転職の面接を辞退するときの正しいメールの書き方・電話の仕方【例文付き】|求人・転職エージェント

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転職の面接を辞退するときの正しいメールの書き方・電話の仕方【例文付き】

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最終更新日:2019/03/13

00.jpg転職活動を進めていく過程で、やむをえない理由で面接を辞退するというのは珍しいことではありません。しかし、企業に面接の辞退を伝える際、どう伝えればいいのかわからない方は多いのではないでしょうか。

ここでは、企業に面接辞退の連絡をする際に、気を付けたいことをご紹介します。

1. そもそも、転職面接を辞退するのは許されること?

01.jpg転職の面接を辞退するのには、他社から内定を貰ったり、病気や急な私用など欠席せざるを得なくなったりするケースが挙げられます。

このように、やむを得ず面接を辞退するのは致し方ありません。

ただし、面接は自分ひとりで進めていることではなく相手がいることですから、適切なタイミングで迅速かつ誠実な対応を心がけましょう。

無断で面接を辞退するなど、約束事を反故にするのは社会人としてマナー違反です。辞退の旨を申し出る際には、基本的に電話での連絡を心掛けるようにしてください。

早めに電話で連絡をすることで、企業や採用担当者の方に迷惑をかけることがありませんし、自分の心の負担も減ります。スピーディーな対応を意識しましょう。

1.1. 辞退する場合、辞退の連絡はいつ頃までがいいの?

面接辞退の連絡は、できるだけ速やかに行うのが鉄則です。

遅くとも面接の3日前までには連絡をしておきましょう。面接当日にキャンセルをするのは印象がよくありません。ましてや何の連絡もせずに無断で辞退するのは社会人のマナーとして失格です。

面接日が近づくほど断りの連絡をしづらくなりますから、辞退を決めたら時間を空けずに連絡を入れるようにしましょう。

2. 転職の面接辞退をする前に...3つのセオリーを再確認しよう

02.jpg転職活動中、企業の面接を辞退する際には、3つのセオリーがあります。このセオリーを念頭に入れて、辞退の連絡をしましょう。

辞退のセオリー1. 辞退を決めたら、できるだけ早く連絡する

繰り返しになりますが、企業の選考辞退を決めた場合、できる限り早く連絡してください。

採用担当者は、時間と場所の確保など、事前の準備が必要です。早めの連絡があれば、企業はスペースや時間をほかの選考に費やすことができます。

辞退のセオリー2. 余計な言い訳は不要!シンプルな言葉で伝える

メール、電話どちらの場合でも、「面接を辞退したい」という旨を簡潔に伝えてください。理由を長々と述べたり言い訳したりするのは、かえって悪印象です。

辞退のセオリー3. 最後まで丁寧・誠実を心掛けて対応する

メール、電話のやりとりは、最後まで「丁寧かつ誠実に」を心掛けましょう。先方には、感謝と謝罪の意思をはっきり伝えます。

他の内定を受けて辞退する場合は、辞退する企業が同業種である事が多いです。狭い世界ですので、悪評など立たぬよう双方気持ちの良い対応を心がけましょう。

3. メールで面接を辞退するメリット・デメリット

03.jpg最近では、メールで面接辞退の連絡をすることも珍しくありません。

メールでの連絡は手軽に伝達できる反面、連絡内容や意図がちゃんと届いていなかったり、文字のみのコミュニケーションになるのでこちらの真意が伝わりにくかったりと、コミュニケーション不足に陥りがちなポイントもあります。

以下のようなメリット・デメリットがあることをきちんと押さえておきましょう。

3.1. メール辞退のメリット

面接を辞退することを伝える際、メールであれば事前にしっかりと内容をチェックすることができます。

文面で残るので伝達ミスが少なく、「言った・言わない」のトラブルも防げます。また、電話とは違って、採用担当者など企業側の手を煩わせずに済みます。

3.2. メール辞退のデメリット

メールは電話での連絡と違って、リアルタイムで辞退の意思を伝えられるわけではありません。採用担当者が忙しいと、すぐにはメールを確認できない可能性があります。

担当者によっては、面接辞退という重要な話をメールで済ませるのは失礼だと受け取ることもあります。繰り返しではありますが、基本的には電話で伝えるようにするのが良いでしょう。

4. メールで面接辞退をする際のポイント

04.jpgメールでの面接辞退には、直接会わないからこそ、誤解がないように伝えることが重要です。

要件がすぐわかる簡潔さと相手に失礼のない丁寧さの両立が必要です。以下に面接辞退メールの例文と、そのポイントをご紹介します。

4.1. 面接辞退メールの例文

転職活動の選考途中であれば、面接辞退はメールで問題ありません。以下に、参考となるメールの文面をご紹介します。

【件名】
面接辞退のご連絡:田中一郎

【本文】
株式会社〇〇〇〇
人事部 佐藤様

お世話になっております。
6月10日に面接のお時間を頂戴しました田中と申します。

この度、諸般の事情により、面接辞退をさせていただきたくご連絡差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず、誠に申し訳ございません。何卒ご容赦いただけましたら幸いです。

本来、直接お伝えすべきところ、取り急ぎメールにてご連絡させていただきます。
最後となりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

田中一郎
TEL:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail:〇〇〇〇〇〇〇〇@〇〇.ne.jp

4.2. 件名は明快に

採用担当者は、1日に様々なメールを目にします。一目で内容がわかるよう、件名には選考辞退の旨と自分の名前を書くようにしましょう。

4.3. 宛名はビジネスメールのマナーに則って

宛名の書き方は、ビジネスメールの手順どおりに「会社名→部署名→相手のお名前」の順番で書きます。会社名や部署名は、正式名称で書きましょう。

4.4. 本文は簡潔な理由と丁寧な文章を忘れずに

メール本文ですが、面接日や名前などメール送信者の素性がわかるような文言から始め、面接辞退の旨を簡潔に伝えましょう。細かい理由を書く必要はありません。

ただし、メールでの連絡になったことやこちらの都合で迷惑をかけることに対する謝罪と、締めの言葉をつけることで丁寧なメールになるよう努めましょう。

ビジネルメールの場合、末尾に「今後ともよろしくお願いします」という文章をよく使いますが、今回は面接辞退ですので使用は避けましょう。

4.5. 電話でのフォローをする場合の対応

必須の行動ではありませんが、二次、三次と選考が進んでいるようであれば、電話でのフォローをするとより丁寧です。

その場合は、「取り急ぎメールにてご連絡させていただきます」の後に、「本日午後、改めてお電話いたします」と、後ほど電話をする旨も付け加えるようにしましょう。

5. 電話で面接辞退をする際の会話例と、伝えるべきポイント

05.jpg面接の辞退が直前や当日になってしまった場合は、電話で直接採用担当者に連絡しましょう。以下に電話のトーク内容例と、そのポイントをご紹介します。

5.1. 電話での面接辞退のトーク例

あなた:お世話になっております。6月10日に面接のお時間をいただきました松本と申します。
人事部の佐藤様はいらっしゃいますか?
担当者:少々お待ちくださいーはい、佐藤です。
あなた:お世話になっております。先日、一次選考の通過についてご連絡をいただいたのですが、諸般の事情により、選考の辞退をさせていただきたく、ご連絡いたしました。
担当者:そうですか。差し支えなければ、辞退の理由を聞かせていただけますか?
あなた:複数の選考を通じて比較検討した結果、別の企業様で自分の力を試したいと思いました。
担当者:なるほど、残念ですが承知しました。
あなた:こちらの都合でご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。それでは失礼いたします。

5.2. 辞退理由は簡潔でいいが、詳しい理由を聞かれたときは、正直な思いを丁寧に伝える

担当者に面接の辞退を伝える際、理由は簡潔で構いません。「諸般の事情」「都合により」などで伝えましょう。

しかし、担当者から辞退理由を尋ねられたら、上記のトーク内容例のように「別の企業で自分の力を試したいと思った」あるいは「求人情報と実態に乖離があった」など、正直な思いを伝えて問題ありません。

5.3. 混乱しないように、簡単な台本を用意しよう

急に辞退理由を細かく聞かれても、言葉に詰まってしまうことがあります。万が一に備えて、簡単な台本を用意してから電話をかけたほうがいいでしょう。

5.4. 担当者不在の場合は、かけ直すかメールで先に連絡する

電話をかけた際に担当者が不在の場合は、伝言を頼まず、後ほどかけ直すようにしましょう。もし担当者の方がその日は戻らないようであれば、先にメールで辞退の旨を伝えておくのも有効です。

6. 面接辞退者によくある6つの辞退理由

06.jpg面接を辞退する際には、担当者にはストレートに伝えられない「本当の理由」があることも少なくありません。ここでは、面接辞退者に多く見られる、面接辞退の理由についてご紹介します。

6.1. 会社と合わないと感じた

転職活動を進めていき、企業の理解が深まっていくと、自分のキャリアプランと企業の方向性が合わないと気づくこともあります。これでは、理想の転職先とはいえなくなります。

6.2. ネット上でよくない評判を聞いた

最近では、インターネット上に企業に関するネガティブな情報も出回っています。

もちろん、すべてが正しい情報とは限らないので鵜呑みにはできませんが、そうした評判が目立つような企業への転職は避けるのも一つの選択かもしれません。

明確な情報を得て判断をしたい場合は、転職エージェントなど情報の信頼性があるサービスを使うのがおすすめです。

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6.3. 他社での内定が決まった

転職活動で複数の企業を受けている場合、志望順位の高い他の企業から内定をもらうこともあります。

その場合はこれ以上転職活動を続ける必要がありませんので、面接辞退の選択をしましょう。

辞退を申し出るときのポイントについては、後述する「面接辞退する際に失礼に当たらない『理由』」でご紹介します。

6.4. 求人情報との齟齬

求人情報に示された内容が面接で聞いた説明と異なっていた場合、希望条件の不一致や開示された情報の齟齬から生まれる不信感によって、辞退に及ぶことが少なくないようです。

選考に進んだ段階で辞退の選択肢を取ることになると、時間的にもロスをしてしまいます。求人票に記載された情報だけでなく、その他の事についても徹底的な調査を心がけましょう。

6.5. 面接官の態度が好ましくなかった

面接中、面接官の態度が横暴だったり、マナーに問題があったり、理不尽に責められたりしたために転職面接を辞退するというケースもあります。

「この人がいる会社では働きたくない」と感じたら、その会社の選考を受け続けることを考え直してみることをおすすめします。

面接官と相性が合うかどうかは、それだけが全てではないものの、その会社の社風やどのような人がいるのかを判断するひとつの指標になります。

6.6. 仕事内容が希望と異なっていた

求人情報に書いてある業務内容と面接で伝えられた仕事内容が異なっていた場合、認識のズレから面接を辞退するケースもあります。

キャリアアップやスキル向上を目指して転職活動をしている場合、業務内容は転職の軸に大きくかかわってくる箇所でもあります。

ミスマッチが起こらないよう、選考の初期段階で詳しく聞いておくようにしましょう。

7. 面接辞退する際に失礼に当たらない「理由」をご紹介

07.jpgこれからご紹介するような理由を伝えたうえで面接を辞退することは、失礼に当たりません。包み隠すことなく、誠意をもって素直に理由を伝えましょう。

7.1. 他社からの内定

他社から内定をもらって選考を受ける必要がなくなったときは、その旨を素直に申し出るといいでしょう。

企業側にとっても、必要のない時間を削ることができますし、正直に伝えることでわだかまりも生まれにくくなります。同業他社など、ある業界に絞って転職活動を行っているケースではなおさら意識するようにしましょう。

7.2. 企業とのミスマッチ

企業の理解を深めていく過程でミスマッチを感じることも少なくありません。

事前に収集した情報と実際に聞いた話に差異を感じたり、自分が将来やりたいこととの間にズレが生じたりしたら、辞退を考えることもあるかと思います。

仮に辞退する場合には、転職先の企業のどういった部分にミスマッチを感じるのかを明確にするようにしてください。

一つひとつの選考から自己分析を更に深めると、今後の転職活動の参考にもなります。

7.3. 体調が優れない

体調が優れず、面接に参加するのが難しい場合は、その旨を早めに伝えましょう。企業側も、無理に参加させることはしないはずです。

また、早くに連絡を入れれば、再度面接の場を設けてもらえる可能性もあります。まずは身体を休めて、その後の転職活動に向けた体調の回復に努めましょう。

7.4. 諸般の理由

家庭の事情などプライベートな理由から選考・面接を辞退する場合は、辞退の理由を詳しく伝える必要はありません。

「諸般の理由で面接を辞退します」といったシンプルな伝え方で問題ないでしょう。

8. 面接辞退の前に要チェック!3つの注意点

08.jpg面接辞退をする際、次の3点に気を付けるようにしましょう。

注意点1. 面接辞退の電話、メールをする時間帯

担当者のスケジュールを考えると、メールや電話をするのは営業時間内がベストです。時間帯は、始業直後やお昼の時間を避けるようにしましょう。

もしも、やむをえず夜のメールになる場合は、「夜分遅くに失礼します」という一文を添えるようにします。

注意点2. 辞退理由を答えるときも丁寧な表現を忘れずに

電話で面接辞退をする際は、詳しい理由を聞かれるケースがよくあります。そのときには、正直な気持ちを伝えるようにしましょう。くれぐれも、相手先企業を中傷するような表現にならないように気を付けてください。

注意点3. 本当に面接辞退すべきかをしっかり考えよう

選考の辞退は、あとで取り消すことはできません。面接や企業の求人情報など、自分にとって何がしっくりこなかったのかを分析しつつ、本当に面接を辞退すべきかを決めましょう。

限られた時間を有効活用し、後悔のない転職活動になるよう、じっくり考えてみてください。

9. まとめ

09.jpg面接を辞退することは、応募者にとって気が重くなりがちです。

だからこそ、その企業や採用担当者への誠意を示し、きちんとした対応を心がけることが大切です。そうすることで、担当者からも「誠実な人物だ」と思ってもらえるでしょう。

マナーを守った転職活動ができれば、その後の転職活動もわだかまりなく進めていくこともできるはずです。

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