転職活動で職務経歴書は必要か？役割を知って転職を成功に導く！｜求人・転職エージェント
更新日：2024/12/19
転職活動で職務経歴書は必要か？役割を知って転職を成功に導く！
この記事のまとめ
- 転職活動においては職務経歴書が必要なケースがほとんど。応募書類が「履歴書のみ」と明記してあれば不要だが、提出するのが望ましい。
- 企業が職務経歴書の提出を求めるのは、応募者がこれまで経験した仕事や具体的な業務内容、スキルを把握したいため。
- 自分に合ったフォーマット選びやデジタル化への対応が不安な方は、転職エージェントに相談するのがおすすめ。
転職活動では多くの企業が応募時に職務経歴書の提出を求めますが、なぜそれほど重視されるのでしょうか。職務経歴書とは何か、どのような役割を果たすのか、疑問に感じたことがあるかもしれません。
本記事では、転職活動における職務経歴書の必要性と重要性について詳しく解説します。不要なケースや書き方も紹介するので、参考にしてみてください。
目次
転職活動では職務経歴書は必ず必要なのか
採用においては、すべてのケースで職務経歴書が必要なわけではありません。中には必要書類に「履歴書のみ」と記載している企業もあります。必要書類に職務経歴書が含まれていなかったり「不要」と明記されていたりする場合は、準備する必要はありません。
企業が職務経歴書を求めない背景には、「応募のハードルを下げたい」「人柄で採用したい」という2つの意図があると考えられます。
ただ、大半の企業では履歴書と職務経歴書を必要書類として定めているのが実情です。履歴書に設けられている職歴欄だけでは応募者のキャリアや能力を見極めるのに不足があると認識している企業が多いためです。必要書類に職務経歴書が含まれている場合は、早めに作成に取りかかりましょう。
また、任意提出の場合であっても提出することをおすすめします。提出することで熱意を示すことができ、自分を深く知ってもらえます。
なお、企業によっては紙ベースではなく自社サイトや転職サイト上から職務経歴を登録する形態をとっているケースもあるため、必ず確認しましょう。募集要項に記載がなく判断に迷う場合は、採用担当者へ問い合わせするのもよいでしょう。
職務経歴書とは？転職活動での役割と履歴書との違い
職務経歴書は、転職活動において重要な役割を果たす書類です。応募者の具体的な業務経験やスキルを詳しく示すため、採用担当者が適性を判断する材料となります。ここでは、職務経歴書の定義と基本的な役割について詳しく解説します。
職務経歴書の定義と基本的な役割
履歴書が基本的なプロフィールを伝えるのに対し、職務経歴書は応募者の具体的な業務経験やスキルを詳しく記載する書類です。採用担当者は職務経歴書を通じて、応募者が自社に適した人材かどうかを判断します。業務内容や役割、責任範囲、成果を数値で示すことで、応募者の能力や実績を客観的に評価できます。
さらに、職務経歴書は応募者の特性や強みをアピールする場です。責任感やコミュニケーション能力など、具体的なエピソードを交えて効果的に伝えることで、「会ってみたい」と思わせる魅力的な印象を与えられます。職務経歴書は単なる経歴の羅列ではなく、自身の価値を企業に伝える重要なツールといえるでしょう。
履歴書との違い
履歴書とは、本人がたどってきた人生を簡潔に表すもので、プロフィールの役割を担う書類です。いつ生まれ、どこに住み、どのような学歴を持っているのかなどを、A4サイズ2枚（または2つ折りにしたA3サイズの紙）に記します。
なお、履歴書にも学歴に続いて職歴を記載します。しかし、スペースが限られており、在籍時期や社名程度の記入しかできません。つまり、採用担当者が最も知りたい「所属部署でどのような業務を担い成果を上げたのか」という点が網羅できません。そこで、履歴書とあわせて職務経歴書を作成し、詳細な職務経歴について説明することになります。
職務経歴書と履歴書の基本ルールや書き分けのポイントについては、以下の記事を参考にしてみてください。
職務経歴書が必要とされる理由と提出のタイミング
職務経歴書の必要性を理解し、効果的に活用することで、転職の成功率が高まります。ここでは、企業が職務経歴書を求める理由や必要とされる一般的なケース、適切な提出タイミングと方法について詳しく見てみましょう。
企業が職務経歴書を求める目的
企業が職務経歴書を求める主な目的は、応募者の能力と経験を詳細に把握するためです。履歴書だけでは伝えきれない具体的な業務内容や成果、スキルを確認したいと考えています。たとえば、営業職の場合、単に「営業経験あり」では不十分です。どのような商品をどのような顧客に対して販売し、どれくらいの成果を上げたのかが重要ですが、職務経歴書なら明確に伝わるでしょう。
また、企業は応募者の成長過程やキャリアにおける一貫性も見たいと考えています。職務経歴書を通じて、応募者の職業観や将来のビジョンを理解し、自社の求める人材像とマッチするかを判断できます。
面接の際にも重要な資料です。詳細な経歴を事前に把握することで、より深い質問や議論が可能になり、効果的な選考につながります。
職務経歴書が必要となる一般的なケース
転職活動では多くの企業で職務経歴書が必要とされます。特に中途採用の場合、応募者の具体的な経験やスキルを評価するために、職務経歴書の提出を求められることがほとんどです。
IT業界やコンサルティング業界では、プロジェクト経験や技術スキルが重視されるため、職務経歴書は必須です。また、管理職やスペシャリスト職への応募でも職務経歴書が重要視されます。これらの職位では、特定の専門知識や実績が求められるためです。
アルバイトやパート、新卒採用では職務経歴書が不要なケースが多いものの、中途採用では基本的に必要と考えましょう。ただし、企業によっては「履歴書のみ」と明記している場合もあるため、応募要項を必ず確認することが大切です。
職務経歴書の提出タイミングと方法
職務経歴書は面接に持参するのが基本ですが、事前に郵送や電子メールで提出が求められることもあります。持参する場合、A4サイズのクリアファイルに入れ、角形2号の封筒に収納しましょう。面接会場では、「履歴書と職務経歴書を持参しました」と伝え、採用担当者の指示にしたがって提出します。
デジタル化が進む現在、PDFやWordファイルでの提出を求める企業も増えています。この場合、ファイル名に氏名を入れるなど、識別しやすい工夫が必要です。セキュリティに配慮し、パスワード保護を施すこともあります。
提出方法にかかわらず、内容の正確さと見やすさが最も重要です。自身の経歴を効果的にアピールできるよう、丁寧に作成することを心がけましょう。
職務経歴書が不要とされるケース
職務経歴書は転職活動において重要な書類ですが、提出が不要とされるケースも存在します。企業が応募書類に「履歴書のみ」と明記している場合がその一例です。特定の業界や職種、あるいは新卒採用に近い形態の中途採用で見られることがあります。
しかし、職務経歴書が不要とされるケースは例外的で、多くの企業では履歴書とともに職務経歴書の提出が求められます。職務経歴書が必要かどうか判断に迷う場合、企業の採用担当者に直接問い合わせるのがおすすめです。「職務経歴書を持参してもよいか」と確認することで、企業の期待に応えつつ、自身の経験をアピールする機会を逃さないようにしましょう。
職務経歴書の6つの役割
職務経歴書は、次の6つの役割を果たしてくれます。「書くのが面倒」とネガティブに捉えず、メリットを理解したうえで転職活動に活用しましょう。
1.自分がこれまでに何をしてきたかを伝える
職務経歴書には、どの程度の規模の企業で、どのような業務を行っていたかという職歴を記します。履歴書に書くのが表面的な職歴であるとすると、職務経歴書には、実際に業務として何を行っていたかを記載します。
業務内容は、具体的な数字を含めて記載しましょう。たとえば、「給与計算」と書くよりも「100人分の給与計算」あるいは「1,000人分の給与計算を2人で担当」と書くほうが、より具体的な業務内容や処理スピードを理解してもらえます。
2.自分の長所を伝える
職務経歴書には職歴のほかに、自己PRも記載します。仕事につながる長所をアピールするのに利用しましょう。
このときも「コツコツとした作業が得意」とただ長所を書くだけでなく、「コツコツとした作業が得意で、毎月3,000件の顧客データを入力し、ミスを1％以下に抑えた」など、具体的なエピソードと併せて書くのがポイントです。
3.応募企業で何ができるのかを伝える
転職は、「この企業で働きたい」という求職者の希望と、「この人に働いてもらいたい」という企業の希望が合致しなければ成功しません。企業に「働いてもらいたい」と思ってもらうには、転職後に自分が何をできるのかアピールする必要があります。
これまでに経験してきた詳しい業務内容と自分自身の能力を示したうえで、「この企業でどのような働き方をしたいのか」「どういったふうに企業活動に貢献できるのか」を伝えましょう。
4.文書作成能力を伝える
職務経歴書で応募先企業に伝えられるのは、職務経歴だけではありません。誤字や脱字がなく、読みやすい形式に整えたビジネス文書が作れるかどうか、日本語能力に不足はないかといった点もアピールできます。
適切な文書作成能力があると認めてもらうためにも、作成した職務経歴書は複数回見直しましょう。第三者に見てもらって、アドバイスをもらうとより効果的です。
5.プレゼンテーション能力を伝える
転職活動は、自分自身をどのようにプレゼンテーションするかを見られる場でもあります。同じ製品でも、プレゼンする人によってその魅力がまったく変わって見えるのはよくあることです。
職務経歴書でも、自分自身の魅力を最大限に企業に伝えられるようにしましょう。これは、実際の転職に役立つだけでなく、要点をまとめ、効果的にアプローチできるというプレゼン能力のアピールにもなります。
6.自己分析能力を伝える
職務経歴書を作成する際は、自分自身を見つめ直し、自己分析を行う必要があります。自分をどれだけ客観的に見つめ、能力を把握できるかを企業に伝えるツールという意味でも、職務経歴書が役立ちます。
職務経歴書を作成するうえで知っておくべきこと
採用担当者から高評価を受ける職務経歴書づくりのために、押さえておきたいポイントがあります。基本的な部分ですが、だからこそ漏れなく実行できるようにしましょう。
職務経歴書の基本の書き方
職務経歴書の形式は、キャリアを時系列でまとめる「編年体式・逆編年体式」と業務内容ごとにまとめる「キャリア式」があります。ただ、厳密に定められたフォーマットはないため、自分の職歴に最適なものを選んだりアレンジしたりして問題ありません。
職務経歴書に盛り込む内容の大枠は決まっており、以下8項目が挙げられます。
- 職務要約
- 職務経歴
- 役職
- 実績
- 保有資格・スキル
- 語学力
- 自己PR
- 志望動機
詳細については以下の記事を参考にしてみてください。
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- 関連記事
- 職務経歴書の書き方を徹底解説！
封筒や用紙サイズ
職務経歴書の用紙サイズは「A4」が基本です。職務経歴書を入れる封筒のサイズは「角形2号（角2）」や「角形A4号（角A4）」が良いでしょう。職務経歴書を折りたたまずに入れられるサイズなのでおすすめです。
封筒や用紙サイズについての詳細については以下をご覧ください。
業界・職種別の職務経歴書作成のコツ
業界や職種によって、職務経歴書の作成ポイントは異なります。IT業界では技術スキルや資格の詳細な記載が重要です。一方、営業職では、具体的な成果や数字が求められます。管理部門では、組織全体への貢献度を明確にすることがポイントです。医療業界では、専門知識や経験した症例数が重要視されます。
転職先が現職と異なる業界の場合、共通するスキルや経験を強調し、新しい分野への適応力をアピールしましょう。職務経歴書は、自身の強みを効果的に伝えるツールです。業界特有の用語や指標を適切に使用し、読み手を意識した構成を心がけることが大切です。
職務経歴書のデジタル化と電子提出のトレンド
デジタル化の波は、職務経歴書の提出方法にも及んでいます。多くの企業が電子メールやWebフォームでの提出を求めるようになり、フォーマットはPDFが主流です。
この変化に対応するため、スキャナーやスマートフォンアプリを活用して、手書きの書類をデジタル化する方法が注目されています。また、Microsoft WordやExcelで作成した文書をPDF形式に変換するのもひとつの方法です。
さらに、LinkedInなどのプロフェッショナル向けSNSを活用し、オンラインで職務経歴を公開する動きも増えています。このようなデジタル化のトレンドは、応募者と企業双方にとって効率的で、環境にも配慮した方法といえるでしょう。
職務経歴書に関する疑問
職務経歴書の必要性や重要性は十分に理解したものの、実際に作成するとなると分からないことがあって悩むという方もいるのではないでしょうか。ここでは、職務経歴書の作成に関してよく聞かれる疑問と回答を紹介します。
手書きとPCどちらで作成したほうがよい？
職務経歴書は、手書きとPCのどちらで作成しても問題ありません。企業から指定がなければ、自ら判断して作成しましょう。
ただ、手書きで作成した職務経歴書とPCを活用して作成した職務経歴書には、それぞれ異なるメリットがあります。双方の特徴を理解したうえで選択しましょう。
詳細については以下の記事を併せてご覧ください。
実績がない場合はどうすればよい？
「自分には実績がないから職務経歴書が書けない」と感じている方もいるかもしれません。そのような方は、今一度自分が働いてきた経験を振り返ってみましょう。
実績とは、その言葉の響きほど大それたものではなく、日々コツコツ継続していることから自然と生み出されるものです。視点を変えると気づきが得られるケースもあるので、ぜひ以下の記事を参考にしてみてください。
職務経歴書の作成に悩んだらマイナビエージェントにご相談を
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ほかにも、応募先企業の選定や面接対策を通して転職活動をフルサポートするため、内定獲得がより近づくでしょう。職務経歴書の作成に悩んでいる方は、まず無料の転職支援サービスにご登録ください。
まとめ
職務経歴書は転職活動において重要な役割を果たし、履歴書とともに提出が求められます。主な目的は、応募者の職務経験や能力を詳細に伝えることです。職務経歴書には、自身の強みや実績を具体的に記載する必要があるため、自分一人で作成するのは難しいと考える方もいるでしょう。
マイナビエージェントでは、各業界に精通したキャリアアドバイザーが、あなたの経歴を最大限アピールする職務経歴書の作成をサポートします。書類対策から面接対策、条件交渉まで、転職活動を全面的にバックアップするため、ぜひご相談ください。
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