転職で内定を辞退する際のマナーや伝え方のポイント【例文あり】|求人・転職エージェント

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転職で内定を辞退する際のマナーや伝え方のポイント【例文あり】

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最終更新日:2020/10/29

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転職活動中の人にとって、内定通知は何よりうれしい連絡です。しかし、複数社から内定が出た場合や、第一志望の企業の合否が出る前に、他社の内定の回答期限が迫っている場合など、困ったシチュエーションになる場合があるでしょう。
ここでは、内定を辞退する際のマナーや、企業への伝え方のポイントを例文とともにご紹介します。

内定承諾書提出後でも内定は辞退できる

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企業から内定を得ると、企業に内定承諾の意思を伝え、入社を誓約するための書類である「内定承諾書」の提出を求められるのが一般的です。しかし、内定承諾書自体には、法的拘束力はありません。また、応募者には法律で認められている職業選択の自由がありますので、内定承諾書を提出した後でも、内定を辞退することは可能です。
とはいえ、企業は内定承諾書を受け取ると受け入れに向けた準備を進めることになります。内定承諾書を出した後の内定辞退は、企業の担当者に迷惑をかけてしまうことを認識してください。
入社の意思が固まっていないのに、内定承諾書を出すのは避けるべきでしょう。

内定を保留にする場合の伝え方のポイントやリスクについて

企業からの内定の連絡を受け取ったら、雇用契約書などで労働条件の内容を確認して、内定の承諾または辞退の旨を担当者に連絡するのがマナーです。しかし、本命の企業より先に他の企業から内定が出た場合や、複数の企業から内定が出ているために決断がつかない場合など、2〜3日で決めるということが難しいケースもあるでしょう。
このように、内定承諾を決意できないときは、保留にすることも可能です。企業や担当者によりますが、相談することで、最大1週間程度保留にしてもらえる場合があります。続いては、内定を保留にする場合の企業への伝え方や、保留にした場合のリスクについてご紹介します。

内定保留の伝え方のポイント

企業にもう少し返事を待ってもらえるようお願いする場合、下記の3点を伝えることが重要です。

  • 入社の意思があること
  • 保留にしたい理由
  • 内定を承諾するかどうか回答する期限

内定を保留にすると、企業側に入社の意思が低いと受け取られかねません。ですから、入社の意思があることを示すことが大切です。

内定を保留にする理由としては「家族と相談してから決めたい」など、企業が納得できる内容の理由を伝えてください。家族と相談して決めたいという理由であれば、「家庭の事情もあるだろう」と、企業側も内定保留を受け入れやすくなります。他社の選考が残っていることなどを正直に伝えてもいいのですが、「第一志望の選考結果を待ちたいので」と、あからさまに言ってしまっては身も蓋もありません。他社より志望度が低いことがわかってしまうと、企業としてもおもしろくないでしょう。

また、内定保留の返事があまりにも遅くなると、企業側では他の応募者に内定を出してしまう可能性もあります。内定保留の連絡をする際には、「◯月◯日までにお返事します」と期限を伝えるようしましょう。基本的には3日以内、遅くとも1週間以内を目安として回答してください。

内定を保留することにはリスクもある

企業から受けた内定を保留にすることは、決してノーリスクではありません。
内定を保留するということは、「内定を辞退する可能性がある」ことでもあります。「当社が第一志望ではなかったのか」といったように、採用担当者にマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。
また、企業が採用を急いでいたり、長期の保留で採用活動に支障をきたしたりするような場合には、内定を取り消されて、別の応募者が採用されることもありえます。
内定の保留は、リスクを把握した上で慎重に行うべきといえるでしょう。

内定を辞退する際のマナー

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複数社から内定をもらった場合や提示された労働条件が希望に合わない場合など、内定の辞退を決めた際は、できる限り早く連絡することが大切です。

連絡方法として企業の担当者に電話をするのがベストですが、担当者の不在など事情がある場合は、メールでも構いません。続いては、電話またはメールで内定辞退の意を伝える際に、気を付けるべきポイントをご紹介します。

電話で内定辞退を伝える際のマナーと話し方

内定辞退を伝える電話をする際に大切なのは、伝えるべき内容と電話をする時間帯です。伝える内容はメモにまとめておき、手元に置いておくといいでしょう。
具体的には、次のような内容を伝えます。

  • 自分の名前
  • 内定通知をもらったことへのお礼
  • 内定を辞退したくて連絡したこと
  • 内定辞退の理由
  • 直接伺うべきところを、取り急ぎ電話で連絡したことへのおわび
  • 期待に添えず、また迷惑をかけたことへのおわび

ポイントとして、メモをただ読み上げるのではなく、相手の反応を気にしながら受け答えをすることが大切です。
内定辞退の理由は、「検討の結果」だけでも構いませんが、企業によっては「なぜ自社の内定が辞退されたのか」について聞かれる場合があります。ですから、電話で辞退の理由を詳しく話せるよう、「自分の適性をあらためて見つめ直してみたところ、別企業との縁を感じ、そちらの会社に入社することを決めた」など、まとめておくといいでしょう。
また、電話をする際には、できるだけ企業が忙しくない時間帯を選ぶのがマナーです。就業時間が9時から17時までの企業であれば、14時から17時のあいだが適切なタイミングであるといえます。

メールで内定辞退を伝える際のマナーと書き方

メールで内定辞退を伝える場合も、伝えるべき内容については電話の場合と変わりません。
しかし、担当者が不在でやむなくメールを出す場合は、「先程お電話させていただきましたが、ご不在でしたのでメールをさせていただきました」など、一言断りを入れるといいでしょう。
内定辞退を伝えるメールに書く内容は、下記のとおりです。

  • 相手の会社名、担当者名
  • 自分の名前
  • 「メールにて失礼します」との断り
  • 内定通知をもらったことへのお礼
  • 内定を辞退したくて連絡したこと
  • 内定辞退の理由
  • 期待に添えず、また迷惑をかけたことへのおわび
  • 直接伺うべきところを、メールで連絡することへのおわび
  • 結びの文
  • 署名

件名は、「内定辞退のご連絡(田中太郎)」などとして、内容が一目でわかるようにしましょう。

文面のポイントとしては、わかりやすく簡潔にすることです。結びの文は、「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」といった定型文で構いません。

電話・メールで伝えるときの例文

続いては、電話またはメールで、企業に内定辞退の意思を伝えるときの例文を、解説とともにご紹介します。

電話で伝えるときの例文

先般、内定をいただきました、田中太郎です。このたびは、誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、今回の内定は辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。
御社や社会に対して、自分がどれほど貢献できるかを考えた結果、他社様への入社を決断いたしました。
本来なら直接お伺いするべきところを、取り急ぎお電話でのご連絡となり申し訳ございません。
御社には多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。

<解説>
まずは、内定を出してくれたことへの感謝の意を伝え、辞退することで迷惑をかけてしまうことに対する謝罪をします。それとともに、応募企業と自身の将来を検討した結果、辞退することを決意した旨を伝えましょう。
注意点として、電話で内定辞退の意思を伝えるときに、内容をメモして用意しておくのはいいのですが、台本を読み上げるような話しぶりになってしまわないように気を付けてください。少々つたなくても、相手のリアクションを受け止めながら、心を込めて伝えることが大事です。

メールで伝えるときの例文

件名:
内定辞退のご連絡(田中太郎)

本文:
株式会社◯◯ 人事部
採用担当 ◯◯様

先日、内定をいただきました田中太郎です。
先程、お電話を差し上げましたがご不在でしたので、メールにて失礼いたします。

このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、今回の内定はご辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
貴社や社会に対して、自分がどれほど貢献できるかを考えた結果、他社様への入社を決断いたしました。

貴重な時間をいただき、またお手をわずらわし、このようなご連絡をさせていただくことになり、誠に申し訳ございません。
本来ならば直接お伺いするところ、メールでのご連絡なりましたこと、重ねておわび申し上げます。
私事の事情ではありますが、ご理解いただければ幸いです。

◯◯様をはじめ、採用担当の方々に深く感謝するとともに、おわび申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を祈念いたします。

田中太郎
〒000-0000
東京都▲▲区◯◯
TEL:090-×××-×××
メールアドレス:***@***.or.jp

<解説>
メールで伝える際は、フォーマルな言葉を使いましょう。結びの文は定型文でOKです。
また、メールでの連絡はあくまでイレギュラーな方法ですから、「電話したけれどもつながらなかった」旨を伝えるようにしましょう。

内定辞退の理由を伝える際の注意点

電話でもメールでも、内定辞退の理由は誠意を持って伝えることが大切です。
ただし、何でもありのままに伝えれば良いというものでもありません。正直さは大切ですが、伝え方によっては相手の心情を害することもあります。

たとえ、もう二度と会うことのない相手であったとしても、一介の社会人としての礼儀は尽くすべきでしょう。
内定を辞退した理由は採用担当者がどのような気持ちになるのか推察した上で、丁寧な言葉を選ぶのがビジネスマナーです。

転職エージェントで紹介してもらった企業の内定を辞退することは可能?

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転職エージェントから紹介してもらった企業から内定を受けた場合でも、内定を辞退することに問題はありません。最後に、転職エージェントを利用している場合の内定辞退の方法や注意点を見ていきましょう。

転職エージェントで紹介してもらった企業の内定を辞退する際の注意点

転職エージェントに紹介してもらった企業の内定を辞退することはルール違反ではありませんが、辞退の連絡をするにあたって守るべきマナーはあります。
転職エージェントに内定辞退の連絡をする際の注意点は、下記のとおりです。

内定辞退を決めた場合は早めに伝える

内定を辞退しようと決めたなら、できるだけ早い段階で担当のキャリアアドバイザーに電話もしくはメールで伝えるようにしましょう。

内定辞退を決断する前にキャリアアドバイザーに相談する

転職エージェントから紹介してもらった企業の内定を辞退しようと考えている場合、決断する前に一度担当のキャリアアドバイザーに相談することをおすすめします。内定を受けた企業の実情や自分のスキル・実績などを熟知したキャリアアドバイザーの意見やアドバイスを聞くことで、本当に内定辞退を決断すべきかどうかを冷静に判断することができるはずです。

企業に直接辞退の連絡はしない

内定辞退の連絡は、必ず転職エージェントを介して行う必要があります。内定通知は転職エージェントを介して伝えられるものですから、内定辞退の連絡も転職エージェントを介して行うのがルールです。
このルールを無視すると、あなたと転職エージェント、そして企業と転職エージェントとの関係が悪くなってしまう可能性があります。決して企業に直接連絡しないようにしましょう。

転職エージェントに内定辞退を伝える場合、どう伝えればいい?

転職エージェントに内定辞退を伝える場合も、企業に伝えるときと同じく、社会人としての礼儀を大切にしてください。転職エージェントに内定辞退を伝える電話やメールの例文は下記のとおりです。

<転職エージェントに電話で内定辞退を伝える際の例文>
いつもお世話になっております。転職の仲介をお願いしております、田中太郎です。
ご多忙のところ大変恐縮ではございますが、ご紹介を受けた✕✕株式会社からの内定を辞退させていただきたく連絡を差し上げました。
ご紹介いただきました✕✕株式会社には魅力を感じておりましたゆえ、◯◯様にご紹介いただきましたことは感謝しております。しかし、条件を熟考した結果、もう少し転職活動を続けたいと感じております。
お手数をおかけいたしますが、✕✕株式会社の採用ご担当者様へ辞退したい旨をお伝え願いできますでしょうか。
◯◯様にご尽力いただいたにもかかわらず、内定を辞退する結果となり、大変申し訳ございません。
引き続き転職活動を続ける所存ですので、あらためてご相談させていただくことになろうかと思います。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。

<転職エージェントにメールで内定辞退を伝える際の例文>
件名:
✕✕株式会社内定辞退のご連絡とおわび(田中太郎)

本文:
◯◯株式会社
◯◯様

いつもお世話になっております。転職の仲介をお願いしております、田中太郎です。

さて、ご紹介を受けた✕✕株式会社からの内定ですが、誠に恐縮ながら、辞退いたしたくご連絡を差し上げました。

✕✕株式会社には魅力を感じ大変ありがたく感じたものの、条件を熟考した結果、もう少し転職活動を続けたく、辞退することを決意した次第です。
お手数をおかけいたしますが、✕✕株式会社の採用ご担当者様へ辞退したい旨、ご連絡をお願いいたします。
◯◯様にご尽力いただいたにもかかわらず、内定を辞退する結果となり、大変申し訳ございません。

お伝えしましたとおり、引き続き転職活動を続ける所存ですので、あらためてご相談させていただくことになろうかと思います。今後とも、よろしくお願い申し上げます。

取り急ぎメールでのご連絡、失礼いたします。

田中太郎

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04転職活動で複数の企業から内定をもらった場合は、いずれかの企業に内定の辞退や保留の連絡をする必要があります。だからといって、「連絡をしない」というのはマナー違反といえるでしょう。「複数の企業に挑戦したいが、内定辞退の連絡をするのは気が重い」という方は、転職エージェントを利用してみてはいかがでしょうか。
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坂本 昂祐

株式会社マイナビ所属。エージェント歴8年。製造業専門の担当として領域の立ち上げ拡大に従事。企業の採用コンサルから転職希望者のキャリアアドバイスまで一貫して対応。特に機械・電気の開発職の転職サポートを得意としております。

株式会社マイナビ所属。エージェント歴8年。製造業専門の担当として領域の立ち上げ拡大に従事。企業の採用コンサルから転職希望者のキャリアアドバイスまで一貫して対応。特に機械・電気の開発職の転職サポートを得意としております。

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