履歴書・職務経歴書の封筒の正しい書き方とは?郵送・渡し方のマナーについて|求人・転職エージェントはマイナビエージェント

履歴書・職務経歴書の書き方

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履歴書・職務経歴書の封筒の正しい書き方は?
郵送時のマナーについて

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企業の求人に応募する際、最初の関門となる書類審査。企業研究や自己分析を経て、履歴書・職務経歴書を書き上げるとついつい気が緩みがちですが、実は書類の内容だけでなく、その送り方をチェックしている企業もあります。

正しい書類の送り方とは一体どのようなものなのでしょうか?ここでは、履歴書と職務経歴書を送る際の正しい封筒の書き方や、郵送する場合・持っていく場合それぞれの注意点についてご紹介します。

履歴書・職務経歴書を郵送する場合の注意事項

「履歴書と職務経歴書を封筒に入れ、企業の担当者宛に送る」というのは、一見簡単な作業に見えますが、細かいステップに分けていくと、ステップごとにいくつか注意すべきポイントがあります。ひとつずつ確認していきましょう。

1.封筒を用意する

履歴書と職務経歴書は、真ん中から二つ折りにする以外は、折り目をつけずに送るのが好ましいとされています。そのため、三つ折りにしなければ入らない長形封筒を使用するのはNGです。

履歴書がB5(開くとB4)サイズなら角形3号または4号、A4(開くとA3)サイズなら角形2号など、履歴書と職務経歴書を折らずに封入できるサイズの封筒を選びましょう。色は白と茶色どちらでも構いませんが、きちんとした印象を与えやすい白を用いるのがおすすめです。

2.宛名を書く

封筒の表書き・裏書きは黒いペンを使い、楷書体ではっきりと書きます。

表書きは右側に住所、中央に会社名と担当部署名(人事部など)を書き、敬称は「御中」とするのが基本です。担当者宛に送付する場合は、人事部◯◯様などと記載しても構いません。

住所と宛先を書き終えたら、封筒表の左端に赤字で「応募書類在中」と書き、赤い罫線で囲みます。これは、毎日たくさんの郵便物が届く企業において、担当者にいち早く応募書類を見てもらうための目印なので、忘れずに書くようにしましょう。

3.添え状を書く

ビジネス関係で重要な書類を送る場合は「誰が、いつ、どのような書類を送ったのか」を明確にするために、添え状(送付状)を添付するのが一般的です。

履歴書と職務経歴書を送付する場合も同様で、添え状があると丁寧な印象を与えますし、自己PRにも役立つので、必ず添付するようにしましょう。添え状に書くべき内容は以下のとおりです。

<添え状に書くべき内容>

  • 日付

    履歴書、職務経歴書と同様に提出する日の日付を右上に記載します。

  • 宛先

    企業名は正式名称で記載し、担当者の氏名がわからない場合は「人事部御中」または「人事部採用御担当者様」とします。

  • 署名

    自分の連絡先を住所、電話番号、氏名の順に書きます。

  • 本文

    「拝啓」に続けて時候の挨拶を述べ、まず「◯◯の求人を拝見し、応募させていただいた××と申します」など、求人を知った経緯と自分の氏名を書きます。続いて、応募した経緯や入社後にどのように活躍したいか、どのような形で会社に貢献していきたいかを数行で簡潔に述べます。
    最後に「履歴書(および職務経歴書)を同封しましたので、お目通しいただき、ぜひ面接の機会をいただけましたら幸いです」など、面接に応募する旨と期待していることを述べ、「敬具」で締めくくります。

4.封筒に入れる

書いた面が外側にくるように履歴書を二つ折りにし、添え状と一緒に封筒に入れます。読む人のことを考えて、封筒の表を上にして開けたときに、一番上に添え状がくるようにし、その次に履歴書、職務経歴書、その他の書類(ある場合)の順番で重ねましょう。

書類がまとまっていると管理しやすく、また配達の途中で雨が降ることも考えられるので、できればクリアファイルに入れてから封筒に入れるのがおすすめです。全ての書類を入れたら封をして、上から「〆」マークを書きます。

5.投函する

角形2~4号の封筒は、いずれも定形外サイズとなり、郵送にかかる切手代は重さによって変わります。

一般的には、応募書類一式(クリアファイルに入れた場合)で60~80g前後なので、定形外郵便100gまでの料金が適用され、必要な切手代は140円です。ただし、送る書類によって重量が変わる場合もありますので、心配な場合は郵便局の窓口で計測してから送るといいでしょう。

持参する場合の注意事項

企業によっては、履歴書と職務経歴書を郵送ではなく持参するように求められる場合があります。スマートに対応できるよう、持っていく場合のマナーについても確認しておきましょう。

封筒は必要か?

履歴書と職務経歴書を持っていく場合でも、封筒に入れるのが基本です。むき出しのままだと、途中でよれてしまったり、汚れてしまったりする危険性がありますし、そのような状態で提出すれば、採用担当者にマイナスの印象を抱かれる可能性があります。

そのような事態を避けるため、履歴書と職務経歴書は郵送する場合と同様にクリアファイルに入れ、封筒に入れるようにしましょう。なお、この場合も、封筒の色は清潔な印象を持たれやすい白がおすすめです。

封筒の書き方

履歴書と職務経歴書を手渡しする場合は、表書きとして住所や会社名、担当部署名を書く必要はなく、添え状も必要ありません。封筒の表面には、左下に赤いペンで「応募書類在中」と書き、赤い罫線で囲めば完成です。

裏面には郵送する場合と同様に、左下に自分の住所・氏名を記載し、その上に提出年月日を書くのが一般的です。なお、その場で封筒から取り出して渡す場合もありますので、封はせずにそのままにしておきます。

履歴書・職務経歴書の出し方

履歴書と職務経歴書を出すタイミングは企業によって異なり、受付で提出を求められる場合もあれば、面接官に直接手渡す場合もあります。「履歴書と職務経歴書を出してください」と言われて手間取ることのないように、履歴書と職務経歴書は鞄の奥ではなく、パッと取り出せるところに入れておきましょう。

シチュエーション別で気を付けるべきポイントは以下のとおりです。

  • 面接官に直接手渡す場合

    履歴書と職務経歴書はその場で見てもらうことが前提なので、自分で封筒から取り出してから、封筒の上に重ねて面接官に読みやすい向きで渡すのが基本です。

    手渡す際には「こちらが私の履歴書と職務経歴書です。本日はどうぞよろしくお願いいたします」など一言添え、両手でお辞儀をしながら渡すと丁寧です。

  • 受付で手渡す場合

    受付で手渡す場合は、特段の指示がない限り、封筒のまま相手に見やすい向きにして渡します。相手は面接官ではありませんが、「よろしくお願いいたします」などと一言添え、両手でお辞儀をしながら渡しましょう。

履歴書・職務経歴書をメールで送る場合の注意事項

一昔前は、履歴書と職務経歴書といえば必ず手書きでしたが、現在では「データでの提出可」または「データでの提出に限る」という企業も増えてきました。履歴書をメールで送る場合は、次のようなポイントに気を付けましょう。

パソコンで作成したデータを使う

「履歴書と職務経歴書はメールで送付」という指定があった場合、パソコンを使って作成した履歴書と職務経歴書を用意するのが基本です。

手書きで書いた履歴書と職務経歴書をスキャンして送ることもできますが、解像度によっては写真が不鮮明だったり、字が読みづらかったりしますので、特段「手書きのものを添付のこと」などの指示がない場合は、Wordなどのソフトで作成して添付しましょう。

ファイル名は簡潔に

提出するファイル名は「20181105_履歴書(氏名)」など、わかりやすいものにするのがマナーです。企業の採用担当者のもとには、毎日数十通という応募書類が届きます。採用担当者の立場に立って、整理しやすい名前をつけるようにしましょう。

パスワードは設定すべきか

履歴書と職務経歴書には個人情報が記載されているため、送付する際にはパスワードを設定するのが基本です。

最近は企業の情報管理も徹底され、「添付書類にはパスワードを設定するのが常識」と考える企業も増えています。パスワードを設定しないままだと、情報管理に疎いと評価されてしまうおそれもありますので、忘れずに設定しましょう。

なお、履歴書と職務経歴書を添付したメールで、一緒にパスワードを送るのはNGです。本文に「パスワードは別メールで送る」ことを記載した上で、すぐにもう1通メールを作成してパスワードを送ってください。

メール本文の書き方

履歴書と職務経歴書を添付するメールの本文には、次のようなことを記載します。

  • 件名

    わかりやすさを第一に考え「履歴書・職務経歴書送付の件(氏名)」「◯◯職応募の件(氏名)」などとします。採用担当者は毎日多くのメールをやりとりしているので、一見して意味がわからない題名やわかりづらいものは、迷惑メールと勘違いされてしまう可能性もあります。

    「誰が、何のために送っているのか」が一目でわかるように心掛けましょう。

  • 担当者の宛先

    企業名は正式名称で記載し、担当者の氏名がわからない場合は「人事部御中」または「人事部採用御担当者様」とします。

  • 本文

    まず「はじめまして。◯◯と申します」と名乗り、続いて「△△の求人を拝見し、貴社の××職に応募いたします」など、応募のためのメールであることを伝えます。

    続いて、応募書類を添付した旨を告げ、ファイルの解凍パスワードは、別のメールで送る旨を記載します。
    最後に、「ぜひ面接の機会をいただけましたら幸いです」など、面接への期待を添えて締めくくります。

  • 署名

    メールの最後に、自分の氏名と郵便番号および住所、電話番号、メールアドレスをまとめたものを、署名として記載します。

履歴書・職務経歴書はパソコンでの作成と手書きどちらがいい?

履歴書・職務経歴書をパソコンで作成するか、手書きにするのか悩むことが多いかと思います。
企業から特段の指示がない場合、履歴書と職務経歴書はパソコンで作成しても手書きでも、どちらでも構いません。特に職務経歴書は、パソコンで作ることが一般的になっています。
それぞれのメリット・デメリットを、しっかり把握して選ぶのがいいでしょう。

  • パソコンで作成する場合のメリット・デメリット

    パソコンで履歴書・職務経歴書を作成するメリットは、手書きに比べて、格段に作業効率がいい点です。
    転職活動では、複数の企業にエントリーすることが多いので、パソコンで書類作成する場合は、志望動機などを変更する程度で、複数の企業に提出する書類を作成できます。

    デメリットは、ベースとなるデータの誤字脱字に気が付かなかった場合、ミスしたまま複数の企業に提出してしまう危険性がある点です。見直しは何度も行うようにしましょう。

  • 手書きで作成する場合のメリット・デメリット

    手書きによる履歴書・職務経歴書は、採用担当者の目にとまりやすい点が大きなメリットです。
    丁寧さや真摯さをアピールできますし、文字から人柄も伝わり、いい印象を持ってもらいやすくなります。

    一方のデメリットは、執筆作業に時間がかかることと、使い回しができないことです。複数社に応募する場合は、応募する会社ごとに作成が必要となるので、どうしても時間がかかってしまいます。
    また、手書きの場合は、書き損じたら一から書き直す必要があります。

正しいマナーを知ることが高評価につながる

履歴書と職務経歴書の送り方は、一見評価に関係ないように思えますが、何気ない心配りや動作が高評価につながることもあります。
せっかく手間と時間をかけて書いた履歴書と職務経歴書を100%活かすためにも、ぜひ送り方にも気を配ってみてください。

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