履歴書を郵送する際に「送付状は本当に必要か」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。履歴書を送るときは送付状を同封するのが一般的ですが、送付状の要否は履歴書の送り方によって異なるため注意が必要です。

この記事では、履歴書を郵送する場合とメールで送る場合、面接に持参する場合に分けて、送付状の要否を紹介します。送付状の書き方もチェックしましょう。

履歴書の送付状が果たす役割とは？

採用担当者と対面できない郵送という場面において、送付状は重要な役割を果たします。履歴書に添える送付状の役割を理解すると、必要性の判断や作成時のポイントも見えてくるでしょう。ここでは、履歴書に同封する送付状の役割について解説します。

関連記事

履歴書の修正はNG？書き間違えないようにするためのポイント

あいさつを伝える

履歴書に添える送付状が果たす役割のひとつは、企業へのあいさつ状です。郵送では採用担当者と直接顔を合わせられないため、書面での第一印象が応募者の印象を左右します。

頭語や時候のあいさつを送付状に添えることで、ビジネスパーソンとしての礼儀をわきまえた姿勢が伝わるでしょう。応募書類を送付するだけでは伝えられない丁寧さを補う1枚といえます。

何を送付したかを伝える

送付状の別の役割は、同封した書類の名称と枚数を伝える目録としての機能です。記書きに「履歴書1枚」「職務経歴書1枚」といったように書くと、採用担当者は開封時に中身を照合でき、同封漏れや枚数違いを確認できます。

多くの応募書類を扱う採用現場では、目録があることで確認作業の負担を軽減できます。書類を確認する企業側担当者の負担を軽減するのも、応募者ができる気遣いのひとつといえるでしょう。

簡潔なメッセージを伝える

送付状には、応募動機や自己PRを一言添えるメッセージ機能もあります。ただし、送付状にこれらを詳しく書くのはNGで、2行〜3行程度の簡潔な文章にとどめるのが基本です。

たとえば、「前職の営業経験を貴社で活かしたい」といった一文を添えるだけで、人柄や経験を伝えるきっかけになります。詳細な説明は履歴書や職務経歴書の役割で、送付状は興味を持ってもらうきっかけになれば十分です。

履歴書の送付状は必要？基本の考え方

履歴書を郵送する際は、送付状を同封するのがビジネス文書における基本マナーです。送付状には「誰が誰に何を送ったか」を明記し、対面できない相手へのあいさつを書面で伝える役割があります。

履歴書もビジネス文書のひとつです。送付状を添えることで、丁寧な印象を与えられるでしょう。書類だけを送りつけるのではなく、あいさつから入る姿勢が社会人としての信頼感につながる可能性があります。

ただし、送付状はすべての応募方法で必須なわけではありません。状況によっては不要な場合もあるため、事前に確認しましょう。

関連記事

履歴書の送り方は採用に影響する？郵送のマナーから封筒の書き方まで徹底解説

送付状の要否を応募方法別に紹介

履歴書の送付状が必要かどうかは、応募方法によって異なります。一般的に広く用いられる応募書類の提出方法は、郵送・持参・メール・Webフォームの4種類です。それぞれ書類をやりとりする形が異なり、送付状に求められる役割にも違いが生じます。送付状が必要か正しく判断するためにも、応募方法ごとに判断基準を確認しましょう。

【必要】郵送で応募する場合

郵送で応募する場合、送付状を同封するのがビジネス文書のやり取りにおけるマナーです。

同封する際は、送付状を一番上にして履歴書、職務経歴書の順に重ね、クリアファイルに書類一式をまとめます。この順序を守ると、担当者は最初に差出人と用件を把握でき、中身を取り出す手間もかかりません。

監修者からのコメント

山田 圭佑

送付状に同封した書類の種類や枚数を一覧にして記入するのと同様に、郵送物を見やすい順番でクリアファイルに封入するのも、相手が確認しやすくなる工夫のひとつです。決められたビジネスマナーを守るというよりは、相手の立場に立って細やかな配慮をするというイメージで準備をしていきましょう。

【不要】面接に持参する場合

面接に履歴書を持参する場合、基本的に送付状は必要ありません。送付状は対面であいさつができないときに、あいさつ代わりに同封する書類であるためです。

採用担当者と直接顔を合わせられる場面では、対面時に「本日はよろしくお願いいたします。履歴書をお持ちしました」と一言添えれば十分に礼儀は伝わります。

汚損・破損を防ぐため、履歴書や職務経歴書などの応募書類はクリアファイルに入れて持参しましょう。採用担当者に提示するときは、クリアファイルから取り出して渡します。

【不要】メール添付で送る場合

メールで履歴書を送付する場合も、基本的に送付状は必要ありません。郵送とは異なり、メールの本文があいさつ状と送付内容を伝える役割を果たすためです。

件名には氏名と用件を明記し、本文冒頭であいさつと応募の経緯、添付書類の内訳を簡潔に記載すると、採用担当者はメール本文を読めば中身を把握できます。履歴書や職務経歴書は分かりやすいファイル名にすると、ほかの応募者のデータに紛れず管理しやすいでしょう。

関連記事

履歴書をメールで送る際のマナーと注意点｜ケース別に例文付きで解説

【不要】Webサイト上で応募する場合

就職・転職サイトの応募フォームから応募する場合も、基本的に送付状は不要です。フォーム自体が氏名や連絡先、志望動機などの入力欄を備えていて、あいさつと応募情報を伝える役割を兼ねているためです。

ただし、応募フォームが応募受付のみに用いられている場合があります。履歴書や職務経歴書といった書類を後日郵送で提出するときは、郵送時のマナーにしたがって送付状を同封しましょう。

送付状の要否は、応募書類の提出方法と企業からの指示によって判断します。一般的には、郵送では送付状を同封し、メールやWebフォームでは別途送付状を用意しません。ただし、企業から提出方法や送付状に関する指定がある場合は、指定に従いましょう。

履歴書の送付状の書き方とポイント

送付状を作成するときに、用紙サイズの選び方を間違えたり、書かなくてはならない内容が抜けていたりすると、かえって悪い印象を持たれかねません。送付状を作成するときは、以下で紹介する基本的な書き方やルールを押さえることが重要です。

A4用紙1枚に収める

履歴書に添える送付状は、A4用紙1枚に収めるのが基本です。送付状はあくまであいさつ状や目録で、詳細な情報を伝えるものではありません。

2枚以上になると要点がぼやけ、採用担当者が読む手間も増えます。「あいさつ」「送付書類の一覧」「簡潔な一言」を中心にまとめ、十分な余白を確保して読みやすい1枚に仕上げましょう。

PCで作成する

履歴書に添える送付状は、パソコンを使って作成するのが一般的です。用紙サイズはA4に設定し、横書きで作成します。フォントは明朝体やゴシック体など、読みやすいものを選びましょう。通常のビジネス文書と同様のレイアウト・フォントにすることで、採用担当者にとって読みやすい書類に仕上がります。

ただし、手書きの送付状もNGではありません。手書きの場合、横罫の便箋と消えない黒ボールペンを使用し、丁寧に書きましょう。

頭語や時候のあいさつを記入する

送付状の冒頭には、頭語や時候のあいさつを記入しましょう。時候のあいさつは定型表現を使用しても構いません。

ただし、時候のあいさつは季節に合わせて選ぶ必要があります。何を選んだら良いか迷う方や不安な方は、季節を問わずに使用できる「時下」を使うのがおすすめです。

【例文】 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

箇条書きで同封する書類と枚数について記入する

頭語や時候のあいさつを記入したら、採用試験に応募する旨を簡単に記載します。その後、1行空けて、同封書類と枚数を箇条書きで明記しましょう。書類の種類ごとに改行し、頭をそろえて書くと読みやすくなります。

記入例としては、「1. 履歴書 1枚」「2. 職務経歴書 2枚」といった形です。数字は算用数字を使用します。なお、送付状自体は同封書類の一覧に含めず、履歴書や職務経歴書など、送付状以外の書類を記載します。

主文を記入する

同封書類の概要を記入したら、1行空けて主文を記入します。送付状の主文には、応募書類を送付する目的や応募の経緯、選考をお願いする旨を簡潔に記載します。必要に応じて、応募職種に関連する経験や強みを一言添えてもよいでしょう。

ただし、自己PRを詳しく書く必要はありません。具体的な経験や実績は、履歴書や職務経歴書に記載しましょう。

結びのあいさつと結語を記入する

主文を記入したら、1行空けて結びのあいさつと結語を記入します。結びのあいさつは、以下の例文そのままで構いません。

結語は結びのあいさつを記入した次の行の右下（右寄せ）に記入しましょう。頭語と結語は「拝啓」と「敬具」、「謹啓」と「謹言」（または「謹白」）というように組み合わせが決まっています。迷う場合は「拝啓」と「敬具」の組み合わせを使用すれば問題ないでしょう。

日付・氏名・宛名を記入する

日付・氏名・宛名などの基本情報は、送付状の上部に記載するのが一般的です。書式によって配置は異なりますが、日付は作成日または発送日、氏名はフルネーム、宛名は企業名・部署名・担当者名を正確に記入しましょう。

関連記事

【サンプルあり】履歴書郵送時の送付状（添え状）の書き方！作成時の注意点やポイントもあわせて紹介

履歴書の送付状におけるNGな書き方

ここでは、履歴書の送付状におけるNGな書き方を紹介します。印象を少しでもよくしようと、ミスのないように努力した結果、NGな書き方になるケースも少なくありません。努力を無駄にしないためにも、送付状を書き始める前に確認しましょう。

定型文だけで内容を終える

Webサイトや本で見た定型文や例文をそのまま書き写しただけの送付状は避けましょう。特に主文となる自己PR文をそのまま使用すると、手抜きと捉えられかねません。

前職での経験や習得したスキルは、あなただけのものです。文章を考えるのが苦手でも定型文をアレンジし、オリジナリティと熱意を感じさせる内容に仕上げましょう。

熱意を長々とアピールする

たとえオリジナリティと熱意を感じさせる内容でも、主文で長々とアピールするとマイナスな印象を与えます。主文は要点だけを記入して、3行～4行以内に収めるのが無難です。

送付状は、あくまで「よろしくお願いします」という言葉を直接伝えられない代わりに送るあいさつ状と考えましょう。

2枚以上にわたって書く

送付状はA4用紙1枚にまとめましょう。あいさつやほかの書類の案内をする送付状が複数枚あると、分かりにくくなるためです。

どうしても1枚にまとめきれないときは、文章や文字サイズを調整します。ただし、文字サイズを小さくしすぎて見づらくなることは避けましょう。文字サイズ・レイアウトともに、読みやすさを優先することが大切です。

履歴書の内容を長々と補足する

転職回数の多さや在籍期間の短さなど、経歴に関する説明を送付状に記入するのは避けましょう。送付状は応募書類を送る目的を伝えるための書類で、経歴の詳細な説明には適していません。

親の介護や病気、けがなど、経歴について補足が必要な場合、履歴書や職務経歴書に事実を簡潔に記載し、必要に応じて面接で説明しましょう。事情を説明する際は、個人的な情報を必要以上に詳しく書かないことも大切です。

監修者からのコメント

山田 圭佑

履歴書に書ききれなかった職務内容や実績を補足するのは、主に「職務経歴書」の役割です。

送付状、履歴書、職務経歴書のそれぞれの役割をしっかり意識し、目的に応じて使い分けることが大切です。

希望条件について記入する

送付状にあいさつと同封書類の案内以外の内容を記入することは、基本的にマナー違反です。希望条件の記入は特に避けましょう。あいさつ状でもある送付状で希望条件を並べるのは、礼儀に欠ける行動です。譲れない希望条件があれば、履歴書の本人希望欄を利用しましょう。

関連記事

履歴書の本人希望欄の書き方は？基本マナーや気をつけるべきポイントについて解説

履歴書の送付状の基本構成とテンプレート

履歴書の送付状を作成しようとしたときに、どのようなことを書けばよいか迷う方も少なくありません。日付・宛先・署名といった基本項目に加え、頭語や時候のあいさつ、同封書類を示す記書き、結語まで一定の形式があります。ここでは、郵送する場合とメールで送付する場合に分けて、送付状や本文のテンプレートを紹介します。

履歴書を郵送する場合の送付状

送付状のレイアウトにはいくつかの形式があります。以下では、日付・差出人情報を上部に記載し、宛名や本文を続ける形式の例を紹介します。企業名や部署名、担当者名は、応募先の情報に合わせて記入しましょう。

宛名・日付・署名といった基本情報を正確に記載したうえで、本文は数行にとどめることを意識しましょう。頭語を「拝啓」にした場合、結びの言葉は対になる「敬具」を使うのが基本です。

履歴書をメールで送付する場合の本文

履歴書をメールで送る場合、郵送のような独立した送付状は用意しません。その代わり、メール本文があいさつと書類目録の役割を兼ねます。件名には氏名と用件を入れ、採用担当者が一目で内容を判断できるようにします。

本文には宛先、あいさつ、添付書類の案内、結びの一文、署名を順に記載します。件名は名前と用件を簡潔にまとめることが基本です。郵送の送付状と同様、長い文章は避けましょう。採用担当者が読みやすいように、適切に改行することも重要です。

履歴書の送付・応募で迷ったらマイナビ転職エージェントに相談を

転職活動を進めていると、送付状の書き方や応募書類の作り方で迷う場面は少なくありません。マイナビ転職エージェントでは、各業界の転職市場に精通した専任のキャリアアドバイザーが応募書類の添削や面接対策で転職活動をサポートします。

自己流で作成した応募書類は、伝えたいアピールポイントが十分に伝わらない場合もあります。提出前に第三者の視点でチェックしてもらうと、自分では気づきにくい改善点が見えることもあるでしょう。

非公開求人を含む豊富な求人情報の中から希望条件に合う企業を紹介してもらえる点も、転職活動を効率化しつつ、自分に合った転職先を選ぶうえで大きなメリットです。

書類作成から選考対策まで一貫して相談できる環境を整えているため、ぜひマイナビ転職エージェントをご活用ください。

まとめ

送付状はあいさつ状としての役割に加えて、同封した応募書類の内容を伝える役割も果たします。郵送で応募書類を提出する場合、同封するのが基本です。ただし、面接持参やメール添付、Web応募では、送付状の要否や形式が異なる点に注意しましょう。送付状はA4用紙1枚に収め、簡潔にまとめることが大切です。

送付状や応募書類の書き方に迷っている方は、マイナビ転職エージェントにご相談ください。マイナビ転職エージェントでは、経験豊富なキャリアアドバイザーが応募書類の添削を含めて転職活動をサポートします。

• 履歴書について
• 【決定版】履歴書の書き方マニュアル｜テンプレートのダウンロード
• 職務経歴書について
• 職務経歴書の書き方マニュアル｜【職種別】テンプレートのダウンロード
• 面接について
• 面接で抑えておくべき基本マナー｜転職の面接対策完全ガイド
• 自己PRについて
• 【自己PR完全ガイド】例文集・書き方や面接での伝え方