転職エージェントに履歴書・職務経歴書を送る理由とは？提出時の注意点

転職エージェントに登録すると、早い段階で履歴書・職務経歴書の提出を求められます。なぜ提出が必要なのか、疑問に感じる方も多いのではないでしょうか。

じつは、履歴書や職務経歴書は企業の書類選考のためだけに使われるものではありません。求職者の経験・強み・希望条件を正確に把握し、よりマッチ度の高い求人を紹介するための重要な判断材料でもあるのです。

書類の内容次第で、紹介される求人の質や選考対策の精度が大きく変わることもあるため、ポイントを押さえて準備しておくことが大切です。

この記事では、転職エージェントに履歴書・職務経歴書を提出する理由や作成時に押さえておきたいポイント、提出時の注意点を解説します。「提出前のチェックリスト」も掲載しているので、ぜひ最終確認としてご活用ください。

転職エージェントに履歴書・職務経歴書を提出する理由

転職エージェントに登録すると、担当のキャリアアドバイザーから履歴書と職務経歴書の提出を求められます。「まだ応募する企業も決まっていないのに、なぜ書類を先に提出する必要があるのか」と疑問に思う方もいるのではないでしょうか。ここでは、転職エージェントが履歴書・職務経歴書の提出を求める理由について見ていきましょう。

求職者に合った求人を紹介するため

転職エージェントが履歴書や職務経歴書の提出を求める主な理由は、求職者の経験やスキル、キャリア、人柄を正確に把握し、最適な求人を紹介するためです。面談で経歴を説明しても、それだけでは担当業務の詳細や具体的な実績、得意分野まで十分に伝わらないことが少なくありません。その結果、自分の希望とはずれた求人を紹介されるなど、ミスマッチが起こる可能性があります。

その点、履歴書や職務経歴書として情報を整理して提出することで、転職エージェントは求職者の強みやスキルの活かし方、今後のキャリアの方向性まで踏み込んで判断できるようになります。さらに、自分の経験や実績が、転職市場では高く評価されて強みとしてアピールできることを教えてもらえる点もメリットです。

必要な情報がそろっているほど、マッチ度の高い求人を紹介してもらいやすくなり、結果として転職成功の可能性を大きく高めることにつながります。

転職エージェント経由で企業へ応募するため

転職エージェント経由で企業に応募する場合、提出した履歴書や職務経歴書はそのまま応募書類として活用されます。企業側は、転職エージェントから送られてくる書類をもとに、書類選考の合否を判定します。そのため、転職を成功させるには完成度の高い書類に仕上げることが重要です。

とはいえ、初めから完璧な書類を用意しなければならないわけではありません。転職エージェントに登録した場合、企業に応募する前にキャリアアドバイザーによる添削やアドバイスを受けられます。

キャリアアドバイザーはこれまでに数多くの求職者の書類を見てきた転職支援のプロであり、「企業がどの点を重視するか」「どのような書き方が評価されやすいのか」を熟知しています。自分ひとりでは気づけない改善点を客観的な視点で指摘してもらえるため、書類の内容の質を高めたうえで応募に進めるのは転職エージェントを利用する大きなメリットといえるでしょう 。結果として、書類選考の通過率も高められます。

転職エージェントに提出する履歴書の作成ポイント

転職エージェントに提出する履歴書や職務経歴書であっても、基本的な作成方法は企業に送るときと変わりません。しかし応募企業が決まっていない段階での作成に慣れず、戸惑ってしまうこともあるでしょう。ここでは、転職エージェントへ提出する履歴書を作成する際に押さえておきたい6つのポイントを解説します。

基本的にはパソコンで作成する

転職エージェントに提出する履歴書や職務経歴書はWordやExcelで作成し、メールでデータを送る形が一般的です。転職エージェントでは、応募者から送られてきたデータをもとに、応募企業ごとの応募書類を作成しているためです。事務職やIT職をはじめ、転職を希望する職種に応じた方法で作成できるとよりよいでしょう。

なお、企業によっては手書きの応募書類を求められることもあります。そのようなケースでは、キャリアアドバイザーの添削を受けたデータを見ながら手書きで作成するとスムーズです。

志望動機を書くかどうか事前に確認する

転職エージェントへ履歴書を提出する際は、まだ応募企業が決まっていない段階です。そのため、志望動機欄は基本的に空欄で問題ありませんが、念のため転職エージェントに確認を取りましょう。転職エージェントから渡された履歴書や職務経歴書のテンプレートに志望動機欄がない場合は、記入する必要はありません。

また、転職エージェントにアピールしたい内容を書き切れない場合に志望動機欄を活用するのもひとつの方法です。

証明写真用の写真データを用意する

転職エージェントへ提出する履歴書は企業への応募時にも使われるため、証明写真を求められることが一般的です。ただし、Web上で応募書類のやりとりを行うことから、証明写真もデータで用意する必要があります。

証明写真を撮影する際は、撮影からデータ化まで一括で対応してくれる撮影スタジオや、データ出力機能のついた証明写真機を利用するとよいでしょう。

資格は希望職種に関連するものから記載する

履歴書には取得済みの資格を時系列で記入する形が一般的ですが、転職エージェントへ送付する段階では希望職種に関連する資格から書くことで、担当のキャリアアドバイザーに自身のスキルをアピールしやすくなります。その際、略称ではなく、正式名称でしっかりと記入するようにしましょう。

また、たとえ希望職種とは関係のない特殊な資格であっても、きちんと書くことをおすすめします。自身のスキルを向上させるために主体的に学ぶ姿勢は、キャリアアドバイザーや応募企業からも高く評価されるでしょう。

日付は転職エージェントに提出する日を記入する

履歴書には、転職エージェントへ応募書類を提出するときの日付を記入します。応募書類を作成した日ではないため、注意が必要です。また、日付の記入し忘れはよくあるミスのため、送付前には確認を徹底しましょう。

日付の書き方は、和暦と西暦のどちらでも問題ありません。ただし、履歴書の職歴欄や資格欄、職務経歴書の経歴など、応募書類全体で表記を統一することが大切です。

送付時はパスワードを設定する

応募書類には、応募者の個人情報が記載されています。そのため、履歴書をメールに添付して送る際にはパスワードを設定しましょう。自分の個人情報を守ることはもちろん、情報の管理に関する意識が高い人物であるとの評価につながります。

このとき、ファイル名は「履歴書_名前_日付」や「職務経歴書_名前_日付」など分かりやすくするのが鉄則です。また万が一の誤送信を防ぐためにも、パスワードを共有する際は履歴書を添付したメールとは別に送ります。メールの件名についても、「応募書類の添付（名前）」や「応募書類のパスワードについて（名前）」など、ひと目で判断がつくようにしましょう。

転職エージェントに提出する職務経歴書の作成ポイント

職務経歴書は、履歴書と同様にパソコンで作成するのが一般的です。手書きを求められるケースはほとんどなく、フォーマットにも決まった型はないため、自分のこれまでの経歴が伝わりやすい形で作成できます。また、日付は作成日ではなく、転職エージェントへ提出する日を記載するのが基本です。ここでは、転職エージェントに提出する職務経歴書をより効果的に仕上げるためのポイントについて解説します。

自分に合ったフォーマットを活用する

職務経歴書には、履歴書のように「この形式でなければならない」という決まったフォーマットはありません。そのため、自分のこれまでの経歴が伝わりやすい形式を選べる点が大きな特徴です。主に使用されるフォーマットは「編年体式」「逆編年体式」「キャリア式」の3つです。

【主なフォーマットと特徴】

• 編年体式：古い職歴から順に記載していく形式。これまでのキャリアの流れが自然に伝わりやすいのが特徴。転職回数が少なく、着実にキャリアを積み上げてきた方に向いている
• 逆編年体式：新しい職歴から順に記載していく形式。直近の仕事内容を強調したい場合に有効
• キャリア式：経験した業務内容やスキルごとに整理して記載する形式。強みや専門性がより伝わりやすくなる。複数の職種や幅広い業務を経験している方に最適

このように、職務経歴書のフォーマットには複数の選択肢があるため、「これまでのキャリアをどう見せたいか」「何を一番アピールしたいか」を意識しながら、自分に合った形式を選ぶことが大切です。

レイアウト・見た目にこだわる

職務経歴書は記載する情報量が多くなりやすいため、内容だけでなく「見た目の読みやすさ」を意識することも大切です。文章を長々と書き連ねると、採用担当者が要点をつかみにくくなり、本来伝えたい実績や強みが埋もれる可能性があります。

読みやすさを高めるためには、箇条書きを活用したり、フォントサイズや行間を調整したりといった工夫が効果的です。また、重要なポイントがひと目で分かるように、情報もまとまりごとに整理して配置することも意識しましょう。

さらに、余白を適度に確保し、内容を詰め込みすぎないこともポイントです。ページ全体にゆとりのあるレイアウトにすることで、採用担当者が短時間でも内容を理解でき、結果としてよい印象につながりやすくなります。

実績・成果は数値化して伝える

転職エージェントや企業の採用担当者は、「これまでにどういった成果を出してきたのか」「入社後にどのような活躍が期待できるのか」を具体的に知りたいと考えています。そのため、職務経歴書には実績や成果をできるだけ数値で示すことが重要です。

たとえば「売り上げを伸ばした」という表現だけでは、どの程度の成果なのかが伝わりにくくなってしまいます。しかし、「前年比120％の売り上げを達成」「業務効率化によりコストを年間300万円削減」といったように具体的な数字を入れることで、成果の大きさや貢献度がひと目で伝わり、評価の基準も明確になります。

もちろん、すべての業務が数値で表せるとは限りません。その場合でも、担当した業務の規模や役割、工夫した点、改善によりどのような変化があったのかなどを具体的に記載すると、自身の強みや仕事への姿勢を十分に伝えられます。

転職エージェントに履歴書・職務経歴書を提出する際の注意点

転職エージェントから応募書類の提出を求められた際、どのように書けばよいのかで迷ってしまう方もいるのではないでしょうか。転職エージェントへ提出する応募書類は求人への応募時にも使用されるため、企業の書類選考を受けるときと同じ心持ちで記入する意識が重要です。ここでは、転職エージェントへ履歴書・職務経歴書を提出する際の注意点を紹介します。

本番の選考書類のつもりで作成しよう

転職エージェントへ提出する履歴書や職務経歴書は、求人への応募時と同様に記入することが大切です。

転職エージェントのキャリアアドバイザーは、履歴書や職務経歴書から応募者の経歴やスキル、転職先に求める希望条件、転職に対する熱意などを読み取ります。応募書類に応募者に関する情報が細かく記載されていたら、キャリアアドバイザーも応募者の条件により適した企業を紹介しやすくなるでしょう。

転職を成功させるには、キャリアアドバイザーと転職のビジョンを具体的に共有することが重要です。転職活動をスムーズに進めるためにも、応募書類を丁寧に作成し、キャリアアドバイザーに希望条件やこだわりを分かりやすく伝えることを意識しましょう。

誤字脱字・記入漏れがないかを再チェックしよう

履歴書や職務経歴書が完成したら、誤字脱字・記入漏れがないかをチェックしましょう。誤字脱字や記入漏れが多い場合は、「業務の正確性に難がある」と判断されてしまいかねません。

また、空欄が多いと「転職に対する熱意がない」といった印象を与えてしまう恐れがあるため、できるだけ埋めるように心掛けましょう。資格欄に書く内容がない場合は「特になし」と記入するか、もしくは勉強中の資格があれば取得に向けて勉強中である旨を記入します。

転職エージェントに履歴書・職務経歴書を提出する前のチェックリスト

転職エージェントに履歴書・職務経歴書を提出する前には、うっかりミスや見落としがないかを確認しておきたいところです。どれだけ内容がよくても基本的なミスがあると印象を下げてしまうことがあるため、以下のチェックリストを使って提出前に最終確認を行いましょう。

【提出前チェックリスト】

• 日付は「提出日」になっているか
• 記入した年月の表記（西暦・和暦）が統一されているか
• 履歴書と職務経歴書の年号表記が同じ形式になっているか
• 応募企業の希望ポジションに関連する資格やアピールポイントが盛り込まれているか
• 履歴書の写真は適切なサイズ・画質で、ビジネス向きのものになっているか
• 他社名や過去の応募企業の情報が誤って残っていないか
• 送り先のメールアドレスが正確かどうか
• ファイルが正しく添付されているか（PDF化されているかも要確認）
• 文体が「です・ます調」と「だ・である調」で混在していないか
• 使用しているフォントや文字サイズが全体で統一されているか
• 第三者にも客観的に伝わる表現になっているか
• 一文が長くなりすぎず、段落ごとに読みやすい分量になっているか
• 箇条書きや表で情報が整理されているか
• 見出しをつけて論点が分かりやすくなっているか
• 余白が空きすぎたり詰まりすぎたりなど、レイアウト全体のバランスが取れているか

履歴書・職務経歴書に関するQ&A

履歴書や職務経歴書は、書き慣れていないと「これは書いたほうがよいのか」「ここは省略しても大丈夫か」と判断に迷うポイントが多く出てくるでしょう。また、転職エージェントに提出する場合と、企業へ直接応募する場合とでは、書類の作成時に気をつける点が異なることもあります。

そこでここでは、履歴書・職務経歴書の書き方に関して寄せられることの多い疑問をQ&A形式で分かりやすくまとめました。転職エージェントを上手に活用するため、事前にチェックしておきましょう。

不採用の場合に履歴書・職務経歴書は返ってくる？

求人へ応募した際に提出した応募書類に関して企業側に返却義務はないため、基本的には応募者の元へ戻ってくることはありません。一般的には個人情報保護法に基づいて一定期間保管され、その後、シュレッダーなどで破棄されます。

求人情報には「不採用の際は応募書類を返却しない」「一定期間保管した後に廃棄する」など応募書類の扱い方について明記されているため、事前に確認しておくとよいでしょう。

履歴書・職務経歴書は使い回してもよい？

転職エージェントに提出する履歴書・職務経歴書は、内容が最新の状態に保たれていれば、基本的には同じものを使い回しても問題ありません。ただし注意したいのは、転職エージェント経由で複数の企業に応募する場合、企業ごとに内容を微調整する必要がある点です。

たとえば、書類選考の通過率を高めるには、応募企業の求めるスキルに合わせて表現を調整したり、職務経歴書の中で強調する実績を変えたりすることが大切です。

一方、転職エージェントを介さず企業へ直接応募する場合には、同じ内容の書類をそのまま使い回すのは避けたほうが無難です。企業ごとに事業内容や求める人物像は異なるため、応募先に合わせて書類の内容を最適化することが、転職を成功に導くためのポイントです。

職務経歴書の適切な枚数は？

職務経歴書は、1枚～2枚程度にまとめるのが適切とされています。経歴が多いからといって5枚以上になると、採用担当者が短時間で内容を把握できず、かえって評価につながりにくくなる可能性があります。

大切なのは、「担当してきた業務」「具体的な成果」「身につけたスキル」がひと目で分かるように整理されていることです。枚数そのものよりも読みやすさと情報の分かりやすさが重視されるため、必要以上に詳しく書きすぎるよりも、ポイントを絞って伝わりやすい構成を意識しましょう。

転職回数が多い場合は全部記載する必要がある？

履歴書の職歴欄には、原則としてすべての職歴を記入するのが理想です。転職回数が多い場合には、職歴欄が多い形式の履歴書を選びましょう。どうしても職歴がスペースに収まらない場合には、次のような工夫で記入量を調整することをおすすめします。

一方、職務経歴書には基本的にページ数の制限がないため、すべての職歴を詳しく記入することが可能です。履歴書に書き切れなかった分は、こちらでしっかり補足しましょう。転職回数が多い方は「キャリア式」のフォーマットを選ぶことで、職種やスキルごとに業務内容を整理でき、採用担当者にも理解してもらいやすくなります。

長い空白期間はどのように記載すればよい？

職歴に空白期間がある場合は、正直に記入することが大切です。空白期間があるからといって、採用に不利に働くわけではありません。大切なのは、「その期間に何をしていたのか」を採用担当者に伝えることです。履歴書・職務経歴書ごとの、空白期間の書き方のポイントは次のとおりです。

【履歴書の場合】

空白期間にあたる年月をそのまま記入したうえで、備考欄などに簡潔な理由を添えます。たとえば「家族の介護」「資格取得のための勉強」「病気療養（現在は完治）」など、事実を端的に記載すれば問題ありません。

【職務経歴書の場合】

時系列の中で空白期間が生じるため、職務経歴の冒頭にある経歴サマリーなどで「○年～○年：資格取得のため勉強」といったように空白期間と理由をセットで記入しておくと、読み手の疑問を解消できます。

なお、転職エージェントを利用すると、空白期間の伝え方や説明文の書き方についても具体的なアドバイスを受けることが可能です。空白期間をどう書けばよいか不安な場合は、早めに相談するようにしましょう。

履歴書に勉強中の資格も記載してよい？

履歴書には「〇〇資格の取得に向けて勉強中」といった形で、学習中の資格を記入しても問題ありません。むしろ、「資格取得に向けて努力している」「スキルアップに前向きに取り組んでいる」姿勢は、評価につながるプラスの材料になるケースが多いといえます。

特に、応募している職種や業務内容に関連する資格であれば、「今後の成長が期待できる人材」として前向きに受け取られやすくなります。また、「○年○月取得予定」など取得見込みの時期が分かっていれば、併せて記入しておくと、より丁寧で計画性のある印象を与えることが可能です。

履歴書の「本人希望欄」には何を書く？

履歴書の本人希望欄には、原則として具体的な条件は書かず、「貴社の規定に従います」と記入しておくのが無難です。選考の早い段階から給与や勤務地、勤務時間などの条件を細かく書いてしまうと、企業によっては「条件面を強く重視する人」という印象を与える可能性があるためです。

ただし、「転勤ができない」「特定の勤務時間に制限がある」など、どうしても譲れない事情がある場合は簡潔に記入しておきましょう。あれもこれもと条件を書き連ねるのではなく、「家庭の事情により転勤不可」など、必要最低限にとどめるのがポイントです。

また、転職エージェントを利用している場合、給与や勤務条件などの交渉はキャリアアドバイザーが代行してくれます。自分から企業に直接伝える必要はないため、希望条件がある場合はまず担当者に相談しましょう。

履歴書・職務経歴書に不安があってもマイナビ転職エージェントがしっかりサポート！

履歴書や職務経歴書の作成に不安がある方は、マイナビ転職エージェントの活用がおすすめです。マイナビ転職エージェントでは、業界専任のキャリアアドバイザーが転職を希望する方の経歴やスキル、こだわり、希望職種などを丁寧にヒアリングしたうえで、希望に沿った求人をご紹介するとともに、応募書類の添削や面接対策などを行って転職を成功させるサポートをいたします。

書類選考がとおらずに困っている、どのように応募書類を書けばよいのかが分からないといった方は、ぜひマイナビ転職エージェントにご相談ください。

まとめ

転職エージェントに提出する履歴書や職務経歴書は、丁寧に作り込むほど、キャリアアドバイザーに自身の強みや経験が正確に伝わり、よりマッチした求人を紹介してもらいやすくなります。職務経歴書のフォーマットの選び方や実績の数値化、空白期間の伝え方など、少しでも書き方に迷ったときはひとりで悩まず、転職エージェントに相談してみましょう。

マイナビ転職エージェントでは、書類の添削はもちろん、あなたの経験や希望に合った職務経歴書の構成アドバイスや、応募企業ごとに内容を最適化するサポートまで丁寧に行っています。転職が初めての方でも安心して準備を進められる体制が整っているため、応募書類の作成に不安がある方はぜひマイナビ転職エージェントのサポートをご活用ください。