転職の面接を辞退したい。電話・メールでの丁寧な断り方とは|求人・転職エージェント

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転職の面接辞退の

セオリーと

丁寧な断り方

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転職活動を進めていく過程で、やむをえない理由で面接を辞退するというのは珍しいことではありません。しかし、企業に面接の辞退を伝える際、どう伝えればいいのかわからない方は多いのではないでしょうか。
ここでは、企業に面接辞退の連絡をする際に、気を付けたいことをご紹介します。

転職の面接辞退をする前に…3つのセオリーを再確認しよう

転職活動中、企業の面接を辞退する際には、3つのセオリーがあります。このセオリーを念頭に入れて、辞退の連絡をしましょう。

・辞退を決めたら、できるだけ早く連絡する

企業の選考辞退を決めた場合、できる限り早く連絡してください。採用担当者は、時間と場所の確保など、事前の準備が必要です。早めの連絡があれば、企業はスペースや時間をほかの選考に費やすことができます。

・余計な言い訳は不要!シンプルな言葉で伝える

メール、電話どちらの場合でも、「面接を辞退したい」という旨を簡潔に伝えてください。

・最後まで丁寧・誠実を心掛けて対応する

メール、電話のやりとりは、最後まで「丁寧かつ誠実に」を心掛けましょう。先方には、感謝と謝罪の意思をはっきり伝えます。

メールで面接辞退をする際のポイント

転職活動の選考途中であれば、面接辞退はメールで問題ありません。以下に、参考となるメールの文面をご紹介します。

【件名】
面接辞退のご連絡:田中一郎

【本文】
株式会社マイナビ
人事部 佐藤様

お世話になっております。
6月10日に面接のお時間を頂戴しました田中と申します。
この度、諸般の事情により、面接辞退をさせていただきたくご連絡差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず、誠に申し訳ございません。何卒ご容赦いただけましたら幸いです。
本来、直接お伝えすべきところ、取り急ぎメールにてご連絡させていただきます。

最後となりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

田中一郎
TEL:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail:〇〇〇〇〇〇〇〇@〇〇.ne.jp

面接辞退メールのポイント

面接辞退のメールでは、どのようなことに気を付けるべきでしょうか。以下に、そのポイントをご紹介します。

・件名は明快に

採用担当者は、1日に様々なメールを目にします。一目で内容がわかるよう、件名には選考辞退の旨と自分の名前を書くようにしましょう。

・宛名はビジネスメールのマナーに則って

宛名の書き方は、ビジネスメールの手順どおりに「会社名→部署名→相手のお名前」の順番で書きます。会社名や部署名は、正式名称で書きましょう。

・本文は簡潔な理由と丁寧な文章を忘れずに

メール本文ですが、面接日や名前などメール送信者の素性がわかるような文言から始め、面接辞退の旨を簡潔に伝えましょう。細かい理由を書く必要はありません。
ただし、メールでの連絡になったことやこちらの都合で迷惑をかけることに対する謝罪と、締めの言葉をつけることで丁寧なメールになるよう努めましょう。ビジネルメールの場合、末尾に「今後ともよろしくお願いします」という文章をよく使いますが、今回は面接辞退ですので使用は避けましょう。

・電話でのフォローをする場合の対応

必須の行動ではありませんが、二次、三次と選考が進んでいるようであれば、電話でのフォローをするとより丁寧です。
その場合は、「取り急ぎメールにてご連絡させていただきます」の後に、「本日午後、改めてお電話いたします」と、後ほど電話をする旨も付け加えるようにしましょう。

電話で面接辞退をする際のポイント

面接の辞退が直前や当日になってしまった場合は、電話で直接採用担当者に連絡しましょう。以下に電話のトーク内容例と、そのポイントをご紹介します。

<電話での面接辞退のトーク>

あなた:お世話になっております。6月10日に面接のお時間をいただきました佐藤と申します。
人事部の佐藤様はいらっしゃいますか?

担当者:少々お待ちくださいーはい、佐藤です。

あなた:お世話になっております。先日、一次選考の通過についてご連絡をいただいたのですが、諸般の事情により、選考の辞退をさせていただきたく、ご連絡いたしました。

担当者:そうですか。差し支えなければ、辞退の理由を聞かせていただけますか?

あなた:複数の選考を通じて比較検討した結果、別の企業様で自分の力を試したいと思いました。

担当者:なるほど、残念ですが承知しました。

あなた:こちらの都合でご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。それでは失礼いたします。

面接辞退電話のポイント

電話で面接辞退の連絡をする場合は、次のポイントを意識するといいでしょう。

・辞退理由は簡潔でいいが、詳しい理由を聞かれたときは、正直な思いを丁寧に伝える

担当者に面接の辞退を伝える際、理由は簡潔で構いません。「諸般の事情」「都合により」などで伝えましょう。しかし、担当者から辞退理由を尋ねられたら、上記のトーク内容例のように「別の企業で自分の力を試したいと思った」あるいは「求人情報と実態に乖離があった」など、正直な思いを伝えましょう。

・混乱しないように、簡単な台本を用意しよう

急に辞退理由を細かく聞かれても、言葉に詰まってしまうことがあります。万が一に備えて、簡単な台本を用意してから電話をかけたほうがいいでしょう。

・担当者不在の場合は、かけ直すかメールで先に連絡する

電話をかけた際に担当者が不在の場合は、伝言を頼まず、後ほどかけ直すようにしましょう。もし担当者の方がその日は戻らないようであれば、先にメールで辞退の旨を伝えておくのも有効です。

面接辞退の前に要チェック!3つの注意点

面接辞退をする際、次の3点に気を付けるようにしましょう。

・面接辞退の電話、メールをする時間帯

担当者のスケジュールを考えると、メールや電話をするのは営業時間内がベストです。時間帯は、始業直後やお昼の時間を避けるようにしましょう。もしも、やむをえず夜のメールになる場合は、「夜分遅くに失礼します」という一文を添えるようにします。

・辞退理由を答えるときも丁寧な表現を忘れずに

電話で面接辞退をする際は、詳しい理由を聞かれるケースがよくあります。そのときには、正直な気持ちを伝えるようにしましょう。くれぐれも、相手先企業を中傷するような表現にならないように気を付けてください。

・本当に面接辞退すべきかをしっかり考えよう

選考の辞退は、あとで取り消すことはできません。面接や企業の求人情報など、自分にとって何がしっくりこなかったのかを分析しつつ、本当に面接を辞退すべきかを決めましょう。限られた時間を有効活用し、後悔のない転職活動になるよう、じっくり考えてみてください。

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