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更新日：2024/02/16

職務経歴書

職務経歴書は手書きとパソコンどちらがよい？それぞれのメリット・デメリットを紹介

この記事のまとめ

職務経歴書の書き方は、企業によって指定されない限り、手書きとパソコンのどちらを選んでも基本的に問題ない。
手書きのほうが良いとされる企業やその逆もあるため、職務経歴書を作成する前には企業の風土までよく確認しておく必要がある。
手書き・パソコンいずれの方法でも履歴書との記載内容を統一させ、提出時には誤字や脱字がないか最終確認する。

職務経歴書を作成するとき、手書きしなくてはいけないのかを悩む方は少なくないでしょう。結論からいうと、職務経歴書の作成方法にこれといった決まりはありません。自身のスキルや環境に合わせて、手書きかパソコンかを選ぶとよいでしょう。

この記事では、職務経歴書を手書きとパソコンそれぞれで作成した場合のメリットや注意点をご紹介します。

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職務経歴書は「手書き」「パソコン」どちらでも大丈夫

職務経歴書の作成方法は、手書きとパソコンのどちらを選んでも基本的には問題ありません。これは正社員やパート、アルバイトなどの雇用形態にかかわらず同様です。自分が得意な方法を選ぶか、よりメリットが得られる方法を選ぶと良いでしょう。

ただし、中には職務経歴書の作成方法を指定している企業もあります。転職を希望している企業や職種によっては手書き、パソコンを使い分けたほうが良い場合がありますが、特に指定がない場合は、複数の企業に応募をするケースも考慮し、ある程度使い分けができるパソコンのほうが作成しやすいでしょう。

自分が置かれている状況によって手書き、パソコンを使い分ければ、無駄なく効率的に職務経歴書を作成することができます。
まずは応募要項や注意事項をよく確認したうえで、職務経歴書の作成を始めましょう。

職務経歴書を手書きで作成するメリット

手書きの職務経歴書はパソコンで作成するよりも手間がかかる反面、パソコン作成では得られないメリットがいくつか挙げられます。ここでご紹介するメリットが、選考の面で自身にとって有利に働くかを考えてみましょう。

意欲・熱意や人柄が伝わりやすい

職務経歴書をパソコンで作成する人が増えているこの時代だからこそ、手書きの職務経歴書から応募者の意欲や丁寧さを強く感じるという採用担当者もいます。手書きが当たり前の時代を生き抜いてきた採用担当者であれば、なおのこと第一印象が良くなるでしょう。
どのような風土の企業なのかを事前にリサーチし、「古き良き」といった印象が強いようであれば、手書きの職務経歴書が効果的かもしれません。

また、筆跡には性格が出るといわれますが、職務経歴書を手書きした場合、その文字から人柄や個性を見てもらえるかもしれません。たとえお手本のような文字を書けなかったとしても、丁寧な書き方をしていることが伝われば、プラスの印象を得やすいでしょう。

目を引きやすい・字の美しさを伝えられる

達筆な人は、文字の美しさをアピールするために手書きを選んでも良いでしょう。文字を書く機会が多い職業であれば特に効果的なアピールポイントとなります。美しい文字の書き方を身につけるために努力してきたこと自体を評価してくれるケースもあるでしょう。
また、活字の職務経歴書が増えているため、手書きの職務経歴書は担当者の目にも留まりやすいというメリットもあります。

職務経歴書を手書きで作成するデメリット

職務経歴書を手書きで作成した場合、書き間違えても簡単には修正ができません。修正液や修正テープを使うことは失礼にあたるため、書き間違えたときには、たとえ一文字であっても職務経歴書を再び書き直す必要があります。

文字があまり美しくない場合、手書きの職務経歴書は読みづらく、採用担当者にストレスを与えかねません。結果として、内容が良くても悪い印象を持たれてしまう可能性があります。整った文字が書けないのであれば、手書きの職務経歴書は避けるのが無難でしょう。

また応募先企業によっては、手書きの職務経歴書に対して「パソコンスキルに自信がないのでは」と捉えられる恐れがあります。特にエンジニアをはじめ一定のパソコンスキルが必須とされる業種では、職務経歴書を手書きするのは避けたほうが良いかもしれません。

手書きで職務経歴書作成する時のポイントや注意点

手書きで職務経歴書を作成する際には以下の3点に注意しましょう。

消えるボールペンは使用しない
文字間や大きさを考えて書く
持っているパソコンスキルはしっかりと記載する

消えるボールペンは間違えた時の修正に便利ですが、ビジネス文書では消えるボールペンを使用してはなりません。職務経歴書では消えるボールペンは使用せずに書きましょう。
また、用紙の枚数も踏まえ、文字間や文字の大きさを考慮して書く必要があります。見た目のバランスもとれた職務経歴書の作成を心掛けましょう。

どのような職種でも、一定のパソコンスキルは求められる時代です。持っているパソコンスキルはしっかりと記載しましょう。

職務経歴書をパソコンで作成するメリット

手書き信仰が強いとされる日本ですが、履歴書に比べ、職務経歴書はパソコンでの作成が一般的だという流れができつつあるといいます。ここで改めてパソコン作成のメリットを確認し、手書きとどちらが自分に合っているかを比較してみましょう。

採用担当者が見やすい

手書き文字と活字では活字のほうが読みやすく、内容が頭に入りやすいでしょう。また、全体のレイアウトもパソコンで作成したほうが、より整然としたものになり、すっきりと読みやすくなります。

採用担当者に無駄な労力をかけさせることなく、書いてある内容だけに集中してもらうためには、パソコンで作成した職務経歴書が適しているといえるでしょう。

より自由度の高い自己アピールが可能になる

手書きで職務経歴書を作成する方の多くは、市販の職務経歴書などに書き込む形になります。しかし、こうした職務経歴書の項目内容や記入欄の幅が、書きたい内容に合わない場合もあるでしょう。

一方、パソコンで職務経歴書を作るのであれば、たとえ配布されているテンプレートを使ったとしても、自分で体裁を整えられます。あまり書くことがない欄は記入スペースを小さくして、アピールしたい部分を広くとるといった工夫をすることで、より自分自身の魅力を売り込みやすくなるでしょう。

データが残せる

職務経歴書は、応募企業が求める人物像に合わせて作り変えていくため、完全に使い回すことはできません。しかし、職務経歴書をパソコンで作成してデータを残しておけば、2度目以降の応募の際は、データをアレンジする形で応募先の企業に適した職務経歴書を作れます。

また、職務経歴書がデータとして残っていれば、面接時に職務経歴書のどこに注目されたのかを振り返ることで、今後の転職活動に生かせるでしょう。特に書類選考を通過できないという方は、履歴書の見直しとともに職務経歴書についても振り返りを行い、アピール内容を再検討する必要があります。

修正しやすい・作成時間の短縮ができる

職務経歴書は、間違えたからといって修正テープや修正液を使うことができません。手書きの場合、文字を書き間違えてしまったら、最初から書き直すことになります。その点、パソコンで作成した職務経歴書であれば、文字の追加や削除、修正が簡単です。

単純な誤字・脱字だけでなく、見直してみて気がついたおかしな点についても、パソコンで作成した職務経歴書ならすぐに修正できます。パソコンでの作業に慣れている方にとっては、手書きよりもパソコンで職務経歴書を作成したほうが作成時間を短縮できるでしょう。

特に在職中の転職では使える時間が限られるため、効率の良い方法を選ぶことは大切です。

職務経歴書をパソコンで作成するデメリット

職務経歴書をパソコンで作成する際は、ここでご紹介する2つのデメリットを踏まえてからにしましょう。

まず、職務経歴書をパソコンで作成した場合、その出来具合によってパソコンスキルを判断される可能性があります。
職務経歴書はWordで作成するのが一般的ですが、近年ではWordの基本的な操作ができる人材を求める企業が増えています。レイアウトやフォントサイズが適切でなく、見づらい職務経歴書を提出しては、「最低限のパソコンスキルもない」と判断されてしまうかもしれません。

また、パソコンで職務経歴書を作成すると手書き以上に誤字が起こりやすくなります。そのうえ誤字に気づきにくく、そのまま提出してしまう可能性が高まる点はデメリットとなるでしょう。過去のデータを再利用する場合には、誤ってほかの企業に向けた文言を残したままにしてしまう恐れがあります。

パソコンで職務経歴書を作るときのポイントと注意点

パソコンで職務経歴書を作るときのポイントと注意点をご紹介します。ポイントを押さえたアピール力の高い職務経歴書を完成させましょう。

1.自分に合ったテンプレートを利用する

職務経歴書のテンプレートは市販のものから無料ダウンロードできるものまで、さまざまな種類があるため、自分に合ったものを選ぶのがポイントです。職種や転職回数、アピールしたいポイントが何なのかといった点に着目して、テンプレートを探すとよいでしょう。

自分に合わせてカスタマイズすると、より自分自身の魅力を伝えやすくなります。

2.文字は黒で統一し、太字などを活用する

パソコンであれば文字色を変えることは容易です。しかし、職務経歴書にカラフルな色を使うことはおすすめできません。読みづらくなってしまうほか、どこかふざけているような印象にもなりかねないためです。

文字は黒で統一し、アクセントをつけたい場合は文字色を変えるのではなく、箇条書きを効果的に利用したり行間を調整したりします。罫線や太字は文書をよりわかりやすくするために利用しても問題ありません。ただし、あまりに多用したり、必要のないところで使ったりすると、思った効果が得られないどころか、かえって読みづらくなってしまうこともあるため注意しましょう。

3.使い回すときは丸ごとではなく一部にとどめる

ある程度の職務経歴書の使い回しは、転職活動を効率よく進めるために必要です。しかし、すべてを使い回してしまうと、それぞれの企業に適した内容になりません。応募先の職種や業種、経営方針などに従って、職務経歴書の内容を変える必要があります。

4.内容の詰め込み・空欄が多すぎないようにする

職務経歴書をパソコンで作成する際、より多くを語ろうとして文字をビッシリ詰め込んでしまうケースが見られます。しかし、これは読みづらいので避けましょう。
少ない文字数でも真意が伝わるように文章を工夫し、話題が変わるタイミングで適宜改行を入れるなど、読みやすくまとめることが肝要です。

空欄が多い職務経歴書は、「この人は伝えたいことがないのだろうか？」という印象を与え、やる気のなさを感じさせてしまいます。また、文字数の割に中身が薄い文章も良い印象を与えられません。

5.必ず自分の言葉で書くようにする

借りてきた言葉ばかりが並ぶような職務経歴書は、採用担当者の印象に残りません。定型文をつなげただけだと、場合によってはコピペが疑われてしまいます。

文章に自信がない人は、友人や親しい人に話しかけるつもりで、思いつくままに書いてみるのがおすすめです。その後で何度か見直し整えていけば、オリジナルの職務経歴書が完成するでしょう。

6.最終チェックを欠かさないようにする

職務経歴書のレイアウトが見づらかったり、枚数が多すぎて読むのが大変だったりすると、採用担当者にすべてを読んでもらえないリスクが高まります。伝えたいことが簡潔にまとまり、わかりやすい内容になっているかどうか、書き終えてからしっかり確認しましょう。

また応募書類は、郵送ではなくデータで送付する場合もあります。その場合も一度紙に印刷して、どのような仕上がりになっているのかを確認することが大事です。印刷範囲が適切でなかったり、画面では気づけなかった誤字が見つかったりすることがあります。
パソコンはキー一つで漢字変換ができ、非常に便利です。しかし、予測変換による誤字には注意が必要です。誤字や脱字がないよう、出力したもので最終確認してから完成させましょう。

職務経歴書の基本や書き方

ここでは、職務経歴書に書くべき項目や書き方について見ていきます。

書き方の形式

書き方の形式には3つあります。

編年体式・逆編年体式

時系列に沿って業務の内容をまとめる形式には、「編年体式」と「逆編年体式」の2種類があります。編年体式は最も一般的なフォーマットであり、時系列で所属企業・部門・業務内容を示していく形式です。
逆編年体式はその反対で、現在から過去へとさかのぼる形でまとめていきます。直近の職務の状況を強調したい場合に効果的な形式です。

編年体式、逆編年形式いずれも、入社、配属、異動など、キャリアの転換となる出来事があった年月を「見出し」とします。それぞれの見出し内には、配属先や配属先での具体的な業務内容、実績、評価を記載しましょう。

時系列に沿って業務の内容をまとめる形式では、職務に関する習熟度が上がっていく過程を伝えることができます。

キャリア式

「キャリア式」とは、これまでの経験を、職務内容別にまとめる形式です。業務内容やプロジェクト名を見出しに設定し、具体的な業務内容やプロジェクトの概要とともに、その中で担った役割や実績を書きます。仕事上で得た資格やスキル、表彰歴などを記載するのも効果的です。

経験した職種や職務を軸にしてまとめていくため、ビジネス面でどのようなスキルを持っているのか、得意分野は何かといった内容が伝わりやすくなります。

以下の記事では、キャリア式についてより詳しく解説しています。併せてご覧ください。

記載する項目

記載する項目や書き方は下記の通りとなっています。

項目	書き方・ポイント
1.タイトル・氏名・日付	タイトルは大きな文字で中央に記載。 1行下に日付と氏名を右詰めで記載。日付は西暦と和暦のどちらでも良いが、書類内で統一する。
2.職務要約	前職・現職までの経歴を3〜4行ほどの文章で簡潔に記載。従事した業務内容に加え、業務に役立ったスキルや結果として得られた実績を書くと効果的。応募企業へのアピールとなる要点を抽出してまとめる。
3.勤務先企業	これまでの勤務先企業を現職も含めて記載。企業名、事業内容や従業員数なども記載。
4.職務経歴	これまでの勤務先企業でどのような業務に携わり、どのような成果を出したかを記載。職務に携わった期間、所属部署、役職など、具体的な職務内容を記載。プロジェクトの参画経験やその際のポジション、マネジメント経験など、職務要約より詳細を書くことや、売上実績や受賞歴などを書くのも効果的。
5.生かせる知識・スキル	仕事上で生かせる知識・スキルを記載。パソコンスキルであれば「Word（ビジネス文書の作成）」「Excel（グラフ作成）」など、業務で使っていたソフト名と、そのレベルを記載。語学力はTOEICのスコアなどと併せて「ビジネス英会話レベルの英語力」と書いておけば、どの程度のレベルであるのかがイメージしやすくなる。
6.資格・免許	取得年月日順に資格や免許を記載。募集職種の実務に関連する資格を先に書いたほうが採用担当者の目にとまりやすい。履歴書の免許・資格欄と記載内容は統一する。
7.自己PR	応募先企業で生かせる仕事のうえでの強みや得意分野、専門性を伝える。
8.志望動機	なぜその会社を選んだのか志望理由を記載。応募企業で働きたいという熱意とともに、貢献したいという意思を伝えることが重要。