履歴書には、職歴を書く欄と自己PR欄が設けられています。職務経歴書にも似た内容が書かれているのに、なぜ履歴書と職務経歴書を提出しなければいけないのかと、疑問に思っている方もいるでしょう。
もちろん、履歴書と職務経歴書の内容がまったく同じなのであれば、提出の必要はありません。それが求められているということは、違った内容を書くことを期待されているということになります。
ここでは、職務経歴書を提出する必要性と役割について解説していきます。

職務経歴書とは？

履歴書は、本人がこれまでにたどってきた人生を簡潔に表す物です。いつ生まれて、どこに住んでいて、どんな学歴や職歴を持っているのかがA4サイズ2枚に収められているのが履歴書だといえます。

一方の職務経歴書は、職歴に特化して、細かい内容を記した書類です。履歴書の職歴欄には、どこの企業のどんな部署に勤めていたのかといったことしか書くことができません。しかし、採用担当者が知りたいのは、具体的にその部署でどのような仕事を行い、どんな成果を上げたのかということです。

そこで、履歴書の他に職務経歴書を提出し、具体的な仕事内容について説明を行うことになります。そういう意味では、職務経歴書は、より実務に近いアピールをできる書類ということになります。
つまり、職務経歴書は、実際に自分自身が携わってきた業務内容やその成果、スキルをアピールするためにあるのです。

職務経歴書は必ず提出しなければいけないのか

自己PRのために役立つ職務経歴書ですが、必ず提出しなければならないかというと、そうではありません。たとえば、そもそも職務経歴がない新卒での就職活動では、職務経歴書が求められることはありません。
また、明確に企業側から「応募者は履歴書のみ提出」という条件が出ている場合も、それに従うことになります。

一方、「職務経歴書がある場合は、併せて提出すること」などと記されている場合もあります。
このようなときは、職務経歴書を提出することで、熱意を示すことができますし、自分自身をより深く知ってもらえるため、積極的に提出するようにしてください。

職務経歴書の6つの役割

職務経歴書は、次の6つの役割を果たしてくれます。「書くのが面倒」とネガティブに捉えず、メリットを理解した上で転職活動に活用しましょう。

1.自分がこれまでに何をしてきたかを伝える

職務経歴書には、どの程度の規模の企業で、どんな業務を行っていたのかという職歴を記します。履歴書に書くのが表面的な職歴であるとすると、職務経歴書に書くのは、実際に業務として何を行っていたのかということになります。

業務内容を書くときは、具体的な数字を含めて記載しましょう。たとえば、「給与計算」と書くよりも、「100人分の給与計算」あるいは、「1,000人分の給与計算を2人で担当」などと書くほうが、より具体的な業務内容や処理スピードを理解してもらうことができます。

2.自分の長所を伝える

職務経歴書には、実際の職歴を記す他に、自己PRも記載します。仕事につながる長所をアピールするのに利用しましょう。
このときも、「コツコツとした作業が得意」などと、ただ長所を書くだけでなく、「コツコツとした作業が得意で、毎月3,000件の顧客データを入力し、ミスを1％以下に抑えた」など、具体的なエピソードと併せて書くのがポイントです。

3.応募企業で何ができるのかを伝える

転職は、「この企業で働きたい」という求職者の希望と、「この人に働いてもらいたい」という企業の希望が合致しなければ成功しません。企業に「働いてもらいたい」と思ってもらうためには、転職後に自分が何をできるのかについてアピールする必要があります。

これまでに経験してきた詳しい業務内容と自分自身の能力を示した上で、「この企業でどんな働き方をしたいのか」「どんな風に企業活動に貢献できるのか」についても伝えましょう。

4.文書作成能力を伝える

職務経歴書で応募先企業に伝えられるのは、職務経歴そのものだけではありません。誤字や脱字がなく、読みやすい形式に整えたビジネス文書が作れるかどうか、日本語能力に不足はないかといったことについてもアピールすることができます。

適切な文書作成能力があると認めてもらうためにも、作成した職務経歴書は複数回見直しましょう。第三者に見てもらって、アドバイスをもらうとより効果的です。

5.プレゼンテーション能力を伝える

転職活動は、自分自身をどのようにプレゼンテーションするかを見られる場でもあります。
同じ製品でも、プレゼンする人によってその魅力がまったく変わって見えてしまうというのは、よくあることです。

職務経歴書でも、自分自身の魅力を最大限に企業に伝えられるようにしましょう。これは、実際の転職のためのアプローチとして効果的というだけでなく、要点をまとめ、効果的にアプローチすることができるというプレゼン能力のアピールにもなります。

6.自己分析能力を伝える

職務経歴書を作成するためには、自分自身を見つめ直し、自己分析を行う必要があります。
自分をどれだけ客観的に見つめ、能力を把握することができるかを企業に伝えるツールという意味でも、職務経歴書が役立ちます。

職務経歴書を効果的に利用するために

職務経歴書は、職歴をただ並べ立てるだけのものではありません。どのような仕事をしていたのかという事実を基に、企業に対する自己PRを行うというのが、職務経歴書の役割です。
自分の魅力を企業に理解してもらうためのツールとして、職務経歴書を活用しましょう。