転職エージェントを退会する方法｜メール例文から注意点までまとめて解説

転職エージェントに登録したものの、事情が変わって退会したいと考えることもあるでしょう。転職先が決まった場合や活動を休止したい場合など、退会理由はさまざまです。しかし、「退会する具体的な方法が分からない」「メールで退会する際の件名や文面の書き方に悩んでいる」という人も少なくありません。

そこで本記事では、転職エージェントの退会方法や理由別のメール例文、退会時の注意点を詳しく解説します。スムーズな退会手続きのためにぜひ参考にしてみてください。

転職エージェントの退会理由で多いのは？

転職エージェントの退会を検討する理由は、利用者それぞれの状況によって異なります。転職先が決まった方もいれば、サービス内容に不満を感じている方、あるいは一時的に活動を休止したい方もいるでしょう。ここでは、転職エージェントの退会理由で多いものを4つ紹介します。

転職先が決まった

転職エージェントの役割は、転職のサポートです。転職先が決まった場合、その後は利用する必要がないため、早めに退会手続きを取りましょう。退会しなければ個人情報は残ったままとなり、その後も求人紹介のメールや電話がくる可能性があります。

転職活動をやめたい

現職を続けたい、体調不良によって転職活動を休止せざるを得ないといった理由から、転職エージェントを退会するケースもあるでしょう。転職先が決まっていないものの転職活動をやめたいという場合には、退会以外の選択肢も検討できるため、一度担当のキャリアアドバイザーに相談してみることをおすすめします。

転職エージェントに不満がある

「転職エージェントの担当者と合わない」「自分に合った求人を紹介してもらえない」といった不満を理由に退会するケースもあります。自分に合った求人を紹介してもらえない場合は、転職先に求める希望条件が転職エージェント側に伝わっていない可能性があります。転職先に求める条件を整理したうえで、もう一度具体的に伝えてみましょう。

ほかの転職エージェントを利用する

より自分に合ったサービスを求めて、ほかの転職エージェントへ乗り換えるケースもあります。転職エージェントにはそれぞれ得意分野があり、IT業界に強い、医療分野に精通している、ベンチャー企業の求人が豊富など特色が異なります。利用してみて初めて「自分の希望する業界の求人が少ない」と気づくことも珍しくありません。

ただし、退会せずに複数の転職エージェントを併用することもひとつの選択肢です。複数社に登録しておけば、より多くの求人情報に触れられるだけでなく、各エージェントの強みを活かした転職活動が可能になるでしょう。

転職エージェントを退会する方法

転職エージェントの退会方法には、電話、メール、専用フォームの3つがあります。転職エージェントによっては、退会方法が決まっている場合もあるため、事前に確認しておくと安心です。以下では、各退会方法の具体的な手順や特徴、注意点について詳しく解説します。

電話

電話での退会手続きは、担当者との関係が良好で、感謝の気持ちを伝えたい場合におすすめの方法です。退会手続きをする場合は、まず担当者に連絡を入れ、都合のよい時間を確認します。その際、退会理由を簡潔に説明し、これまでのサポートへの感謝の気持ちを伝えましょう。

たとえば「他社を利用して転職が決まりました」「しばらく転職活動を休止したいと考えています」など、理由を明確に伝えることが重要です。担当者への不満がある場合でも、感情的にならず、冷静な対応を心掛けましょう。

メール

転職エージェントへの退会連絡は、多くの場合メールでも可能です。メールでの手続きは、担当者の都合に関係なく連絡できる利点があります。

退会メールの送信後、1営業日〜2営業日以内に担当者から、退会完了のメールが届くのが一般的です。追加の手続きが必要な場合は、案内にしたがって手続きを行いましょう。返信がない場合は、念のため確認の連絡を入れることをおすすめします。

専用フォーム

転職エージェントの中には、Webサイト上に専用の退会フォームを設けているところがあります。専用フォームでの退会手続きは、24時間いつでも申請できる便利な方法です。

専用フォームでは、基本情報の入力に加え、退会理由や担当者へのメッセージを記入する欄が設けられている傾向があります。退会理由は「転職先が決まった」「転職活動を一時中断したい」など、具体的に記載することが望ましいでしょう。

転職エージェントを退会する際にメールに記載する内容

転職エージェントへの退会メールを送る際は、担当者が迅速に対応できるよう、適切な件名、明確かつ簡潔な内容を意識しましょう。ここでは、退会メールを送る際の件名と、本文に記載する5つの要素について詳しく解説します。

件名

転職エージェントへの退会メールの件名は、担当者が一目で内容を理解できるような内容にすることが重要です。基本的な形式として「退会手続きのお願い（自分の名前）」を使用します。これは、担当者が受信箱で素早く対応できるよう配慮した形式です。

名前をかっこ書きで入れることで、担当者は誰からの連絡なのかを即座に把握できます。また、「退会」という言葉を明記することで、メールの目的が明確になり、スムーズな手続きにつながるでしょう。

なお、「退会希望」「退会について」といった曖昧な表現は避け、「手続きのお願い」と具体的に記載することで、より確実な対応を期待できます。

本文

転職エージェントへの退会メールの本文には、以下の5つの要素を含めるとよいでしょう。

• 宛名：「〇〇エージェント ○○様」のように、会社名と担当者名を明記
• 自己紹介：自分の氏名
• 退会の意思：「退会のご連絡を差し上げました」など、明確な意思表示
• 退会理由：「知人の紹介で転職先が決まった」「現職でのキャリアを積むことを決意した」など、簡潔に説明
• 感謝の言葉：担当者のサポートへの謝意

これらの要素を、ビジネスメールとしての基本的なマナーを守りながら、丁寧かつ簡潔に記載します。特に感謝の言葉は、今後の再利用の可能性を考慮して、誠意を持って伝えましょう。

【ケース別】転職エージェントの退会メール例文

転職エージェントの退会を決めたときに、退会メールの書き方に悩む方も多いのではないでしょうか。退会理由によっては、お世話になった担当者に伝えにくい場合もあるでしょう。ここでは、退会理由ごとに退会メールの例文を紹介します。

利用先で転職が決まった場合

転職が決まった場合は、これまでのサポートに対する感謝の気持ちを述べ、退会の意思を伝えるのがポイントです。

ほかの手段で転職が決まった場合

ほかに利用していたサービスや、知人の紹介で入社を決めた場合はその旨を正直に伝えましょう。別の方法での転職決定を心苦しく思うなど、担当者を気遣う言葉を入れるのがポイントです。

選考中に退会したい場合

選考が進行している段階で退会を希望する場合は、企業と担当者双方への配慮を忘れず、丁寧にお詫びの言葉を添えましょう。

転職活動を休止する場合

現在の活動を休止したい旨を連絡する場合には、利用再開の可能性も頭に入れておくことが大切です。担当者へ向けて、できる限り好印象となる伝え方を意識しましょう。

転職エージェントに不満がある場合

「担当者が合わない」「自分に合った求人がない」など、転職エージェントに不満がある場合の退会は、つい感情的になってしまいがちです。しかし、後味が悪くならないよう、相手を責めずに丁寧な言葉遣いで文章を作成することが大切です。

転職エージェントを退会する際の注意点

退会手続きそのものは簡単でも、方法を誤ると担当のキャリアアドバイザーや応募先企業に迷惑をかけてしまう可能性があります。特に選考が進行している場合や、転職エージェントに退会メールを送るタイミングによっては、トラブルの原因になることもあるため注意が必要です。

ここからは、退会時に気をつけたい具体的な注意点について解説します。円満に退会手続きを進めるために、事前に確認しておきましょう。

選考中の案件がある場合は事前に相談する

選考中の案件がある場合は、退会手続きを進める前に担当のキャリアアドバイザーへ相談しましょう。選考途中での突然の退会は、応募先企業と転職エージェント双方に大きな迷惑をかけることになります。企業は選考のために時間と労力を割いており、転職エージェントも推薦や交渉に尽力しているためです。

退会を考えている理由を担当者に伝えることで、解決策が見つかる可能性もあります。たとえば、サービス内容への不満であれば担当者の変更、求人内容への不安であれば条件の見直しなど、退会せずに改善できるケースは少なくありません。まずは一人で判断せず、率直に状況を共有することが大切です。

退会の意思が決まったら早めに連絡する

退会を希望しているにもかかわらず、担当者への連絡を怠ってしまう方もいます。しかし、退会したい意思を伝えずにいることは、利用者と転職エージェントの双方に不都合が生じてしまいかねません。担当者は利用者が退会をしない限り、転職のためのサポート活動を進めてしまいます。その際に利用者からの返信がないと、意図が分からず困惑するでしょう。

利用者にとっても、転職の意思がないにもかかわらず頻繁に連絡を受けることは、好ましくない状況だといえます。もしも応募を終えた後で退会を決めた場合には企業にも迷惑がかかるため、早急に連絡するようにしましょう。

退会理由は正しく伝える

退会する場合には、退会理由を正直に伝えることが大切です。「やめる理由は何でもよいだろう」「もう関わることはないから適当に伝えよう」と思う方もいるかもしれません。しかし、うそをつくことは、相手に対して失礼です。また、うそはバレやすいうえに、自分にストレスがかかることもあります。

連絡せずにフェードアウトはしない

サービスをやめるとき、退会を言い出しにくい気持ちは誰にでもあるでしょう。気まずいがゆえに「このまま自然にやめてしまおう」と考える方もいるかもしれません。しかし転職エージェント側にとって、利用者の退会は日常的に起こり得ることです。数多くの利用者を抱えるエージェントは、これまでさまざまな理由での退会を受けつけています。

「このような理由でやめると言い出すのは、相手に失礼かもしれない」と悩んでいる方もいるかもしれませんが、サポートをやめることは利用者の自由です。どのような理由であってもNOと言われることはないため、まずは退会の意思を伝えましょう。フェードアウトは失礼にあたるため、担当者へ迷惑をかけないためにも早めの連絡が大切です。

転職エージェントを退会する前の確認事項

転職エージェントを退会する前に、知っておくと便利な選択肢があります。ここでは、退会の前に確認しておきたい選択肢について詳しく解説します。転職エージェントによっては登録者の希望に合わせてさまざまな調整に対応できるため、すぐに退会を決断するのではなく、ほかの選択肢を検討してみるのもよいでしょう。

転職エージェントに登録したままでも転職活動は休止できる

転職エージェントを退会するのではなく、一時的な休止を選択する方法もあります。転職活動の休止は、登録を維持したまま一定期間の活動停止を申し出る方法です。休止期間中は、担当者からの連絡を控えてもらえるため、自分のペースで転職活動を再開できます。休止の場合は登録内容が削除されないため、再開時には以前の情報や相談の内容を活用できるメリットがあります。

担当者が合わない場合は変更してもらえる

転職エージェントの担当者との相性が合わないと感じた場合は、退会を検討する前に担当者の変更を依頼できます。多くの転職エージェントでは、転職支援の質を保つため、この要望に柔軟に対応しています。担当者の変更を申し出る際は、「自分のキャリアプランと合わないと感じる」「コミュニケーションスタイルが合わない」など、具体的な理由を説明すると円滑に進みやすいでしょう。

転職エージェントの退会に関するよくある質問

いざ転職エージェントを退会しようと思ったとき、疑問や不安を感じる点もあるでしょう。ここでは、転職エージェントの退会に関して、よくある質問やその回答をまとめました。個人情報の扱いや退会後の連絡、再登録についてなどの気になる疑問を解決しましょう。

Q.退会を避けたほうがよいタイミングはある？

退会を避けたほうがよいのは、選考中の企業がある場合です。応募書類を提出した段階や面接が進んでいる状況で一方的に退会すると、企業側に迷惑をかけるだけでなく、担当のキャリアアドバイザーとの信頼関係も損なわれる恐れがあります。選考を辞退したい場合でも、まずは担当者へ相談し、企業への適切な連絡方法を確認してから退会手続きを進めましょう。

内定を受けた直後も注意が必要です。入社条件の交渉や入社日の調整など、キャリアアドバイザーがサポートできる場面が残されているためです。急いで退会せず、入社に関する手続きが終わってから退会の連絡をすることで、最後まで円滑に転職活動を終えられます。

Q.退会したら個人情報は削除してもらえる？

転職エージェントを利用する際には、職務経歴書や履歴書などの個人情報をエージェントに登録します。そのため、退会後の個人情報の取り扱いについて気になる方も多いのではないでしょうか。退会後の個人情報の取り扱いは、利用するエージェントによって異なります。

個人情報を削除するケースはもちろん、残しておくか削除するかを選択できるケースも少なくありません。個人情報の取り扱いに関しては、退会前に利用しているエージェントに問い合わせてみるとよいでしょう。

Q.退会を引き止められない？

転職エージェントでは基本的に退会を引き止められることはありません。手続きに関してもメールや専用フォームを利用できるため、退会にあたって気まずい思いをすることもないでしょう。書類選考の途中である場合や企業との面接を控えている場合などは退会を引き止められるケースもありますが、どうしても退会したい事情があれば、担当者に辞退する意思を伝えましょう。

Q.退会したらメールや電話は来ない？

転職エージェントを退会した後は、担当者やエージェントからメールや電話が来ることはありません。一方、担当者からの連絡を無視したり、返信せずに放置したりしている場合には、いつまでも連絡が来ます。連絡が嫌だと感じている方は、早めに退会手続きをしましょう。もしも連絡が届くことが心配な場合には、退会手続きを行う時点で「連絡は不要」と伝えておくことをおすすめします。

Q.退会したら再登録はできない？

転職エージェントは基本的に何度でも登録できるのが特徴です。退会しても、必要に応じて再登録ができます。また、サービスのサポート期間を設けている転職エージェントもあるでしょう。たとえば、転職のサポート期間が3ヵ月の転職エージェントの場合、期間を過ぎると再登録できます。過去の情報を消していなければ、前回の情報を引き継いで活動することも可能です。

一方で、退会時に個人情報が削除されている場合は、新規登録と同じ手続きが必要になります。前回と同じ担当者が引き続きサポートしてくれるとは限らないため、改めてキャリアの希望や志向を伝える必要がある点にも注意が必要です。以前の面談内容や応募履歴が引き継がれない場合もあるため、一から関係を築き直す心構えが求められます。

転職に関するお悩みはマイナビ転職エージェントにご相談ください

転職活動中に、不安や疑問を感じた際には、ぜひマイナビ転職エージェントにご相談ください。マイナビ転職エージェントでは、希望条件に合う求人の紹介はもちろんのこと、転職に関するさまざまなお悩みやご質問などのご相談にもお応えいたします。ご相談のみのご利用の場合でも、経験豊富な転職のプロが丁寧に対応いたしますので、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

転職エージェントの退会は、電話やメール、専用フォームで手続きできます。退会理由を明確に伝え、選考中の案件がある場合は事前に担当者へ相談することが大切です。転職活動の休止や担当者の変更も選択肢として検討し、ご自身の状況に合った方法を選びましょう。

マイナビ転職エージェントでは、各業界の転職市場に精通した専任のキャリアアドバイザーが、あなたの転職活動を最初から最後まで徹底的にサポートします。転職活動を再開する際や、より充実したサポートを求める場合は、ぜひマイナビ転職エージェントへご相談ください。