転職エージェントに提出する履歴書の役割とは？使用目的や作成ポイント

転職エージェントに登録した場合、求人の紹介よりも先に履歴書の提出を求められるケースが一般的です。しかし、いったいなぜ履歴書を転職エージェントへ提出する必要があるのか、疑問を抱いている方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、履歴書を転職エージェントへ提出する理由や提出した履歴書の使われ方、作成する際のポイントについて解説します。

転職エージェントに提出する履歴書の役割とは？

転職エージェントに履歴書を提出するタイミングは、一般的には登録後です。応募する求人が決まっていないにもかかわらず提出を求められるため、「登録してすぐに提出する必要はあるのだろうか」と疑問に感じる方もいるのではないでしょうか。

そこでここでは、転職エージェントに提出する履歴書がどのような役割を果たすのかについて解説します。

転職エージェントに提出する書類は2種類

転職エージェントは、転職を希望する方と人材を探している企業とを結びつけることを目的とした人材紹介サービスです。転職エージェントに登録すると、それまでの経歴やスキルなどに応じた求人を紹介してくれるため、転職活動をよりスムーズに進められるようになります。

転職エージェントへの登録後に提出を求められる書類は、主に履歴書と職務経歴書の2種類です。履歴書は、学歴や簡単な職歴、取得している資格、希望する勤務形態など応募者の基本的な情報を企業側が確認する目的で使用します。

それに対して、職務経歴書は応募者がこれまでに携わってきた業務内容や実績、業務を通じて培ってきたスキルなどが、企業側が採用したいと考えている人材の条件と合致しているかどうかを確認するために用いられます。

提出された書類から求職者の経歴や人柄を知る

転職エージェントが登録時に履歴書の提出を求める理由は、転職を希望する方の経歴や人柄を把握し、より条件に合った求人を紹介するためです。

また、求職者は転職エージェントを無料で利用できますが、企業側は有料で人材探しの代行を依頼しています。企業側が求めている条件に合致しない人材を紹介した結果、早期離職という事態に陥ってしまったときには企業との信頼関係が損なわれてしまいかねません。そこで企業に紹介しても問題がない人材かどうかを判断するため、求人情報を紹介する前に履歴書や職務経歴書の提出を求めているというわけです。

転職エージェントに提出する履歴書の使われ方

転職エージェントへ提出した履歴書は、転職エージェントのキャリアアドバイザーが内容を確認するだけでなく、企業への応募時にも使われます。キャリアアドバイザーが応募書類を添削してくれたうえで求人に応募できるため、書類選考の通過率を上げられる点がメリットです。ここでは、転職エージェントへ提出した履歴書の使われ方について解説します。

書き方のアドバイスと添削

転職エージェントを利用するメリットのひとつに、応募書類の添削を受けられる点が挙げられます。

転職エージェントに履歴書や職務経歴書を提出すると、担当のキャリアアドバイザーが添削してくれ、書き方のアドバイスをもらえます。キャリアアドバイザーは転職を希望している業界や職種に精通しているため、応募先企業により効果的にアピール可能な応募書類を作成できるようになるでしょう。

また、自分では気がつけなかったミスや、経歴・スキルなどのアピールポイントを教えてもらえるため、転職の成功率をより高められる点もメリットです。

企業への応募と面接

転職エージェントへ提出した履歴書や職務経歴書は、実際に企業へ応募する際や面接時にも使われるケースが一般的です。転職エージェントを通じて応募先企業に応募書類が提出されるため、自身で改めて作成したり、面接時に持参したりする必要はありません。

登録当初とは個人情報や転職の方向性などが大きく変わり、「履歴書を書き直したい」といったときはキャリアアドバイザーへ申し出る必要があるため、注意が必要です。

不採用だったときの履歴書は基本戻ってこない

求人へ応募した際に提出した応募書類に関して企業側に返却義務はないため、基本的には応募者の元へ戻ってくることはありません。一般的には個人情報保護法に基づいて一定期間保管され、その後、シュレッダーなどで破棄されます。

求人情報には「不採用の際は応募書類を返却しない」「一定期間保管したのちに廃棄する」など応募書類の扱い方について明記されているため、事前に確認しておくとよいでしょう。

転職エージェントに提出する履歴書の作成ポイント6つ

転職エージェントに提出する履歴書や職務経歴書であっても、基本的な作成方法は企業に送るときと変わりません。しかし応募先企業が決まっていない段階での作成に慣れず、戸惑ってしまうこともあるでしょう。ここでは、転職エージェントへ提出する履歴書を作成する際に押さえておきたい6つのポイントを解説します。

パソコンでの作成が基本

転職エージェントに提出する履歴書や職務経歴書はWordやExcelで作成し、メールでデータを送る形が一般的です。転職エージェントでは、応募者から送られてきたデータを基に、応募先企業ごとの応募書類を作成しているためです。事務職やIT職をはじめ、転職を希望する職種に応じた方法で作成できるとよりよいでしょう。

なお、企業によっては手書きの応募書類を求められることもあります。そのようなケースでは、キャリアアドバイザーの添削を受けたデータを見ながら手書きで作成するとスムーズです。

送付時はパスワードを設定する

応募書類には、応募者の個人情報が記載されています。そのため、履歴書をメールに添付して送る際にはパスワードを設定しましょう。自分の個人情報を守ることはもちろん、情報の管理に関する意識が高い人物であるとの評価につながります。

このとき、ファイル名は「履歴書_名前_日付」や「職務経歴書_名前_日付」など分かりやすくするのが鉄則です。また万が一の誤送信を防ぐためにも、パスワードを共有する際は履歴書を添付したメールとは別に送ります。メールの件名についても、「応募書類の添付（名前）」や「応募書類のパスワードについて（名前）」など、一目で判断がつくようにしましょう。

志望動機を書くかどうかは事前に確認する

転職エージェントへ履歴書を提出する際は、まだ応募先企業が決まっていない段階です。そのため、志望動機欄は基本的に空欄で問題ありませんが、念のため転職エージェントに確認を取りましょう。転職エージェントから渡された履歴書や職務経歴書のテンプレートに志望動機欄がない場合は、記入する必要はありません。

また、転職エージェントにアピールしたい内容を書き切れない場合に志望動機欄を活用するのもひとつの方法です。

証明写真用の写真データを用意する

転職エージェントへ提出する履歴書は企業への応募時にも使われるため、証明写真を求められることが一般的です。ただし、Web上で応募書類のやりとりを行うことから、証明写真もデータで用意する必要があります。

証明写真を撮影する際は、撮影からデータ化まで一括で対応してくれる撮影スタジオや、データ出力機能のついた証明写真機を利用するとよいでしょう。

希望職種に関連する資格から書く

履歴書には取得済みの資格を時系列で記入する形が一般的ですが、転職エージェントへ送付する段階では希望職種に関連する資格から書くことで、担当のキャリアアドバイザーに自身のスキルをアピールしやすくなります。その際、略称ではなく、正式名称でしっかりと記入するようにしましょう。

また、たとえ希望職種とは関係のない特殊な資格であっても、きちんと書くことをおすすめします。自身のスキルを向上させるために主体的に学ぶ姿勢は、キャリアアドバイザーや応募先企業からも高く評価されるでしょう。

日付を忘れずに記入する

履歴書には、転職エージェントへ応募書類を提出するときの日付を記載します。応募書類を作成した日ではないため、注意が必要です。また、日付の記入し忘れはよくあるミスのため、送付前には確認を徹底しましょう。

日付の書き方は、和暦と西暦のどちらでも問題ありません。ただし、履歴書の職歴欄や資格欄、職務経歴書の経歴など、応募書類全体で表記を統一することが大切です。

履歴書を転職エージェントへ提出する際の3つの注意点

転職エージェントから応募書類の提出を求められた際、どのように書けばよいのかで迷ってしまう方もいるのではないでしょうか。転職エージェントへ提出する応募書類は求人への応募時にも使用されるため、企業の書類選考を受けるときと同じ心持ちで記入する意識が重要です。ここでは、転職エージェントへ履歴書を提出する際の注意点を3つ紹介します。

本番の選考書類のつもりで作成しよう

転職エージェントへ提出する履歴書や職務経歴書は、求人への応募時と同様に記載することが大切です。

転職エージェントのキャリアアドバイザーは、履歴書や職務経歴書から応募者の経歴やスキル、転職先に求める希望条件、転職に対する熱意などを読み取ります。応募書類に応募者に関する情報が細かく記載されていたら、キャリアアドバイザーも応募者の条件により適した企業を紹介しやすくなるでしょう。

転職を成功させるには、キャリアアドバイザーと転職のビジョンを具体的に共有することが重要です。転職活動をスムーズに進めるためにも、応募書類を丁寧に作成し、キャリアアドバイザーに希望条件やこだわりを分かりやすく伝えることを意識しましょう。

本番の面接と同じようにマナーを守ろう

転職エージェントのキャリアアドバイザーを転職活動のよきパートナーとするためにも、面談時には社会人としての基本的なビジネスマナーを守りましょう。

面談の時間を守らない、メールの返信をしない、事前連絡をせずに面談をキャンセルするなどの行為はNGです。最低限のマナーを守れていない応募者は「転職の意欲が低い」「企業には紹介できない」などと判断されてしまい、転職のサポートを受けられなくなってしまう可能性があるため、注意が必要です。

連絡にはこまめに返信する、スケジュールは守るといった常識的な行動を心掛けましょう。「報告・連絡・相談」を具体的かつこまめにして、理想の転職ビジョンを明確に共有することが転職エージェントをうまく活用するコツです。

誤字脱字・記入漏れがないかを再チェックしよう

履歴書や職務経歴書が完成したら、誤字脱字・記入漏れがないかをチェックしましょう。誤字脱字や記入漏れが多い場合は、「業務の正確性に難がある」と判断されてしまいかねません。

また、空欄が多いと「転職に対する熱意がない」といった印象を与えてしまう恐れがあるため、できるだけ埋めるように心掛けましょう。資格欄に書く内容がない場合は「特になし」と記入するか、もしくは勉強中の資格があれば取得に向けて勉強中である旨を記入します。

履歴書に不安があってもマイナビエージェントがしっかりサポート！

履歴書や職務経歴書の作成に不安がある方は、マイナビエージェントの活用がおすすめです。マイナビエージェントでは、業界専任のキャリアアドバイザーが転職を希望する方の経歴やスキル、こだわり、希望職種などを丁寧にヒアリングしたうえで、希望に沿った求人をご紹介するとともに、応募書類の添削や面接対策などを行って転職を成功させるサポートをいたします。

書類選考がとおらずに困っている、どのように応募書類を書けばよいのかが分からないといった方は、ぜひマイナビエージェントにご相談ください。

まとめ

履歴書や職務経歴書を転職エージェントへ提出することで、より希望条件に合った求人を紹介してもらいやすくなります。また、応募先企業ごとに適切な応募書類の書き方をアドバイスしてもらえるため、書類選考の通過率を高められる点もメリットです。

履歴書や職務経歴書の書く際のアドバイスを受けたい方は、ぜひマイナビエージェントをご利用ください。業界事情に精通したキャリアアドバイザーが応募書類の添削やアドバイスを通じて、転職を成功に導くサポートをいたします。