履歴書の送付状の役割とは?マナーや正しい書き方を紹介【例文あり】|求人・転職エージェント

履歴書の書き方

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履歴書の送付状の役割とは?
マナーや正しい書き方を紹介
【例文あり】

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履歴書・職務経歴書を企業に郵送する際には、「送付状」と呼ばれる書類を添えることがマナーとなっています。送付状は、履歴書・職務経歴書とともに、第一印象を決める大事な書類です。
しかし、送付状は書き慣れていないと、何を書いたらいいのかわからないのではないでしょうか。
ここでは、送付状の役割や書き方の他、書く際の注意点についてご紹介します。

送付状の役割

そもそも、なぜ履歴書・職務経歴書を送る際に送付状を同封する必要があるのでしょうか。
送付状には次の3つの役割があります。

挨拶

送付状は、応募書類を対面で手渡しできない場合の挨拶代わりとなるものです。また、「手渡しすべきところを、送付してしまい申し訳ない」という気持ちを伝える役割も果たします。

送った内容を明確にする

送付状は「いつ、誰が、誰に、何を、どれだけ、何の目的で」送ったかという概要を記した物です。
送付状をつけることで、応募先企業の担当者が送付物の内容を知ることができますし、送る側も入れ忘れや紛失などのトラブルを防ぐことができます。

ビジネスマナーを身に付けていることのアピール

履歴書や職務経歴書を送る際に送付状を添付することは「ビジネスマナー」として定着しています。そのため、正しく書かれた送付状を添付することは、ビジネスマナーをきちんと身に付けていることをアピールすることにつながります。

送付状に書く内容と書き方

送付状に書くべき内容や文字を書く位置、書き方のポイントをご紹介します。一つひとつ確認していきましょう。

■送付状 書き方見本

送付状 書き方見本

・日付
日付は、最上行に右寄せで入れます。和暦・西暦どちらの表記でも構いませんが、履歴書や職務経歴書と統一します。

・宛名
宛名は、日付の次の行に、少しフォントを大きくして左寄せで書きます。会社名、部署名、担当者名を正式名称で記載しましょう。
敬称は、個人が宛名の場合は「様」、部署が宛名の場合は「御中」とします。担当者の名前が不明の場合は「~課 採用ご担当者様」と書いても構いません。

・自分の連絡先・氏名
自分の連絡先や氏名は、宛名から1、2行下げて、右寄せで書きます。郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス、氏名を、改行しながらコンパクトにまとめます。

・タイトル
送付状のタイトルは、自分の連絡先から1、2行下げて、中央に「応募書類の送付につきまして」などと書き、送付内容がひと目でわかるようにします。

・頭語・時候の挨拶
頭語は「拝啓」を使うのが一般的です。続けて、「新涼の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など、時候の挨拶を書きましょう。

・応募書類送付の旨
時候の挨拶に続いて、「この度、◯◯にて貴社の採用情報を拝見し、下記の応募書類を送らせていただきました」など、応募書類を送付したことを伝える一文を明記します。
なお、履歴書・職務経歴書に書いた志望動機や自己PRを補いたい場合は、志望動機やアピールポイントを強調する一文を入れても構いませんが、簡潔にまとめるように心掛けてください。

・結びの挨拶
最後は「ご検討の上、面接の右下に記載機会をいただけましたら幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます」などと結び、改行して右詰めで「敬具」と記載します。

・記、以上
送付書類の具体的内容は、最後に「記」として箇条書きで書いて「以上」で締めます。
「記」は文書の中央に、「以上」は文書の最後、右下に記載するのがルールです。「以上」は締めの言葉ですので、以上の下に文章を続けないようにしましょう。

送付状を書く際の注意点

送付状は、第一印象を決める大事な書類であり、間違えると印象を悪くしてしまうことも考えられるでしょう。続いては、送付状を書く際の注意点をご紹介します。

過剰な自己PRを書かないこと

送付状は、あくまでも応募書類への布石です。応募先企業に対する熱意や思いを長々と書き連ねてしまっては、「送付状の意味合いを理解していない」と判断される可能性があります。
送付状は、シンプルにまとめるのがベストです。

給与など希望条件を書かないこと

給与や勤務地、勤務時間への希望は、それがたとえ転職におけるゆずれない条件であったとしても、書くことは避けるべきです。
送付状に希望条件を書くことは、社会人としてのマナー違反であり、「ルールを守らず自分の主張ばかりする人物なのでは?」といった良くない印象を持たれてしまうでしょう。

定型文だけを書くのはNG

自己PRや希望条件などを過剰に書くことはNGとご紹介しましたが、定型文だけで済ませてしまうのも考えものです。
定型文をつなげて作成した場合、応募先企業への熱意が伝わりにくいばかりではなく、「他の企業へ送った送付状の使い回しなのでは」「手抜きをしているのではないか」といったマイナスな印象を与えてしまう可能性もあるでしょう。

好印象を与える送付状を作成するためのポイント

続いては、採用担当者に好印象を与える、送付状の書き方について見ていきましょう。

礼儀正しさ、丁寧さを意識して書くこと

送付状の文体は「ですます調」にして、礼儀正しさ、丁寧さを意識して書きましょう。
送付状の内容がどんなに良かったとしても、言葉遣いが適切でなかったり、誤字・脱字があったりしては、採用担当者に好印象を与えることはできません。

わかりやすく簡潔に記載すること

送付状の内容は、わかりやすく簡潔に書くことを心掛けてください。採用担当者が、添え状を読むことに時間がかかってしまうことのないように配慮しましょう。

パソコンで横書きにすること

履歴書・職務経歴書の送付状はビジネス文書ですから、パソコンを使って横書きで作成するのが一般的です。
手書きにする場合は、シンプルな便箋に縦書きで書きます。横書きの場合と書き方が変わり、項目の書く位置が変わるので注意しましょう。また、ミスした場合、修正液を使用するのはNGです。もし間違えてしまった場合は、最初から書き直してください。
美しい文字を書ける方は、手書きでも構わないでしょうが、字の美しさに自信がない方や、ミスしないか不安がある方は、パソコンを使って作成するのがおすすめです。

職務経歴書と同じサイズにすること

送付状のサイズは、職務経歴書と同じサイズにしましょう。大抵のビジネス文書はA4サイズに統一されていますので、A4サイズと考えておいてOKです。
書類サイズをそろえて提出すれば、採用担当者も扱いやすくなります。

履歴書を手渡しするなら送付状は不要

履歴書を郵送するのではなく、面接時、採用担当者に手渡しをする場合は、送付状を添える必要はありません。送付状が必要になるのは、対面で書面を渡すことができない場合です。

注意点としては、履歴書を郵送せず手渡しする場合であっても、封筒に入れるということです。封筒の表面には、「応募書類在中」や「履歴書・職務経歴書在中」などと記載してください。文字は赤字で目立つように記載し、定規を使って周りを四角で囲むのがルールです。なお、「応募書類在中」を書く位置ですが、住所や宛名などを縦書きにした場合は封筒の左下に、横書きにした場合は右下になります。
また、面接官に書類を手渡しするときは、「応募書類を提出いたします」「履歴書と職務経歴書を提出いたします」などと伝えるようにしてください。

送付状はビジネスマナーの一環であることを忘れずに

送付状は企業に応募書類を送る際の、挨拶代わりとなる大切なものです。選考に影響するというわけではありませんが、同封することで基本的なビジネスマナーを身に付けている人だと、印象付けることができるでしょう。ご紹介した、送付状の書き方・送り方のルールを把握して、転職活動を有利に進めていきましょう。

送付状の作成方法など不安がある方は、ぜひマイナビエージェントにご相談ください。担当のキャリアアドバイザーが、送付状を含む応募書類の添削を行うなど、アドバイスさせていただきます。 求職者の皆様の転職活動を全面的にサポートさせていただきますので、ぜひご活用ください。

この記事の監修者


この記事の監修者

長濱 啓太

株式会社マイナビ所属。転職エージェント歴11年。IT業界・コンサルティング業界を中心に担当した後、現在は製造業を担当。多くの求職者様・企業様をご支援してきた経験を生かし、転職活動成功に向けたアドバイスを行っています。

株式会社マイナビ所属。転職エージェント歴11年。IT業界・コンサルティング業界を中心に担当した後、現在は製造業を担当。多くの求職者様・企業様をご支援してきた経験を生かし、転職活動成功に向けたアドバイスを行っています。

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