企業に職務経歴書を提出する際に、用紙や封筒のサイズに規定がないケースは多いものです。フォーマットに関しても、職務経歴書に書く内容はある程度決まっているものの、どこに何を書くのか、どの程度の分量を書くのかといった細かい点は異なります。そのため、職務経歴書の作成に戸惑ってしまう方もいるでしょう。

この記事では、職務経歴書の用紙や封筒のサイズ、フォーマットを使う際の作成方法や注意点について解説します。職務経歴書の選び方や自分で作るときのポイントについてもご紹介しますので、職務経歴書を作成する際の知識としてお役立てください。

職務経歴書の用紙・封筒の適切なサイズは？

職務経歴書を作成・提出する際に戸惑うのが用紙や封筒のサイズでしょう。ここでは、一般的に用いられる職務経歴書の用紙や封筒サイズを見ていきます。

職務経歴書の用紙サイズはA4がおすすめ

企業から職務経歴書のサイズ指定がない場合、A4サイズの用紙を使用するケースが多い傾向にあります。A4サイズとは「210mm×297mm」の用紙を指します。

履歴書と異なるサイズでもよい

履歴書と職務経歴書のサイズは、そろえなければいけないというマナーはありません。異なるサイズを使用したからといって、合否には直接影響しないため、履歴書と同じサイズの職務経歴書でなくても問題ないでしょう。

特にB5サイズの履歴書を用いた場合には、同じサイズで職務経歴書を作成すると、記載できる内容が少なくなります。企業へ向けてしっかりとアピールしたいのであれば、履歴書はB5サイズであっても、A4サイズの職務経歴書を使用するのがよいでしょう。

一方で、応募書類のサイズをそろえると、企業側が扱いやすくなるのも事実です。企業側の書類管理に配慮するならば、用紙をそろえたほうが親切だといえます。また、応募書類に関して企業から指定があった場合には、指定のサイズに従いましょう。

封筒のサイズは角形A4か角形2号

応募書類は選考通過を左右する大事な書類であるため、職務経歴書が折らずに入る封筒を選びましょう。「240mm×332mm」の角型2号か、「228mm×312mm」の角型A4の封筒を使用すると問題なく収まります。

また封筒を購入する際は、白色を選ぶと良いでしょう。茶封筒に入れてはいけないという決まりはありませんが、茶封筒はマナー違反にあたるという認識を持つ採用担当者もいます。封筒で印象を悪くしないためにも、白色の封筒を選択するのが無難です。

職務経歴書を入手する方法

職務経歴書の用紙は、さまざまな方法で入手できます。続いては、職務経歴書の用紙を用意するための方法をご紹介しましょう。

1.市販の職務経歴書を購入する

職務経歴書は、コンビニや文具店、100円均一のお店、ネット通販などで購入可能です。また、スーパーやホームセンターの文具売場にも職務経歴書が置かれている場合があります。なかには、履歴書とセットで販売されていることもあるでしょう。

市販の職務経歴書には、手軽に買うことができるというメリットがある反面、自分に合った形式とは限らないといった難点があります。購入前に項目などをチェックして、経歴やスキルをアピールできる形式であるか確認しましょう。

また、職歴を記入する欄のサイズも、併せてチェックしてください。記入欄が小さくてすべての職歴を書ききれなかったり、反対に大きくて欄が大幅に余ってしまったりすると、見栄えが悪くなってしまうからです。

2.フォーマットをダウンロードする

インターネット上で職務経歴書のフォーマットをダウンロードして使うことも可能です。Word、Excelなど、さまざまな形式のフォーマットがありますので、自分に合うものを選んで使いましょう。

3.フォーマットや見本を基に自作する

インターネット上で入手できるフォーマットや市販の職務経歴書の用紙などを参考に、自分が書きやすい形の職務経歴書を自作する方法もあります。とはいえ、まったく何もないところから作るのは難度が高いため、ダウンロードした職務経歴書をカスタマイズするのがおすすめです。

ただし、デザイナー職など、職務経歴書のデザイン作成がアピールポイントとなる職種を志望する方は、いちから自作してみるのもよいでしょう。

4.アプリを活用する

職務経歴書を作成できるアプリも増えています。パソコンがない環境でも職務経歴書を作ることができることがアプリのメリットです。アプリを選ぶ際には、そのままコンビニで出力・印刷できるようなアプリを選択することがおすすめです。

また、マイナビエージェントでは、項目を埋めるだけで簡単に職務経歴書を作成できる「職務経歴書自動作成ツール」をご用意しています。専用のソフトやインストールなどは不要で、スマートフォンやパソコンから手軽に利用できるので、こうした便利なツールの活用もおすすめです。

参考：『職務経歴書自動作成ツール』

職務経歴書の選び方のコツ

ここでは、職務経歴書の選び方のコツをご紹介します。

市販の職務経歴書の場合

市販の職務経歴書を選ぶときは、用紙の厚さや色を確認しましょう。用紙の厚さについては後述しますが、白い上質紙を選ぶようにします。また、職務経歴書を作成する際の参考にできるので、書き方の見本が入っているものを選ぶと良いでしょう。

フォーマットの場合

職務経歴書のフォーマットには、職種別のものや未経験職種への転職者用など、さまざまな種類があります。フォーマットを選ぶ際には、設けられている項目までしっかり確認して、自分の魅力を最大限にアピールできるものを選んでください。

次項で詳しく説明しますが、職歴の記載方法は「編年体式」「逆編年体式」「キャリア式」の3つがあります。職種ごとに見本が記載されているフォーマットなどがあるため、自分がこれから転職しようと考えている仕事に合わせたものを選びましょう。

職務経歴書のフォーマットは3つある

職務経歴書は、自分の好きな書き方で作成して構いません。しかし、基本として3種類のフォーマットが存在するので、特徴を把握したうえで自分に合うものを選ぶのがポイントです。

ここでは、それぞれの書き方について解説します。どのフォーマットを利用すればよいのか迷っている方は、参考にしてみてください。

古い職歴から時系列で書く「編年体式」

これまでの職歴を経験した順に並べるため、採用担当者にキャリアを伝えやすいのが編年体式の特徴です。編年体式を用いると、スキルの習熟度を高めた過程や、どのような経験を積んでいまに至るのかが一目で分かります。履歴書と職務経歴書を照らし合わせた際に、採用担当者が見やすいのもメリットです。職歴が少ない方などは、編年体式が適しています。

最新の職歴から時系列で書く「逆編年体式」

編年体式と反対に、現職から過去に向かって経歴を記載していく方法です。直近の職歴をアピールできるので、現職と転職先の業務内容に共通点がある場合や、同じ職種に転職する場合に適しています。また、転職回数が多い方にも向いているでしょう。

業務内容などキャリアごとに職歴を書く「キャリア式」

業務内容ごとにまとめて職歴を書く形式が、キャリア式です。成果を上げたプロジェクトなどを項目にして書くことができるため、応募先に合致する経験やスキルをアピールしたい方に向いています。

以下の記事では、職務経歴書の作り方や、キャリア式の職務経歴書の書き方についてより詳しく解説しています。併せてご覧ください。

職務経歴書のフォーマットを使う際のポイント

続いて、職務経歴書のフォーマットを使う際のポイントをご紹介します。

印刷時はA4サイズで出力する

一般的に、インターネットで入手できる職務経歴書のフォーマットは、A4サイズとなっています。A4サイズ以外のサイズのフォーマットを使う場合は、A4サイズに調整して印刷をしましょう。

紙の色や厚さ、インクの色に気をつける

職務経歴書を印刷する際には、白い紙に黒インクで刷るようにしましょう。企業によっては社内文書などに再生紙を使う場合がありますが、応募書類に使うことはおすすめできません。白色度の低い再生紙は使わず、一般的な白い紙を選びましょう。

また、厚すぎたり薄すぎたりする紙は扱いづらく、採用担当者の負担となってしまいます。一般的なコピー用紙よりもやや厚め、0.1mm程度の上質紙を使うのがおすすめです。

コンビニのマルチコピー機も利用する

自宅にパソコンはあるけれど、プリンターは持っていないという人もいるかもしれません。そのような場合は、コンビニのマルチコピー機を利用して印刷しましょう。マルチコピー機では、SDカードやUSBメモリー、スマートフォンなどに保存されたデータを印刷できます。画面上の案内にしたがって印刷を行ってください。

なお、コンビニで印刷した後は一度自宅に持ち帰って確認することをおすすめします。クリアファイルなどに入れ、折れてしまわないよう気をつけて持ち帰りましょう。

職務経歴書を自分で作る際のポイント

次に、職務経歴書を自分で作る際の3つのポイントを紹介します。

文字やフォントを意識する

フォントの読みやすさは人によって異なりますが、ビジネス文書では一般的に「MS明朝」や「ヒラギノ明朝」などの明朝体を使うことが多くなっています。Word 2016から標準フォントになっている「游明朝」はMS明朝よりも薄く繊細なタッチですが、印刷した場合の差はそれほど大きくなく、どちらの明朝体を選んでも問題はありません。

フォントサイズは、本文の文字では10.5ポイントから11ポイントを使います。フォントサイズを小さくすれば入る文字量も増えますが、読み手である採用担当者の負担になってしまいます。

文字やフォントの詳細はこちらの記事でも詳しく解説しています。

枚数は2〜3枚に収まるようにする

職務経歴書の枚数は2〜3枚程度に収めるようにします。採用担当者にとって重要なのは長さではなく、経歴について十分な情報がまとまっていることです。重要でない経歴については簡単に、重要な経歴についてはしっかりと言及することで、メリハリのある職務経歴書にすることができます。

Wordを活用する

職務経歴書をパソコンで作成する場合は、Wordを活用するようにしましょう。もちろん使い慣れている人はExcelでも作成可能です。
しかしエクセルの場合、セルの結合に手間取ったり、行間などの変更で予期せぬところへ影響を及ぼしフォーマットが崩れてしまったりする可能性があります。Wordであればパソコンが苦手な人でも比較的作成が容易です。

応募書類を提出する際の確認事項

応募書類が完成しても、まだ気を抜いてはいけません。書類で応募者の印象が決まるケースもありますから、応募書類を提出する際のマナーを押さえておくことも大切です。ここでは、書類をチェックする際のポイントを解説します。

日付や誤字脱字、添付する写真などを要チェック

履歴書の場合には、入学や卒業、入社や退社の年月に間違いがないかを確認します。過去に勤めていた企業の入社月や退社月が分からない場合には、あいまいなままにするのではなくハローワークや日本年金機構、源泉徴収票などで調べて正確な情報を記載しましょう。

年月を記載する場合、和暦と西暦が混在していないかも確認してください。和暦から西暦への変換、またはその逆の作業でミスが起こるケースもあるため、間違いがないかもチェックする必要があります。誤字脱字がないことはもちろん、採用担当者に読みやすい文章に仕上がっているかも意識したいポイントの一つです。

郵送の場合は送付状（添え状）も同封するのがマナー

送付状には、受け取る相手へのあいさつの役割があります。応募書類を郵送するケースでは、直接あいさつができませんから、送付状を同封するのが基本的なマナーです。送付状を同封することで、担当者は「誰から何の書類が届いたのか」をすぐに把握できます。送付状には、そういった表書きの役割もあると覚えておきましょう。

不利な経歴のマイナスイメージを軽減し、書類には記載しきれなかった強みをアピールできる点も、送付状を同封したほうがよい理由の一つです。ただし、経歴についての言い訳をしたり、自己PRを記載しすぎたりすると、印象が悪くなる恐れもあるため注意しましょう。

職務経歴書・履歴書は折らずにクリアファイルに入れる

履歴書や職務経歴書は、合否を左右するための大切な書類ですから、折らずに提出するのが好ましいといえます。郵送と持参のどちらの場合も、提出時に意図せず折れてしまっていたということがないように、クリアファイルを使用するとよいでしょう。

応募書類はひとつのクリアファイルにまとめて提出します。職務経歴書の上に、履歴書、送付状と重ねてクリアファイルに収めましょう。その際、書類の表側が封筒の表面にくるようにします。

履歴書・職務経歴書は提出前にコピーを取っておく

企業との面接では、自身が提出した書類の中身について質問されるケースがあります。そのときに、履歴書や職務経歴書の内容と自身の回答に矛盾が生じないよう、書類のコピーを取っておくとよいでしょう。面接前に書類を読み返しておけば、矛盾のないアピールができます。

残念ながら書類選考に通過できなかった場合にも、書類のコピーがあれば、次に向けての効果的な対策が可能です。書類選考の通過率を高めるためにも、応募書類はコピーしておき、よりよい書類へブラッシュアップする際の材料にしましょう。

まとめ

職務経歴書は、基本的に応募者が自由に記載してよい書類です。しかし、用紙のサイズやフォーマット、文字サイズに気を配ることで、採用担当者が読みやすい書類となります。職務経歴書は市販でも購入できますし、インターネットのツールを利用しても作成できますから、自分が利用しやすい方法を選びましょう。

また、書類を提出する前に、記載内容をしっかりと確認しておくことも大切です。応募書類の作成に自信がない方は、転職エージェントを活用するとよいでしょう。

マイナビエージェントでは、一人ひとりにキャリアアドバイザーがつき、応募書類を魅力的なものへとブラッシュアップします。無料で面接対策やアフターフォローも実施していますので、転職に関して不安な点がある方は、ぜひご利用ください。

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