【はじめて転職】職務経歴書の書き方！簡単な作成方法やコツ・例文を紹介｜求人・転職エージェント
更新日：2024/05/15
【はじめて転職】職務経歴書の書き方！簡単な作成方法やコツ・例文を紹介
この記事のまとめ
- 職務経歴書は自分のスキルや経験の詳細をまとめ、応募先企業に対して自分が活躍できる人材であることをアピールする書類。
- 職務経歴書を簡単に作成するコツは、事前にこれまでのキャリアや習得したスキルや資格を可視化し、何をどのようにアピールすると効果的かを考えること。
- 職務経歴書の書き方を理解したうえで選考に臨めば、より転職成功率を上げることが可能。
多くの企業では、書類選考の段階で応募者に職務経歴書の提出を求めるケースが一般的です。職務経歴書に記載してある内容から、応募者のスキルや経験を詳しく把握することが主な理由です。
しかし転職活動にはじめて取り組んでおり、職務経歴書をどのように書けばよいのかが分からずに悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、職務経歴書の書き方やできるだけ簡単に作成するコツを紹介します。職務経歴書がどのような目的の書類なのかを知れば、何にフォーカスして書けばよいか判断しやすくなるでしょう。
目次
まずは職務経歴書と履歴書の違いを理解しよう
企業の求人へ応募する際は、履歴書と職務経歴書をセットで提出する形が一般的です。両者はそれぞれ目的が異なる書類であるため、違いを理解して適切に書き分ける必要があります。ここでは、履歴書と職務経歴書が何を目的とした書類なのか、選考担当者がどこに注目しているのかを見ていきましょう。
【履歴書】学歴・職歴・資格などを簡潔に紹介する書類
応募者の基本的なプロフィールを簡単にまとめた書類が履歴書です。履歴書には基本的なテンプレートがあるため、それにしたがって必要事項を記載していけば完成します。
氏名や連絡先といった個人情報に加えて、学歴や簡単な職歴、保有資格を簡潔に記載します。志望動機や自己PR欄は、それぞれ150文字～200文字程度にまとめて記載しましょう。
履歴書の主な役割は、応募者の基本情報を伝えることです。そのため、職歴やスキル・経験を具体的に記すことはありません。
【職務経歴書】具体的な経験・スキル・実績をアピールする書類
職務経歴書は、応募者がこれまでに担当した業務内容や習得したスキル、実績を詳しく伝える目的で作成する書類です。選考担当者は応募者が自社で活躍できるレベルのスキルを有しているかを知りたいと考えているため、重要度が高い書類といえるでしょう。
職務経歴書を作成するときは、在籍していた企業や担当していた具体的な職種、上げた実績などを詳しく記載します。できるだけ数値化して記載するなど、説得力がある仕方で自分の経験やスキルをアピールしましょう。
職務経歴書の書き方｜簡単に作成する手順
職務経歴書は、履歴書のように項目を埋めていくだけでは完成しません。伝えたい情報を過不足なく盛り込み、効果的な書類に仕上げるには事前に準備することが大切です。ここでは、職務経歴書を簡単に作成するための正しい手順を見てみましょう。
1.フォーマットをダウンロード
職務経歴書に決まったテンプレートはないものの、検索すれば多数のフォーマットがヒットします。まずはいくつかのフォーマットをチェックし、自分に合ったものを選びましょう。代表的な職務経歴書のフォーマットには、以下の3種類があります。
- 編年体式
- 逆編年体式
- キャリア式
編年体式とは、過去から現在までの職務経験を順に記載するフォーマットです。逆編年体式は、その名前のとおり直近の職歴を先に紹介し、過去へさかのぼって順番に記載します。一般的には編年体式を使用しますが、直近の職務経験が特に強みとなる場合は、逆編年体式を使用するとよいでしょう。
キャリア式とは、職務内容ごとに経験を記載する形式です。さまざまな業界や職種での職務経験がある場合に適しています。
どのフォーマットを選べばよいか判断できない方は、マイナビエージェントの「職務経歴書自動作成ツール」をご活用ください。このツールでは表示される指示にしたがって必要項目を入力するだけで、簡単に職務経歴書を作成できます。完成した職務経歴書はPDFとしてダウンロードでき、そのままメールなどで提出できます。項目ごとに記入例や作成のポイントもあるため、転職がはじめての方にもおすすめです。
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また以下の記事では職種ごとの職務経歴書のフォーマットをダウンロードできます。併せてお役立てください。
2.職務経歴書の基本項目の把握
自分に合ったフォーマットをダウンロードできたら、今度は「職務経歴書に記載する項目」を把握しましょう。職務経歴書に最低限必要な基本項目は以下の6つです。
- 記入年月日、氏名
- 在籍企業の基本情報
- 職歴の要約
- 職歴の詳細
- 資格、スキル
- 自己PR
上記は一般的な記載順に並んでいます。職務経歴書において特に重要なのは「職歴の詳細」以下の項目ですが、最初に職歴の要約を簡潔に記入しましょう。詳しい職歴を確認する前に、どのような経歴を持った応募者なのかを把握できるため、続く内容を理解しやすくなります。
ただし、文字数は長くても300文字程度が目安です。各項目は箇条書きで整理し、分かりやすさを重視しましょう。職歴の詳細には担当した業務の具体的な内容や実績・成果、仕事を通じて身につけたスキルや学んだことを記載します。
資格・スキル欄には、応募先企業で役立つものを優先して記載します。自己PRは転職後に活かせるスキルや将来のキャリアプラン、キャリアプランを実現するために注力したいことを記載します。
3.見本を参考に記入
はじめての転職では、何も書かれていない職務経歴書のテンプレートを見て職歴をまとめることは難しいでしょう。そのため、まずはWebや書籍で職務経歴書の見本を確認し、書き方やレイアウトを確認することをおすすめします。
ただし、見本にするのはあくまでも書き方やレイアウトまでです。アピール内容までそのまま書き写しては、オリジナリティがなく、選考担当者の印象に残りにくくなります。自分の言葉で文章をまとめるようにしましょう。
4.提出前にセルフチェック
職務経歴書を書き終えたら、提出前にセルフチェックします。主なチェックポイントは以下のとおりです。
- 誤字・脱字はないか
- 空白になっている箇所はないか
- 読みやすく分かりやすい文章かつレイアウトになっているか
- 書類としての体裁は整っているか（A4サイズ、横書き、枚数は1枚〜2枚ほど、メール送付ならPDFファイル）
書き上げた後に一度見直すだけでなく、1日程度空けてから再度見直すとより間違いを発見しやすくなるでしょう。複数回見直すのが、ヒューマンエラーを予防するコツです。
職務経歴書の書き方｜完成度を高めるコツ
よい職務経歴書とは誰が読んでも分かりやすく、かつ応募先企業に合わせて作成されたものです。ただ基本ルールや見本どおりに作成しただけでは、職務経歴書の完成度は低くなります。自分をより魅力的にアピールするためにも、以下で紹介するコツを押さえて書類選考を通過しやすい職務経歴書に仕上げましょう。
自己分析や資格・経験の棚卸しをしておく
職務経歴書は履歴書とは異なり、事実を淡々と書くだけでは採用担当者の目に留まりません。より効果的なものに仕上げるには、自分の過去の経験や強みが応募先企業でどのように活かせるかを把握しておく必要があります。そのために、まずはキャリアの振り返りやこれまでの経験や実績・資格の整理からはじめましょう。
手書きとパソコンを使い分ける
職務経歴書の作成は手書き、パソコンのどちらでも基本は問題ありません。パソコンの文字を見慣れた採用担当者にとっては、手書きの職務経歴書は目に留まりやすい場合もあります。
ただし、一般的に職務経歴書はパソコンで作成するものとされています。手書きに比べて体裁を整えやすく、読みやすいものに仕上げられるため、特別な事情がなければパソコンで作成しましょう。間違えたときに修正しやすく、効率的に作成できるのもメリットです。分量はA4用紙2枚以内にまとめるのが基本です。
読みやすい構成・文章にする
職務経歴書は履歴書よりも詳細な内容を記す都合上、文章量が増えます。伝わりやすさを考えると、読みやすい構成・文章にすることが大切です。
- 【構成】「結論⇒補足」の順序を守る
- 【文章】1文をなるべく短く簡潔にする。不要な修飾語や接続詞は省く
上記を意識することに加えて、箇条書きでまとめたり見出しを適宜作成して強調したりといった工夫も大切です。「自分が選考担当者だったら読みやすいと思うだろうか」と考えながら作成するとよいでしょう。
企業が求める人物像を意識して作成する
職務経歴書は、ただ職歴の詳細をまとめればよいものではありません。採用担当者が魅力的に感じる内容に仕上げることを意識しましょう。
魅力的な職務経歴書とは、企業が求める人物像に自分が当てはまっていることを伝えられるものです。そのため職務経歴書を作成する前には、応募先企業のコーポレートサイトでビジネススタイルやビジョンなどを確認して企業理解を深めましょう。
働く姿を採用担当者がイメージできるようにする
「この人物なら企業に貢献してくれるだろう」と採用担当者が感じるのは、応募者が働く姿を明確にイメージできたときです。
そのためには、具体的かつオリジナリティのある職務経歴書に仕上げる必要があります。淡々と職歴を述べるのではなく、実績を数値化して記載したり具体的なエピソードを盛り込んだりするとよいでしょう。
職務経歴書でつまずくポイントとは？
職務経歴書は、基本的な書き方を押さえれば比較的簡単に作成できます。しかし、自己PRがしづらい職歴であったり実績が少なかったりする場合、「難しい」「書けない」と悩むこともあるでしょう。ここでは、職務経歴書の作成でつまずきやすいポイントと対策方法についてご紹介します。
働いていない期間がある
職務経歴書では、原則としてすべての職歴を記載します。そのため離職期間が長い部分があると、採用において不利になるのではないかと恐れて手が止まることもあるでしょう。該当する場合、離職期間をいかに有意義に利用したかをアピールするのがおすすめです。
一例として、離職期間は資格取得のための勉強をしていたことを自己PRの項目に記載し、さらに応募先企業でどのように役立つかを伝えられればアピールにつながります。
職務経歴書に書けるほどの職歴がない
勤続期間が短い場合やアルバイトやパートといった正社員以外の職歴しかない場合、「自己PRにならないのではないか」と危惧することもあるでしょう。しかし、それらも職歴に変わりはありません。
採用担当者から好印象を持たれるように書き方を工夫すれば、立派な職務経歴書が完成します。応募先企業の業務内容に絡めてアピールできるよう心掛けましょう。
たとえば接客業のアルバイトから営業への転職の場合、「接客時のコミュニケーションにおいて重視していたポイントはどのようなものか」「常連客獲得の努力をしていたか」といった点を効果的にアピールしましょう。
アピールの仕方が分からない
文章を考えるのが苦手でどうしても見本と同じような仕上がりになり、「これではほかの応募者に勝てない」と自信をなくす方もいるでしょう。
効果的なアピール方法が分からない場合は、自己PRに具体性を持たせることを意識する点がポイントです。実績を一度書き出してみると作成しやすくなるためおすすめです。できるだけ数値化すると明確にイメージでき、より具体性や説得力が増します。
数値化できない業務であれば、上司や同僚からどのような評価を受けていたか、どのような努力が実績につながったかにフォーカスしましょう。アピールの仕方で悩んでいる場合は、次の見出しで紹介する自己PR別の職務経歴書の書き方のコツと例文を参考にしてみてください。
【項目別】職務経歴書の基本的な書き方
より具体的に職務経歴書の書き方をイメージするために、以下で項目別に詳しく記載したい内容と書き方のポイントを紹介します。記載内容について事前に確認しておけば、スムーズに作成を進められるでしょう。万が一作成途中で書くことが分からなくなったときも、ぜひチェックしてみることをおすすめします。
在籍していた企業の基本情報
各企業での経験を記すときは、冒頭に企業の基本情報を箇条書きでまとめるのが基本です。基本情報として記載する内容の例には、以下があります。
- 企業の名称
- 資本金の金額
- 従業員数
- 雇用形態
- 事業内容
上記の情報は日頃から気にするものではなく、覚えていないケースも多いでしょう。間違った情報を記さないためにも、コーポレートサイトで正確な情報を仕入れてから記載することが大切です。
職務内容の要約
職務経歴書の冒頭には、これまでのキャリアを総括して職務要約を記します。職務要約は、担当した業務とその経験、習得したスキルを数行でまとめた部分です。職務経歴書は文章量が多い書類であるため、ここで「詳細を知りたい」と思わせる必要があります。
できるだけ簡潔にアピールするため、担当した業務とその実績を端的に記しましょう。事実のみを簡潔に記し、自己PRに書くような内容を含めないのが基本です。実績の数値化は具体性を高めることにつながるため、職務要約を記すときにも意識するとよいでしょう。
転職後に活かせるスキル
職務内容の詳細を記し終わったら、続いて習得したスキルに言及します。転職先の業務で活かせるスキルにフォーカスして記すことを意識しましょう。
建設業への転職を考えているのであれば、関連する資格や扱ったことがある工法を記すとどのような人材かイメージさせやすくなります。ITエンジニアを目指す方は、扱えるプログラミング言語の種類や使用経験があるクラウドサービスなどに言及すると効果的です。
応募先企業で評価されそうなスキルが何かを考え、どのような内容に仕上げたら好印象を与えられるかを考えましょう。
自己PR
職務経歴書の最後に自己PRの項目を設け、自分がどのように活躍したいと思っているのかを伝えることも大切です。習得したスキルを応募先企業でどのように発揮したいと考えているのか、将来のキャリアプランをどのように思い描いているのかを伝えましょう。
自己PRに記した内容が応募先企業の事業内容やビジョンに添っていれば、選考担当者は「自社で活躍してくれそうな人材である」と判断しやすくなります。思い描いているキャリアプランを実現するには応募先企業が最適であることをアピールしましょう。
【自己PR別】職務経歴書の書き方のコツや例文
ここからは、より効果的な職務経歴書に仕上げるための書き方のコツを例文とともに紹介します。職務経歴書の中でも、オリジナリティを出しやすいのが自己PRです。自己PRの書き方に迷ったときは、ぜひ参考にしてみてください。
向上心の高さをアピールしたい場合
自己PRでは自分の強みを挙げつつ、強みを発揮できたエピソードを具体的に伝えると効果的です。加えて、自分の強みが応募先企業でどのように活かせるかを述べるとよいでしょう。
【例文】
私は、向上心の高さが自分の強みであると考えています。○○株式会社で営業成績トップを取り続けられたのも、この向上心があってこそのものです。
取引を重ねるたび、「前回よりも満足度が高い」と顧客に思ってもらえるように、顧客理解と商品理解に尽くしてきました。何度も製作現場へ足を運んだり、不明点がないように質問したりといった努力を重ねることで、その特性を理解し、効果的なプレゼンができたと自負しております。今後もこの向上心を活かし、貴社の売り上げおよび顧客満足度の向上に貢献していきたいと考えています。
向上心を伝えたい場合の伝え方のポイントは、以下の記事も参考にしてみてください。
責任感の強さをアピールしたい場合
仕事において責任感の強さは大切です。責任感が強ければ自分の仕事に最後まで粘り強く取り組み、結果を残せます。責任感の強さをアピールできれば、「この人であれば自社の仕事と真剣に向き合って働いてくれそうだ」と感じてもらえます。
【例文】
私の長所は、責任感の強さです。クレーム案件を引き継いだ際には、過去のやりとりを確認したうえで問題点と解決策を整理し、誠心誠意謝罪を行うだけでなく、解決策を提示しました。結果、お客様の信頼を取り戻せました。
今後も責任感を持ってお客様と向き合い、ご要望の実現をお手伝いしながら実績を上げていきたいと考えております。
責任感の強さを伝えたい場合のポイントは、以下の記事も参考にしてみてください。
行動力をアピールしたい場合
目標を達成するために必要な道筋を自分自身で考え実行することが、企業から評価される行動力です。行動力をアピールしたい場合には、自分本位や無謀な挑戦だと思われないように注意しましょう。
【例文】
私の強みは、周りと協力して目標達成のために行動できる点です。
前職の飲食店で店長を任されていた際、人気のチェーン店が近隣にできたことで売り上げが落ちてしまいました。そこで、毎月の売上目標をスタッフに周知し、目標達成のためにできるアイデアを募りました。良い意見はすぐに取り入れて実行し、半年後の売り上げはチェーン店が出店する前と比較して1.2倍になりました。
また、目標達成に向けて意見を言い合える雰囲気作りや新たな取り組みを行ったことで、スタッフの団結力も生まれました。この経験を活かし、貴社でも目標達成のための行動を計画立て、周囲の人と協力しながら結果を出していきたいと考えています。
計画性をアピールしたい場合
計画性をアピールする場合は、計画を立てる能力と結果をセットで伝えましょう。目標を達成するためにどのような計画を立てて実行したのか、その行動がどのような結果につながったのかにフォーカスします。成功事例を具体的なエピソードを交えて伝えるのがコツです。
【例文】
私は、決められた期間で成果を出すために計画立てて行動することが得意と自負しております。前職で法人営業の新規開拓を担当しており、入社1年目の目標は70件の新規開拓でした。初めての業務も多く最初は苦戦しましたが、営業リストを作成し得意先の状況を把握することに注力しました。把握した情報に基づいて営業戦略を立て、案件受注までの進行状況を随時確認しながら業務を遂行しました。
結果的に入社1年目の目標である新規開拓70件を達成できました。入社2年目には提案型営業を取り入れ、90件の新規開拓に成功しました。直近2年は新規開拓数トップで表彰も受けています。貴社でも達成意欲の高さと計画性を活かし、売り上げの向上に貢献していきたいと考えています。
気配りをアピールしたい場合
気配りという言葉は抽象的なため、採用担当者にとってあなたが自社で活躍するイメージと直接結びつきません。そのため、資質や能力を表す具体的なエピソードに言及してアピールする必要があります。
【例文】
私の強みは、関係者の状況を理解したうえで必要な調整を行えることです。
現職では営業のサポート業務に携わっていますが、急ぎの書類提出を求められることが多くあります。そこで、お客様がどのようなタイミングでどの書類が必要になるのかを営業にヒアリングしました。書類のリストの作成に加え、お客様が本当に必要としている内容を精査し、書類のフォーマットも見直しました。
その結果、迅速に提出できる仕組みを作るだけでなく、無駄な作業や紙の削減に成功しました。お客様満足度も向上し、営業の受注率が50％上がりました。この強みを活かし、貴社でも事務職として売り上げの向上に貢献したいと考えています。
気配りを伝えたい場合の伝え方のポイントは以下の記事も参考にしてみてください。
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【職種別】職務経歴書の書き方のコツや例文
ここでは、よい職務経歴書に仕上げるコツや例文を職種別に紹介します。事務職・営業職・IT技術職・接客業の4つについてまとめました。前職や現職が以下で紹介する各職種に当てはまる際は、職務経歴書を作成する際の手がかりとしてご活用ください。
事務職の場合
事務職は一般的に雑務全般を任されるため、さまざまな業務経験を活かせるでしょう。まずはこれまでの業務経験をすべて振り返り、その中から応募先企業の業務内容と共通点がある経験を抜き出します。
転職先の種類を問わずアピールしやすい業務経験の一例は、Microsoft WordやMicrosoft Excelなどといった事務職で欠かせないソフトの使用にまつわるものです。どのソフトで何ができるのかを具体的な知識やスキルが伝わるようにまとめましょう。
【例文】
前職の営業事務では、主に請求書作成と受発注管理を担当していました。すべての仕事において取り掛かる際には納期確認を怠らず、優先順位をつけてスケジュールを管理し、業務に取り組んでいます。
また、ExcelやWordを使用したデータ入力や書類作成などでは、内容を2回確認するように意識しています。この取り組みを始めたことにより、「仕事が正確かつ確実で、納期までに仕上がる」との評価をいただいています。
営業職の場合
営業職は実績を数字で表しやすいため、具体的に自己PRしやすい職種です。ただし、営業とまったく関係ない業界に転職するのであれば、実績そのものには頼れません。どのような努力をしてその数字を出したのかのアピールが重要といえます。
一方で営業職から営業職への転職であれば、実績を示す数字をメインにしつつ、どのような商材を扱ったのかを詳しく記載するのがおすすめです。
【例文】
前職では自動車保険の法人営業部で大手企業や中小企業の法人営業を担当していました。法人向けのWebサービスや商品を販売するための商談を行い、年間契約数を前年比+150%に伸ばし、45億円の売り上げを達成しました。
一律の提案をするのではなく、各企業のニーズや状況を把握し、それぞれの企業ごとに営業戦略を立てることで、上記の実績を達成できました。
IT技術職の場合
IT技術職が同業界内で転職するのであれば、技術レベルを積極的にアピールしましょう。職歴欄では、どのようなプロジェクトでどのような技術を使い何を作り上げたかなど、なるべく具体的に記載します。日進月歩の業界であるため、日々勉強を続けていることもアピールできるとよいでしょう。
IT技術がまったく関係のない職種への転職では、これまでの業務経験を交えながら、慎重さや正確性など仕事に対する姿勢をアピールするのがおすすめです。
【例文】
前職のシステムエンジニアでは、プロジェクトリーダーとしてシステム要件の検討や調整、ベンダーコントロール、エンドユーザーへの説明のためのドキュメント作成などを担当していました。
プロジェクトメンバー最大10名、開発期間15ヵ月の大規模プロジェクトでしたが、提案やプロジェクトマネジメントのノウハウを身につけながらプロジェクトを進めました。
開発途中は工数を削減するためにテストツールの導入を試し、ローンチ前におけるテスト工程の作業効率を18％改善しました。結果として開発は14ヵ月で完了しました。
接客業の場合
接客業には幅広い職種が含まれるため、職務経歴書には業務内容をなるべく詳しく記載しましょう。どのようなサービスや商品を販売していたのか、何人のスタッフで1日にどのくらいの客数を回していたのかなど、採用担当者がイメージしやすいように記載するのがポイントです。
自己PRとしては、応募先企業の業務内容に通じる経験や実績をアピールするとよいでしょう。接客において心掛けていたことや、後輩の教育経験などもアピール材料にできます。
【例文】
前職では店長として店舗マネジメントを行っていました。毎月の売上目標を達成するにはスタッフのモチベーションアップが必要と考え、スタッフからの意見を積極的に取り入れ、実行に移しました。
また、売上目標を達成できた際には朝礼などでスタッフを称賛する機会を設けました。その結果、スタッフの団結力と一人ひとりのモチベーションが上がり、着任前と比較し売り上げが130％アップしました。
職種別の職務経歴書の書き方については、以下記事をご覧ください。
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職務経歴書ができたらマイナビエージェントで添削を！
職務経歴書はコツさえつかめば簡単に作成できますが、盛り込んだほうがよい内容を自分で正しく判断するのは難しいでしょう。職務経歴書の作成に対して客観的なアドバイスがほしいのであれば、ぜひマイナビエージェントにご相談ください。
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まとめ
職務経歴書は自分の経験やスキルを応募先企業にアピールする重要な書類であるものの、決まったテンプレートはなく書くのが難しいと感じるケースがあります。書類選考を通過するためにも、応募先企業が求めている人材要件に自分が合致していることをアピールしましょう。
職務経歴書をどのように書けばよいか分からず悩んでいるなら、早めにマイナビエージェントにご相談ください。
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