営業メールにはシチュエーションや営業活動の進捗度合いに応じてさまざまな書き方があるため、どのように書くのがベストなのか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。しかし、ちょっとしたコツや注意点を意識するだけで、相手にプラスの印象を抱いてもらえる営業メールを作成できるようになります。

ここでは、営業メールの書き方のコツや注意点、すぐに使える例文などをご紹介します。

まずは営業メールの特徴を整理する

営業メールは、送信者・受信者がともに都合のいいタイミングで送信と開封ができるのがメリットです。相手の時間を拘束することにつながる電話や対面での打ち合わせに比べて負担になりにくいという特徴があります。

しかし、業務メールは他の企業や担当者、社内でのやり取りなと、日々沢山送られてくるものです。そのため、開封しただけで流し読みされてしまったり、読まずに削除されてしまったりするリスクもあります。

営業メールのコツやポイント

営業メールを送る時には、次の5つの部分に注意して作成することが大切です。

件名の書き方

メールの件名はひと目でわかるような内容にすることが大切です。例えば「弊社製品〇〇のご紹介」「〇〇セミナーのご案内」といった件名です。単に「ご紹介」や「セミナーについて」のような件名では、興味を持ってもらえないどころか迷惑メールとみなされて削除されたり、迷惑メールフォルダに振り分けられたりしてしまう可能性もあります。

本文の構成

本文の構成が整っていないメールは読みにくく、最後まで読まれなかったり、削除されてしまう可能性があります。差出人の記載など、一般的なビジネスメールのマナーを守ることはもちろんですが、どのような内容のメールなのか、また開催日時や商品・サービスの詳細などを端的に、かつ筋道を立てて構成しましょう。

送る時間帯

メールを送信する時間帯にも配慮しましょう。メールはいつでも好きな時間に見ることが可能ですが、企業を相手にする場合、一般的には相手の営業時間内に送信するのが理想的です。

深夜や早朝など営業時間外に送信してもマナー違反というわけではありませんが、最近ではスマートフォンでもメールを受信している方が多いため、営業時間外に通知が送られることで迷惑をかけてしまう場合もあります。

一般的には、業務開始直後の時間帯やお昼、業務終了時間直前などが比較的開封されやすい時間帯であるといわれています。

求めるアクションを記載しておく

営業メールを作成する際は、「そのメールでどのようなアクションを起こしてほしいのか」を記載しておくことが大切です。

セミナーへの案内メールなら「セミナーの参加申し込み」、会員登録案内なら「会員登録」が目的になります。期待しているアクションを読み手が自然に起こせるような本文を心がけましょう。

アポイントは日時を具体的に

アポイントを打診する時は日時を具体的に提案することが大切です。「ご都合の良い日程をお教えください」のような形ではなく、具体性のある日時と時間を3つ程度提示するのがおすすめです。

複数人が参加する打ち合わせの日時を調整するのは手間もかかるので、URLを共有するだけで、日程調整ができるツールを使うなどして時間の調整を行うとスムーズにいくでしょう。

営業メール作成の注意点

営業メールを作成する際は、次の4つのポイントに注意しましょう。

初回のメールは特に注意

営業メールでは見ず知らずの相手にメールを送る場合もありますので、初回の印象は重要です。第一印象が悪いとそのイメージを払拭するのは難しいため、良い印象を与えられるようなメールの作成を心がけましょう。

間違えやすい表現

メールに使用すべきではない言葉や、間違えやすい表現にも注意が必要です。例えば「了解しました」「お世話様です」などの表現は、よく使われるようにも思えますが、ビジネス的観点で厳密に言えば適切とは言えません。「了解しました」は「承知いたしました」、「お世話様です」は「お世話になっております」と表現しましょう。また、話し言葉で使われる「御社」は、メールのような書き言葉では「貴社」と表現します。

添付資料は見落としがち

添付しなければならない資料を添付し忘れたり、添付資料のデータが重すぎて相手が受信できなかったりするミスは起こりがちなので注意が必要です。送信する前に添付ファイルを再度確認し、ミスのないようにメールを送信しましょう。

返信がきたらなるべく早く対応する

営業メールを送信した相手から返信があったら、できる限り早めに対応することが大切です。長い間放置してしまうと相手の印象が悪化したり関心が薄れてしまったりするため、関心を抱いてもらえているうちに返信しましょう。

営業メールの文例集

すぐに使える具体的な営業メールの文例を、よくある6種類のシチュエーションに分けてご紹介します。

アポイントメール

新規営業メール

既存顧客への営業メール

商品提案メール

リマインドメール

フォローメール

フォローメールには、アポイント獲得後や商談後のお礼、休眠顧客へのメールなど複数の種類があります。ここでは、商談後のフォローメールをご紹介します。

営業メールの作成を効率化するには

営業メールの作成を効率的に行うためには、決まりきった部分をできるだけ省力化して入力できる体制を整えることが大切です。具体的な3つのポイントをご紹介します。

定型的な対応を自動化する

お問い合わせや資料請求フォームの送信などは、自動応答メールを設定しておくことで自動的に受け付けた旨を相手に通知できます。毎回自分でメールを送信する手間を削減できるので、可能な限り自動化できる部分を探すことをおすすめします。

テンプレートを用いる

前述の文例集でご紹介したようなテンプレートに本文を当てはめることで、メールの作成を最小限の時間で終えられるようになります。また、すでに用意されている内容を編集するだけで簡単にメールを作成できることから、細かいミスの削減も期待できます。

複数人で対応する

送信しなければならない営業メールの数が多いのであれば、カスタマーサクセス部門などを活用して複数人で対応すると遅延の防止や負荷分散を実現できます。属人化の解消にもつながり、業務を大幅に効率化できるでしょう。

まとめ

営業メールの書き方のコツや注意点、すぐに使える例文などについてお伝えしてきました。営業メールは初めての相手に送信することもあるので、細心の注意を払って作成する必要があります。今回ご紹介したコツやポイントに注意しながら、相手に好印象を与えるメールの送信を心がけましょう。

また、省力化には自動返信メールやテンプレートの活用がおすすめです。今回ご紹介した例文も参考にしながら、短時間で効率的に業務を進められる運用体制を構築しましょう。

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