【例文付き】企業&転職エージェントへの連絡は迅速に!シーン別に見る面接辞退の正しいメール・電話の仕方|求人・転職エージェント

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【例文付き】企業&転職エージェントへの連絡は迅速に!シーン別に見る面接辞退の正しいメール・電話の仕方

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最終更新日:2020/07/21

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転職活動を進めていく過程では、やむを得ない理由で面接を辞退することもあるかと思います。しかし、企業に面接の辞退を伝える際に「気が重い」「どう伝えればいいのかわからない」という悩みを抱えた方は多いのではないでしょうか。

また、最近は転職エージェントを利用している方も増えていますが、紹介された企業の面接を辞退する際には、転職エージェントへの連絡も欠かせません。

ここでは、企業や転職エージェントに面接辞退の連絡をする際に、どんな手段で連絡をすればいいか、どんな伝え方で断ればいいのか、など気を付けたいことをご紹介します。

1.転職面接は辞退できる? マナーを守って適切な方法を!

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転職の面接を辞退する理由には、他社から内定を貰ったり、病気や急な私用などで欠席せざるを得なくなったりするケースが挙げられます。そのような理由で、やむを得ず面接を辞退するのは致し方ありません。

ただ、面接は自分ひとりで進めていることではなく相手がいることですから、辞退を決めたら適切なタイミングで迅速かつ誠実な対応を心がけましょう。

直接伝えるのは気が重いからといって無断で面接を辞退するのは、社会人としてマナー違反です。辞退の旨を申し出る際には、電話またはメールで連絡するようにしましょう。

その際には、セオリーをしっかりと確認し、ルールとマナーに沿った対応を心掛けることが大切です。早めに電話あるいはメールで連絡をすることで、企業や採用担当者の方に迷惑をかけることがなくなりますし、自分の心の負担も減ります。スピーディーな対応を意識しましょう。

1.1. 気が重い辞退の連絡...いつまでにすればいいの?

面接辞退の連絡は、できるだけ速やかに行うようにしましょう。早めに連絡をすれば、押さえておいた面接時間を別の業務に充てることができますので、企業にとってはとても助かります。遅くとも面接の3日前までには連絡をしておきましょう。

また、面接当日にキャンセルをするのは印象がよくありませんが、やむを得ず直前に辞退を決めた場合は電話で伝えるようにしましょう。

何の連絡もせずに無断で辞退するのは社会人のマナーとして失格です。約束の日が近づくほどに断りの連絡をしづらくなりますので、辞退を決めたら時間を空けずに連絡を入れるようにしましょう。

2. 転職の面接辞退をする前に...5つのセオリーを再確認しよう

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転職活動中、企業の面接を辞退する際には、5つのセオリーがあります。このセオリーを念頭に入れて、辞退の連絡をしましょう。

辞退のセオリー1. 辞退を決めたら、できるだけ早く連絡する

繰り返しになりますが、企業の選考辞退を決めた場合、できる限り早く連絡するようにしましょう。

採用担当者は、時間や場所の確保など、事前の準備をしてあなたの来社を待ち望んでいます。選考を辞退する場合は迅速な連絡とお詫びを伝えることが社会人としてのマナーです。

辞退のセオリー2. 余計な言い訳はせず、シンプルな言葉で伝える

メール、電話どちらの場合でも、「面接を辞退したい」という旨を簡潔に伝えましょう。理由を長々と述べたり言い訳したりすると、かえって悪印象を与えかねません。

辞退のセオリー3. 最後まで丁寧・誠実を心掛けて対応する

メールや電話のやりとりは、最後まで「丁寧かつ誠実に」を心掛けましょう。先方には、面接調整をしてくれた感謝と謝罪の意思をはっきり伝えることを意識しましょう。

他の内定を受けて辞退する場合は、辞退する企業が同業種である場合が多いです。狭い世界ですので、悪評など立たぬよう双方気持ちの良い対応が心がけましょう。

辞退のセオリー4. 基本的にはメール・電話のどちらでもOK

面接辞退の連絡は電話でするのか、メールでも構わないのかについて悩む方も少なくないようです。基本的には、電話とメールのどちらでも問題がありません。要は、上記のようなセオリーを守っていればいいのです。

直接話すことのないメールのほうが、ご自身の精神的負担や採用担当者への手間が少ないですし、文章の形で残せるので、好まれる傾向があります。

ですが、面接日1~2日前に連絡する際は電話で連絡をするようにしましょう。直前のメールですと、担当者がチェックする時間がなかったり、他のメールにまぎれてしまったりして、面接当日までに読んでもらえない可能性があるからです。

辞退のセオリー5. 無断で辞退は絶対にやめよう

当たり前ですが、無断で面接を辞退するのは絶対にやめましょう。社会人としての常識を疑われてしまいます。企業側では、あなたの面接のために人手も時間も割いてくれています。無断で辞退すれば、それだけ無駄が生じます。また、あなたが辞退するのであれば、別の応募者に面接の機会が回ってくる場合もあります。

無断での辞退はさまざまな悪影響を及ぼし、あなたへの印象も悪くなってしまいます。同業種の他社に応募している場合には、悪評が伝わって転職活動に影響を及ぼすことにもなりかねませんので、できる限りいい印象を残すことを意識しましょう。

3. メールで面接を辞退するメリット・デメリット

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最近では、メールで面接辞退の連絡をすることも珍しくありません。

メールでの連絡は手軽に伝達できる反面、連絡内容や意図がちゃんと届いていなかったり、文字のみのコミュニケーションになるのでこちらの真意が伝わりにくかったりと、コミュニケーション不足に陥りがちなポイントもあります。

以下のようなメリット・デメリットがあることをきちんと押さえておきましょう。

3.1. メール辞退のメリット

面接を辞退することを伝える際、メールであれば事前にしっかりと内容をチェックすることができます。

文面で残るので伝達ミスが少なく、「言った・言わない」のトラブルも防げます。また、電話とは違って、採用担当者など企業側の手を煩わせずに済みます。

3.2. メール辞退のデメリット

メールは電話での連絡と違って、リアルタイムで辞退の意思を伝えられるわけではありません。採用担当者が忙しいと、すぐにはメールを確認できない可能性があります。

担当者によっては、面接辞退という重要な話をメールで済ませるのは失礼だと受け取ることもあります。失礼に当たらないか心配だという方は、電話で伝えるようにするといいでしょう。

4. メールで面接辞退をする際の例文と書き方のポイント

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メールでの面接辞退は、直接会わないからこそ、誤解がないように自分の意思を伝えることが重要です。また、電話と違い形として残るものなので、要件がすぐわかる簡潔さと相手に失礼のない丁寧さの両立が必要です。

以下に面接辞退メールの例文と、そのポイントをご紹介します。

4.1. 面接辞退メールの例文

転職活動の選考途中であれば、面接辞退はメールで問題ありません。以下に、参考となるメールの文面をご紹介します。

【件名】
面接辞退のご連絡:(あなたの名前)

【本文】
株式会社〇〇〇〇
人事部 ■■様

お世話になっております。
6月10日に面接のお時間を頂戴しました(あなたの名前)と申します。

この度、諸般の事情により、面接辞退をさせていただきたくご連絡差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず、誠に申し訳ございません。何卒ご容赦いただけましたら幸いです。

本来、直接お伝えすべきところ、取り急ぎメールにてご連絡させていただきます。
最後となりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

(あなたの名前)
TEL:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail:〇〇〇〇〇〇〇〇@〇〇.ne.jp

4.2. 件名は明快にし、宛名はビジネスメールのマナーに則って書く

採用担当者は、1日に様々なメールを目にします。一目で内容がわかるよう、件名には選考辞退の旨と自分の名前を書くようにしましょう。

宛名の書き方は、ビジネスメールの手順どおりに「会社名→部署名→相手のお名前」の順番で書きます。会社名や部署名は、正式名称で書きましょう。

4.3. 本文は簡潔な理由と丁寧な文章を忘れずに

メール本文ですが、面接日や名前などメール送信者の素性がわかるような文言から始め、面接辞退の旨を簡潔に伝えましょう。細かい理由を書く必要はありません。

ただし、メールでの連絡になったことやこちらの都合で迷惑をかけることに対する謝罪と、締めの言葉をつけることで丁寧なメールになるよう努めましょう。

ビジネルメールの場合、末尾に「今後ともよろしくお願いします」という文章をよく使いますが、今回は面接辞退ですので使用は避けましょう。

4.4. 電話でフォローをすることでより丁寧に

必須の行動ではありませんが、二次、三次と選考が進んでいるようであれば、電話でフォローをすることが望ましいです。これまでの対応に対する感謝と改めて内定辞退のお詫びを丁寧に伝えましょう。

またその場合は、面接辞退のメールの最後「取り急ぎメールにてご連絡させていただきます」の後に「本日午後、改めてお電話いたします」と、後ほど電話をする旨も付け加えるようにしましょう。

5. 電話で面接辞退をする際の例文と伝えるべきポイント

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面接辞退の意思決定がやむをえず直前や当日になってしまった場合は、電話で直接採用担当者に連絡しましょう。「電話が苦手...」「話していると頭が真っ白になる」といった電話応対があまり得意ではない方もいるかと思いますので、以下に電話のトーク内容例とそのポイントをご紹介します。

5.1. 電話での面接辞退のトーク例

あなた:お世話になっております。6月10日に面接のお時間をいただきました(あなたの名前)と申します。
人事部の■■様はいらっしゃいますか?
担当者:少々お待ちくださいーはい、■■です。
あなた:お世話になっております。先日、一次選考の通過についてご連絡をいただいたのですが、諸般の事情により、選考の辞退をさせていただきたく、ご連絡いたしました。
担当者:そうですか。差し支えなければ、辞退の理由を聞かせていただけますか?
あなた:複数の選考を通じて比較検討した結果、別の企業様で自分の力を試したいと思いました。
担当者:なるほど、残念ですが承知しました。
あなた:こちらの都合でご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。それでは失礼いたします。

5.2. 辞退理由は簡潔でOK、理由を聞かれたら正直な思いを丁寧に伝える

担当者に面接の辞退を伝える際、理由は簡潔で構いません。「諸般の事情」「都合により」などで伝えましょう。

担当者から辞退理由を尋ねられることもありますが、今後の採用活動の参考のために聞いているケースが多いです。上記のトーク内容例のように「別の企業で自分の力を試したいと思った」あるいは「求人情報と実態に乖離があった」など、正直な思いを伝えて問題ありません。

5.3. 混乱しないように、事前に話をまとめておく

急に辞退理由を細かく聞かれても、言葉に詰まってしまうことがあります。万が一に備えて、伝えたいことをまとめたメモを用意したり、どんな会話の流れになるのか想定してから電話をかけるほうがいいでしょう。

5.4. 担当者不在の場合は、かけ直すかメールで先に連絡する

電話をかけた際に担当者が不在の場合は、伝言を頼まず、後ほどかけ直すようにしましょう。もし担当者の方がその日は戻らないようであれば、先にメールで辞退の旨を伝えておくのも有効です。

6. 面接辞退者によくある辞退理由

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面接を辞退する際、担当者には伝えられない「本当の理由」があることも少なくありません。実際に面接辞退をした人はどのような理由を抱えていたのでしょうか。ここでは、面接辞退者に多く見られる、辞退の理由をご紹介します。

6.1. ネット上でよくない評判を聞いた

最近では、インターネット上に企業に関するネガティブな情報も出回っています。

もちろん、すべてが正しい情報とは限らないので鵜呑みにはできませんが、そうした評判が目立つような企業への転職は避けるのも一つの選択かもしれません。

明確な情報を得て判断をしたい場合は、転職エージェントなど情報の信頼性があるサービスを使うのがおすすめです。

    

6.2. 他社での内定が決まった

転職活動で複数の企業を受けている場合、志望順位の高い他の企業から内定をもらうこともあります。

その場合はこれ以上転職活動を続ける必要がありませんので、面接辞退の選択をしましょう。

辞退を申し出るときのポイントについては、後述する「面接辞退する際に失礼に当たらない『理由』」でご紹介します。

6.3. 面接官の態度が好ましくなかった

面接中、面接官の態度が横暴だったり、マナーに問題があったり、理不尽に責められたりしたために転職面接を辞退するというケースもあります。

「この人がいる会社では働きたくない」と感じたら、その会社の選考を受け続けることを考え直してみることをおすすめします。

面接官と相性が合うかどうかは、それだけが全てではないものの、その会社の社風やどのような人がいるのかを判断するひとつの指標になります。

6.4. 仕事内容や方向性が異なっていた

転職活動を進めていくと、求人情報に書いてある業務内容と面接で伝えられた仕事内容の相違や、自分のキャリアプランと企業の方向性の不一致に気づくこともあります。これを我慢してしまっては、理想の転職はできなくなってしまいます。

特にキャリアアップやスキル向上を目指して転職活動をしている場合、業務内容は転職の軸に大きくかかわってくる箇所でもあります。ミスマッチが起こらないよう、選考の初期段階で詳しく聞いておくようにしましょう。

6.5. 勤務地の希望が叶わなかった

家族の介護や子どもの学校の関係など、やむを得ない事情がある場合は、履歴書や面接で勤務地の希望を伝えておきましょう。

それでも、勤務地の希望が叶わない可能性があります。どうしても希望が叶わず、勤務が難しい場合には改めて事情を伝え、辞退を申し出るようにしましょう。

7. 【理由別】面接辞退する際の「例文」をご紹介

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これからご紹介するような理由を伝えたうえで面接を辞退することは、失礼に当たりません。包み隠すことなく、誠意をもって素直に理由を伝えましょう。

状況に応じた対応ができるよう、電話とメールのパターンに分けてご紹介いたします。

7.1. 他社からの内定

他社から内定をもらって選考を受ける必要がなくなったときは、その旨を素直に申し出るといいでしょう。企業側にとっても、必要のない時間を削ることができますし、正直に伝えることでわだかまりも生まれにくくなります。同業他社など、ある業界に絞って転職活動を行っているケースではなおさら意識するようにしましょう。

【電話の場合】

お忙しいところ、恐れ入ります。〇月〇日〇〇時より面接のお約束をしております、(あなたの名前)と申します。
採用担当の■■様はご在席でしょうか?

―担当者に代わってもらう―

お世話になっております。〇月〇日に面接のお約束をいたしました(あなたの名前)です。
この度は、面接の機会を賜り、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいことなのですが、検討の結果、この度は御社の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。転職に際し、私が今後どのように社会に貢献できるかを真摯に考えたところ、別の企業とのご縁を感じ、他社への入社を決意いたしました。

本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。御社にはたいへんご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。

【メールの場合】

件名:面接辞退のご連絡/(あなたの名前)
本文:
■■株式会社 人事部■■課
採用担当 ■■ 様

お世話になっております。
御社の△△職にご応募いたしました、(あなたの名前)です。

この度は、面接の機会を賜り、誠にありがとうございました。

このような光栄なお知らせをいただきながら、誠に恐縮なのですが、〇月〇日〇〇時よりお約束しておりました貴社の面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

就職活動に際し、自身の適性をあらためて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、貴社との面接を辞退させていただきたく存じます。

お約束をしていたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げる次第です。

メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

日程調整などご対応いただいた■■様をはじめ、選考に関わって下さった皆様には、心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
----------------------------
署名

7.2 企業とのミスマッチ

企業の理解を深めていく過程で自分の希望とのミスマッチを感じることも少なくありません。事前に収集した情報と実際に聞いた話に差異を感じたり、自分が将来やりたいこととの間にズレが生じたりすることから辞退を考えることもあるかと思います。

そうした理由で辞退する場合には、転職先の企業のどういった部分にミスマッチを感じるのかを明確にするようにしてください。一つひとつの選考から自己分析を更に深めることは、今後の転職活動の参考にもなります。

【電話の場合】

お忙しいところ、恐れ入ります。〇月〇日に面接を受けさせていただきました、(あなたの名前)と申します。
採用担当の■■様はご在席でしょうか?

―担当者に代わってもらう―

お世話になっております。〇月〇日に面接を受けさせていただいた(あなたの名前)です。
先日は選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変申し上げにくいことなのですが、検討の結果、この度は御社の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。実際に■■様から業務や事業内容を詳しく伺い、当初抱いていたイメージとの違いが大きいことが分かり、自分の能力をあらためて考え、御社に貢献していくことが難しいと感じました。

本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。御社にはたいへんご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。

【メールの場合】

件名:選考辞退のご連絡/(あなたの名前)
本文:
■■株式会社 人事部■■課
採用担当 ■■ 様

お世話になっております。
〇月〇日に面接の機会を頂戴いたしました、(あなたの名前)です。

先日は選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

このような光栄なお知らせをいただきながら、誠に恐縮なのですが、次回以降の面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

先日の面接で■■様から業務内容の詳細を伺い、事前に抱いていたイメージとの違いが大きいことが分かりました。自分の能力や適性を改めて振り返り、御社に貢献していくことが難しいと感じたため、選考を辞退させていただきたく存じます。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げる次第です。

メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

ご対応いただいた■■様をはじめ、選考に関わって下さった皆様には、心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
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署名

7.3. 体調が優れない

体調が優れず面接に参加するのが難しい場合は、その旨を早めに伝えましょう。企業側も、無理に参加させることはしないはずです。早めに連絡を入れれば、再度面接の場を設けてもらえる可能性もあります。まずは身体を休めて、その後の転職活動に向けた体調の回復に努めましょう。

【電話の場合】

お忙しいところ、恐れ入ります。本日(明日)の〇時より面接のお約束をしております(あなたの名前)と申します。
採用担当の■■様はご在席でしょうか?

―担当者に代わってもらう―

お世話になっております。本日(明日)の〇時より面接のお約束をしております(あなたの名前)です。
大変申し上げにくいことなのですが、体調不良により本日(明日)面接に伺うことができなくなってしまったため、面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。直前のご連絡となってしまい、大変申し訳ございませんでした。では、失礼いたします。

【メールの場合】

件名:面接辞退のご連絡/(あなたの名前)
本文:
■■株式会社 人事部■■課
採用担当 ■■ 様

お世話になっております。
本日(明日)の〇時より面接のお約束をしておりました、(あなたの名前)です。

本日(明日)の面接、大変恐縮ではありますが、体調不良により伺うことができなくなってしまいました。
直前のご連絡となってしまい、申し訳ございません。

また、本来であればお電話を差し上げるところをメールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

ご対応いただいた■■様をはじめ、選考に関わって下さった皆様には、心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
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署名

7.4. 諸般の理由

家庭の事情などプライベートな理由から選考・面接を辞退する場合は、辞退の理由を詳しく伝える必要はありません。「諸般の理由で面接を辞退します」といったシンプルな伝え方で問題ないでしょう。

【電話の場合】

お忙しいところ、恐れ入ります。〇月〇日に面接を受けさせていただきました、(あなたの名前)と申します。
採用担当の■■様はご在席でしょうか?

―担当者に代わってもらう―

お世話になっております。〇月〇日に面接を受けさせていただいた(あなたの名前)です。
先日は選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変申し上げにくいことなのですが、本日は、諸般の理由により、今後の選考を辞退させていただきたく、お電話を差し上げました。
本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ありません。
また、お忙しい中、貴重なお時間をいただいて面接をしていただいたにも関わらずこのようなお返事となってしまいました。重ねてお詫び申し上げます。
では、失礼いたします。

【メールの場合】

件名:選考辞退のご連絡/(あなたの名前)
本文:
■■株式会社 人事部■■課
採用担当 ■■ 様

お世話になっております。
〇月〇日に面接の機会を頂戴いたしました、(あなたの名前)です。

先日は選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

このような光栄なお知らせをいただきながら、誠に恐縮なのですが、諸般の理由により、次回以降の面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げる次第です。

メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

ご対応いただいた■■様をはじめ、選考に関わって下さった皆様には、心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
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署名

8. 面接辞退の前に要チェック!3つの注意点

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ここまで面接辞退におけるさまざまなケースとその対処法を紹介してきましたが、ここでは、事態を伝える連絡をする前にさらにチェックしていただきたい注意点を3つ紹介します。

注意点1. 面接辞退の電話やメールをする時間帯に気を付ける

メールや電話をするのは営業時間内がベストです。しかし、営業時間内であればいつ連絡してもいいわけではありません。

始業開始直後と就業間際の時間帯は、ミーティング中だったり業務が立て込むことが多いため、担当者に負担をかけてしまう可能性があります。営業時間にもよりますが、業務が比較的落ち着き始める11時頃、15時頃が、一般的には迷惑になりにくい時間帯といえます。また、面接の日程調整の段階で、連絡をしてもいい時間帯を事前に聞いておくのもいいでしょう。

メールに関しては特に時間の制約はありませんが、最近はスマートフォンやタブレットでメールを確認するケースもありますので、あまりに遅い時間は避けたほうが得策です。やむをえず夜のメールになる場合は、「夜分遅くに失礼いたします」という一文を添えるようにしましょう。

注意点2. 辞退理由を答えるときも丁寧な表現を忘れずに

電話で面接辞退をする際は、詳しい理由を聞かれるケースがよくあります。そのときには、正直な気持ちを伝えるようにしましょう。くれぐれも、相手先企業を中傷するような表現にならないように気を付けてください。

注意点3. 本当に面接辞退すべきかをしっかり考えよう

選考の辞退は、あとで取り消すことはできません。面接や企業の求人情報など、自分にとって何がしっくりこなかったのかを分析しつつ、本当に面接を辞退すべきかを決めましょう。

限られた時間を有効活用し、後悔のない転職活動になるよう、じっくり考えてみてください。

9. 【状況別】転職エージェントとの面談や企業への断り方

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転職エージェントを利用すると、採用までのスケジュール調整や求人内容だけでは分からない企業の情報を入手できるなどのメリットがありますが、それでも転職エージェントとの面談や紹介された企業との面接を断りたいケースは出てくると思います。その際には、後々トラブルが生じたり、関係が悪くなったりしないよう、上手に断りの連絡を入れることが求められます。以下に、ケースごとの断り方の例を紹介します。

9.1. 一度予約した面談を断りたい場合

件名:面談日程変更のお願い

株式会社●×エージェント 〇〇様

いつもお世話になっております。(あなたの名前)です。

誠に恐縮ですが、諸般の事情につき、次回の面談のアポイントの変更をお願いしたく、メールを送らせていただきました。

以下のいずれかの日程で、○○様のご都合がよろしい日時にご変更をお願いできませんでしょうか。

〇月〇日(〇曜)午後1時~5時
〇月〇日(〇曜)終日
〇月〇日(〇曜)午前9時~12時

ご調整をいただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。

何卒宜しくお願い致します。

(あなたの名前)

都合によって予約を取り消し、日程変更をお願いする場合のメールの例文です。

お詫びをしっかりとしたうえで、代わりの日時を複数提案し、相手にこれ以上迷惑をかけないように配慮しましょう。

9.2. 書類選考の段階で断りたい場合

件名:□□株式会社書類選考辞退のお願い

株式会社●×エージェント 〇〇様

いつもお世話になっております。(あなたの名前)です。

先日書類選考を進めていただいた□□株式会社ですが、
誠に恐縮ですが、選考辞退のお手続きをしていただきたく存じます。

ご紹介の段階では魅力的に感じましたが、
(条件や業務内容)が、私の希望条件と異なるように感じています。

ご調整をいただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。

今後、下記のような条件に近い求人情報がございましたら、
ご紹介いただけますと幸いです。

(自分が望んでいる条件を具体的に記載する)

もし、条件が厳しいようでしたら、ご助言いただけますと幸いです。

何卒宜しくお願い致します。

(あなたの名前)

一度は応募をしたものの、仕事内容が希望通りではなかったり、転職エージェントの熱意に押されてなんとなくだったり、事態の理由は人それぞれだと思いますが、どんな事情にせよ、例文のように断るのがベターです。

断りの連絡と一緒に、紹介してもらった企業のどこが希望とそぐわなかったのかや、自分が求めている条件をあらためて伝えるなど、キャリアアドバイザーと情報共有をして、以後のミスマッチを防ぎましょう。

9.3. 企業の面談を断りたい場合

件名:●×株式会社様面談辞退のご連絡

株式会社●×エージェント 〇〇様

いつもお世話になっております。××です。
日頃のご支援には感謝しております。

さて、面談の調整をしていただいた●×株式会社様ですが、大変恐縮ながら、選考を辞退させていただきたく存じます。

理由としては、転職活動を進めるうちに業務内容や待遇などを考慮したうえで、●×株式会社様の志望度が低くなったことが挙げられます。
このまま選考が進んでいったとしても、入社する意志がございませんので、早めに辞退をするべきだと判断いたしました。

〇〇様にはお手間をおかけし、深くお詫びを申し上げます。
また、●×株式会社の採用担当者様にも誠に申しわけないと思っております旨を、お伝えいただけますと幸いです。

今後とも、引き続きのご支援を賜りたく存じます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

(あなたの氏名)

転職エージェントから紹介を受けた企業との面談を断る際は、キャリアアドバイザーに「面談を設定してもキャンセルされてしまう」という印象を与え、その後のサポートに影響を与えかねないので注意が必要です。

ですので、面談を辞退する理由や選考に進む意志がないことを明記して、なるべく早めに断りのメールを入れましょう。辞退理由を明確に伝えることは、その後の転職活動に置ける方向性を定めるのに役立ちます。メール送信後、電話も入れておくのがベターです。

9.4. 内定が出た後に断りたい場合

件名:△△商事株式会社様 内定辞退のご連絡

●●エージェント ××様

日頃よりご支援いただき、誠にありがとうございます。

さて、先日内定をいただいた△△商事株式会社様ですが、誠に恐縮ながら、内定を辞退させていただきたく存じます。

理由といたしましては、他のエージェント様にご紹介いただいていた会社様からも内定を受けたからです。その会社に入社することを決心しました。

△△商事様も大変魅力的でしたが、仕事内容や待遇、条件などを考慮した結果、同じく内定をいただいた会社に入社することにしました。

上記のような事情より、大変心苦しいですが、△△商事株式会社様の内定を辞退させていただきます。何卒ご容赦ください。

××様にはこれまでの転職活動において、手厚い支援をしていただいたにもかかわらず、お手間をおかけしましたことを深くお詫びいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

(あなたの氏名)

転職活動を進めていくと、複数の企業から内定を得ることがあります。他社に入社する決意をした場合は、正直に理由を説明して、できるだけ早く担当のキャリアアドバイザーに連絡を入れましょう。

希望にマッチした企業から内定をもらったら、すぐに担当キャリアアドバイザーに連絡をしましょう。連絡が遅れると、企業と転職エージェント双方に迷惑がかかりますし、その後の転職活動にも影響しかねないので要注意です。

また、今までサポートをしてくれた担当者への感謝の気持ちと内定を辞退する謝罪の気持ちは必ず伝えるようにしましょう。

9.5. 内定承諾後に断りたい場合

件名:▽▽商事株式会社様 内定辞退のご連絡

株式会社●×エージェント 〇〇様

いつもお世話になっております。××です。

日頃よりサポートをしていただき、誠にありがとうございます。
先日、内定を承諾いたしました▽▽商事株式会社様ですが、誠に恐縮ながら内定を辞退させていただきたく存じます。

一度内定を承諾したにもかかわらず、身勝手な決断をすることとなり、誠に申し訳ございません。

仕事内容・待遇などを熟慮した結果、苦渋の結論に至った次第です。
〇〇様には、これまですべてにわたって万全にサポートしていただき、また多大なお手間をおかけしてしまいました。深くお詫び申し上げます。

大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

(あなたの氏名)

まず、内定承諾後に断りを入れるのは非常に重いことであると認識しておかなければなりません。転職エージェントも企業も入社に向けた準備を始めますから、辞退をすることで多大な迷惑をかけることになり、トラブルに発展する可能性もあります。

とはいえ、無理をして入社の意思がない会社に入っても、あなたにとってプラスにはなりません。断りの連絡を入れる際には、どのシーンよりも誠心誠意、深い謝罪の気持ちを持って、最大限の注意を払った対応を心がけてください。内定辞退の意思を固めたらできるだけ早いタイミング、遅くとも入社予定日の2週間前までには連絡を入れるようにしましょう。

10. 転職エージェントの利用をやめたり担当者を変えたいときは?

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転職エージェントは、転職活動の強い味方ですが、いざ利用してみると、自分には合っていなかったということもあります。また、担当のキャリアアドバイザーとの相性がよくなかったり、質のよくないキャリアアドバイザーが担当についたりすることもあります。

そのような場合は、正直に理由を伝えて利用をやめたり、担当者の変更を申し出たりしましょう。連絡は、担当者に電話かメールを入れるのが一般的です。

利用をやめる際の連絡では、これまでお世話になったことへの感謝の言葉をきちんと伝えてください。

また、担当者の変更を申し出る際には、「自分の考えと合わない」「希望する業界・職種に詳しくない」など、変更を希望する理由をしっかりと伝えましょう。

転職エージェントの利用をやめたり、担当者を変更したりすることにためらいを感じる方もいるかと思います。しかし、転職エージェントを利用する目的は、あくまでも転職活動をスムーズに進め、転職の成功を勝ち取るためであることを忘れずに。

11. 転職エージェントへの辞退の連絡、注意すべきポイントは?

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転職エージェントから紹介を受けた企業の面接を辞退する場合は、転職エージェントにも連絡する必要があります。その際、以下に挙げるポイントに注意しましょう。

11.1. 辞退する場合、転職エージェントにも連絡しよう

転職エージェントから紹介を受けた企業の面接を辞退する場合は、転職エージェントに連絡を入れる必要があります。転職エージェントに無断で企業に辞退の連絡を入れると信頼関係が崩れてしまい、最悪の場合、以後のサポートを断られることになりかねません。

基本的には、転職エージェントを通して辞退の連絡を入れた方がいいでしょう。キャリアアドバイザーから辞退の旨を伝えてもらうことで、転職エージェントと企業の関係性に影響を及ぼすことなく、理解が得られます。

企業の担当者に直接、面接辞退の連絡を入れる場合でも、事前に担当のキャリアアドバイザーに連絡を入れ、辞退の仕方についてアドバイスを受けるなど、今後の企業紹介に支障が生じないようにすることが大切です。

11.2. 辞退はなるべく早く連絡することが大切

面接辞退の連絡はなるべく早くすることが大切なのは、これまでも再三述べてきたとおりです。それは、転職エージェントへの連絡でも同様です。

ギリギリになってから連絡すると、転職エージェントが企業からの信用を失うことにもつながりますし、あなたも担当のキャリアアドバイザーからの信用を失って、「この人には求人を紹介しづらい」「また、突然辞退されるのではないか」と思われかねません。

11.3. 辞退連絡はメール?電話?どちらのほうがいいか

辞退の連絡は、基本的に電話とメールのどちらでも問題ありません。要は、マナーを守って、節度のある辞退の連絡をすればいいのです。

ただ、キャリアアドバイザーが忙しいと、リアルタイムで辞退連絡のメールを確認できない可能性があります。

また、面接辞退をメールで済ませるのは失礼だと受け取る人もいますので、心配だという方は、電話で伝えるか、メール送信後に電話を入れておくといいでしょう。

12. まとめ

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ここまで面接辞退にまつわるハウツーをご紹介してきましたが、ここでもう一度ポイントを振り返ってみましょう。

  • 辞退を決めたら、できるだけ早く連絡する。無断辞退は絶対にしない
  • 辞退の連絡は、基本的に電話でもメールでもOK。シンプルかつ丁寧・誠実な対応を心掛ける
  • 電話、メールは営業時間内に。ただし、始業直後やお昼の時間は避ける
  • 担当者が不在のときは、かけ直すかメールで先に連絡をする
  • 本当に辞退すべきかどうか、じっくりと考えてから結論を出す

上記のポイントの通り、転職面接の辞退をする際には「よく考えた上で誠意と礼儀ある行動をする」ということがキーポイントになります。

たしかに、面接を辞退することは応募者にとって気が重くなりがちですが、だからこそ企業や採用担当者への誠意を示し、きちんとした対応を心がけることが大切です。

そうすることで、担当者からも「誠実な人物だ」と思ってもらえるでしょう。

また、転職エージェントを利用している場合は、まずなるべく早めに連絡を入れ、企業、転職エージェント双方に迷惑がかからず、信頼関係を損ねないように対応することが大切です。

マナーを守った転職活動ができれば、その後の転職活動もわだかまりなく進めていくこともできるはずです。

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緒方 祐亮

幅広い業界の営業職や管理部門、事務系職種の方をサポートさせていただき、現在はモノづくり業界の幅広い職種の方々の転職サポートをさせていただいております。皆様のご希望はもちろん、今まで培ってこられたご経験などを鑑みて、幅広くご提案させていただき、最良の選択をしていただけるようサポートさせていただきます。

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