転職エージェントを退会する方法｜メールの例文から注意点まで徹底解説

転職先が決まったり、転職活動を中断したいと考えたりした際に、転職エージェントを退会する「方法が分からない」「退会メールの文面に悩んでいる」という方も多いのではないでしょうか。

この記事では、転職エージェントを退会する方法について詳しく解説します。メールの送り方や具体的な例文、退会時の注意点についても紹介しますので、スムーズな退会手続きのためにぜひ参考にしてみてください。

転職エージェントの退会理由で多いのは？

現在転職エージェントを利用しているものの、退会しようか迷っている方もいるでしょう。ここでは、転職エージェントの退会理由で多いものを3つ紹介します。これらに当てはまっている場合は退会するか、転職エージェントに相談するとよいでしょう。

転職先が決まった

転職エージェントの役割は、転職のサポートです。転職先が決まった場合は利用する必要がないため、早めに退会手続きを取りましょう。退会しなければ個人情報は残ったままとなり、その後も求人紹介のメールや電話がくる可能性があります。

転職活動をやめたい

現職を続けたい、体調不良によって転職活動を休止せざるを得ないといった理由から転職エージェントを退会するケースもあるでしょう。転職先が決まっていないものの転職活動をやめたいという場合には、退会以外の選択肢も検討できるため、一度担当のキャリアアドバイザーに相談してみることをおすすめします。

転職エージェントに不満がある

「転職エージェントの担当者と合わない」「自分に合った求人を紹介してもらえない」といった不満を理由に退会するケースもあります。自分に合った求人を紹介してもらえない場合は、転職先に求める希望条件が転職エージェント側に伝わっていない可能性があります。転職先に求める条件を整理したうえで、もう一度具体的に伝えてみましょう。

転職エージェントを退会する方法

転職エージェントの退会方法には、電話、メール、専用フォームの3つがあります。転職エージェントによっては、退会方法が決まっている場合もあるため、事前に確認しておくと安心です。以下では、各退会方法の具体的な手順や特徴、注意点について詳しく解説します。

電話

電話での退会手続きは、担当者との関係が良好で、感謝の気持ちを伝えたい場合におすすめの方法です。退会手続きをする場合は、まず担当者に連絡を入れ、都合のよい時間を確認します。その際、退会理由を簡潔に説明し、これまでのサポートへの感謝の気持ちを伝えましょう。

たとえば「他社を利用して転職が決まりました」「しばらく転職活動を休止したいと考えています」など、理由を明確に伝えることが重要です。担当者への不満がある場合でも、感情的にならず、冷静な対応を心掛けましょう。

メール

転職エージェントへの退会連絡は、多くの場合メールでも可能です。メールでの手続きは、担当者の都合に関係なく連絡できる利点があります。

退会メールの送信後、1営業日〜2営業日以内に担当者から、退会完了のメールが届くのが一般的です。追加の手続きが必要な場合は、案内にしたがって手続きを行いましょう。返信がない場合は、念のため確認の連絡を入れることをおすすめします。

専用フォーム

転職エージェントの中には、Webサイト上に専用の退会フォームを設けているところがあります。専用フォームでの退会手続きは、24時間いつでも申請できる便利な方法です。

専用フォームでは、基本情報の入力に加え、退会理由や担当者へのメッセージを記入する欄が設けられている傾向があります。退会理由は「転職先が決まった」「転職活動を一時中断したい」など、具体的に記載することが望ましいでしょう。

転職エージェントを退会する際にメールに記載する内容

転職エージェントへの退会メールを送る際は、担当者が迅速に対応できるよう、適切な件名、明確かつ簡潔な内容を意識しましょう。ここでは、退会メールを送る際の件名と、本文に記載する5つの要素について詳しく解説します。

件名

転職エージェントへの退会メールの件名は、担当者が一目で内容を理解できるような内容にすることが重要です。基本的な形式として「退会手続きのお願い（自分の名前）」を使用します。これは、担当者が受信箱で素早く対応できるよう配慮した形式です。

名前をかっこ書きで入れることで、担当者は誰からの連絡なのかを即座に把握できます。また、「退会」という言葉を明記することで、メールの目的が明確になり、スムーズな手続きにつながるでしょう。

なお、「退会希望」「退会について」といった曖昧な表現は避け、「手続きのお願い」と具体的に記載することで、より確実な対応を期待できます。

本文

転職エージェントへの退会メールの本文には、以下の5つの要素を含めるとよいでしょう。

• 宛名：「〇〇エージェント ○○様」のように、会社名と担当者名を明記
• 自己紹介：自分の氏名
• 退会の意思：「退会のご連絡を差し上げました」など、明確な意思表示
• 退会理由：「知人の紹介で転職先が決まった」「現職でのキャリアを積むことを決意した」など、簡潔に説明
• 感謝の言葉：担当者のサポートへの謝意

これらの要素を、ビジネスメールとしての基本的なマナーを守りながら、丁寧かつ簡潔に記載します。特に感謝の言葉は、今後の再利用の可能性を考慮して、誠意を持って伝えましょう。

【ケース別】転職エージェントの退会メール例文

転職エージェントの退会を決めたときに、退会メールの書き方に悩む方も多いのではないでしょうか。退会理由によっては、お世話になった担当者に伝えにくい場合もあるでしょう。ここでは、退会理由ごとに退会メールの例文を紹介します。

利用先で転職が決まった場合

転職が決まった場合は、これまでのサポートに対する感謝の気持ちを述べ、退会の意思を伝えるのがポイントです。

ほかの手段で転職が決まった場合

ほかに利用していたサービスや、知人の紹介で入社を決めた場合はその旨を正直に伝えましょう。別の方法での転職決定を心苦しく思うなど、担当者を気遣う言葉を入れるのがポイントです。

転職活動を休止する場合

現在の活動を休止したい旨を連絡する場合には、利用再開の可能性も頭に入れておくことが大切です。担当者へ向けて、できる限り好印象となる伝え方を意識しましょう。

転職エージェントに不満がある場合

「担当者が合わない」「自分に合った求人がない」など、転職エージェントに不満がある場合の退会は、つい感情的になってしまいがちです。しかし、後味が悪くならないよう、相手を責めずに丁寧な言葉遣いで文章を作成することが大切です。

転職エージェントの退会を避けたほうがよいタイミング

転職エージェントは自分の都合でいつでも退会できます。しかし、タイミングによっては退会を避けたほうがよいケースがあるのも事実です。退会のタイミングが悪いと、担当者だけでなく企業にまで迷惑がかかるため注意しましょう。ここでは、退会を避けたいタイミングや注意点を紹介します。

応募後

転職希望者が採用企業へ応募を終えた後、転職エージェントは書類提出や面接日の調整をします。応募後に退会を伝えるとこれまでの調整が無駄になるうえ、企業から悪印象を持たれてしまうこともあるでしょう。また、応募者の印象が悪いことが原因で、転職エージェントのイメージが下がるケースも考えられます。

企業への応募が終わってすぐに退会しないためにも、「別に選考が進んでいる企業がある」「応募を迷っている」という場合は、担当者への相談が大切です。

面接を控えているとき

面接が決まると、企業の採用担当者は、予定を空けて面接の準備を進めます。そのため、面接前に退会すると採用担当者および転職エージェントに大きな迷惑がかかるでしょう。どうしても事情があって退会したい場合には、連絡を入れて理由をしっかりと説明することをおすすめします。

内定合否の結果が出ていないとき

企業との面接が終わった後も、退会を避けたいタイミングのひとつです。面接終了後、企業は応募者を総合的に判断するフェーズに入ります。応募者が「企業で活躍してくれる人材がどうか」について、社内で審査をしていることでしょう。そのタイミングで退会を伝えてしまうと、採用担当者だけでなく、企業全体に大きな迷惑がかかります。どうしても退会したい事情がある場合には、できる限り早めに連絡をしましょう。

転職エージェントを退会する際の3つの注意点

内定が決まった喜びが大きい場合や、希望の企業とマッチしない不満が募っている場合、転職エージェントへの連絡が後回しになることもあります。しかし、再度転職エージェントを利用することを考慮し、フェードアウトせずに早めの連絡を心掛けましょう。ここからは、退会の際の注意点を紹介します。

1.連絡せずにフェードアウトはしない

サービスをやめるとき、退会を言い出しにくい気持ちは誰にでもあるでしょう。気まずいがゆえに「このまま自然にやめてしまおう」と考える方もいるかもしれません。しかし転職エージェント側にとって、利用者の退会は日常的に起こり得ることです。数多くの利用者を抱えるエージェントは、これまでさまざまな理由での退会を受けつけています。

「このような理由でやめると言い出すのは、相手に失礼かもしれない」と悩んでいる方もいるかもしれませんが、サポートをやめることは利用者の自由です。どのような理由であってもNOと言われることはないため、まずは退会の意思を伝えましょう。フェードアウトは失礼にあたるため、担当者へ迷惑をかけないためにも早めの連絡が大切です。

2.早めに退会の意思を伝える

退会を希望しているにもかかわらず、担当者への連絡を怠ってしまう方もいます。しかし、退会したい意思を伝えずにいることは、利用者とエージェント双方に不都合が生じてしまいかねません。担当者は利用者が退会をしない限り、転職のためのサポート活動を進めてしまいます。その際に利用者からの返信がないと、意図が分からず困惑するでしょう。

利用者にとっても、転職の意思がないにもかかわらず頻繁に連絡を受けることは、好ましくない状況だといえます。もしも応募を終えた後で退会を決めた場合には企業にも迷惑がかかるため、早急に連絡するようにしましょう。

3.退会理由は正しく伝える

退会する場合には、退会理由を正直に伝えることが大切です。「やめる理由は何でもよいだろう」「もう関わることはないから適当に伝えよう」と思う方もいるかもしれません。しかし、うそをつくことは、相手に対して失礼です。また、うそはバレやすいうえに、自分にストレスがかかることもあります。連絡する際は、退会したい旨とこれまでの感謝を伝えるよう意識しましょう。

転職エージェントを退会する前の確認事項

転職エージェントを退会する前に、知っておくと便利な選択肢があります。ここでは、退会の前に確認しておきたい選択肢について詳しく解説します。転職エージェントによっては登録者の希望に合わせてさまざまな調整に対応できるため、すぐに退会を決断するのではなく、ほかの選択肢を検討してみるのもよいでしょう。

転職エージェントに登録したままでも転職活動は休止できる

転職エージェントを退会するのではなく、一時的な休止を選択する方法もあります。転職活動の休止は、登録を維持したまま一定期間の活動停止を申し出る方法です。休止期間中は、担当者からの連絡を控えてもらえるため、自分のペースで転職活動を再開できます。休止の場合は登録内容が削除されないため、再開時には以前の情報やキャリア相談の内容を活用できるメリットがあります。

担当者が合わない場合は変更してもらえる

転職エージェントの担当者との相性が合わないと感じた場合は、退会を検討する前に担当者の変更を依頼できます。多くの転職エージェントでは、転職支援の質を保つため、この要望に柔軟に対応しています。担当者の変更を申し出る際は、「自分のキャリアプランと合わないと感じる」「コミュニケーションスタイルが合わない」など、具体的な理由を説明すると円滑に進みやすいでしょう。

転職エージェントの退会に関するQ＆A

いざ転職エージェントを退会しようと思ったとき、疑問や不安を感じる点もあるでしょう。ここでは、転職エージェントの退会に関して、よくある質問やその回答をまとめました。個人情報の扱いや退会後の連絡、再登録についてなどの気になる疑問を解決しましょう。

Q.退会したら個人情報は削除してもらえる？

転職エージェントを利用する際には、職務経歴書や履歴書などの個人情報をエージェントに登録します。そのため、退会後の個人情報の取り扱いについて気になる方も多いのではないでしょうか。退会後の個人情報の取り扱いは、利用するエージェントによって異なります。

個人情報を削除するケースはもちろん、残しておくか削除するかを選択できるケースも少なくありません。個人情報の取り扱いに関しては、退会前に利用しているエージェントに問い合わせるとよいでしょう。退会時に情報削除の有無を問われない場合は、個人情報を残している傾向にあります。個人情報を残しておきたくない方は、転職エージェントへ削除依頼をしましょう。

Q.退会を引き止められない？

転職エージェントでは基本的に退会を引き止められることはありません。手続きに関してもメールや専用フォームを利用できるため、退会にあたって気まずい思いをすることもないでしょう。書類選考の途中である場合や企業との面接を控えている場合などは退会を引き止められるケースもありますが、どうしても退会したい事情があれば、担当者に辞退する意思を伝えましょう。

Q.退会したらメールや電話は来ない？

転職エージェントを退会した後は、担当者やエージェントからメールや電話が来ることはありません。一方、担当者からの連絡を無視したり、返信せずに放置したりしている場合には、いつまでも連絡が来ます。連絡が嫌だと感じている方は、早めに退会手続きをしましょう。もしも連絡が届くことが心配な場合には、退会手続きを行う時点で「連絡は不要」と伝えておくことをおすすめします。

Q.退会したら再登録はできない？

転職エージェントは基本的に何度でも登録できるのが特徴です。退会しても、必要に応じて再登録ができます。また、サービスのサポート期間を設けている転職エージェントもあるでしょう。たとえば、転職のサポート期間が3ヵ月のエージェントの場合、期間を過ぎると再登録できます。過去の情報を消していなければ、前回の情報を引き継いで活動することも可能です。

転職に関するお悩みはマイナビエージェントにご相談ください

転職活動中に、不安や疑問を感じた際には、ぜひマイナビエージェントにご相談ください。マイナビエージェントでは、希望条件に合う求人の紹介はもちろんのこと、転職に関するさまざまなお悩みやご質問などのご相談にもお応えいたします。ご相談のみのご利用の場合でも、経験豊富な転職のプロが丁寧に対応いたしますので、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

多くの場合、転職エージェントの退会手続きは、電話だけでなくメールや専用フォームからも可能です。メールで手続きを行う場合は担当者がスムーズに手続を進められるよう、分かりやすい件名にし、本文には氏名などの基本情報と退会理由を明記しましょう。なお退会せずとも、一時的な転職活動の中断や担当者の変更が可能な転職エージェントも多くあるため、状況に応じて柔軟な対応を検討することをおすすめします。

マイナビエージェントでは、転職市場に精通した専任のキャリアアドバイザーが、あなたの状況や悩みに合わせた具体的なアドバイスを提供しています。転職活動の一時中断も可能で、焦らず自分のペースで活動を進められるため、お気軽にお問い合わせください。