【文例付き】転職エージェント経由の面接・内定辞退は可能？伝え方やポイントを解説

転職活動中、面接の機会を得たものの、やむを得ない事情で辞退せざるを得ない状況に直面したことはありませんか。特に転職エージェントを介している場合、辞退の手順や影響に不安を感じる方もいるかもしれません。しかし、適切に対応すれば、転職エージェントとの関係性を損なうことなく、スムーズに辞退が可能です。

本記事では、転職エージェントを通じた面接辞退の正しい手順と注意点を詳しく解説します。

転職エージェント経由の面接は辞退できる？

面接はさまざまな人が関わるため、辞退するのは心苦しく感じるでしょう。特に、転職エージェントを介した面接の場合、今後の求人紹介に悪影響を及ぼすのではないかと不安に感じるかもしれません。ここでは、面接辞退が可能なケースや面接辞退のリスクを紹介します。

面接辞退が可能な状況とその影響

面接の辞退は、状況によっては避けられないことがあります。他社から内定を得たケースや、自身のキャリアプランを再考した結果、希望条件が変わったケースです。しかし、面接辞退は転職エージェントとの関係性に影響を与える可能性があるため、慎重に判断する必要があります。

面接辞退が多いと、転職エージェントからの信頼を失い、良質な求人紹介を受けにくくなるかもしれません。面接辞退を決断する前に、自身のキャリアゴールや希望条件を十分に整理し、転職エージェントと綿密なコミュニケーションを取ることが重要です。

面接辞退が避けられない場合、速やかに転職エージェントに連絡し、誠意を持って対応しましょう。転職エージェントとの良好な関係を維持し、今後の転職活動にも悪影響を及ぼさないよう努めることが大切です。

面接辞退を決断する前に考えたいこと

面接辞退を決断する前に、十分な準備と慎重な検討が必要です。まずは、自身のキャリアゴールと希望条件を明確にし、転職エージェントと共有しましょう。また、企業研究を徹底し、面接前に疑問点を解消することで不要な辞退を避けられる可能性があります。

他社からの内定や家庭の事情など、面接を辞退せざるを得ない状況が発生した場合、速やかに転職エージェントに相談することが重要です。転職エージェントは転職市場の専門家であり、適切なアドバイスを提供してくれるでしょう。

頻繁な辞退は、転職エージェントや企業からの信頼を損なうリスクがあります。面接を安易に受諾せず、真剣に検討してから決断することが大切です。

面接辞退のタイミングと連絡方法

面接辞退の連絡は、企業の準備時間を考慮し、できるだけ早く行うことが重要です。可能であれば、面接日の2日前までにメールで連絡します。前日や当日になってしまった場合、必ず電話で伝えましょう。急な予定変更に対する配慮であり、転職エージェントとの信頼関係を維持するうえで欠かせません。

メールの件名は「面接辞退のご連絡」といった一目で内容が分かるものにし、本文では辞退理由を簡潔に述べ、お詫びと感謝の言葉を添えます。

辞退理由は正直に伝えつつ、企業にネガティブな印象を与えないような配慮が必要です。たとえば、「他社から内定を得た」「自己都合による辞退」などが適切でしょう。このような丁寧な対応が、今後の転職活動においても良好な関係性を築く基盤となります。

面接辞退者によくある辞退理由

面接を辞退する理由として以下が挙げられます。どうしても面接を辞退したい場合、最低限のマナーとして辞退の理由を簡潔に伝えましょう。

• すでに別の会社で内定が決まった
• 採用担当者の対応が好ましくなかった
• 業務の内容やビジョンが異なっていた
• 勤務地や給与など条件の希望が叶わなかった
• ネット上でよくない評判を聞いた
• 家庭の事情などにより転職自体を検討し直した

面接を辞退するリスク

面接を辞退すると、その後のリスクにもつながりかねません。たとえば、せっかくの紹介を辞退したことにより後ろめたさを感じる、信頼を失って今後求人を紹介してもらえなくなるなどです。

面接を断れたとしても、自身の心理的な負担はもちろん、多方面に迷惑がかかることも忘れてはいけません。面接を辞退するなら、なるべく早い段階で連絡を取り、正当な理由を伝えて誠意を見せましょう。将来、理想の職種に転職するためにも、社会人としてのマナーをもって対応するのがおすすめです。

転職の面接辞退をする前に...5つのセオリーを再確認しよう

転職活動中、さまざまな理由で面接の辞退が避けられないこともあるでしょう。企業の面接を辞退する際は、5つのセオリーがあります。転職エージェントとの関係を良好に保つためにも、このセオリーを念頭に置いて、辞退の連絡をしましょう。

1.辞退を決めたら、できるだけ早く連絡する

企業の選考辞退を決めた場合、できる限り早く連絡しましょう。採用担当者は、時間や場所の確保など、事前の準備をしてあなたの来社を待ち望んでいます。選考を辞退する場合は迅速な連絡とお詫びを伝えることが社会人としてのマナーです。

2.余計な言い訳はせず、シンプルな言葉で伝える

メール、電話どちらの場合でも、「面接を辞退したい」という旨を簡潔に伝えましょう。理由を長々と述べたり言い訳したりすると、悪印象につながる恐れがあります。

3.最後まで丁寧・誠実を心掛けて対応する

メールや電話のやりとりは、最後まで「丁寧かつ誠実に」を心掛けましょう。先方には、面接調整をしてくれた感謝と謝罪の意思をはっきり伝えることが大切です。

ほかの内定を受けて辞退する場合は、辞退する企業が同業種である場合が多くあります。狭い世界ですので、悪評など立たぬよう双方気持ちのよい対応が心掛けましょう。

4.基本的にはメール・電話のどちらでもOK

面接辞退の連絡は電話でするのか、メールでも構わないのか悩む方も少なくないようです。基本的には、電話とメールのどちらでも問題がありません。メールのほうが自身の精神的負担や担当者の手間が少ないうえ、文章の形で残せるため、好まれる傾向があります。

ただし、面接日1日～2日前は電話で連絡しましょう。直前のメールだと、担当者がチェックする時間がなかったり、ほかのメールに紛れてしまったりして面接当日までに読んでもらえない恐れがあります。

5.無断で辞退はやめよう

無断で面接を辞退することはやめましょう。社会人としての常識を疑われてしまいます。企業は面接のために人手も時間も割いているため、無断で辞退すれば、それだけ無駄が生じるでしょう。また、あなたが辞退するのであれば、別の応募者に面接の機会が回ってくる場合もあります。

無断で辞退することでさまざまな悪影響を及ぼし、印象も悪くなるため控えましょう。同業種の他社に応募している場合には、悪評が伝わって転職活動に影響を及ぼすことにもなりかねません。できる限りよい印象を残すことが大切です。

【状況別】転職エージェントを通じた面接・内定の辞退の仕方

転職エージェントでは、経験や希望を丁寧にヒアリングし、それぞれに合った企業を紹介してくれます。それでも、転職エージェントの面談や転職エージェントを介した企業との面接を断りたいケースはあるでしょう。後々トラブルが生じたり、関係が悪くなったりしないように、上手に断りの連絡を入れることが大切です。ここでは、ケースごとの断り方の例を紹介します。

一度予約した面談を断りたい場合

〈POINT〉
こちらの都合によって面談の予約を取り消し、日程変更をお願いする場合のメールの文例です。お詫びをしっかりとしたうえで、代わりの日時を複数提案し、相手にこれ以上迷惑をかけないように配慮しましょう。

書類選考の段階で辞退したい場合

〈POINT〉
一度は応募をしたものの、仕事内容が希望どおりではなかったり、転職エージェントの熱意に押されただけであったり、辞退の理由は人それぞれです。どのような事情にせよ、文例のように断るのがベターです。

断りの連絡と一緒に、企業のどこが希望とそぐわなかったのか、自分が求める条件と併せて伝えるとよいでしょう。キャリアアドバイザーと改めて情報共有すれば、以後のミスマッチを減らせます。

企業の面接を辞退したい場合

〈POINT〉
転職エージェントから紹介を受けた企業との面接を辞退すると、キャリアアドバイザーに「面接を設定してもキャンセルされてしまう」という印象を与え、その後のサポートに影響を与えかねないため注意が必要です。

面接を辞退する理由や選考に進む意志がないことを明記して、なるべく早めに断りのメールを入れましょう。辞退理由を明確に伝えることは、その後の転職活動における方向性を定めるのに役立ちます。メール送信後、電話も入れるのがベターです。

企業の面接後に辞退したい場合

〈POINT〉
面接後に辞退の連絡を入れるケースも一定数あります。複数の求人に応募している場合、より条件や相性のよい企業への入社を決めることが多いためです。

ポイントは、良質な求人を紹介してもらったことに対するお礼と、丁寧で誠意のある謝罪をすることでしょう。転職エージェントの担当者と企業の採用担当者の両方に謝罪や感謝を伝えます。

内定が出た後に辞退したい場合

〈POINT〉
転職活動を進めていくと、複数の企業から内定を得ることがあります。他社に入社する決意をした場合は、正直に理由を説明して、できるだけ早く担当のキャリアアドバイザーに連絡を入れましょう。連絡が遅れると、企業と転職エージェント双方に迷惑がかかり、その後の転職活動にも影響しかねないため要注意です。

また、今までサポートをしてくれた担当者への感謝の気持ちと内定を辞退する謝罪の気持ちは伝えるようにしましょう。

内定承諾後に辞退したい場合

〈POINT〉
まず、内定承諾後に辞退するのは非常に重いことであると認識しましょう。転職エージェントも企業も入社に向けた準備を始めているため、辞退することで多大な迷惑をかけることとなり、トラブルに発展するケースもあります。とはいえ、無理して入社の意思がない会社に入ってもプラスにはなりません。

辞退の連絡を入れる際はどのシーンより誠心誠意、深い謝罪の気持ちを持って、最大限の注意を払った対応を心掛けてください。内定辞退の意思を固めたらできるだけ早いタイミング、遅くとも入社予定日の2週間前までには連絡を入れましょう。

転職エージェントの利用をやめたい・担当者を変えたいときは？

転職エージェントは転職活動の強い味方ですが、いざ利用してみると、自分には合っていなかったということもあります。また、担当のキャリアアドバイザーと相性がよくなかったり、質のよくないキャリアアドバイザーが担当についたりすることも考えられるでしょう。そのような場合、正直に理由を伝えて利用をやめたり、担当者の変更を申し出たりして問題ありません。

連絡は、担当者に電話かメールを入れるのが一般的です。利用をやめる際は、これまでお世話になったことへの感謝の言葉をきちんと伝えます。担当者の変更を申し出る際には、「自分の考えと合わない」「希望する業界・職種に詳しくない」など、変更を希望する理由をしっかりと伝えましょう。

転職エージェントの利用をやめたり、担当者を変更したりすることにためらいを感じる方もいるかもしれません。しかし、転職エージェントを利用する目的は、あくまでも転職活動をスムーズに進めて転職の成功を勝ち取るためであることを忘れないようにしましょう。

転職エージェントへの辞退の連絡、注意すべきポイントは？

転職エージェントから紹介を受けた企業の面接や内定を辞退する場合、転職エージェントのキャリアアドバイザーに連絡する必要があります。面接を辞退したあとも良好な関係性を続けられるように、以下に挙げる3つのポイントに注意しましょう。

辞退する場合、転職エージェントに連絡しよう

転職エージェントから紹介を受けた企業の面接を辞退する場合、転職エージェントのキャリアアドバイザーに連絡します。転職エージェントに無断で企業に辞退の連絡を入れると信頼関係が崩れ、最悪の場合、以後のサポートを断られることになりかねません。

企業には転職エージェントを通して辞退の連絡を入れたほうがよいでしょう。キャリアアドバイザーから辞退の旨を伝えてもらうことで、転職エージェントと企業の関係性に影響を及ぼすことなく、理解が得られます。

企業の担当者に直接面接辞退の連絡を入れる場合でも、事前に担当のキャリアアドバイザーに連絡を入れて辞退の仕方についてアドバイスを受けるなど、今後の企業紹介に支障が生じないようにすることが大切です。

辞退はなるべく早く連絡することが大切

面接辞退の連絡はなるべく早くすることが大切なのは、どのような状況でも一緒です。転職エージェントへ連絡を入れる場合も同様に、スピードを意識しましょう。

ギリギリになってから連絡すると、転職エージェントが企業からの信用を失うことにもつながります。また、求職者もキャリアアドバイザーからの信用を失って、「この人には求人を紹介しづらい」「次も突然辞退されるのではないか」と思われかねません。

辞退連絡はメール？電話？どちらのほうがいいか

辞退の連絡は、マナーを守って節度のある辞退の連絡をすれば、基本的に電話とメールのどちらでも問題ありません。

ただし、キャリアアドバイザーが忙しいと、リアルタイムで辞退連絡のメールを確認できない場合があります。また、面接辞退をメールで済ませるのは失礼だと受け取る方もいるため、心配な方は電話で伝えるか、メール送信後に電話をするとよいでしょう。

転職エージェントが辞退させてくれないときの対処法

転職エージェントを利用していると、稀に辞退を認めてくれないキャリアアドバイザーもいます。しかし、転職エージェントの利用は基本的に求職者が決めるもので、辞退できないことはありません。

次のような対応を意識すると問題を解消できるでしょう。

• 辞退の意思を明確に伝える
• 担当のキャリアアドバイザーを変更してもらう
• 別の転職エージェントを利用する

まずは担当者の変更を申し出て、それでも解決しなかったら、転職エージェントを変更するのがおすすめです。

面接辞退後の対応と今後の転職活動

面接辞退後も転職エージェントと良好な関係を維持し、今後の転職活動を円滑に進めるには、適切な対応が不可欠です。ここでは、面接辞退後のフォローアップや転職エージェントとの信頼関係の構築方法、面接辞退が今後の求人紹介に与える影響と対策について詳しく解説します。

転職エージェントとの関係性を維持するには？

転職エージェントとの関係性を維持するには、面接辞退後のフォローアップが重要です。面接辞退の連絡をする際は、転職エージェントに対して感謝の気持ちを伝えましょう。担当者の努力を認め、今回の経験が今後の転職活動に活かせる旨を伝えます。

次に、今後の転職活動について意思を明確にすることが大切です。たとえば、「今回は辞退しましたが、引き続き転職活動を続けたいので、よろしくお願いします」と伝えることで、担当者は求職者の意欲を理解し、新たな求人を紹介しやすくなります。

また、定期的に近況報告をすることも効果的です。転職活動の進捗や希望条件の変更を伝えれば、担当者との信頼関係が深まるでしょう。丁寧なコミュニケーションを心がけることで面接辞退後も良好な関係を維持し、将来的な転職成功につながります。

面接辞退が今後の求人紹介に与える影響と対策

面接辞退は、転職エージェントとの関係性や今後の求人紹介に影響を与える可能性があります。特に、頻繁な辞退は転職エージェントの信頼を失い、質の高い求人紹介を受けにくくなるかもしれません。しかし、適切な対応をすれば、良好な関係を築くチャンスとなります。

面接辞退の際は具体的な理由を丁寧に説明し、転職エージェントの理解を得ることが重要です。たとえば、「他社から魅力的な条件の内定を受けた」など、明確な理由を伝えましょう。また、今後の転職活動への意欲も示すことで、求職者の希望に沿った求人を紹介しやすくなります。

面接辞退を繰り返さないように、事前に求人内容を十分に確認し、自身のキャリアプランと合致しているか慎重に検討することが大切です。このような姿勢が、転職エージェントとの信頼関係を深め、より良い求人紹介につながります。

マイナビエージェントで転職ストレスを軽減しよう！

転職活動をしていると、面接や内定を辞退することがあります。条件や業務内容が合わないといった正当な理由があっても、辞退の連絡には心の準備が不可欠でしょう。そこで利用したいのが転職エージェントです。

転職エージェントを経由すれば、面接や内定の辞退も転職エージェントを介して企業に伝えられます。転職活動をするうえでのアドバイスももらえるため、転職活動で生じるストレスが軽減されるでしょう。

マイナビエージェントは、各業界に精通したキャリアアドバイザーが在籍する転職エージェントです。希望する企業への転職に有効な対策や面接のフィードバックを丁寧に行うため、スムーズな転職活動を求めている方はぜひご相談ください。

まとめ

転職エージェントに紹介された企業の面接は辞退可能ですが、慎重に対応する必要があります。辞退する際は早めに連絡し、簡潔に理由を説明することが大切です。丁寧な対応を心がけ、転職エージェントとの関係性を維持しましょう。面接辞退が頻繁だと今後の求人紹介に影響するリスクがあるため、事前に企業研究を行い、不要な面接を避けることが重要です。

マイナビエージェントでは、経験豊富なキャリアアドバイザーが面接対策から条件交渉まで徹底的にサポートします。転職成功への近道として、ぜひマイナビエージェントをご検討ください。