エクセルでの職務経歴書作成術|求人・転職エージェント

職務経歴書の書き方

採用担当者に「会ってみたい」と思わせる職務経歴書の書き方をご紹介

職務経歴書はExcel(エクセル)で書く!
書くべき内容とテンプレートを紹介

職務経歴書の書き方 お役立ちコンテンツ

転職活動の際、履歴書と同時に提出を求められる職務経歴書。ある程度フォーマットが決まっている履歴書に対し、明確に定められた形式がない職務経歴書は書くのが難しく、なかなか筆が進まないという人も多いのではないでしょうか。そんなときに活用したいのが、「Excel(エクセル)」を使った職務経歴書作成術です。
ここでは、そもそも職務経歴書にはどのような内容を書くべきなのか、そしてどのようにExcelを活用していけばいいのかについてご紹介します。

職務経歴書に必要な情報

記載方法に明確な決まりがない職務経歴書ですが、それでも最低限は書かなければならない項目があります。それが、「日付」「氏名」「会社概要」「職務経歴」「志望動機」「自己PR」の6つです。
この中で、履歴書といっしょに提出することを前提としている「添付書類」という考えから、日付や氏名の記載を忘れてしまうという人もいるでしょう。しかし、書類としての正しい書式を求めるならば、職務経歴書一枚で成立するように、しっかりと記載してください。
また、その他の内容に関しても、履歴書と重複する部分があります。内容として同じでも、一言一句同じにならないよう、職務経歴に沿ったオリジナルの文章を書くように心掛けましょう。
例えば、履歴書の志望動機欄では書ききれなかった内容や、互いに補完できるような内容にできるといっそう良いでしょう。

職務経歴書に書いたほうが良い情報

必要最低限の情報だけを盛り込んだ職務経歴書は、形としては成立しますが、採用試験に受かるための書類としては不十分といえます。
自分の強みをアピールするためにも、以下の情報も適宜盛り込むようにすると、より効果的です。

<職務経歴書に盛り込むべき情報>

1. 職務実績(職務経歴ではなく、その仕事で残した実績)
2. 取得資格やパソコンスキル
3. 語学力

アピールできる内容は、できる限り細かく記載するのが望ましいのですが、一方で、文章が長くなりすぎると読んでもらいにくいです。
文章で書くというよりは、数字や名称などを中心に要点をしぼり、面接時に話を膨らませられるポイントを重点的に記載するようにすると良いでしょう。

前述した必要事項と書いたほうが良い情報、これらすべてをA4用紙2枚分にまとめられるようにしてください。
面接官が職務経歴書に費やす時間は、一説には「2~3分」ともいわれており、用紙の量が多くなってしまうと、一つひとつの記載内容への注目度が下がってしまいます。
逆に、1枚しか埋められなかった場合、少ないという印象を与えてしまうため、2~3枚がベストな数字といえるでしょう。

Excelで職務経歴書を作成する際のメリットと注意点

職務経歴書を作る際は、ExcelかWord(ワード)を使う場合が多いでしょう。決まった形式がないため、どちらを使うかは自由ですが、ここではExcelを使った場合のメリットと注意点をご紹介します。

Excelでの職務経歴書作成のメリット

Excelで職務経歴書を作る際のメリットは多数ありますが、代表的なものに「レイアウトの自由度が高い」ことが挙げられます。
表計算ソフトとして、たくさんの項目を記載するのに適したExcelは、行の追加や列の追加などがしやすく、自由にレイアウトを変えていくことが可能です。
例えば、類似した経歴は並列で記載したり、年表はわかりやすく表にまとめたりするなど、見やすさを考えたカスタマイズがしやすいのは、Excelならではの強みといえるでしょう。
この見せ方だけでも、プレゼンテーションスキルや資料作成スキルをアピールできるかもしれません。

Excelでの職務経歴書作成の注意点

Excelならではのメリットがある一方、注意点もあります。代表的なものが、印刷による表示崩れです。PCの画面上ではきれいに表示されていても、印刷することにより用紙サイズが変わると、文字がすべて表示されなかったり、枠からはみ出してしまっていたりすることもあります。画面上で調整するのはもちろんですが、印刷後もしっかりと確認し、印刷したものをそのまま提出することのないようにしてください。
また、場合によって、履歴書や職務経歴書をメールで送ってほしいと言われるケースがあるかもしれません。その際、Excelデータのままで送ると相手のPC環境によってはうまく表示されないこともあるため、事前にPDFデータにしておくと良いでしょう。

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