【テンプレートあり】職務経歴書をWord（ワード）で作る方法やポイントを紹介｜求人・転職エージェント
更新日：2024/02/16
【テンプレートあり】職務経歴書をWord（ワード）で作る方法やポイントを紹介
この記事のまとめ
- 職務経歴書は企業とのマッチ度をアピールするための書類。
- 自分で一から作成するほかに、既存テンプレートを参考にしてもOK。
- 採用担当者が読みやすい文字サイズやフォント、表記、用紙枚数などを意識するのが大切。
転職活動に挑むにあたり「職務経歴書を簡単に作りたい」と感じていませんか。
職務経歴書は、採用選考に必要な書類として、多くのケースで応募先企業から提出を求められる書類です。
しかし、応募のたびに一社ずつ作成するのは、大きな負担となります。
そこで今回は、ビジネスシーンで多用されているMicrosoftのWordを使って、職務経歴書を作成する方法を解説します。
職務経歴書を作成する目的や注意点、職種ごとの書き方についても紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
職務経歴書を作成する目的
職務経歴書を作成する目的は、大きく2つあります。
- 過去の経験を踏まえ、募集職種への適性があることや、会社に貢献できることをアピールするため
- 自らの得意分野や実績、能力、スキルを、応募先企業に理解してもらうため
そして、記載内容を工夫することで、面接時に自己アピールしやすい状況をつくることも可能です。
面接前に書類選考を実施する企業も多いため、職務経歴書の内容次第で、面接の進行や面接官から受ける質問を少なからずコントロールできるでしょう。
面接時に自分がどのような内容をアピールしたいか想定しながら職務経歴書を作成すると、実際の面接時に効果的な自己アピールを行いやすくなります。
履歴書を作成する目的の詳細については以下のとおりです。
企業が求める人材であることをアピールするため
むやみに自分をアピールするのではなく、企業が求める人材として自分が適任であるというアピールが必要です。志望する企業がどのような分野に強みを持ち、今後どのような点を強化していきたいのかを事前にリサーチしましょう。そのうえで、自分のキャリアが志望する企業の今後の方向性にマッチするというアピールを職務経歴書の中で行うことを忘れないようにしましょう。
これまでのキャリアを伝えるため
業務の内容や部署の名前だけをただ羅列しても、企業から見れば、その人を採用するメリットがどこにあるのかわかりません。「○○部おいて法人営業を行い、どのような企業を担当し、どのような成績を上げた」など、具体的な業務内容とアピールポイントをできるだけ詳細に書きましょう。
面接官や採用担当者に「もっと話が聞きたい」「自分の会社でキャリアを生かした仕事ができるか直接確認したい」と思わせるような、内容の濃い職務経歴書を作成するように心がけましょう。
職務経歴書の書き方
職務経歴書には3つの形式があります。以下の形式から、自分に合った形式で作成しましょう。
●時系列で記入する方法「編年体式」と「逆編年体」
社会人1年目からいまに至るまでを時系列で記入していく方法を「編年体式」といいます。入社年月日が古いものから順番に記入することで、成長過程やキャリアチェンジの意図をわかりやすく伝えられます。
記入例）
2015年4月～2020年12月 ○○株式会社 （内容） 役職：メンバー
2021年1月～現在 株式会社■■ （内容） 役職：チーフ
対して、現在から1年目にさかのぼる方法が「逆編年式」です。直近で就いていた仕事を先頭に記載する形式で、応募先企業での業務に貢献できる経験やスキルがある方に適しています。
記入例）
2021年10月～現在 株式会社●● （内容） 役職：チーフ
2014年4月～2021年9月 ○○株式会社 （内容） 役職：メンバー
作成する際は表組みなどの書式を利用すると見やすくわかりやすいものになるでしょう。
●プロジェクトごとに記入する方法「キャリア式」
キャリアの中で「企画や開発にいた時期もあれば営業をしていた時期もある」というような人は、その業務内容ごとに、またはプロジェクトごとに大見出しを作成し、その詳細な説明を行うという記入形式もあります。この形式を「キャリア式」と呼びます。「キャリア式」は、「キャリアの幅が広い方」や「スペシャリストとして１つの職種を極めたような方」に適しています。
記入例）
■営業（大見出し）
・個人営業（2010年1月～2012年12月）（小見出し）
業務内容や実績
・法人営業（2013年1月～現在）（小見出し）
業務内容や実績
■プロジェクトマネージャー
こちらも表組みを利用し、プロジェクトごとに分けて記載することで、それぞれのまとまりが明確になるためおすすめです。
職務経歴書をWordで作成する方法
Wordによる職務経歴書の作り方では、知っておきたい3つのポイントがあります。以下を取り入れることで、職務経歴書の作成に不慣れな方でもスムーズに完成させることができます。
いままでのキャリアやスキル、資格などを洗い出しておく
まずは、社会人になってから現在に至るまでのキャリアや身につけたスキル、取得資格などをすべて洗い出しましょう。
自分では覚えているつもりでも、記憶から抜け落ちてしまっていたり勘違いしていたりすることはよくあります。せっかくのアピール材料が漏れてしまうようなことがないよう、一度ノートや紙に書き出してみるといいでしょう。
また、事実と異なる経歴を提示してしまうと経歴詐称を疑われる恐れがあるので、虚偽がないよう注意しましょう。
基本フォーマットやテンプレートを参考に作る
書き方や各項目に書くべき内容がわかっていたとしても、1から自分で作成すると抜け漏れあったり、見づらいものになってしまったりする可能性もあります。どのように書いていいか分からない、どうやって構成していいか分からない、という方は、インターネット上に無料で展開されているさまざまな職務経歴書のWord用のテンプレートを利用すると安心です。
マイナビエージェントでも、各職種に合ったテンプレートをご用意しています。それらのテンプレートをよく吟味し、自分の職務経歴をアピールしやすいものをダウンロードしましょう。
テンプレートをダウンロードしたら、自身で内容を編集・肉付けし、オリジナルの職務経歴書を作成します。十分に肉付けされていないと、テンプレートをそのまま使用していることがわかってしまい、悪い印象を与えてしまう場合もあります。自分に必要な項目を追加したり不要な項目を削除するような編集を必ず加えてください。
一から作る場合は必要な項目を書き出しておく
既存テンプレートの使い勝手がよくない、自分好みの職務経歴書を使いたいという方は、手間や時間はかかりますが自分で作成するのも方法の一つです。
一から自分で作成する場合は、まず職務経歴書に必要な項目を書き出します。作り方は自由ですが、最低限必要な以下の項目は盛り込みましょう。
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上記以外にも、自分の経歴から必要だと思う内容は追加して問題ありません。
Wordの作成や書き方のポイント・注意点
選考を突破するためには、職務経歴書そのものだけでなく、職務経歴書の美しさも重要なポイントとなります。そのため、手書きではなくWordで作成することをおすすめします。
Wordで職務経歴書を作成する際には、以下の作り方を意識しましょう。
文字のサイズや使用するフォントに気をつける
職務経歴書を作成する際は、文字サイズやフォントの設定に注意しましょう。
たとえば、フォントサイズを小さくして少ない枚数に無理に収めようとするのはおすすめできません。読みづらさから採用担当者にストレスを与える恐れがあり、場合によっては最後まで目を通してもらえない可能性もあります。読み手のことを考え、読みやすい文字サイズと適切な用紙枚数を意識しましょう。
職務経歴書に適したフォントや文字サイズについては、以下の記事を参考にしてみてください。
白地の横書きで2枚に納められるように
職務経歴書はビジネス文書の一種であり、一般的なビジネスマナーが適用されます。Wordで職務経歴書を作成する際の用紙は、白地のものを選びましょう。
また、用紙枚数は2枚が最適とされています。採用担当者が無理なく読め、応募者の経歴を過不足なく収められるであろうとされる枚数です。
そのほか、用紙や職務経歴書を入れる封筒に関する情報は、以下の記事を参考にしてみてください。
年号、書式などは表記を統一する
職務経歴書内に記載する日付は、年号・書式をすべて統一しましょう。
たとえば、冒頭で西暦を使っていたにもかかわらず、前職の在籍期間で和暦を使用するのはNGです。
また、全角数字と半角数字が混在することも避けなければなりません。文字入力の設定が全角・半角どちらになっているか、入力の際に確認しましょう。
職務経歴書の正しい日付の書き方は、以下の記事を参考にしてみてください。
文章はページ内に収まるようにする
Wordで職務経歴書を作成する際は、ページレイアウトの設定にも配慮が必要です。一つの文章の途中でページをまたぎ、中途半端なところから次のページに入ってしまうと、採用担当者は読みにくく感じるでしょう。改行や改ページ設定を使い、自然な位置でページページが移る配慮が必要です。
職種別の職務経歴書の書き方・テンプレート
ここからは、職種ごとの職務経歴書作成のポイントについて解説します。
IT・Webエンジニア
IT・Webエンジニア系の職種全般で求められるスキルは、自分の頭の中にある思考を適切に周囲に伝える表現力です。これまでに経験したプロジェクトについて、開発の環境や規模、どの部分の工程を担ったのかなどを明確に示すことができれば、エンジニアの適性を持っている人物として評価されるでしょう。
また、同じ経験年数でもスキルに差が出やすい職種でもあるため、使用経験のあるOSや言語、アプリケーションなどは漏れなく記載しましょう。
エンジニア系各職種の職務経歴書テンプレートは、以下からご覧ください。
＞ITコンサルタント
＞インフラエンジニア（サーバー）
＞インフラエンジニア（ネットワーク）
＞社内SE（システム開発・運用）
＞プロジェクトマネージャー・リーダー
＞SE・PG（業務系）
営業職
営業職の職務経歴書で重要な情報は、具体的な数字です。
契約件数や売上金額、目標達成率、社内成績など、営業の仕事では数値化できる要素が多くあるはずです。主観や曖昧な表現は避け、具体的な経歴を提示し、根拠のあるアピールを意識しましょう。何の商品を、誰に、どのような形で、どのくらい売ってきたかという実績のほか、実績を得るために行った行動も採用担当者が着目するポイントとなります。応募先企業での仕事ぶりを採用担当者にイメージしてもらえるような内容を心がけましょう。
営業職の業種別の職務経歴書テンプレートは、以下からご覧ください。
＞メーカー
＞商社
＞金融 （銀行・証券・信金・生損保）
＞人材・教育・コンサルティング
＞広告・出版・印刷
＞マンション管理
＞賃貸管理
＞売買・賃貸仲介
MR・メディカル
MRの転職においては、営業の役割を担う職種として売上実績の記載が欠かせません。新規契約数や目標達成率などの数字を提示し、経験やスキルに根拠をもたせることが重要です。各所への根回しや調整力も問われる業界なので、エピソードを添えると採用担当者がイメージしやすくなるでしょう。
CRAやCRCは高いコンプライアンス意識や倫理観が求められる職種ですので、職務経歴の表現にも配慮を忘れないようにしましょう。
各職種の職務経歴書テンプレートは、以下からご覧ください。
ものづくり・メーカー
ものづくりやメーカーの仕事は、同じ職種でも担う領域によって経験やスキルに大きな差が出るため、開発環境や携わったフェーズ、役割を詳細に記載するようにしましょう。
また、高い専門性を求められる業界でもあるため、応募先企業の募集要項などからニーズを汲み取り、成果を出し貢献できる人材であることをアピールすることが重要です。専門分野以外の経験やスキルも記載しておくべきでしょう。
各職種の職務経歴書テンプレートは、以下からご覧ください。
＞回路・半導体設計
＞機械設計
＞生産技術・プロセス開発
＞研究開発
＞メカトロ制御設計
＞生産管理
＞品質管理・品質保証
＞実験・解析・評価
＞FAE・技術営業・セールスエンジニア
＞メンテナンスエンジニア
管理部門
管理部門の各職種は、企業により業務範囲がさまざまであり、応募先企業がどの領域の人材を求めているかを考慮しなければなりません。ニーズが高そうな領域は目につきやすい冒頭に配置し、より詳細に書きアピールするようにしましょう。その際、自分が主体として動いていたのか、サポートとしてついていたのかによってスキルの評価が大きく異なるため、自分の役割も示すようにします。
また、管理系部門でも営業職と同様、数値化できる成果や実績、得意分野があれば、根拠のある成果としてアピール材料にしましょう。
各職種の職務経歴書テンプレートは、以下からご覧ください。
クリエイティブ
デザイン系の仕事であれば、職務経歴書を美しく見せることもアピール材料の一つとなります。ビジネス文書のルールは守らなければなりませんが、文章量や枠組みのバランスなどを整えることで、ビジュアル的に優れた職務経歴書を目指しましょう。
また、ここ数年、Web制作の内製化を目指す企業が増えています。応募先企業の企業理念や事業内容を熟知した上で、自分のクリエイティブスキルでどのように貢献できるのか、道筋を立てて示せるようにしましょう。
各職種の職務経歴書テンプレートは、以下からご覧ください。
＞WEBディレクター
＞WEBデザイナー
＞ゲーム・アミューズメント関連職
金融
ひと口に金融といっても、銀行や証券、投資信託など領域はいくつかあり、同じ業界の経験・スキルがなければ高い評価は得られないケースもあります。
また、年齢に見合った専門性や経験が備わっているかも重要な評価ポイントの一つです。担当案件の詳細や数値化できる実績を提示し、貢献度をアピールしましょう。
各職種の職務経歴書テンプレートは、以下からご覧ください。
販売・サービス
同業界で販売・サービスの仕事に転職する場合は、前職や現職での仕事内容をできる限り詳細に記載しましょう。同業界であっても、扱うものや立地などの条件により仕事のスタイルは異なります。1日の動きや役割、接客数、売上などを伝えることで、募集ポジションとの共通点や差異を採用担当者が判断しやすくなります。
また、売上の実績や、実績を上げるうえでの思考や行動、エピソードなどを具体的に伝えられると、販売やサービス業でスキルを証明する指標となり、高評価が得られるでしょう。
各職種の職務経歴書テンプレートは、以下からご覧ください。
マーケティング・企画
マーケティングや企画のスタッフが求められる分野は多岐にわたるため、取扱商品や顧客層、担当領域を具体的に示すことが重要です。主観ではなく客観的根拠を用いて、説得力のあるアピールを行いましょう。
たとえば、使用メディアのCVRやCTR、利用者数、コスト削減率、商品認知度などは、数値で具体的に成果を示せるものです。また、上記数値の分析に使用したツールがあれば、あわせて記載することで高評価を得られる可能性があります。
各職種の職務経歴書テンプレートは、以下からご覧ください
設計・施工管理
設計・施工管理のスタッフは建築・土木・管工事など複数の分野で必要とされており、それぞれ求められているスキルや経験が異なります。どの分野のどの領域において経験や実績をもっているのか、はじめに明記するようにしましょう。
また、現場の規模感によっても作業領域や得られるスキルは変わりますので、プロジェクトごとに詳細を記載しましょう。応募先企業と共通する経験があれば強調してアピールしてください。関連する資格を取得していれば、それも大きなメリットとなります。今後受験予定の資格でも、取得に向けて勉強中であれば、それを記載することで評価につながる可能性もあります。
各職種の職務経歴書テンプレートは、以下からご覧ください。
まとめ
転職活動では、多くの方が複数企業の求人に応募し、選考を受けることになるはずです。一社ごとに応募書類を作成するのは労力がかかりますが、Wordを使用すれば、少しの手間で応募先企業に最適な職務経歴書にカスタマイズできます。
今回の内容を参考に、ぜひWordを活用した職務経歴書づくりにチャレンジしてみてください。
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