転職エージェントを利用して転職活動をする場合は、担当のキャリアアドバイザーとメールなどでやりとりをします。しかし転職エージェントを利用したことがない場合、「どのようなメールが送られてくるのか」「返信は必要なのか」など、悩むこともあるでしょう。

そこでこの記事では、転職エージェントへの返信が必要なメールの種類や返信メールの書き方を紹介します。これから転職エージェントを利用する方は、ぜひ参考にしてみてください。

転職エージェントから来るメールの種類

転職エージェントに登録すると、どのようなメールが送られてくるのでしょうか。転職エージェントから来るメールの返信が必要かどうか解説する前に、まずは転職エージェント（担当者）から送られてくるメールの種類について紹介します。

登録完了のメール

転職エージェントに利用を申し込むと、担当者による登録内容の確認がなされ、不備がなければ5営業日以内に登録完了の旨が記載されたメールが届きます。1週間を過ぎても登録完了メールが送られてこない場合は、登録が完了していないか、登録内容に不備が生じている可能性があります。また、迷惑メールフォルダに振り分けられている場合もあるため、確認してみましょう。

面談日程のメール

転職エージェントを利用して転職活動をする場合、基本的には面談が必要です。登録完了メールが届いた後は、キャリアアドバイザーとの面談の案内メールが届きます。

面談案内のメールに対しては、希望する面談の日程を記載して返信しましょう。面談の確定メールが届くのは、返信してからおおよそ3日～7日が目安です。1週間以上返信が来ない場合は、問い合わせたほうがよいでしょう。

求人紹介のメール

担当のキャリアアドバイザーから、求職者の希望に合わせた求人の紹介メールが届きます。転職エージェントによっては、マッチングシステムを利用した自動の求人紹介メールが送られてくる場合もあります。

自動配信メールは新着求人や注目度の高い求人などが記載されているため、応募する求人が決まっていない場合は選択肢を広げるためにも確認しておくとよいでしょう。

選考結果のメール

転職エージェントに紹介された求人に応募し、選考を受けた場合には選考結果のメールが送られてきます。選考結果のメールが送られてくるのは、選考からおおよそ1週間が目安です。選考結果のメールは今後の転職活動の方針を左右するため、忘れずにチェックしましょう。選考を通過していても、メールを見落としていると転職エージェント経由で応募先企業へ入社の意思を伝えられず、内定を得られません。

内定後のメール

応募した企業から内定をもらった場合は、入社日や労働条件などが記載されたメールが届きます。入社日や労働条件の相違がないよう、届いたメールはしっかりと確認しましょう。

もしメールに記載された条件が希望に合っていない場合や何かしらの疑問がある場合などは、転職エージェントに問い合わせてみてください。また、転職エージェントによっては内定後の条件交渉も行っているため、給与や入社日の交渉を頼むのもよいでしょう。

転職エージェントへ返信が必要なメール一覧

転職エージェントから送られてくるメールは主に前述した5種類がありますが、その中で返信が必要なメールは基本的に以下の4つです。

• 面談日程のメール
• 担当のキャリアアドバイザーから送られる求人紹介のメール
• 選考結果のメール
• 内定後のメール

転職活動で次のステップに進むためには、上記4つのメールに対して返信が必要です。たとえば、面談日程のメールに返信をしないと、いつまでも面談が行えず求人の紹介を受けられません。転職エージェントを利用して転職活動をする場合は、送られてくるメールを見落とさないよう気をつけましょう。

転職エージェントのメールでよくある疑問と対処

転職エージェントのメールに関して、まだ気になる点や不安のある方も多いのではないでしょうか。転職エージェントを活用して前向きに転職活動するためにも、疑問はきちんと解消しておきましょう。ここでは、転職エージェントから送られてくるメールでよくある疑問と対処法を紹介します。

不採用通知への返信は必要？

担当のキャリアアドバイザーを通じて応募先企業の不採用通知が届いた場合には、ショックを受けてしまってもきちんと返信するのがマナーです。求人を紹介してくれたことに感謝を述べつつ、今後の転職活動について記載しましょう。引き続き転職エージェントを利用して転職活動をする場合には、求人を紹介してほしい旨を記載します。求人の希望に変更があれば、きちんと伝えましょう。

担当者からのメール返信が遅い理由は？

担当者のメールの返信が遅い理由には、以下が考えられます。

• メールが迷惑フォルダに振り分けられている
• 応募先企業との調整に時間がかかっている
• 担当者のスケジュールが忙しくて返信できていない
• 担当者側の連絡漏れ

メールの返信が遅い場合には、もう一度問い合わせてみましょう。問い合わせても返信が来ない場合には、メールアドレスの受信設定を再度見直してみてください。

転職エージェントや企業のメールに返信する際の注意点

転職エージェントを通じてスムーズに転職活動を進めるために、メールに返信する際のマナーや注意点を押さえておきましょう。マナーが悪いとキャリアアドバイザーにマイナスな印象を与えてしまい、求人の紹介を断られる可能性があります。メールに返信する際は、以下4つの注意点を意識してみてください。

返信は24時間以内にする

面接の日程調整や内定承諾などのメールに対しては、原則24時間以内に返信しましょう。24時間以内はあくまでも目安で、メールを見たらできる限り早めに返信することが大切です。

なお、転職エージェントの担当者に送るメールは何時でも構いませんが、応募先企業に対して夜遅くメールを送るのは避けましょう。ビジネスマナーが欠けていると思われてしまいます。企業にメールを送信する場合は、9時～19時の間にしましょう。その時間帯にメールを送るのが難しい場合は、自動送信予約機能を活用してみてください。

文章は簡潔にする

ビジネスメールは、相手が読みやすいように短く簡潔にまとめるのが基本です。丁寧な文章を心掛けるあまり、文章が長くなってしまう人がいます。長い文章は読みにくく、伝えたいことが相手に伝わらない可能性があります。

一文が長くなりすぎていないか注意しつつ、適宜改行や段落分けをしましょう。文章を作成した後は、「正しい書式で書けているか」「正しい敬語を使えているか」も確認してみてください。

色づけや装飾はしない

メールの文章を見やすくするために太字にしたり色字にしたりするのは効果的ではありますが、ビジネスシーンにおいては適していません。強調したい部分については、かぎかっこで括るか、改行を入れるなどして工夫するとよいでしょう。

また、顔文字や絵文字を使うのもNGです。絵文字を使うことで自分の感情を手軽に表現できますが、ビジネスメールでは相手に失礼な印象を与えてしまいます。

過去のメールを引用して返信する

メールに返信する際は、これまでのやりとりが分かるように過去のメールを引用します。メールに返信する際の件名は「Re：」を残したままにし、「送信されたメールを引用する設定」を使用しましょう。この設定によって、相手が過去のメールを確認する手間を省けるため、負担なくスムーズなやりとりが可能となります。

メールでのやりとりが多くなると、件名の「Re：」が「Re：Re：Re：」のように増えてしまいますが、見にくい場合は適宜削除しましょう。

転職エージェントへの返信メールの書き方と例文

メールを返信する際の注意点が分かっても、「実際どのように転職エージェントにメールを返信したらよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。ここでは、転職エージェントへの返信メールの書き方と例文を5つ紹介します。例文を自分なりの言葉にアレンジし、返信メールを作成してみてください。

面談日程を確認するメール

面談の日程を確認する際は、再度日時をメールに記載します。本文は簡潔にまとめ、担当者が読みやすいよう配慮しましょう。

面談日程の変更依頼をするメール

面談の日程を変更してもらう場合は担当者に迷惑をかけてしまうことに対する謝罪の言葉を述べ、再度面談日の提案をしましょう。

紹介企業へ応募するメール

求人を紹介してもらったことに感謝を述べつつ、応募の旨を簡潔に伝えましょう。また、必要な物や道具など確認したいことがあれば遠慮せずに質問してみてください。

紹介企業の応募をお断りするメール

紹介された求人を断る際は、求人を紹介してもらったことに感謝を述べつつ、丁寧に断りましょう。また、断る理由もきちんと伝えることで、次回からより希望に沿った求人を紹介してもらえます。

採用を辞退するメール

内定を辞退する際は、理由をしっかりと伝えましょう。サポートしてもらったことに感謝しつつ、手間をかけてしまうことに対して謝罪も述べます。

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まとめ

転職エージェントからのメールで返信が必要なのは、「面談日程のメール」「求人紹介のメール」「選考結果のメール」「内定後のメール」の主に4つです。メールに返信する際は、分かりやすく丁寧な文章を心掛けましょう。

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