職務経歴書を提出する|求人・転職エージェント

職務経歴書の書き方

採用担当者に「会ってみたい」と思わせる職務経歴書の書き方をご紹介

職務経歴書を
提出する

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職務経歴書とは、履歴書とは別に自分のキャリアを志望企業に伝え、自分が転職先でどのように役立つかをアピールするための、転職の際にはとても重要な書類です。それでは、職務経歴書を提出する際にはどのようなことに注意すべきでしょうか?

郵送で職務経歴書を提出する

転職希望先から、職務経歴書を郵送で提出するように求められた場合には、以下の点に注意する必要があります。

  • 添え状や送付状は必ず添付する

    企業に書類などを送る際には、送付状を添付するといったビジネスマナーがあります。また、マナーの1つとしてだけでなく、「挨拶」や「通知」といった役割も担っています。封筒を開封した際に、誰から誰宛に何が送られてきたのかが一目でわかるような内容にします。主な記載内容は下記になります。

    • 日付
    • 宛先
    • 差出人
    • 表題
    • 挨拶文
    • 本題
    • 結語
    • 記書き
    • 以上

    送付状は、他にも「送り状」や「添え状」などとも呼ばれます。

  • 封筒記入上の注意点

    郵送時の封筒記入の際のマナーとしては以下の5点です。

    • 1.住所は省略しない

      都道府県から記入し、ビル名なども正式な表記のものを記入します。

    • 2.会社名は省略しない

      株式会社はしっかりと「株式会社」と記入し「(株)」などと省略しないように注意しましょう。また、宛名が人事部とか会社名だけの場合は末尾に「御中」をつけ、担当者名が分かっている場合は末尾に「様」と記入しましょう。

    • 3.「職務経歴書在中」と封筒表に朱書きする

      封筒を受け取った方が、職務経歴書が中に入っていることが分かるように、封筒表の左下あたりに「職務経歴書在中」と朱書するようにしましょう。

    • 4.封筒の綴じ方は、裏面ののり付け部分に密封マークを入れる

      封筒は液体のりかスティックのり、または両面テープで綴じましょう。スティックのりははがれやすいので、しっかりのり付けされているか入念にチェックしてください。封筒を綴じたら、綴じた部分に「〆」マークを記入して密封しましょう。

    • 5.裏面の差出人欄も丁寧に記入する

      裏面の差出人欄も郵便番号から住所、氏名を記入します。これらも省略することなく丁寧に記入しましょう。
      その際、中の大事な書類に筆跡が残ってしまわないように、表面も裏面も職務経歴書を入れる前に記入するよう注意しましょう。

  • 複数枚にわたる際の注意点

    職務経歴書はA4用紙で2枚~3枚程度になることが多いですが、このように複数枚になる場合には順番通りにホチキスで留めるか、クリップで留めるようにしましょう。ホチキスで留める場合には左上に1箇所か左端に2箇所で簡素に留めて、ホチキスが書類を折る際に邪魔にならないようにします。クリップの場合は左上に1箇所で留めるようにして、封筒の中で書類がバラバラにならないように注意しましょう。

  • 折り方の注意点

    職務経歴書を郵送する際には、市販されている履歴書が折られている回数以上には折らないことが鉄則です。市販されている履歴書は2つ折りで売られている場合がほとんどですので、職務経歴書も2つ折り以上に折ることは基本的には厳禁です。A4サイズを2つ折りにする場合にはよくある封筒のサイズである長型封筒では入らないため、角2か角形A4封筒に入れるようにしましょう。

  • メールで職務経歴書を提出する

    職務経歴書をメールで提出するように依頼する企業も増えてきましたが、メールで職務経歴書を提出する際の注意点はどのような点でしょうか?

  • 件名は分かりやすく簡潔に

    メールには必ず件名を付けるようにします。会社はメールが1日何百通も届くことが珍しくないため、完結に分かりやすい件名を心がけましょう。例えば、「中途採用募集の件」や「職務経歴書提出の件」などと言った簡単な件名で大丈夫です。

  • 本文は分かりやすく具体的に

    メールの本文は件名と異なり、どのような要件で誰に宛てたメールで、誰からのメールなのかがはっきりと分かるように最低限以下の事柄については記入するようにしましょう。また、その前後に挨拶を記入することも忘れてはなりません。メールの本文は郵送で職務経歴書を送る際の送り状と同じような役割です。

    • 宛先
    • 自己紹介
    • 要件
    • 締め
    • 署名(氏名、住所、電話番号、連絡先、メールアドレス)
  • フリーメール時の注意点

    メールで職務経歴書を提出する際の送信元のメールアドレスですが、フリーメールで送る場合には注意が必要です。企業によっては、フリーメールから送信されてきたメールはスパム(迷惑メール)として認識されてしまうので、職務経歴書を送付したのに担当者まで届かないという場合もあります。フリーメールを使用して返信がない場合は、電話などでメールを送付した旨を伝えましょう。

  • 添付ファイルの間違いは絶対にNG

    当たり前のことですが、添付ファイルは絶対に間違えないように入念にチェックしてください。情報管理能力がないなどと言ったマイナス評価にもなりかねません。送信前に添付ファイルはしっかりとチェックしてください。

  • 企業から受領の返信が来たら可及的速やかに返信しましょう

    企業から「職務経歴書を受け付けました」などの返信がきたら、放置せずにお礼のメールを送るようにしましょう。多くの企業は、レスポンスやコミュニケーションを大事にします。

手渡しで手職経歴書を提出する

メールや郵便で送ったとしても面接の際にも持参を要求されるなど、職務経歴書は手渡しをしなければならない場面が実は多くあります。

  • 汚れないように封筒に入れてから鞄に入れよう

    裸で鞄の中に入れずに封筒やファイルに入れてから鞄に入れるようにして、シワにならないようしましょう。さらには、飲み物の結露などで汚れないようにクリアファイルに入れるなど、細心の注意を払いましょう。

  • 手渡しの場合は折らない方がよい

    手で渡す場合には折りたたまずに、折れ線のない状態で渡すのがマナーです。

  • 直接渡す際の渡し方

    手渡しで提出する際には封筒やファイルに入れた状態で渡すのではなく、封筒やファイルから出してから「よろしくお願いします」などの一言とともに、相手側が文字を読める方向に向けて、丁寧に渡すようにしましょう。

  • 印刷時の注意点

    職務経歴書をインクジェットプリンタで印刷する際は、かすれや文字つぶれに注意してください。プリンタのメンテナンスを怠っていると何回印刷をしても鮮明にできない場合があります。その際は、コンビニなどにあるコピー機での印刷を試みてください。

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