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職務経歴書の書き方マニュアル

職務経歴書の
書き方マニュアル

「履歴書との違い」「書き方のポイント」
はじめて転職の方にもわかりやすく解説します!

職務経歴書を動画で解説!

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    オープニング

  • 00:28

    職務経歴書とは

  • 01:37

    職務経歴書の形式とは

  • 03:15

    職務経歴書の項目

  • 05:59

    書類選考通過のポイント

職務経歴書とは?
履歴書との違いについて

職務経歴書と履歴書は、転職活動における役割と用途が異なり、役割や記載項目、採用担当者がチェックするポイントも違っています。それぞれご紹介しますので、どのような違いがあるのか確認してみてください。

役割の違い

まず履歴書とは、応募者の名前や住所、大まかな職歴やスキルなど「応募者のプロフィール」をまとめた書類です。これに対して職務経歴書は、これまでの「応募者の仕事に関する経験」に特化しています。つまり、採用担当者は履歴書で大まかな人柄を掴み、職務経歴書で具体的にどのような能力を持った人材なのかを掴むのです。

記載項目の違い

職務経歴書と履歴書の主な記載項目を比較してみましょう。

職務経歴書の項目

日付

名前

職歴

自己PR

資格、スキル

履歴書の項目

日付

名前や生年月日、住所、
電話番号などの個人情報

学歴、職歴

免許、資格

志望動機

自己PR

また、履歴書はフォーマットやテンプレートがほぼ定型であり、基本的には項目を埋めれば完成するでしょう。一方、職務経歴書はひな形程度のフォーマットやテンプレートはありますが、詳細なまとめ方は自由です。効果的な職務経歴書を作るためには、レイアウトや見出しを考えるなど、書き方の工夫が必要とされます。

見られるポイントの違い

職務経歴書で見られるポイント

POINT①

経験した業務内容や勤めてきた企業・業種

POINT②

希望する業務内容と経験やスキルが合致しているか

POINT③

自分自身の強みを理解できているか

POINT④

書類を通しての自己プレゼン力があるか

POINT⑤

前向きで説得力のある「転職理由」があるか

POINT⑥

仕事に対して前向きに取り組める人材であるかどうか

履歴書で見られるポイント

POINT①

ビジネスマナーに則った書類作成ができているか

POINT②

学歴や職歴に矛盾がないか

POINT③

転職回数や理由に問題はないか(組織への適応力があるか)

POINT④

業務に活かせるような経験や資格を保有しているか

POINT⑤

志望動機は適切か、志望意欲はどの程度か

POINT⑥

勤務場所や働き方などの希望がマッチしているか

職務経歴書の書き方

職務経歴書を書く前に準備しておくこと

自身のキャリアの振り返り

職務経歴書を書くにあたって、まずはキャリアの振り返りを行いましょう。所属部署や役職名、職務内容、組織・チームにおける役割を時間軸に沿って書き出し、時期ごとにどのような実績を打ち出したか、どのようなスキルが身についたのかを、箇条書きでまとめていきます。また、印象に残っている時期や転機となった出来事、壁を乗り越えた出来事などがあれば、当時、感じていた思いも含めて書き出していきましょう。

これまでに勤務した会社の企業情報の整理

キャリアの振り返りを行ったら、過去に勤務した会社の企業情報を整理しましょう。企業名、事業内容、資本金、従業員数、年商、本社所在地、設立年度などを、企業のホームページや会社案内などを参考にして確認します。特に企業名と事業内容は、職務経歴書に必ず記載します。企業名に関しては、誤りがないよう、法人格も含めた正式な名称をチェックしておきましょう。

これから応募する企業の募集要項の確認

最後に、応募企業の募集要項を確認します。募集要項には、募集職種や業務内容、給与・賞与・諸手当、福利厚生、勤務地、勤務時間などが記載されています。募集職種と業務内容から「どのような人材を求めているのか」を読み解き、ご自身の経歴やスキルとマッチしているかを判断します。応募企業のホームページや採用サイトなども併せてチェックすると、企業への理解が深まります。

5つの書き方ポイント

1.職務経歴書はパソコンで作成したほうが、見やすいケースが多い

一般的に履歴書は手書きが良いとされていますが、職務経歴書はパソコンで作成したほうが見やすくなるケースが多いです。職務経歴書はA4用紙2枚程度にわたる書類になるため、手書きでは読みづらい印象を与えてしまう可能性があります。
WordやExcelを使用すれば、デザインの調整も自由に行えますので、読みやすい職務経歴書に仕上げることができます。

関連記事

職務経歴書は手書きとパソコンどちらがよい?それぞれのメリット・デメリットを紹介


2.過去の実績だけでなく、これからの展望も記述する

職務経歴書は、過去の職歴や実績だけを記入するイメージがありますが、それだけでは企業に熱意をアピールすることができません。
経験やスキルが応募先企業でどう活かせるのか、これからの展望も記述するようにしましょう。


3.退職理由については、ポジティブな内容を心がける

ネガティブになりがちな退職理由も、ポジティブに言い換えることで採用担当者の印象は良くなります
人間関係が悪かったことが理由であれば、「チームワークを活かせる環境で働きたい」といったように、前向きな表現を心掛けてください。

関連記事

退職理由の書き方や具体例について-伝え方のポイントや注意点も紹介


4.読みやすいレイアウト、文字サイズを意識する

職務経歴書は読みやすさも重要です。
フォントや文字サイズ、紙面の上下左右の余白を調整することで、読みやすさは大きく変わります。

関連記事

職務経歴書に最適なフォントや文字サイズとは-作成時の注意点についても紹介


5.読み手を意識し、全体のバランスがよくなるように情報を盛り込む

新卒で入社した企業の職歴は詳しく書かれているのに、直近の職歴は1行のみでは、バランスが悪く採用担当者が疑問に思ってしまいます。
職務経歴書を作成するときには全体のバランスも意識して、各項目に情報を盛り込みましょう。

職務経歴書の各項目の書き方(見本画像)

1.日付・氏名・タイトル

タイトルは大きめのフォントで中央に記します。日付と氏名は右寄せで記載してください。日付は職務経歴書の提出日、郵送する場合は投函日を記します。和暦か西暦かは全体で統一しましょう。

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職務経歴書の日付の正しい書き方とは?


2.職務要約

いつ、どこの企業で、どのような業務を行っていたのか、250文字程度までを目安にまとめます。最初に要約を記しておくことで、「この後に何が書いてあるのか」を理解してもらいやすくなります。

関連記事

【例文つき】職務経歴書の職務要約の書き方とは?採用担当者を惹きつけるポイントを解説


3.職務経歴(企業情報)

続く職歴の項目で説明する企業について、社名、規模、事業内容をまとめます。雇用形態についても書き添えておきましょう。


4.職務経歴詳細

「職務要約」で記した経験について、詳細を説明します。表や箇条書き、カギかっこなどを利用すると、何がどこに書かれているのかを採用担当者に理解してもらいやすくなります。


5.スキル・活かせる知識

パソコンスキル、語学力、ビジネススキルについて、箇条書きや表などを使ってまとめます。募集職種にも活かせる業務上のスキルがある場合は、併せて書き添えておきましょう。

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職務経歴書の「活かせる知識・スキル」欄でアピールすべきこととは?


6.資格・免許

保有資格や免許について、いつ、何を取得したのかを表や箇条書きで説明します。様々な資格を保有している場合は、業務内容に関連する資格や、ビジネス関係の資格を優先してください。

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職務経歴書の資格欄の書き方とは?注意点やポイントについて解説


7.自己PR

自分自身の強みを説明し、入社後にそれをどのように活かしていくつもりなのかをPRします。履歴書とまったく同じ文面になってしまわないよう、具体的なエピソードを追加するなどの工夫をしましょう。

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職務経歴書の自己PRで効果的にアピールする方法【OK・NG例文あり】


8.志望動機

「この企業でないといけない理由」を伝えます。転職理由と矛盾が出ないように気を付けてください。「前職を退職した際の問題点が、応募先企業であれば解決できる」という一貫性が大切です。

関連記事

職務経歴書に志望動機を書くのはなぜ?理由やまとめ方のポイントを紹介


9.退職理由・転職理由

退職理由や転職理由は、必ずしも職務経歴書に書かなければいけないものではありません。しかし、面接では聞かれることになるため、志望動機につながる前向きな退職理由については考えておいてください。

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退職理由の書き方や具体例について-伝え方のポイントや注意点も紹介

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職務経歴書の書式・ファイル形式について

職務経歴書の書式

職務経歴書の書式には、大まかに分けて「時系列でまとめるタイプ」と「キャリアの項目でまとめるタイプ」2つの形式があります。それぞれについて、詳しくご紹介します。

編年体式・逆編年体式

時系列に沿って業務の内容をまとめる形式には、「編年体式」と「逆編年体式」の2種類があります。
編年体式は最も一般的なフォーマットであり、時系列に所属企業・部門・業務内容を示していく形式です。
逆編年体式はその反対で、現在から過去へとさかのぼる形でまとめていきます。直近の職務の状況を強調したい場合に効果的な形式といえるでしょう。

編年体式、逆編年体式いずれも、入社、配属、異動など、キャリアの転換点となる出来事があった年月を「見出し」とします。それぞれの見出し内には、配属先や配属先での具体的な業務内容や実績、評価を記載します。
時系列に沿って業務の内容をまとめる形式では、職務に関する習熟度が上がっていく過程を伝えることができるでしょう。

【編年体式の見本】
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「編年体式」「逆編年体式」の職務経歴書の書き方やポイントを紹介!


キャリア式

「キャリア式」とは、これまでの経験を職務内容別にまとめる形式です。キャリア式においては、業務内容やプロジェクト名を見出しに設定します。
具体的な業務内容やプロジェクトの概要とともに、その中で担った役割や実績を書きます。仕事上で得た資格やスキル、表彰歴などを記載するのも効果的です。
経験した職種や職務を軸にしてまとめていくため、ビジネス面でどんなスキルを持っているのか、得意分野は何かといった内容が伝わりやすくなります。

【キャリア式の見本】
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【例文あり】職務経歴書のキャリア式とは?メリットや注意点を解説

職務経歴書のファイル形式

職務経歴書を作る際は、Excel(エクセル)かWord(ワード)を使う場合が多いでしょう。決まった形式がないため、どちらを使うかは自由ですが、ここではExcel・Wordそれぞれの注意点をご紹介します。

Excelで作成する際の注意点

Excelはレイアウトの自由度が高いなどのメリットがある一方、注意点もあります。
代表的なものが、印刷による表示崩れです。PCの画面上ではきれいに表示されていても、印刷することにより用紙サイズが変わると、文字がすべて表示されなかったり、枠からはみ出してしまっていたりすることもあります。画面上で調整するのはもちろんですが、印刷後もしっかりと確認し、印刷したものをそのまま提出することのないようにしてください。
また、場合によって、履歴書や職務経歴書をメールで送ってほしいと言われるケースがあるかもしれません。その際、Excelデータのままで送ると相手のPC環境によってはうまく表示されないこともあるため、事前にPDFデータにしておくと良いでしょう。

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職務経歴書はExcel(エクセル)で書く!書くべき内容とテンプレートを紹介


Wordで作成する際の注意点

Excelも同様ですが、Wordで作成する際に文字が小さくなりすぎないように注意しましょう。
書きたい内容がたくさんあるからと言って、文字を小さくして2枚や3枚の少ない枚数内におさめる方法はおすすめできません。読みやすい文字サイズで、適度な枚数内でおさめられる内容にしましょう。

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【テンプレートあり】職務経歴書をWord(ワード)で作る方法やポイントを紹介

【業界・職種別】職務経歴書のテンプレートダウンロード(Word / Excel形式)

各業種・職種のテンプレートをご用意しております。各職種ごとの書き方のポイントも解説しておりますので、よく吟味し、ご自身の職務経歴をアピールしやすいテンプレートをダウンロードしましょう。

職務経歴書に関するQ&A

Q
職務経歴書は必ず提出しなければいけないのですか?

A

自己PRのために役立つ職務経歴書ですが、必ず提出しなければならないわけではありません。一方、企業から「職務経歴書がある場合は、併せて提出すること」などと条件が出ている場合もあります。このようなときは、職務経歴書を提出することで熱意を示すことができますし、自分自身をより深く知ってもらえるため、積極的に提出するようにしてください。

Q
職務経歴書は市販されていますか?

A

職務経歴書のフォーマットは市販されています。市販の職務経歴書を購入する場合は、コンビニや100円ショップ、文房具屋などで手に入ります。パソコンで作成する場合には、Webサイトで配布されている無料テンプレートをダウンロードするとよいでしょう。なお、以下から職種別のテンプレートもダウンロード可能(Word・Excel形式)ですので、是非ご活用ください。

Q
用紙・封筒の適切なサイズはありますか?

A

企業から職務経歴書のサイズ指定がない場合、A4サイズの用紙を使用するケースが多い傾向にあります。A4サイズとは「210mm×297mm」の用紙を指します。封筒は、職務経歴書が折らずに入る封筒を選びましょう。「240mm×332mm」の角型2号か、「228mm×312mm」の角型A4の封筒を使用すると問題なく収まります。

Q
職務経歴書をパソコンで作るとき、フォントや文字サイズはどうすればよいでしょうか。

A

フォントの種類は明朝体(見出しのみゴシック体も可)、文字サイズは10.5~11ポイントが一般的です。詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q
職務経歴書は何枚が適切ですか?

A

採用担当者に読んでもらいやすい枚数は、「A4サイズの用紙で2枚」が最適だといわれています。

Q
未経験・異業種へ転職する場合の書き方が知りたいです。

A

未経験の仕事に応募する場合、職務経歴書では「憧れ応募ではないこと」「応募職種でも役立つスキルや経験」「ポテンシャル」の3つを重点的にアピールすることが大切です。詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q
転職回数が多い場合の書き方が知りたいです。

A

数多くの会社に勤務歴がある方は、その回数をデメリットと思わずに自分のキャリアとして積極的にアピールするようにしましょう。詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q
休職期間(ブランク)がある場合はどう書けばよいでしょうか。

A

もし前職を退職してから、無職の期間が長くできてしまった場合には、空白期間に何をしていたのか、なぜ就職をしなかったのかを説明するとともに、アピールする点があればアピールしましょう。例えば、その期間に転職するための資格取得を行っていた、転職に必要な語学勉強を行っていたといったようなことです。空白期間に前向きな行動を起こしていたことを採用担当者に印象づけることが重要です。詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q
自分には実績がないのですが、何を書けばよいのでしょうか。

A

これまでのキャリアを振り返って職務経歴書に盛り込めそうなポイントがないかを考えるのがおすすめです。改善に取り組んだ経験や誰かに感謝された経験など、記載できそうなことが見つかるでしょう。詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q
退職理由はどう書けばよいのでしょうか。

A

退職理由を職務経歴書に記載するとき、「新しいステージで実現したいことがあるから」というようなポジティブな目的であれば何の問題もありません。しかし、自己都合による退職の場合、正直に書くとネガティブな印象をもたれてしまう可能性も高いので、無理に書く必要はありません。詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q
自己PR・志望動機はどう書けばよいのでしょうか。

A

応募先の企業や職種によって、重視される能力や志向性は変わってきます。「応募する職種」と「自分自身の能力・志向性」にどのような共通点があるのか分析することが大切です。詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q
英語での職務経歴書の書き方・注意点はありますか?

A

英語の職務経歴書は、日本語のものと異なり、全体的に要点がしっかりまとめられた、アピール力の強い文章が好まれる傾向にあります。
詳しくは以下の記事を参考にしてください。

Q
在職中に転職活動をするときの書類の書き方が知りたいです。

A

職務経歴書の場合は、書式によって在職中の場合の書き方も変わります。フォーマットに合わせて記載しましょう。「入社・退社」という書き方はせずに、「◯◯年×月~現在」というように、在職期間を示す形で期間を示すケースが多く見られます。詳しくは以下の記事を参考にしてください。

この記事の監修者
この記事の監修者はマイナビエージェント編集部です。
マイナビエージェント編集部

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