで送る場合の注意事項

一昔前は、履歴書と職務経歴書といえば必ず手書きでしたが、現在では「データでの提出可」または「データでの提出に限る」という企業も増えてきました。

履歴書をメールで送る場合は、次のようなポイントに気を付けましょう。

パソコンで作成したデータを使う

「履歴書と職務経歴書はメールで送付」という指定があった場合、パソコンを使って作成した履歴書と職務経歴書を用意するのが基本です。

手書きで書いた履歴書と職務経歴書をスキャンして送ることもできますが、解像度によっては写真が不鮮明だったり、字が読みづらかったりしますので、特段「手書きのものを添付のこと」などの指示がない場合は、Wordなどのソフトで作成して添付しましょう。

ファイル名は簡潔に

提出するファイル名は「20181105_履歴書（氏名）」など、わかりやすいものにするのがマナーです。

企業の採用担当者のもとには、毎日数十通という応募書類が届きます。採用担当者の立場に立って、整理しやすい名前をつけるようにしましょう。

パスワードは設定すべきか

履歴書と職務経歴書には個人情報が記載されているため、送付する際にはパスワードを設定するのが基本です。

最近は企業の情報管理も徹底され、「添付書類にはパスワードを設定するのが常識」と考える企業も増えています。パスワードを設定しないままだと、情報管理に疎いと評価されてしまうおそれもありますので、忘れずに設定しましょう。

なお、履歴書と職務経歴書を添付したメールで、一緒にパスワードを送るのはNGです。

本文に「パスワードは別メールで送る」ことを記載した上で、すぐにもう1通メールを作成してパスワードを送ってください。

履歴書・職務経歴書はパソコンでの作成と手書きどちらがいい？

履歴書・職務経歴書をパソコンで作成するか、手書きにするのか悩むことが多いかと思います。

企業から特段の指示がない場合、履歴書と職務経歴書はパソコンで作成しても手書きでも、どちらでも構いません。特に職務経歴書は、パソコンで作ることが一般的になっています。

それぞれのメリット・デメリットを、しっかり把握して選ぶのがいいでしょう。

パソコンで制作する場合

履歴書・職務経歴書をパソコンで制作する場合のメリット・デメリットは、以下のとおりです。

メリット

パソコンで履歴書・職務経歴書を作成するメリットは、手書きに比べて、格段に作業効率が上がる点です。転職活動では複数の企業にエントリーすることが多いため、パソコンであれば志望動機などを都度変更する程度で、複数企業分の提出書類を容易に作成できます。

また、相手にパソコンスキルを有していることも伝えられます。パソコンがあれば時間や場所を問わず作成できるのもメリットの一つです。

デメリット

デメリットは、ベースとなるデータの誤字脱字に気付かなかった場合、ミスしたまま複数の企業に提出してしまう危険性がある点です。

見直しは何度も行うようにしましょう。

手書きで作成する場合

履歴書・職務経歴書を手書きで制作する場合は、以下のようなメリット・デメリットが挙げられます。

メリット

手書きによる履歴書・職務経歴書は、採用担当者の目にとまりやすい点が大きなメリットです。丁寧さや真摯さをアピールでき、文字から人柄も伝わるため、好印象を与えやすいです。

デメリット

デメリットは、執筆に時間がかかることと、使い回しができないことです。複数社に応募する場合、応募する会社ごとに書類作成が必要となるので、時間がかかります。また、清書で書き損じると一から書き直す手間も生じます。

正しいマナーを知ることが高評価につながる

履歴書と職務経歴書の送り方によっては、相手に基本的なビジネスマナーの有無を判断される可能性があります。

細かい心遣いによって、高評価が得られるかもしれません。手間と時間をかけて書いた履歴書・職務経歴書を100％活かすためにも、送り方に気を配りましょう。

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