転職活動で履歴書や職務経歴書を作成する際、「退職理由の書き方に迷う」という声はよく耳にします。退職理由は伝え方ひとつで印象が大きく変わるため、慎重に表現を選ぶことが大切です。
そこでこの記事では、履歴書や職務経歴書に退職理由を記載する際の判断基準に加え、マイナス印象を与えない表現方法や、実践的な例文・NGパターンをわかりやすく解説します。前向きにアピールできる書き方を身につけ、自信を持って転職活動に臨みましょう。

履歴書や職務経歴書に退職理由・転職理由は書く？書かない？

 履歴書や職務経歴書に退職理由を記載する場面は、応募先企業や自身の状況に応じて判断が必要です。ここでは、履歴書と職務経歴書それぞれの基本的な記載方針を押さえたうえで、ネガティブな理由を避ける場面や、記載することで印象をプラスに変えられるケースについて具体的に解説します。

履歴書には定型文でOK｜職務経歴書には原則不要

履歴書に記載する退職理由は、「一身上の都合により退職」といった定型文で十分です。履歴書は職歴の流れを簡潔に伝える書類であり、細かな理由まで踏み込む必要はありません。会社都合による退職や契約満了の場合も、「会社都合により退職」「契約期間満了のため退職」といった定型表現で問題ないでしょう。

一方、職務経歴書は自身のスキルや実績をアピールする書類であり、退職理由を積極的に記載するものではありません。経歴説明の一部として退職理由や転職理由に触れる場合も、簡潔にまとめつつ前向きな内容を意識しましょう。

ネガティブな退職理由・転職理由は書かないほうが無難

退職理由や転職理由が人間関係のトラブルや会社への不満であっても、応募書類にそのまま記載するのは避けたほうがよいでしょう。

ネガティブな内容はマイナス印象につながり、協調性や柔軟性に対する不安を与えてしまう可能性があります。たとえ正当な理由であっても、書類選考の段階では誤解を招くリスクがあるため、詳しい説明は面接で求められた際に伝えるのが無難です。職務経歴書で嘘をついてはいけませんが、不利になってしまう理由は書かないことをおすすめします。

経歴の説明上どうしても触れる必要がある場合は「スキルアップのため」や「新たな環境で挑戦するため」といった前向きな方向性に言い換えましょう。そのうえで、どのようなスキルを磨きたいのか、どのような働き方を目指しているのかを具体的に補足することで、マイナス評価を防ぐ表現につながります。

退職理由・転職理由を書いたほうがよいケースもある

基本的に退職理由や転職理由は書類に記載しなくても問題ありませんが、状況によっては記載することでマイナスな印象を和らげられる場合があります。

たとえば「転職回数が多い」「短期離職がある」「離職期間が長い」といったケースでは、理由を補足することで選考担当者に納得感を与えやすくなるでしょう。また、「会社都合による退職」や「キャリアアップ・スキルアップを目的とした転職」など、前向きな理由が明確な場合も記載が効果的です。

自身の経歴や応募先企業の状況を踏まえたうえで判断し、記載する際は簡潔かつ前向きな表現を心がけましょう。

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退職理由・転職理由の書き方｜代表的な理由の例文

退職理由や転職理由は、伝え方ひとつでポジティブな印象を与えることができます。ここでは、キャリアアップや人間関係、働き方の見直し、やむを得ない事情など、代表的な退職理由を取り上げ、具体的な例文を交えながら説得力を持たせる書き方のポイントを解説します。

【例文1】キャリアアップやスキル向上を理由にする場合

 キャリアアップやスキル向上を理由にする際は、成長したい分野や目指す姿を具体的に伝えることが重要です。「ステップアップしたい」といった曖昧な表現ではなく、自身の経験と結び付けて語ることで説得力が増します。

【例文2】人間関係が理由の場合

人間関係のトラブルを理由とする場合は、不満や否定的な表現を避け、価値観や働き方の違いとして客観的に伝えることが重要です。 

【例文3】働き方を見直したい場合

ライフスタイルや家庭環境の変化に伴う働き方の見直しは、前向きな姿勢で伝えることが大切です。貢献できるポイントを合わせて述べることで、好印象につながります。 

【例文4】やむを得ない事情（倒産・契約満了など）による退職

倒産や契約満了といったやむを得ない事情による退職は、事実を簡潔に伝えたうえで、次のキャリアに向けた前向きな意欲を示すことが大切です。 

退職理由・転職理由の書き方｜注意したいケースの例文

 転職理由は、選ぶ表現や伝え方によって相手に与える印象が大きく変わります。「転職回数が多い」「短期離職」「離職期間が長い」といったケースでは、誤解を避けるために慎重な説明が必要です。ここでは懸念されやすいパターンごとに例文を紹介し、前向きに伝える工夫や押さえておきたいポイントを解説します。

【例文5】転職回数が多い場合

転職回数が多い場合「またすぐ辞めるのでは」と不安を持たれることがあります。企業ごとに得たスキルや経験を具体的に示し、成長の積み重ねとして伝える工夫が重要です。 

【例文6】短期離職している場合

短期離職は職場への適応力や継続性を不安視されやすいため、やむを得ない事情がある場合は簡潔に説明し、応募先での定着意欲を明確に伝えることが大切です。 

【例文7】離職期間が長い場合

離職期間が長い場合、仕事への意欲やブランクの影響を懸念されやすくなります。期間中に取り組んだ活動や得た学びを具体的に伝え、前向きな姿勢を示すことが大切です。

退職理由・転職理由の書き方｜よくあるNGパターン

退職理由や転職理由の伝え方によっては、採用担当者にマイナス印象を与えてしまうことがあります。特に「あいまいな理由」「不満が強調された表現」「志望動機との矛盾」には注意が必要です。ここでは、ありがちなNGパターンと、その改善ポイントを具体的に解説します。

理由があいまい／抽象的で伝わらない

「成長できないと感じた」「新しい環境に挑戦したくなった」といった抽象的な理由では、意欲や方向性が伝わりにくくなります。転職を決意した背景や目的、目指す目標を具体的に言葉にすることで、採用担当者にも納得感を与えられます。 

不満が先行しすぎてネガティブ感が強くなっている

 「人間関係が悪かった」など、会社や職場への不満をそのまま書くと、協調性や問題解決力に疑問を持たれる恐れがあります。事実は淡々と伝えたうえで、前向きな転職理由に言い換えることが大切です。 

志望動機と矛盾している

 退職理由と志望動機に矛盾があると、説得力が薄れ応募先に違和感を与えかねません。たとえば「残業が多くて退職した」と述べながら「幅広い業務に携わり、繁忙期でも積極的に貢献したい」と書いた場合、意図が伝わりにくくなります。全体の整合性を意識し、一貫したメッセージを伝えることが大切です。

退職理由・転職理由の書き方｜誤解されないためのポイント

退職理由や転職理由は、伝え方次第で誤解を招くリスクがあります。選考担当者にネガティブな印象を与えないためには、転職を決意した背景や意図を具体的に伝えること、表現の順序を工夫して前向きな印象に変えることが大切です。ここでは、誤解を避けるために意識したいポイントを解説します。

転職を選んだ背景や意図を具体化する

「スキルアップのため」「キャリアチェンジのため」といった漠然とした理由を書くだけでは、転職の意図が伝わりにくくなります。どのような業務に挑戦したいのか、身につけたいスキルや目指す働き方を具体的に補足することで、説得力が高まります。 

書く順番を工夫してポジティブに変換する

退職理由や転職理由は、文章の書き出し方によって相手に与える印象が大きく変わります。不満や課題から書き始めるとネガティブに受け取られがちですが、意図や目標を先に述べることで前向きな印象を与えられます。事実を伝える際は、理由や今後の展望を先に示す構成が有効です。

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まとめ

退職理由や転職理由は、履歴書や職務経歴書の役割を踏まえたうえで、状況に応じた判断と表現の工夫が求められます。抽象的な理由やネガティブな表現は誤解を招きやすいため、転職を決意した背景や今後の目標を具体的に示すことが大切です。また、伝え方次第で印象が大きく変わるため、表現の順序や言い回しにも注意を払いましょう。

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