営業事務は営業担当をサポートして、企業の利益向上に貢献する仕事です。見積書など各種重要書類の作成や自社商品の受発注の手続きなど、売上を直接的に支える役割を果たします。

ここでは、営業事務の具体的な仕事内容と、どのようなスキルを活かすことができるのかをまとめました。事務職を志望している方は、仕事選びの参考にしてください。

営業事務とは？

営業事務は、社内の営業スタッフが、売上を伸ばしたりサービスを拡大したりできるように、サポートやバックアップをする仕事です。仕事内容は事務作業となりますが、営業効率の向上を担う点で、一般事務とは異なります。

なお、営業事務はあくまでも事務スタッフなので、営業活動自体を行うことは基本的にありません。電話対応やメール対応、書類の送付などを通して、取引先と関わることはありますが、営業回りをしたり、営業電話を掛けたりすることはないと考えていいでしょう。

仕事のやりがいや魅力

一般事務は仕事の成果が目に見えにくい部分がありますが、営業事務は「売上」という形で成果が可視化されます。頑張りが数値として反映されることは大きなやりがいにつながるものです。

書類の処理だけでなく、商品やサービスの資料作成やプレゼンテーションを行う機会が多いのも営業事務の仕事の特徴です。また、スキルアップできる機会が多い点も魅力といえます。

一般事務との違い

一般事務は社内のさまざまな事務作業を一手に引き受けますが、営業事務は営業部門の事務作業に特化しているという違いがあります。営業担当と力を合わせて仕事を進めていく必要があり、顧客からの問い合わせに対応したり、見積書・注文書の作成を行ったりします。

営業事務の平均年収

マイナビエージェントの調べでは、営業事務の平均年収は347万円となっています。ただし、20代の平均年収が329万円、30代の平均年収が430万円という結果に見られるように、長期的に勤務することで平均よりも高い年収を得られるようになる傾向にあります。

特に30代の男性では平均年収が538万円となっており、経験を積むことで大幅な年収アップが期待できる職種です。

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営業事務の業務内容

営業事務が実際にどのような仕事を行うのかは、企業や同じ部で働いている営業スタッフによって異なります。ここでは、営業事務の一般的な業務内容についてご紹介します。

書類作成・データ入力・ファイリング

書類作成やデータ入力は、営業事務のメインとなる仕事の一つです。見積書や納品書、注文書、注文請書、請求書など、企業間の取引にはさまざまな書類が発生します。これらの書類は非常に重要なもので、書類の手続きをすることで、自社の商品やサービスに対する代金を受け取ることができる仕組みです。

会社の売上に関わる書類であり、間違いは許されません。営業事務が書類上の手続きを正確に処理しているからこそ、商品・サービスの正当な売買が成立します。その他、各種案内状や経費精算用の書類、届出書類の作成も営業事務の仕事です。具体的な書類の作成方法は、一般的なビジネスソフトウエアを使う場合や、企業独自のシステムを使う場合、市販されているソフトウエアを使う場合など、企業によって異なります。

また、営業事務は、さまざまな書類のファイリングも行います。必要な書類が必要なときにすぐに取り出せるようにしておくことは、営業スタッフの業務効率アップにつながる大切な仕事です。まだ作成中の書類など、分類が難しいものもありますが、ファイルの背表紙に適宜、名前を記載するなどして、全てわかるように保管します。必要のない書類はいつまで保管するべきか営業担当者に確認した後、処分します。

デジタル化が進んでいるとはいえ、契約書類などは、紙ベースで保管するケースが多いと思いますが、契約書類を紛失すると、契約時の条項を確認できず、相手方が提示する条件に合わせ不利な取引となるリスクがないわけではありません。大切な契約書類をすぐ取り出せ、必要な書類かどうかを見極めることができるよう、常に営業部門の活動・進捗をチェックし、わからなければ営業担当に確認する慎重さが大事です。

来客対応

営業担当者に来客があったときは、営業事務スタッフが受付けを行い、会議室や応接室への案内をしたり、お茶を出したりします。来客がある場合の応接室の予約作業なども、営業事務がすることが多いでしょう。必要に応じて、営業が社内会議で使う資料の作成や配布なども行います。

電話・メール対応

営業部宛の電話やメールに一次対応するのも、営業事務の仕事です。企業の営業部には、日々たくさんの電話が掛かってきます。取引が始まり、頻繁にやりとりしている業者の場合、営業担当者の携帯電話に直接電話をする場合もあるでしょう。

しかし、会社の番号に電話が掛かってきたときは、営業スタッフは不在にしている場合も多く、営業事務が対応するのが一般的です。担当者への取り次ぎだけでなく、簡単な問い合わせであれば営業事務が直接回答することもあります。そうでない場合は、営業事務がまず電話を受けて、内容に応じて担当者に回します。

メールに関しても、一般的な問い合わせに関しては営業事務が返信して対応を済ませる場合が多いです。営業担当者のチェックが必要だと判断した場合は、適切なタイミングでチェックできるよう分類し、メールがあった旨をチャットツールなどで担当者に共有します。

商品管理・受発注業務

商品管理は、受発注や追加発注がスムーズに行われるようにするための重要な仕事です。在庫の管理を誰が行うのかは企業によって異なりますが、営業事務が担当することもあります。顧客からの発注に対して在庫が足りなければ、顧客満足度の低下を引き起こしかねません。一方で、在庫がありすぎても、倉庫の圧迫や経費がかさむといった問題が起こります。

こういった問題を避けるため、商品在庫の管理は欠かせません。日ごとや月ごとの在庫数を管理・記録することで、商品の生産数と出荷数を適切に保ち、適切な生産体制を維持することができます。

また、営業は顧客からの発注を取ってくるのが仕事ですが、その発注に対して、実際に倉庫に出荷指示を出したり、取引先に発注を行ったりする仕事は、営業事務が担当する場合があります。

受発注業務は作業工数が多く、どの工程においてもミスが許されません。契約が締結されたのち、まずは商品・製品の在庫の有無を受発注管理システムなどで確認します。在庫数を確認でき次第、自社の発送部門、もしくは外部の配送業者に出荷を依頼し、発送の準備が整ったら顧客に連絡するというのが、受発注業務の一連の流れです。顧客満足度をアップさせるため、発送の遅延や発注数を間違えないよう、スムーズかつ正確な対応が求められます。

顧客情報管理

顧客の社名や住所、担当者名、取引状況といった情報は、営業事務が入力・管理することが多いでしょう。継続契約を行っている場合は、契約更新の案内などを行うこともあります。

顧客の情報は適切に管理を行い、必要なときにすぐに参照できるようにしておかなければいけません。顧客管理は、既存顧客との関係性の維持や、顧客ニーズのくみ取りを行う上で重要なものです。顧客の購買履歴から問い合わせ履歴、担当者、マーケティング施策の反応、予算など、日々の営業活動を記録することで、営業スタッフが効果的な経営戦略を練る際に役立てることができます。

その他のサポート業務

その他、営業部の備品管理や宅配便の発送、交通費の精算、出張時の新幹線の手配など、営業担当者をサポートする業務全般が営業事務の仕事になります。

実際に何を任されるかは、企業や所属している営業スタッフの考え方によっても変わるでしょう。ただし、どのような場合も、営業スタッフが働きやすいよう、先んじてサポートを行っていくことに変わりはありません。

営業事務の基本の流れ

営業事務の1日の業務は、出社後のメールチェックとニュースチェックから始まります。まずは、優先的に処理すべきメールがないかどうかを確認します。始業後は部門全体のミーティングに参加し、営業担当から依頼があった見積書の作成や発注処理などを行います。顧客からの問い合わせがあった際には、問い合わせ対応を最優先に行います。

午後の業務でも問い合わせ対応を継続しつつ、夕方を目途に受注業務を処理します。手が空いたタイミングで荷物の発送などを行うこともあるでしょう。

夕方を過ぎると外回りをしていた営業担当が帰社するので、必要であればミーティングなどを行い、1日の仕事は終了です。

営業事務に活かせるスキル

営業事務の仕事をする上で活かせるスキルを紹介します。それぞれのスキルは、さまざまな仕事で培うことができるものです。他の職種から転職を目指す方は、自身のスキルや経験で活かせるものがないか参考にしてみてください。

パソコンスキル

営業事務には、WordやExcelといった基本的なビジネスソフトウエアや、基礎的なパソコン操作といったスキルが必須です。日々、さまざまな書類作成やデータ入力を行う中、パソコンのスキルがまったくないと業務に支障をきたすことがあるでしょう。

また、ここ数年はクラウドやビデオ会議システムなど、インターネットを介したサービスを活用する企業も増えています。このような新しい技術にも柔軟に対応できるよう、パソコンを日常的に使い、操作に慣れておくことが大切です。

ビジネスマナー

営業事務のビジネスマナーがなっていないと、企業全体の評価が下がり、クロージングに差し障りが出る可能性があります。裏方の仕事が多い営業事務ですが、来客対応や電話対応、メール対応、書類の送付など、取引先と関わる機会も少なくないでしょう。顧客と良好な関係を築き、営業活動を円滑にするため、ビジネスマナーを意識して接することが大切です。

コミュニケーション能力

営業スタッフがストレスなく業務を行えるよう、円滑なコミュニケーションが図れることも、営業事務に求められます。営業事務は、営業スタッフと連携しながら仕事を行います。ある程度のコミュニケーション能力がなければ、お互いスムーズに仕事を進めることができません。

また、営業事務は取引先と関わることもあり、その際にもある程度のコミュニケーション能力が必要です。企業のイメージを損なわないようにすることはもちろんですが、営業の売上を意識して丁寧な対応を心掛けることも大切でしょう。営業事務が顧客と円満なコミュニケーションを図り、良好な関係を築くことでクロージングやアップセルにつながることも少なくありません。

スケジュール管理能力

営業事務は、請求や出荷など、期日厳守となる仕事を行うことが多い仕事です。取引先との信頼に関わりますから、しっかりスケジュール管理を行う必要があります。

予定どおりのスケジュールとなるように、いつ、何をすべきなのか、逆算しながら手続きを進めていく能力が求められます。スケジュール管理を徹底し、発注忘れなどの抜け落ちをなくせば、営業スタッフが安心して案件を進行し、業務に励むことができるでしょう。

臨機応変な対応力

営業事務は、臨機応変に対応できる能力が求められます。日々の業務において、営業担当者から急な仕事を依頼されることは、少なくありません。このようなときは、自分の仕事が終わっていないからと後回しにするのではなく、優先順位をつけて柔軟に対応する必要があります。

また、時には顧客や営業スタッフから、規定にはない対応を求められることもあるかもしれません。そんなときはむげに断るのではなく、対応する方法がないか考え、実行することができないか考えることが重要です。マニュアルどおりではなく、自身で考案した方法で期待に応えることができれば、社内の頼れる存在となり重宝されるでしょう。固定観念にとらわれず、常にベストの選択を模索できる対応力は、営業事務として活躍する上で大いに役立つ能力です。

営業事務に活かせる資格

MOS

「マイクロソフト オフィス スペシャリスト」の頭文字を取って名付けられた資格です。取得することでWordやExcelなどOffice製品のスキルレベルを証明できます。

選択できる試験は全部で5科目ありますが、WordとExcelにおいては一般的な「スペシャリストレベル」の他に上級レベルの「エキスパートレベル」も設けられているため、より専門的な知識を有していることをアピールできます。

日商PC検定

PCスキルを証明するものとしてMOSと並び高い知名度を誇る資格です。日本商工会議所の主催で行われています。基本的な操作の他にWordの文書作成、Excelのデータ処理、PowerPointの資料作成などのスキルが求められます。

秘書検定

文部科学省が後援する資格で、ビジネスマンの基本的な常識を問う試験内容が出題されます。名前のイメージから秘書が受験する資格のように見えますが、実際には秘書に関係なくさまざまな業種のビジネスマンが受験できます。等級は全部で4つありますが、まずは3級、2級から始めると学びやすいでしょう。

営業事務に向いている人とは

営業事務に向いている人の特徴としては次の3点が挙げられます。営業をサポートする立場ですので、誰かの助けになる仕事にやりがいを感じる人に向いている仕事です。

主体的に動くことができる

営業担当から依頼されたことを処理するだけでなく主体的に動くことができる人は営業事務に向いています。資料の作成や顧客対応をはじめ、営業の手が回らない部分を後方支援する役割なので、指示を待つだけではなく細かい部分に気がついて対応できる人が喜ばれます。

人をサポートするのが好きな人

人の力になることにやりがいを感じる人も向いているといえるでしょう。業務内容によっては直接お客様と接する機会が多くなる場合もあるので、誰かの役に立ちたいと考えているのであれば活躍しやすい仕事です。

さまざまな方との関わり持ちたいと考えている人

コミュニケーション能力が重視されることから、多くの人と関わりを持ちたいと考えている人にも向いています。社内の営業部門と積極的にコミュニケーションを取ったりお客様とやりとりしたりすることで、多くの人との接点を持つことができます。

営業事務は未経験・資格なしからでもキャリアを積みやすい

営業事務は、未経験で資格を保有していない人でも挑戦しやすい仕事です。新たにデスクワークを目指したい人にもおすすめの職種だといえるでしょう。営業事務の仕事にはさまざまな魅力がありますが、主な魅力を3つピックアップしてご紹介します。

未経験可求人が豊富

営業事務は、比較的未経験でも応募できる求人数が多い職種です。これまで、デスクワーク経験や事務作業をメインとした仕事の経験がなかった人でも、営業事務であれば転職できる可能性があります。未経験可の求人を行っている企業によっては、サポート体制が整っていたり、未経験者を養成するためのカリキュラムが設けられていたりするため、事務職で成長したいと考える人にとっては魅力でしょう。

仕事を通して成長できる

営業事務の仕事を通して、パソコンの操作やビジネスマナー、営業に関する知識、業界知識など、さまざまな知識を身に付けることができます。積極的に学ぶ姿勢があれば、どんどん成長していくことができるでしょう。営業事務として働くことで、業種や職種を超えて通用する、ビジネスパーソンとしてのスキルを磨けます。

他のデスクワークへの転職も狙いやすい

営業事務から、経理や総務といった他のデスクワークへの転職を狙うこともできます。事務職でキャリアを積むための第一歩として、まずは営業事務の仕事をするというのも一つの方法です。営業事務は、医療事務などと比べると専門性は低いですが、事務職全般に応用できる能力を身に付けられるメリットがあります。

まとめ

営業事務は、営業スタッフを支える事務の仕事です。パソコンの操作や電話対応、ファイリング、在庫管理などさまざまな仕事を担当するため、あらゆる場面において活かせるスキルが総合的に身につくでしょう。

未経験から応募できる求人も多いため、デスクワークへのジョブチェンジを目指している方にもおすすめです。スキルアップを図ることができると同時に、長く働き続けることで収入アップも期待できます。特に人の役に立ちたいと考えている方であれば適性を発揮しやすい仕事です。

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