ビジネスシーンや転職活動の際によく目にする「在中」という言葉。どのような意味があるのか理解していますでしょうか？

「面倒だから書いたことがない」という方は要注意です。

今回はビジネスマナーとして重要な「在中」の意味と、正しい書き方や記述の際に気をつけるべきポイントについて詳しく解説します。

封筒でよく見る「在中（ざいちゅう）」とは？

封筒によく書かれている「在中（ざいちゅう）」という言葉にはどのような意味があるのでしょうか？

まずは「在中」の意味を、よくある使用例とあわせて見ていきましょう。

「在中」の意味

「在中」とは「在る（ある）」「中（なか）」という言葉のとおり、封筒や包みの中に何か（書類や金品など）が入っているということを表しています。

たとえば封筒に「履歴書在中」と書いてある場合「この封筒の中に履歴書が入っています」という意味になります。

ビジネスシーンはもとより転職活動などでも利用され、主に封筒のおもて面に手書きやスタンプなどで表記します。

よく使う在中の例

「在中」の種類は、封筒の中に入れる物によってさまざまです。

以下によく使う在中の例を「ビジネスシーン」「転職活動」ごとにまとめました。

【ビジネスシーンによくある在中の例】

• 重要書類在中
• 見積書在中
• 提案書在中
• 企画書在中
• 契約書在中
• 請求書在中
• 納品書在中
• 領収書在中

【転職活動によくある在中の例】

• 履歴書在中
• 応募書類在中
• 職務経歴書在中
• エントリーシート在中
• 保険証書在中
• 応募書類一式在中

書類の名前のあとに「在中」と記載します。

封筒に「在中」と書くのはなぜ？

封筒の中身をあらわす「在中」ですが、そもそもなぜ必要なのでしょうか？

ここからは、封筒に「在中」と書く理由とメリットについて解説します。

書類の重要性を伝えるため

封筒のおもて面に「在中」と書くメリットの一つに、受け取る相手に書類の重要性を伝えられるという点があります。

ビジネスシーンにおいて取引先や顧客に送る書類のほとんどは重要書類です。ですが企業には日頃から多くの郵便物が届くため、重要書類が他のダイレクトメールやチラシなどに混ざってしまう可能性があります。

そんなときに封筒のおもて面に「在中」と書いておくことで、開ける前から中身が重要なものだと分かります。

そのため、重要書類が他の郵便物にまぎれてしまったり、誤って捨てられてしまったり、中身の確認を後回しにされたりする心配もありません。また、重要書類が中に入っていることが分かれば、開封する際も丁寧に扱ってもらえるため、誤って破損・紛失してしまうこともなくなります。

ビジネスマナーとして

封筒の中身が一目で分かるようにする「在中」は、ビジネスマナーの基本です。前述したように企業には日常的に多くの郵便物が届きます。大量の郵便物から重要書類を仕分けるのは一苦労ですが、このとき「在中」と記述があれば担当者の負担を軽減することができます。

また、万が一間違った部署に郵送されてしまった場合でも「在中」と記述があり、重要書類が入っていることが分かれば、迅速に対応してもらえるでしょう。

このように「在中」と記述して封筒の中身がすぐに分かるようにしておくことは、送り主だけでなく受け取る相手にもメリットがあります。そのため、相手先への配慮を示すためのビジネスマナーとして浸透しているのです。

転職活動においてはビジネスマナーを知らないという理由で不採用になることも少なくないため「在中」の記述漏れには十分に気をつけましょう。

「在中」の正しい書き方やポイント

「在中」の重要性が分かったところで、次に「在中」の正しい書き方やポイントについて学びましょう。

必ず定規を利用する

封筒に「在中」と書く際は「在中」という文字のまわりを線で四角く囲むのが一般的です。必ず線で囲まなければならない決まりはありませんが、文字をより目立ちやすくするためにも、囲ったほうがよいでしょう。

このとき、フリーハンドで書いてしまうと線が歪んで見た目が美しくないので、必ず定規を利用して真っ直ぐの線で囲むようにしてください。手書きする場合は文字も線も丁寧に書くことで、受け取る相手によい印象を与えられます。

在中を記載する位置に気をつける

封筒にはさまざまなサイズがあり、宛名書きの種類にも縦書きと横書きがあります。宛名が縦書きの場合は封筒の左下に「○○（内容物）在中」と記述します。このとき宛名と区別できるように宛名と「在中」を離して書くのがポイントです。

宛名が横書きの場合は封筒の右下に記述してください。「在中」は封筒が縦書きか横書きかによって書く位置が決まっているため、間違えないように注意しましょう。

在中を書く際の色に気をつける

「在中」を書く色に明確な規定はありませんが、赤色で記載するのが一般的です。これは内容物の説明をより目立ちやすくするためで、黒色で書かれた宛名と差別化する意図があります。ただし、見積書や請求書などのお金に関係する書類の場合は青色で書かれることが多いです。これは「赤色の文字＝赤字」を連想させないようにするためだといわれています。

明確な決まりがない「在中」の色ですが、目立たせようとして奇抜な色を使うのは不適切です。

ビジネスマナーにおいては、赤または青で記述すると覚えておきましょう。

書類を入れる前に書く

「在中」の一文は、封筒に書類を入れる前に書きましょう。

書類を入れた後に上から書くと文字や線がブレたり、筆圧で文字が書類に写ったりする可能性があります。また、油性ペンなどで書いた場合、中の書類にインクが滲む恐れもあるため、必ず中に何も入っていない状態で書くようにしてください。美しい文字で丁寧に書かれたものは、受け取る相手に好印象を与えます。

直接渡す際にも「在中」を書く必要がある？

たくさんの郵便物からすぐに重要書類を見つけられるように記述する「在中」ですが、「書類を直接手渡すときは必要ない」と思っている方も多いのではないでしょうか。

直接書類を手渡す場合、差出人や渡す相手が分かっているので住所や宛名は不要ですが、何が中に入っているのかを示す「在中」は必要です。

これは重要書類の紛失を防いだり、どういった書類なのかを会社側が把握しやすくするためですので、直接手渡す場合でも自分の氏名と「在中」の文字は忘れないようにしてください。

必要であればスタンプなどで代用する

「在中」の記述は手書きでなければならないというルールはありません。

企業のように書類を郵送する機会が多いところではスタンプやシールなどで代用するのがおすすめです。スタンプやシールであれば間違いもなくキレイに仕上がりますし、字にあまり自信がない方は利用するとよいでしょう。

また、封筒自体に「在中」の文字が記述されているタイプのものもあります。状況に応じて最適なものを選びましょう。

封筒の正しい書き方やマナーを知ろう

ビジネスシーンにおいては受け取る相手への思いやりとして「在中」の記述を忘れないようにしましょう。また、転職活動においてはマナーを知らない人間と誤解を与えないように「在中」を必ず書きましょう。

封筒は単なる包みではなく、受け取る相手にとって送り主の人柄を想像するための重要な要素の一つです。そこで悪い印象を持たれてしまっては、面接にたどり着くことさえできない可能性もあります。そのため、宛名は丁寧に「在中」は確実に記述しましょう。

なお、書類を送付する際にはさまざまなマナーがあります。詳しく知ることで、転職活動に有利に働くかもしれません。

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