職務経歴書の用紙の選び方は?フォーマットを使った作成方法|求人・転職エージェント

更新日:2021/09/14

職務経歴書

職務経歴書の用紙の選び方は?フォーマットを使った作成方法

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一般的に、企業に提出する職務経歴書には規定のフォーマットがありません。職務経歴書に書く内容はある程度決まっているものの、どこに何を書くのか、どの程度の分量を書くのかといった細かい点は用紙によって異なります。
ここでは、職務経歴書の書き方や、自分に合う用紙の選び方についてご紹介します。インターネットで入手できるフォーマットを使う方法についてもご紹介しますので、職務経歴書を作成する際の知識としてお役立てください。

目次

職務経歴書は手書きとパソコンどっちで書く?

企業の指示がない場合、職務経歴書を手書きで作成すべきか、パソコンで作成すべきか、迷う方もいるでしょう。結論から申し上げますと、職務経歴書はパソコンで作成するのがおすすめです。

確かに、職務経歴書を手書きで作成すれば、「意欲」や「丁寧さ」など、人柄を伝えることができますし、美しい文字を書ける方であればアピールポイントにできるというメリットがあります。しかし、正式な書類での修正液の使用はNGなため、一度書き損じてしまうと最初から書き直す必要があり、手間となってしまうでしょう。また、外資系企業やIT企業など「必要書類はパソコンで作成する」といった風潮がある場合は、手書きで職務経歴書を作成するのは避けるべきです。

一方、パソコンで作成する場合、誤字・脱字があってもすぐに修正することができます。また、パソコンであれば、文字のフォントや大きさ、改行・行間などを適宜アレンジして、読みやすく調整することが可能です。さらに、複数の企業に応募する際には、保存した基本パターンを使い回すことができますので、効率良く職務経歴書を作成することができます。

職務経歴書の2つの書き方

職務経歴書の書き方には、大きく2つの種類があります。それぞれの特徴やメリットを見ていきましょう。

1.職歴を時系列で書く「編年体式」「逆編年体式」

編年体式・逆編年体式とは、職務経歴書に勤務経験のある企業での業務内容や資本金・売上、従業員数といった情報を時系列で書いていく形式を指します。
編年体式が過去から現在に向かって職歴を書くタイプで、逆編年体式が現在から過去にさかのぼって書くタイプです。
初めての転職や2度目の転職など転職回数がそれほど多くない方や、アピールしたいポイントが初期の職歴にある方は編年体式がおすすめです。一方、逆編年体式は、直近のキャリアをしっかりアピールしたい方に向いているでしょう。

2.業務内容などキャリアごとに職歴を書く「キャリア式」

業務内容ごとにまとめて職歴を書く形式を、キャリア式といいます。
成果を上げたプロジェクトなどを項目にして書くことができるため、応募先に合致する経験やスキルをアピールしたい方に向いています。

職務経歴書の用紙の3つの入手方法

職務経歴書の用紙は、様々な方法で入手できます。続いては、職務経歴書の用紙を用意するための方法をご紹介しましょう。なお、企業に提出する職務経歴書の用紙は、A4サイズが基本です。

1.市販の職務経歴書を購入する

職務経歴書は、コンビニや文具店、100円均一のお店、ネット通販などで購入することができます。また、スーパーやホームセンターの文具売場にも職務経歴書が置かれている場合があります。中には、履歴書とセットで販売されていることもあるでしょう。
市販の職務経歴書には、手軽に買うことができるというメリットがある反面、自分に合った形式とは限らないといった難点があります。購入前に項目などをチェックして、経歴やスキルをアピールできる形式であるか確認しましょう。
また、職歴を記入する欄のサイズも、併せてチェックしてください。記入欄が小さくて全ての職歴を書ききれなかったり、反対に大きくて欄が大幅に余ってしまったりすると、見栄えが悪くなってしまうからです。

2.インターネットでフォーマットをダウンロードする

インターネット上で職務経歴書のフォーマットをダウンロードして使うことも可能です。
Word、Excelなど、様々な形式のフォーマットがありますので自分に合うものを選んで使いましょう。

3.フォーマットや見本を基に自作する

インターネット上で入手できるフォーマットや市販の職務経歴書の用紙などを参考に、自分が書きやすい形の職務経歴書を自作する方法もあります。とはいえ、まったく何もないところから作るのは難度が高いため、ダウンロードした職務経歴書をカスタマイズするのがおすすめです。
ただし、デザイナー職など、職務経歴書のデザイン作成がアピールポイントとなる職種を志望する方は、一から自作してみるのもいいでしょう。

職務経歴書フォーマットをダウンロードして使う際の5つのポイント

続いては、インターネットでフォーマットをダウンロードして職務経歴書を作成する場合に覚えておきたい5つのポイントをまとめました。

1.設けられている項目をチェックする

前述のとおり、職務経歴書のフォーマットには、職種別のものや未経験職種への転職者用など、様々な種類があります。
フォーマットを選ぶ際には、設けられている項目までしっかり確認して、自分の魅力を最大限にアピールできるものを選んでください。

2.印刷時はA4サイズで出力する

一般的に、インターネットで入手できる職務経歴書のフォーマットは、A4サイズとなっています。A4サイズ以外のサイズのフォーマットを使う場合は、A4サイズに調整して印刷しましょう。

3.白い紙に黒インクで印刷する

職務経歴書を印刷する際には、白い紙に黒インクで刷るようにしましょう。
なお、企業によっては社内文書などに再生紙を使う場合がありますが、応募書類に使うことはおすすめできません。白色度の低い再生紙は使わず、一般的な白い紙を選びましょう。

4.厚すぎたり薄すぎたりする紙を使わない

厚すぎたり薄すぎたりする紙は扱いづらく、採用担当者の負担となってしまいます。
一般的なコピー用紙よりもやや厚めの、0.1mm程度の上質紙などを使うのがおすすめです。

5.自宅にプリンターがない方はコンビニのマルチコピー機を利用する

自宅にパソコンはあるけれど、プリンターを持っていないという方もいるかもしれません。そのような場合は、コンビニのマルチコピー機を利用して印刷しましょう。
マルチコピー機では、SDカードやUSBメモリー、スマートフォンなどに保存されたデータを印刷することができます。画面上の案内に従って印刷を行ってください。
なお、コンビニで印刷した後は、一度自宅に持ち帰って確認することをおすすめします。クリアファイルなどに入れて、折れてしまわないよう気を付けて持ち帰りましょう。

職務経歴書の用紙は自分に合うものを選んでアピールしよう

職務経歴書の用紙は、決まった形式がないため迷ってしまうこともあるでしょう。インターネットには、様々な種類の職務経歴書のフォーマットがありますので、活用してみることをおすすめします。
項目などをチェックして自分に合う用紙を選び、採用担当者に最大限にアピールできる職務経歴書を完成させてください。

執筆・編集

荒木 雅人

株式会社マイナビ所属。アドバイザー歴4年。会計士や税理士等の士業の方から管理部門まで幅広く担当。ゴールではなくスタートになる転職をご支援すべく、お一人お一人の立場やその先を見据えたご提案を心がけています。

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