更新日:2024/06/21
営業メールにはシチュエーションや営業活動の進捗度合いに応じてさまざまな書き方があるため、どのように書くのがベストなのか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。しかし、ちょっとしたコツや注意点を意識するだけで、相手にプラスの印象を抱いてもらえる営業メールを作成できるようになります。
ここでは、営業メールの書き方のコツや注意点、すぐに使える例文などをご紹介します。
目次
営業メールは、送信者・受信者がともに都合のいいタイミングで送信と開封ができるのがメリットです。相手の時間を拘束することにつながる電話や対面での打ち合わせに比べて負担になりにくいという特徴があります。
しかし、業務メールは他の企業や担当者、社内でのやり取りなと、日々沢山送られてくるものです。そのため、開封しただけで流し読みされてしまったり、読まずに削除されてしまったりするリスクもあります。
営業メールを送る時には、次の5つの部分に注意して作成することが大切です。
メールの件名はひと目でわかるような内容にすることが大切です。例えば「弊社製品〇〇のご紹介」「〇〇セミナーのご案内」といった件名です。単に「ご紹介」や「セミナーについて」のような件名では、興味を持ってもらえないどころか迷惑メールとみなされて削除されたり、迷惑メールフォルダに振り分けられたりしてしまう可能性もあります。
本文の構成が整っていないメールは読みにくく、最後まで読まれなかったり、削除されてしまう可能性があります。差出人の記載など、一般的なビジネスメールのマナーを守ることはもちろんですが、どのような内容のメールなのか、また開催日時や商品・サービスの詳細などを端的に、かつ筋道を立てて構成しましょう。
メールを送信する時間帯にも配慮しましょう。メールはいつでも好きな時間に見ることが可能ですが、企業を相手にする場合、一般的には相手の営業時間内に送信するのが理想的です。
深夜や早朝など営業時間外に送信してもマナー違反というわけではありませんが、最近ではスマートフォンでもメールを受信している方が多いため、営業時間外に通知が送られることで迷惑をかけてしまう場合もあります。
一般的には、業務開始直後の時間帯やお昼、業務終了時間直前などが比較的開封されやすい時間帯であるといわれています。
営業メールを作成する際は、「そのメールでどのようなアクションを起こしてほしいのか」を記載しておくことが大切です。
セミナーへの案内メールなら「セミナーの参加申し込み」、会員登録案内なら「会員登録」が目的になります。期待しているアクションを読み手が自然に起こせるような本文を心がけましょう。
アポイントを打診する時は日時を具体的に提案することが大切です。「ご都合の良い日程をお教えください」のような形ではなく、具体性のある日時と時間を3つ程度提示するのがおすすめです。
複数人が参加する打ち合わせの日時を調整するのは手間もかかるので、URLを共有するだけで、日程調整ができるツールを使うなどして時間の調整を行うとスムーズにいくでしょう。
営業メールを作成する際は、次の4つのポイントに注意しましょう。
営業メールでは見ず知らずの相手にメールを送る場合もありますので、初回の印象は重要です。第一印象が悪いとそのイメージを払拭するのは難しいため、良い印象を与えられるようなメールの作成を心がけましょう。
メールに使用すべきではない言葉や、間違えやすい表現にも注意が必要です。例えば「了解しました」「お世話様です」などの表現は、よく使われるようにも思えますが、ビジネス的観点で厳密に言えば適切とは言えません。「了解しました」は「承知いたしました」、「お世話様です」は「お世話になっております」と表現しましょう。また、話し言葉で使われる「御社」は、メールのような書き言葉では「貴社」と表現します。
添付しなければならない資料を添付し忘れたり、添付資料のデータが重すぎて相手が受信できなかったりするミスは起こりがちなので注意が必要です。送信する前に添付ファイルを再度確認し、ミスのないようにメールを送信しましょう。
営業メールを送信した相手から返信があったら、できる限り早めに対応することが大切です。長い間放置してしまうと相手の印象が悪化したり関心が薄れてしまったりするため、関心を抱いてもらえているうちに返信しましょう。
すぐに使える具体的な営業メールの例文を、よくある6種類のシチュエーションに分けてご紹介します。
件名:弊社〇〇に関してご面談のお願い【株式会社〇〇 〇〇 (自分の氏名)】
本文
株式会社〇〇
■■様
初めてメールをいたします。
〇〇という製品を販売しております
株式会社〇〇 〇〇部の〇〇と申します。
この度、貴社のWebサイトを拝見し、貴社の〇〇という事業において
弊社の製品がお役に立てるのではないかと感じ、
ご連絡を差し上げました。
弊社は、業務効率化を図るための
クラウド型マーケティングオートメーションツールを提供しております。
これまで、さまざまな業界で〇件の導入実績がございます。
つきましては、是非、直接ご説明の機会を頂戴いただけないでしょうか。
当日は、製品や導入事例のご紹介、
具体的な活用イメージなどをお伝えできればと考えております。
下記の時間帯であれば貴社にお伺い可能です。
<訪問候補日時>
・◯月◯日 00:00〜00:00
・◯月◯日 00:00〜00:00
・◯月◯日 00:00〜00:00
■■様のご都合に合わせてお伺いしたく思いますので、
お返事いただけましたら幸いです。
お忙しい中恐れ入りますが、ご検討の程、よろしくお願いいたします。
件名:MAツールのご案内【株式会社〇〇 〇〇 (自分の氏名)】
本文
株式会社〇〇
ご担当者 様
初めてメールをいたします。
〇〇という製品を販売しております
株式会社〇〇 〇〇部の〇〇と申します。
突然のご連絡で恐縮ではございますが、
ぜひ当社との新規お取引をご検討いただきたくご連絡を差し上げました。
当社では、〇〇というMAツールを提供しております。
〇〇を導入していただくことで、
貴社のマーケティング業務の大幅な効率化が期待できます。
ぜひとも一度貴社へお伺いし、
当社の製品をご紹介させていただけないかと思っております。
当社の事業内容につきましては、PDFにて資料を添付させていただきます。
ご多忙の中とは存じますが、詳細をご希望の場合はお返事を頂戴できますと幸甚です。
略儀ではございますが、まずはメールにてご挨拶申し上げます。
件名:新サービス「〇〇」開始のご案内【株式会社〇〇 〇〇 (自分の氏名)】
本文
株式会社〇〇
■■様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の○○です。
この度、当社の「〇〇」という新サービスを提供開始いたしましたので、
ご連絡を差し上げた次第です。
貴社の〇〇事業が目指す〇〇という目標達成について、
お力添えが叶うかと思います。
無料トライアルもご用意しておりますので、ぜひご利用いただき、
もしご活用の場があるようでしたら、詳しい導入のご案内をさせていただきます。
お申し込みは、下記のURLからご確認ください。
URL:xxxxx.com
また、PDFにてサービスの詳しい資料を添付いたします。
ご不明点等がございましたら、
下記の連絡先までお気軽にお問い合わせください。
xxxxx@xxxx.com
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
件名:新商品「〇〇〇」のご案内【株式会社〇〇 〇〇 (自分の氏名)】
本文
株式会社〇〇
■■様
初めてメールをいたします。
〇〇という製品を販売しております
株式会社〇〇 〇〇部の〇〇と申します。
この度、当社の製品を■■様にお使いいただけないかと思い、
製品デモのご案内についてご連絡差し上げました。
今回ご提案いたしますのは、当社の新製品である「◯◯◯」です。
製品には〇〇〇という特徴があり、〇〇〇を実現いたします。
■■様にご利用いただき、貴社内にてご活用いただけるようでしたら、
是非、お取り扱いをご検討いただけないかと思っております。
前向きなお返事がいただけましたら、すぐにデモ環境の用意をいたします。
後日、改めてご連絡差し上げますのでお返事をいただけましたら幸甚です。
ご多忙の中大変恐縮ではございますが、
ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
※製品の概要は下記のWebサイトからもご確認いただけます。
お手数をおかけいたしますが、よろしければこちらも併せてご覧ください。
https://xxxxxxxxx.xxx.co.jp
件名:〇〇日のミーティングの件について【株式会社〇〇 〇〇(自分の氏名)】
本文
株式会社〇〇
■■様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。
お忙しい中失礼いたします。
先日お電話でお話させて頂きました打ち合わせにつきまして、
お約束の日時が近づいて参りましたので、改めてご案内申し上げます。
日時:△月△日
場所:〇〇株式会社様 A会議室
当日は何卒、よろしくお願い申し上げます。
フォローメールには、アポイント獲得後や商談後のお礼、休眠顧客へのメールなど複数の種類があります。ここでは、商談後のフォローメールをご紹介します。
件名:本日の打ち合わせありがとうございました【株式会社〇〇 〇〇(自分の氏名)】
本文
株式会社〇〇
■■様
いつも大変お世話になっております。
本日貴社にお伺いした、〇〇株式会社の○○です。
本日はお忙しいところ、打ち合わせのお時間を頂戴しありがとうございました。
貴社の現状や課題についてお聞かせいただき、心から感謝申し上げます。
当社の製品が貴社の課題解決のお力になれることをお伝えいたしましたが、疑問や要望などがございましたらぜひお気軽にご相談ください。
本日お伺いして、貴社のお力になりたい思いをさらに強くしております。
ますます精進してまいりますので、今後とも何卒よろしくお願いいたします。
営業メールの作成を効率的に行うためには、決まりきった部分をできるだけ省力化して入力できる体制を整えることが大切です。具体的な3つのポイントをご紹介します。
お問い合わせや資料請求フォームの送信などは、自動応答メールを設定しておくことで自動的に受け付けた旨を相手に通知できます。毎回自分でメールを送信する手間を削減できるので、可能な限り自動化できる部分を探すことをおすすめします。
前述の例文集でご紹介したようなテンプレートに本文を当てはめることで、メールの作成を最小限の時間で終えられるようになります。また、すでに用意されている内容を編集するだけで簡単にメールを作成できることから、細かいミスの削減も期待できます。
送信しなければならない営業メールの数が多いのであれば、カスタマーサクセス部門などを活用して複数人で対応すると遅延の防止や負荷分散を実現できます。属人化の解消にもつながり、業務を大幅に効率化できるでしょう。
営業メールの書き方のコツや注意点、すぐに使える例文などについてお伝えしてきました。営業メールは初めての相手に送信することもあるので、細心の注意を払って作成する必要があります。今回ご紹介したコツやポイントに注意しながら、相手に好印象を与えるメールの送信を心がけましょう。
また、省力化には自動返信メールやテンプレートの活用がおすすめです。今回ご紹介した例文も参考にしながら、短時間で効率的に業務を進められる運用体制を構築しましょう。
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