履歴書・職務経歴書を郵送する際に必要な送付状の正しい書き方|求人・転職エージェント

履歴書の書き方

第一印象から好感を持たれる履歴書の書き方を伝授いたします

履歴書・職務経歴書の送付状を
正しく書いて、
ビジネスマナーを
アピールしよう

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履歴書・職務経歴書を企業に郵送する際には、「送付状」や「添え状」と呼ばれる書類を添えることがマナーとなっています。ですが、送付状は書き慣れていないと、何を書いたら良いのかわからないのではないでしょうか。

送付状は、履歴書・職務経歴書とともに第一印象を決める大事な書類であり、決して手を抜けない書類です。ここでは、送付状の役割や書き方、書く際の注意点についてまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

送付状の役割

そもそも、なぜ履歴書・職務経歴書を送る際に送付状を同封する必要があるのでしょうか。送付状には次の3つの役割があります。

・挨拶
本来、物の受け渡しは本人や使いの者が直接出向き、対面で挨拶をしての手渡しが基本でした。送付状は、「本来対面で行うべき挨拶」の代わりという意味があります。

・送った内容を明確にする
送付状は「いつ、誰が、誰に、何を、どれだけ、何の目的で」送ったかという概要を記した物です。送付状をつけることで、受け取り側が送付物の内容を知ることになりますし、送り側も入れ忘れや紛失などのトラブルを防げます。

・ビジネスマナーを身に付けていることのアピール
上記2つの理由から、現在の日本では履歴書や職務経歴書を送る際に送付状を添付することは「ビジネスマナー」として定着しています。そのため、正しく書かれた送付状を添付することは、ビジネスマナーをきちんと身に付けていることをアピールすることにつながります。

このような役割を担う送付状は、合否に大きな影響を与えるものではありません。しかし、「この方は意欲が高そうだ」「この方はしっかりしていそうだな」など、採用担当者が抱く応募者への印象には影響します。

これは、応募者から見れば、アピールのチャンスといえるでしょう。だからこそ、送付状も気を抜かずしっかり書く必要があるのです。

送付状に書く内容と書き方

前述したように、送付状は「いつ、誰が、誰に、何を、どれだけ、何の目的で」送ったかを簡潔にまとめて書くことがポイントです。

基本的にはパソコンを使い、A4サイズの紙に横書きで作成し印刷して添付します。もちろん、手書きでも構いませんが、きれいな字ではない場合、マイナスの印象を与えかねませんので注意しましょう。

送付状に書くべき内容は以下のとおりです。

・日付
最上行に右寄せで入れます。和暦・西暦どちらの表記でも構いませんが、履歴書や職務経歴書と統一します。

・宛名
日付の次の行に、少しフォントを大きくして左寄せで書きます。会社名、部署名、担当者名を正式名称で記載しましょう。敬称は、個人が宛名の場合は「様」、部署が宛名の場合は「御中」とします。担当者の名前が不明の場合は「~課 採用ご担当者様」と書いても構いません。

・自分の連絡先
宛名から1、2行下げて、右寄せで書きます。郵便番号、住所、電話番号、氏名、メールアドレスを、改行しながらコンパクトにまとめます。

・タイトル
自分の連絡先から1、2行下げて、中央に「応募書類の送付につきまして」などと書き、送付内容が一目でわかるようにします。

・時候の挨拶
本文はまず「拝啓」で書き出し、冒頭に「新涼の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など、一言挨拶を入れます(新涼は8月下旬~9月初旬の挨拶)。

・応募書類を送付したことを伝える一文
2文目は「この度、◯◯にて貴社の採用情報を拝見し、下記の応募書類を送らせて頂きました」など、送った書類を明記します。なお、送付書類の具体的内容は、最後に「記」として箇条書きで書くとスマートです。

・志望動機やアピールポイントを簡潔にまとめる
履歴書・職務経歴書に書いた志望動機や自己PRを補いたい場合は、志望動機やアピールポイントを強調する一文を入れても構いません。

・結びの挨拶
最後は「ぜひご検討頂き、面接の機会を頂けましたら幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます」などと結び、改行して右詰めで「敬具」と記載します。

送付状を書く際に注意すること

送付状はビジネスマナーの一環であり、書き方には前述したような「型」があります。この型を守ることが「ビジネスマナーを理解している」というアピールになります。まずは型を守り、礼儀正しさ、丁寧さを意識して書くことが送付状を書く際の原則です。

その原則を守った上で、採用担当者にもう一歩アピールするために、送付状本文に志望動機やスキル、経験などを盛り込むことはマナー違反ではありません。

ただし、評価する採用担当者がいる一方、「履歴書や職務経歴書を見ればわかることだから余計なこと」と判断する採用担当者もいますので、一概に良い方法ともいえません。ですから、アピールする場合は、2~3行以内で簡潔にまとめることを心掛けましょう。

送付状はビジネスマナーの一環であることを忘れずに

送付状は個性を出す場ではなく、ビジネスマナーに則った読みやすい書類であることが何より評価のポイントになります。正しいマナーを身に付けて、転職活動を有利に進めていきましょう。

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