転職先が決まったときや転職活動をやめるときは転職エージェントを退会する必要があります。しかし、退会メールはどのように送ったらよいのか悩む方も多いのではないでしょうか。気分よく退会するためにも、退会メール作成時のポイントを押さえておきましょう。

この記事では、転職エージェント退会時のメールの送り方や例文を紹介します。注意点も詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてください。

転職エージェントの退会方法は3つ

転職エージェントを利用していて、「転職先が決まった」「転職するのをやめたい」といった場合には速やかに退会手続きを行いましょう。退会方法は主に以下の3つです。

• 電話
• メール
• 退会フォーム

転職エージェントごとに退会方法は異なるため、公式サイトや担当者に確認することが大切です。転職エージェントを利用しない場合は、早めに退会手続きを行いましょう。

転職エージェントの退会理由で多いのは？

現在転職エージェントを利用しているものの、退会しようか迷っている方もいるでしょう。ここでは、転職エージェントの退会理由で多いものを3つ紹介します。これらに当てはまっている場合は退会するか、転職エージェントに相談するとよいでしょう。

転職先が決まった

転職エージェントの役割は、転職のサポートです。転職先が決まった場合は利用する必要がないため、早めに退会手続きを取りましょう。退会しなければ個人情報は残ったままとなり、その後も求人紹介のメールや電話がくる可能性があります。

転職活動をやめたい

現職を続けたい、体調不良によって転職活動を休止せざるを得ないといった理由から転職エージェントを退会するケースもあるでしょう。しかし、「いずれ転職活動を再開するかもしれない」場合は、退会ではなく「休止」という選択もおすすめです。「条件に合った求人情報があれば教えてほしい」といった旨を伝えれば、利用を休止していてもフォローが受けられるでしょう。

転職エージェントに不満がある

「転職エージェントの担当者と合わない」「自分に合った求人を紹介してもらえない」といった不満を理由に退会するケースもあります。担当者と合わないと感じた場合には担当者を変えてもらうとよいでしょう。

自分に合った求人を紹介してもらえない場合は、転職先に求める希望条件が転職エージェント側に伝わっていない可能性があります。転職先に求める条件を整理したうえで、もう一度具体的に伝えましょう。

【ケース別】転職エージェントの退会メール例文

転職エージェントの退会を決めたときに、退会メールの書き方に悩む方も多いのではないでしょうか。退会理由によっては、お世話になった担当者に伝えにくい場合もあるでしょう。ここでは、退会理由ごとに退会メールの例文を紹介します。

利用先で転職が決まった場合

転職が決まった場合は、これまでのサポートに対する感謝の気持ちを述べ、退会の意思を伝えるのがポイントです。

ほかの手段で転職が決まった場合

ほかに利用していたサービスや、知人の紹介で入社を決めた場合はその旨を正直に伝えましょう。別の方法での転職決定を心苦しく思うなど、担当者を気遣う言葉を入れるのがポイントです。

転職活動を休止する場合

現在の活動を休止したい旨を連絡する場合には、利用再開の可能性も頭に入れておくことが大切です。担当者へ向けて、できる限り好印象となる伝え方を意識しましょう。

転職エージェントに不満がある場合

「担当者が合わない」「自分に合った求人がない」など、転職エージェントに不満がある場合の退会は、つい感情的になってしまいがちです。しかし、後味悪くならないよう、相手を責めずに丁寧な言葉遣いで文章を作成することが大切です。

転職エージェントの退会を避けたほうがよい3つのタイミング

転職エージェントは自分の都合でいつでも退会できます。しかし、タイミングによっては退会を避けたほうがよいケースがあるのも事実です。退会のタイミングが悪いと、担当者だけでなく企業にまで迷惑がかかるため注意しましょう。ここでは、退会を避けたいタイミングや注意点を紹介します。

1.応募後

転職希望者が採用企業へ応募を終えたあと、転職エージェントは書類提出や面接日の調整をします。応募後に退会を伝えるとこれまでの調整が無駄になるうえ、企業から悪印象を持たれてしまうこともあるでしょう。また、応募者の印象が悪いことが原因で、転職エージェントのイメージが下がるケースも考えられます。

企業への応募が終わってすぐに退会しないためにも、「別に選考が進んでいる企業がある」「応募を迷っている」という場合は、担当者への相談が大切です。

2.面接を控えているとき

面接が決まると、企業の採用担当者は、予定を空けて面接の準備を進めます。そのため、面接前に退会すると採用担当者および転職エージェントに大きな迷惑がかかるでしょう。どうしても事情があって退会したい場合には、連絡を入れて理由をしっかりと説明することをおすすめします。

3.内定合否の結果が出ていないとき

企業との面接が終わったあとも、退会を避けたいタイミングのひとつです。面接終了後、企業は応募者を総合的に判断するフェーズに入ります。応募者が「企業で活躍してくれる人材がどうか」について、社内で審査をしていることでしょう。そのタイミングで退会を伝えてしまうと、採用担当者だけでなく、企業全体に大きな迷惑がかかります。どうしても退会したい事情がある場合には、できる限り早めに連絡をしましょう。

転職エージェントを退会する際の3つの注意点

内定が決まった喜びが大きい場合や、希望の企業とマッチしない不満が募っている場合、転職エージェントへの連絡が後回しになることもあります。しかし、再度転職エージェントを利用することを考慮し、フェードアウトせずに早めの連絡を心掛けましょう。ここからは、退会の際の注意点を紹介します。

1.連絡せずにフェードアウトはしない

サービスをやめるとき、退会を言い出しにくい気持ちは誰にでもあるでしょう。気まずいがゆえに「このまま自然にやめてしまおう」と考える方もいるかもしれません。しかし転職エージェント側にとって、利用者の退会は日常的に起こり得ることです。数多くの利用者を抱えるエージェントは、これまでさまざまな理由での退会を受けつけています。

「このような理由でやめると言い出すのは、相手に失礼かもしれない」と悩んでいる方もいるかもしれませんが、サポートをやめることは利用者の自由です。どのような理由であってもNOと言われることはないため、まずは退会の意思を伝えましょう。フェードアウトは失礼にあたるため、担当者へ迷惑をかけないためにも早めの連絡が大切です。

2.早めに退会の意思を伝える

退会を希望しているにもかかわらず、担当者への連絡を怠ってしまう方もいます。しかし、退会したい意思を伝えずにいることは、利用者とエージェント双方に不都合が生じてしまいかねません。担当者は利用者が退会をしない限り、転職のためのサポート活動を進めてしまいます。その際に利用者からの返信がないと、意図が分からず困惑するでしょう。

利用者にとっても、転職の意思がないにもかかわらず頻繁に連絡を受けることは、好ましくない状況だといえます。もしも応募を終えたあとで退会を決めた場合には企業にも迷惑がかかるため、早急に連絡するようにしましょう。

3.退会理由は正しく伝える

退会する場合には、退会理由を正直に伝えることが大切です。「やめる理由は何でもよいだろう」「もう関わることはないから適当に伝えよう」と思う方もいるかもしれません。しかし、うそをつくことは、相手に対して失礼です。また、うそはバレやすいうえに、自分にストレスがかかることもあります。連絡する際は、退会したい旨とこれまでの感謝を伝えるよう意識しましょう。

転職エージェントの退会に関するQ＆A

いざ転職エージェントを退会しようと思ったとき、疑問や不安を感じる点もあるでしょう。ここでは、転職エージェントの退会に関して、よくある質問やその回答をまとめました。個人情報の扱いや退会後の連絡、再登録についてなどの気になる疑問を解決しましょう。

Q．退会したら個人情報は削除してもらえる？

転職エージェントを利用する際には、職務経歴書や履歴書などの個人情報をエージェントに登録します。そのため、退会後の個人情報の取り扱いについて気になる方も多いのではないでしょうか。退会後の個人情報の取り扱いは、利用するエージェントによって異なります。

個人情報を削除するケースはもちろん、残しておくか削除するかを選択できるケースも少なくありません。個人情報の取り扱いに関しては、退会前に利用しているエージェントに問い合わせるとよいでしょう。退会時に情報削除の有無を問われない場合は、個人情報を残している傾向にあります。個人情報を残しておきたくない方は、転職エージェントへ削除依頼をしましょう。

Q．退会を引き止められない？

転職エージェントでは基本的に退会を引き止められることはありません。手続きに関してもメールや専用フォームを利用できるため、退会にあたって気まずい思いをすることもないでしょう。書類選考の途中である場合や企業との面接を控えている場合などは退会を引き止められるケースもありますが、どうしても退会したい事情があれば、担当者に辞退する意思を伝えましょう。

Q．退会したらメールや電話は来ない？

転職エージェントを退会したあとは、担当者やエージェントからメールや電話が来ることはありません。一方、担当者からの連絡を無視したり、返信せずに放置したりしている場合には、いつまでも連絡が来ます。連絡が嫌だと感じている方は、早めに退会手続きをしましょう。もしも連絡が届くことが心配な場合には、退会手続きを行う時点で「連絡は不要」と伝えておくことをおすすめします。

Q．退会したら再登録はできない？

転職エージェントは基本的に何度でも登録できるのが特徴です。退会しても、必要に応じて再登録ができます。また、サービスのサポート期間を設けている転職エージェントもあるでしょう。たとえば、転職のサポート期間が3ヵ月のエージェントの場合、期間を過ぎると再登録できます。過去の情報を消していなければ、前回の情報を引き継いで活動することも可能です。

まとめ

転職エージェントは利用者にとって便利なサービスですが、必要性がないときには利用の休止や退会を検討しましょう。退会しないまま連絡を無視するのは失礼にあたります。退会方法はエージェントによって異なるため、事前に調べておきましょう。また、退会の際には再度利用することも考慮し、できる限り迷惑のかからないタイミングや時期を選ぶことが大切です。

マイナビエージェントでは、公式メールから簡単に退会の申請を承っています。「少しだけ相談がしたい」「すぐに利用をやめてしまうかもしれない」と感じている方も、気軽に登録いただけるのが特徴です。転職に関する疑問や悩みがある場合には、ぜひマイナビエージェントにご相談ください。