転職活動を進めていく過程では、やむを得ない理由で面接を辞退することもあるかと思います。しかし、企業に面接の辞退を伝える際に「気が重い」「どう伝えればいいのか分からない」という悩みを抱えた方は多いのではないでしょうか。

また、最近は転職エージェントを利用している方も増えていますが、紹介された企業の面接を辞退する際には、転職エージェントへの連絡も欠かせません。

ここでは、転職エージェントをとおして応募した企業面接を辞退する際の方法について解説します。
どのような手段で連絡をすればよいかなど、注意するべき点についてもまとめました。具体的な文例を交えてチェックしましょう。

転職面接は辞退できる？ マナーを守って適切な方法を！

転職の面接を辞退する理由には、他社から内定をもらったり、病気や急な私用などで欠席せざるを得なくなったりするケースが挙げられます。そのような理由で、やむを得ず面接を辞退するのは致し方ありません。

ただ、面接は自分ひとりで進めていることではなく相手がいることです。辞退を決めたら適切なタイミングで迅速かつ誠実な対応を心掛けましょう。
直接伝えるのは気が重いからといって無断で面接を辞退するのは、社会人としてマナー違反です。

辞退の旨を申し出る際には、電話またはメールで連絡するようにしましょう。
その際には、セオリーをしっかりと確認し、ルールとマナーに沿った対応を心掛けることが大切です。早めに電話あるいはメールで連絡をすることで、企業や採用担当者の方に迷惑をかけることがなくなりますし、自分の心の負担も減ります。スピーディーな対応を意識しましょう。

気が重い辞退の連絡......いつまでにすればいいの？

面接辞退の連絡は、できるだけ速やかに行うようにしましょう。
早めに連絡をすれば、押さえておいた面接時間を別の業務に充てられるため、企業にとっては非常に助かります。遅くとも面接の3日前までには連絡をしておきましょう。

また、面接当日にキャンセルをするのは印象がよくありませんが、やむを得ず直前に辞退を決めた場合は電話で伝えるようにしましょう。何の連絡もせずに無断で辞退するのは社会人のマナーとして失格です。
約束の日が近づくにつれて断りの連絡をしづらくなりますので、辞退を決めたら時間を空けずに連絡を入れましょう。

面接辞退者によくある辞退理由

面接を辞退してしまう理由として以下のようなものが挙げられます。どうしても面接を辞退したい場合、最低限のマナーとして辞退の理由を簡潔に伝えましょう。

• すでに別の会社で内定が決まった
• 面接官の対応が好ましくなかった
• 業務の内容やビジョンが異なっていた
• 勤務地や給与など条件の希望が叶わなかった
• ネット上でよくない評判を聞いた
• 家庭の事情などにより転職自体を検討しなおした

面接を辞退するリスク

面接を辞退すると、その後のリスクにもつながりかねません。たとえば、せっかくの紹介を辞退したことにより後ろめたさを感じる、信頼を失って今後求人を紹介してもらえなくなるなどです。
その場の面接を断れたとしても、自身の心理的な負担はもちろん、多方面に迷惑がかかることも忘れてはいけません。
面接を辞退するなら、なるべく早い段階で連絡をとり、正当な理由を伝えて誠意を見せましょう。

将来、理想の職種に転職するためにも、社会人としてのマナーをもって対応するのがおすすめです。

転職の面接辞退をする前に...5つのセオリーを再確認しよう

転職活動中、企業の面接を辞退する際には、5つのセオリーがあります。このセオリーを念頭に置いて、辞退の連絡をしましょう。

1.辞退を決めたら、できるだけ早く連絡する

企業の選考辞退を決めた場合、できる限り早く連絡するようにしましょう。
採用担当者は、時間や場所の確保など、事前の準備をしてあなたの来社を待ち望んでいます。選考を辞退する場合は迅速な連絡とお詫びを伝えることが社会人としてのマナーです。

2.余計な言い訳はせず、シンプルな言葉で伝える

メール、電話どちらの場合でも、「面接を辞退したい」という旨を簡潔に伝えましょう。
理由を長々と述べたり言い訳したりすると、悪印象につながるおそれもあります。

3.最後まで丁寧・誠実を心掛けて対応する

メールや電話のやりとりは、最後まで「丁寧かつ誠実に」を心掛けましょう。
先方には、面接調整をしてくれた感謝と謝罪の意思をはっきり伝えることが大切です。

ほかの内定を受けて辞退する場合は、辞退する企業が同業種である場合が多くあります。狭い世界ですので、悪評など立たぬよう双方気持ちのよい対応が心掛けましょう。

4.基本的にはメール・電話のどちらでもOK

面接辞退の連絡は電話でするのか、メールでも構わないのかについて悩む方も少なくないようです。基本的には、電話とメールのどちらでも問題がありません。要は、セオリーを守っていればいいのです。

直接話すことのないメールのほうが、ご自身の精神的負担や採用担当者への手間が少ないうえ、文章の形で残せるので、好まれる傾向があります。
ただし、面接日1～2日前に連絡する際は電話で連絡しましょう。
直前のメールですと、担当者がチェックする時間がなかったり、ほかのメールにまぎれてしまったりして、面接当日までに読んでもらえないことがあります。

5.無断で辞退はやめよう

無断で面接を辞退するのはやめましょう。社会人としての常識を疑われてしまいます。
企業側では、あなたの面接のために人手も時間も割いてくれています。無断で辞退すれば、それだけ無駄が生じるでしょう。
また、あなたが辞退するのであれば、別の応募者に面接の機会が回ってくる場合もあります。

無断での辞退はさまざまな悪影響を及ぼし、印象も悪くなるため控えましょう。
同業種の他社に応募している場合には、悪評が伝わって転職活動に影響を及ぼすことにもなりかねません。できる限りいい印象を残すことが大切です。

メールで面接辞退をする際の文例と書き方のポイント

メールでの面接辞退は、直接会わないからこそ、誤解がないように自分の意思を伝えることが重要です。また、電話と違い形として残るものなので、要件がすぐ分かる簡潔さと相手に失礼のない丁寧さの両立が必要です。

以下に面接辞退メールの文例と、そのポイントをご紹介します。

面接辞退メールの文例

転職活動の選考途中であれば、面接辞退はメールで問題ありません。これから参考となるメールの文面をご紹介します。

件名は明快にし、宛名はビジネスメールのマナーに則って書く

採用担当者は、1日にさまざまなメールを目にします。一目で内容が分かるよう、件名には選考辞退の旨と自分の名前を書くようにしましょう。
宛名の書き方は、ビジネスメールの手順どおりに「会社名→部署名→相手のお名前」の順番で書きます。会社名や部署名は、正式名称で書きましょう。

本文は簡潔な理由と丁寧な文章を忘れずに

メール本文ですが、面接日や名前などメール送信者の素性が分かるような文言から始め、面接辞退の旨を簡潔に伝えましょう。細かい理由を書く必要はありません。
ただし、メールでの連絡になったことやこちらの都合で迷惑をかけることに対する謝罪と、締めの言葉をつけることで丁寧なメールになるよう努めましょう。

ビジネルメールの場合、末尾に「今後ともよろしくお願いします」という文章をよく使いますが、今回は面接辞退ですので使用は避けます。

電話でフォローをすることでより丁寧に

必須の行動ではありませんが、二次、三次と選考が進んでいるようであれば、電話でフォローをすることが望ましいでしょう。
これまでの対応に対する感謝と改めて内定辞退のお詫びを丁寧に伝えます。
またその場合は、面接辞退のメールの最後「取り急ぎメールにてご連絡させていただきます」の後に「本日午後、改めてお電話いたします」と、後ほど電話をする旨も付け加えるようにしましょう。

電話で面接辞退をする際の文例と伝えるべきポイント

面接辞退の意思決定がやむを得ず直前や当日になってしまった場合は、電話で直接採用担当者に連絡しましょう。

「電話が苦手......」「話していると頭が真っ白になる」といった電話応対があまり得意ではない方もいるかと思いますので、以下に電話のトーク内容例とそのポイントをご紹介します。

電話での面接辞退のトーク例

辞退理由は簡潔でOK、理由を聞かれたら正直な思いを丁寧に伝える

担当者に面接の辞退を伝える際、理由は簡潔で構いません。「諸般の事情」「都合により」などで伝えましょう。
担当者から辞退理由を尋ねられることもありますが、今後の採用活動の参考のために聞いているケースが多い傾向にあります。トーク内容例のように「別の企業で自分の力を試したいと思った」あるいは「求人情報と実態に乖離があった」など、正直な思いを伝えて問題ありません。

混乱しないように、事前に話をまとめておく

急に辞退理由を細かく聞かれても、言葉に詰まってしまうことがあります。
万が一に備えて、伝えたいことをまとめたメモを用意したり、どのような会話の流れになるのか想定したりしてから電話をかけるほうがいいでしょう。

担当者不在の場合は、かけ直すかメールで先に連絡する

電話をかけた際に担当者が不在の場合は、伝言を頼まず、後ほどかけ直すようにしましょう。
もし担当者の方がその日は戻らないようであれば、先にメールで辞退の旨を伝えておくのも有効です。

【理由別】面接辞退する際の「文例」をご紹介

これからご紹介するような理由を伝えたうえで面接を辞退することは、失礼に当たりません。包み隠すことなく、誠意をもって素直に理由を伝えましょう。

状況に応じた対応ができるよう、電話とメールのパターンに分けてご紹介いたします。

他社からの内定

他社から内定をもらって選考を受ける必要がなくなったときは、その旨を素直に申し出るといいでしょう。
企業側にとっても、必要のない時間を削ることができますし、正直に伝えることでわだかまりも生まれにくくなります。同業他社など、ある業界に絞って転職活動を行っているケースではなおさら意識するようにしましょう。

【電話の場合】

【メールの場合】

企業とのミスマッチ

企業の理解を深めていく過程で自分の希望とのミスマッチを感じることも少なくありません。
事前に収集した情報と実際に聞いた話に差異を感じたり、自分が将来やりたいこととの間にズレが生じたりすることから辞退を考えることもあるかと思います。

そうした理由で辞退する場合には、転職先の企業のどういった部分にミスマッチを感じるのかを明確にするようにしてください。
一つひとつの選考から自己分析をさらに深めることは、今後の転職活動の参考にもなります。

【電話の場合】

【メールの場合】

体調が優れない

体調が優れず面接に参加するのが難しい場合は、その旨を早めに伝えましょう。

企業側も、無理に参加させることはありません。早めに連絡を入れれば、再度面接の場を設けてもらえることもあります。
まずは身体を休めて、その後の転職活動に向けた体調の回復に努めましょう。

【電話の場合】

【メールの場合】

諸般の理由

家庭の事情などプライベートな理由から選考・面接を辞退する場合は、辞退の理由を詳しく伝える必要はありません。
「諸般の理由で面接を辞退します」といったシンプルな伝え方で問題ないでしょう。

【電話の場合】

【メールの場合】

面接辞退の前に要チェック！4つの注意点

ここまで面接辞退におけるさまざまなケースとその対処法を紹介してきましたが、ここでは、事態を伝える連絡をする前にさらにチェックしていただきたい注意点を4つ紹介します。

注意点1. 面接辞退の電話やメールをする時間帯に気をつける

メールや電話をするのは営業時間内がベストです。しかし、営業時間内であればいつ連絡してもいいわけではありません。
始業開始直後と就業間際の時間帯は、ミーティング中だったり業務が立て込んでいたりすることが多いため、担当者に負担をかける可能性があります。営業時間にもよりますが、業務が比較的落ち着き始める11時頃、15時頃が、一般的には迷惑になりにくいとされる時間帯です。
また、面接の日程調整の段階で、連絡をしてもいい時間帯を事前に聞いておくのもいいでしょう。

メールに関しては特に時間の制約はありませんが、最近はスマートフォンやタブレットでメールを確認するケースもありますので、あまりに遅い時間はさけたほうが得策です。
やむを得ず夜のメールになる場合は、「夜分遅くに失礼いたします」という一文を添えるようにしましょう。

注意点2. 辞退理由を答えるときも丁寧な表現を忘れずに

電話で面接辞退をする際は、詳しい理由を聞かれるケースがよくあります。
そのときには、正直な気持ちを伝えるようにしましょう。くれぐれも、相手先企業を中傷するような表現にならないように気をつけてください。

注意点3. 本当に面接辞退すべきかをしっかり考えよう

選考の辞退は、後で取り消すことはできません。
面接や企業の求人情報など、自分にとって何がしっくりこなかったのかを分析しつつ、本当に面接を辞退すべきかを決めましょう。限られた時間を有効活用し、後悔のない転職活動になるよう、じっくり考えてみてください。

注意点4. 嘘の口実を作らない

バレないと思って口実を作っても、のちのトラブルにつながったり不信感を与えてしまったりすることがあります。面接を辞退する際には、嘘をつかないことが大切です。
相性の観点から断りを入れたい場合はもちろん、継続的に求人の紹介を受けたい方も、辞退の理由は正直に伝えます。
キャリアアドバイザーとの関係を良好に保つのも転職活動の一環です。「嘘の口実は必ず明るみに出る」という意識を忘れず持っておきましょう。

【状況別】転職エージェントとの面談や企業への断り方

転職エージェントを利用すると、採用までのスケジュール調整や求人内容だけでは分からない企業の情報を入手できるなどのメリットがありますが、それでも転職エージェントとの面談や紹介された企業との面接を断りたいケースは出てくると思います。
その際には、後々トラブルが生じたり、関係が悪くなったりしないよう、上手に断りの連絡を入れることが大切です。

以下に、ケースごとの断り方の例を紹介します。

一度予約した面談を断りたい場合

〈POINT〉
都合によって予約を取り消し、日程変更をお願いする場合のメールの文例です。
お詫びをしっかりとしたうえで、代わりの日時を複数提案し、相手にこれ以上迷惑をかけないように配慮しましょう。

書類選考の段階で断りたい場合

〈POINT〉
一度は応募をしたものの、仕事内容が希望通りではなかったり、転職エージェントの熱意に押されただけであったり、事態の理由は人それぞれだと思いますが、どのような事情にせよ、文例のように断るのがベターです。
断りの連絡と一緒に、紹介してもらった企業のどこが希望とそぐわなかったのか、自分が求めている条件をあらためて伝えるなど、キャリアアドバイザーと情報共有をして、以後のミスマッチを防ぎましょう。

企業の面談を断りたい場合

〈POINT〉
転職エージェントから紹介を受けた企業との面談を断る際は、キャリアアドバイザーに「面談を設定してもキャンセルされてしまう」という印象を与え、その後のサポートに影響を与えかねないので注意が必要です。
面談を辞退する理由や選考に進む意志がないことを明記して、なるべく早めに断りのメールを入れましょう。辞退理由を明確に伝えることは、その後の転職活動に置ける方向性を定めるのに役立ちます。メール送信後、電話も入れておくのがベターです。

企業の面談後に断りたい場合

〈POINT〉
面談後に断りの連絡を入れるケースも一定数あります。複数の求人に応募している場合、より条件や相性のよい企業への入社を決めることが多いためです。
ポイントは、良質な求人を紹介してもらったことに対するお礼と、丁寧で誠意のある謝罪をすることでしょう。エージェントの担当者と企業の採用担当者の両方に謝罪や感謝を伝えます。

内定が出た後に断りたい場合

〈POINT〉
転職活動を進めていくと、複数の企業から内定を得ることがあります。他社に入社する決意をした場合は、正直に理由を説明して、できるだけ早く担当のキャリアアドバイザーに連絡を入れましょう。

希望にマッチした企業から内定をもらったら、すぐに担当キャリアアドバイザーに連絡をしましょう。連絡が遅れると、企業と転職エージェント双方に迷惑がかかりますし、その後の転職活動にも影響しかねないので要注意です。
また、今までサポートをしてくれた担当者への感謝の気持ちと内定を辞退する謝罪の気持ちは伝えるようにしましょう。

内定承諾後に断りたい場合

〈POINT〉
まず、内定承諾後に断りを入れるのは非常に重いことであると認識しておかなければなりません。転職エージェントも企業も入社に向けた準備を始めますから、辞退をすることで多大な迷惑をかけることになり、トラブルに発展することもあります。
とはいえ、無理をして入社の意思がない会社に入っても、あなたにとってプラスにはなりません。

断りの連絡を入れる際には、どのシーンよりも誠心誠意、深い謝罪の気持ちを持って、最大限の注意を払った対応を心掛けてください。内定辞退の意思を固めたらできるだけ早いタイミング、遅くとも入社予定日の2週間前までには連絡を入れるようにしましょう。

転職エージェントの利用をやめたい・担当者を変えたいときは？

転職エージェントは、転職活動の強い味方ですが、いざ利用してみると、自分には合っていなかったということもあります。また、担当のキャリアアドバイザーとの相性がよくなかったり、質のよくないキャリアアドバイザーが担当についたりすることも考えられるでしょう。
そのような場合は、正直に理由を伝えて利用をやめたり、担当者の変更を申し出たりして問題ありません。

連絡は、担当者に電話かメールを入れるのが一般的です。利用をやめる際の連絡では、これまでお世話になったことへの感謝の言葉をきちんと伝えてください。
また、担当者の変更を申し出る際には、「自分の考えと合わない」「希望する業界・職種に詳しくない」など、変更を希望する理由をしっかりと伝えましょう。

転職エージェントの利用をやめたり、担当者を変更したりすることにためらいを感じる方もいるかと思います。しかし、転職エージェントを利用する目的は、あくまでも転職活動をスムーズに進め、転職の成功を勝ち取るためであることを忘れずにいましょう。

転職エージェントへの辞退の連絡、注意すべきポイントは？

転職エージェントから紹介を受けた企業の面接を辞退する場合は、転職エージェントにも連絡する必要があります。

その際、以下に挙げるポイントに注意しましょう。

辞退する場合、転職エージェントにも連絡しよう

転職エージェントから紹介を受けた企業の面接を辞退する場合は、転職エージェントに連絡を入れる必要があります。転職エージェントに無断で企業に辞退の連絡を入れると信頼関係が崩れてしまい、最悪の場合、以後のサポートを断られることになりかねません。

基本的には、転職エージェントを通して辞退の連絡を入れたほうがいいでしょう。キャリアアドバイザーから辞退の旨を伝えてもらうことで、転職エージェントと企業の関係性に影響を及ぼすことなく、理解が得られます。
企業の担当者に直接、面接辞退の連絡を入れる場合でも、事前に担当のキャリアアドバイザーに連絡を入れ、辞退の仕方についてアドバイスを受けるなど、今後の企業紹介に支障が生じないようにすることが大切です。

辞退はなるべく早く連絡することが大切

面接辞退の連絡はなるべく早くすることが大切なのは、どのような状況であっても一緒です。転職エージェントへ連絡を入れる場合も同様に、スピードを意識しましょう。

ギリギリになってから連絡すると、転職エージェントが企業からの信用を失うことにもつながりますし、あなたも担当のキャリアアドバイザーからの信用を失って、「この人には求人を紹介しづらい」「また、突然辞退されるのではないか」と思われかねません。

辞退連絡はメール？電話？どちらのほうがいいか

辞退の連絡は、基本的に電話とメールのどちらでも問題ありません。要は、マナーを守って、節度のある辞退の連絡をすればいいのです。

ただ、キャリアアドバイザーが忙しいと、リアルタイムで辞退連絡のメールを確認できない可能性があります。
また、面接辞退をメールで済ませるのは失礼だと受け取る方もいますので、心配だという方は、電話で伝えるか、メール送信後に電話を入れておくといいでしょう。

転職エージェントが辞退させてくれないときの対処法

転職エージェントを利用していると、稀に辞退を認めてくれないキャリアアドバイザーとマッチすることがあります。しかし、転職エージェントの利用は基本的に求職者が決めるものであり、辞退できないといったことはありません。

次のような対応を意識すると問題を解消できるでしょう。

• 辞退の意思を明確に伝える
• 担当のキャリアアドバイザーを変更してもらう
• 別の転職エージェントを利用する

まずは担当者の変更を申し出てみて、それでも解消しなかった場合は転職エージェントを変更するのがおすすめです。

マイナビエージェントで転職ストレスを軽減しよう！

転職活動をするうえで、面接や内定の辞退を決意する瞬間も訪れます。条件や業務内容など、あらゆる理由があったとしても、やはり辞退の連絡には心の準備が不可欠でしょう。

そこで利用したいのが転職エージェントです。
転職エージェントを経由すれば、面接や内定の辞退もエージェントを介して企業に伝えられます。さらに転職活動をするうえでのアドバイスももらえるため、転職活動で生じるストレスが軽減されるでしょう。
マイナビエージェントは、各業界に精通したキャリアアドバイザーが在籍する転職エージェントです。希望する企業への転職に有効な対策や面接のフィードバックなどを丁寧に行います。スムーズな転職活動を求めている方におすすめです。

まとめ

面接辞退をするなら、社会人としてのマナーを意識した対応が求められます。

次のようなポイントを押さえておきましょう。

• 辞退を決めたら、できるだけ早く連絡する。無断辞退はしない
• 辞退の連絡は、基本的に電話でもメールでもOK。シンプルかつ丁寧・誠実な対応を心掛ける
• 電話、メールは営業時間内に。ただし、始業直後やお昼の時間はさける
• 担当者が不在のときは、かけ直すかメールで先に連絡をする
• 本当に辞退すべきかどうか、じっくりと考えてから結論を出す

転職面接の辞退をする際には「よく考えたうえで誠意と礼儀ある行動をする」ということがキーポイントになります。
たしかに、面接を辞退することは応募者にとって気が重くなりがちですが、だからこそ企業や採用担当者への誠意を示し、きちんとした対応を心掛けることが大切です。
そうすることで、担当者からも「誠実な人物だ」と思ってもらえるでしょう。

また、転職エージェントを利用している場合は、まずなるべく早めに連絡を入れ、企業、転職エージェント双方に迷惑がかからず、信頼関係を損ねないように対応することが大切です。
マナーを守った転職活動ができれば、その後の転職活動もわだかまりなく進められるでしょう。

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