内定辞退のメール&電話のマナー。内定を複数もらったときの対処法|求人・転職エージェント

転職成功ノウハウ

転職活動のはじめ方、応募書類の添削、面接対策、円満退社まで転職成功ノウハウを伝授

複数の内定を
もらったときの内定辞退の
メール&電話のマナー

転職ノウハウ・お役立ちコンテンツ

転職活動中の人にとって、内定通知は何よりうれしい連絡です。

しかし、複数社から内定が出たり、第一志望の企業の合否が出る前に他の企業の内定について、回答期限がきてしまったりなど、困ったシチュエーションになることもままあります。

このようなときに、相手方に失礼のないようにするためには、どう対処すれば良いのでしょうか?返事を待ってもらいたい場合や内定を辞退したい場合など、ケース別にご紹介します。

返事を待ってもらいたい場合

企業からの内定の連絡を受け取ったら、雇用契約書などで労働条件の内容を確認し、内定の承諾または辞退を担当者に連絡するのがマナーです。

この返事は早いに越したことはありませんが、急募の場合を除いて、必ずしも大急ぎである必要はなく、特に返信期限の記載がない場合は、通常1週間以内であれば良いとされています。

ですので、2~3日後に、他の企業の結果がわかるというような場合は、そちらを待ってから返事をすれば問題ありません。

一方、1週間以上返事を保留したい場合は、企業にもう少し返事を待ってもらえるよう、お願いしてみることがおすすめです。応募者が複数の企業にエントリーしているのは企業側もわかっていることなので、企業次第ではありますが、2週間ほどなら待ってもらえる場合があります。

伝え方のポイント

企業にもう少し返事を待ってもらえるようお願いする場合は、以下の3点を企業に伝えることが重要となります。

<返事を待ってほしいときに企業に伝える3点>
  1. 入社の意思
  2. 保留の理由
  3. いつまでに返事ができるのか

この場合の注意点は、言い回しには十分に配慮することです。

しかし、保留の理由については、他社の選考が残っていることを正直に伝えれば良いのですが、「第一志望の選考結果を待ちたいので」と、あからさまに言ってしまうのは良くありません。

あくまで、入社したい気持ちはあるが、他社の結果も踏まえて慎重に判断したい旨を伝えることが大切です。また、理由としては「家族に相談してから決めたい」などを挙げることもできます。

保留のリスク

返事の保留はノーリスクではありません。

「内定を辞退する可能性がある」ことには違いはありませんから、印象が悪くなることは避けられませんし、企業が採用を急いでいたり、長期の保留で採用活動に支障をきたしたりするような場合には、内定を取り消されることもありえます。

保留を希望する場合は、そのようなリスクをわかった上で、先に挙げた3点を明確に伝えるとともに、誠意を尽くしてお願いすることを心掛けてください。

入社意思を伝えてからの取り消しはNG

「保留のお願いが言いにくい」「2週間以上待ってほしい」という場合、いったん入社意思を伝えておいて、のちに断れば良いと思う人もいるかもしれません。

しかし、「内定承諾」をすると、企業は応募者が入社してくれるものとして準備を進めていきますから、承諾をしておいて入社を取り消すことはビジネスマナー違反であり、基本的にNGです。

ただ、応募者には就業の自由があるので、入社取消はマナー違反ではあるものの、できないわけではありません。万が一、内定承諾後に入社を取り消す場合は、企業に多大な迷惑をかけることをわきまえた上で、真摯なお詫びの言葉とともに、速やかに電話でその旨を伝えましょう。

内定辞退のマナー

複数社から内定をもらった場合や提示された労働条件が合わない場合など、内定の辞退を決めた際は、できる限り早く連絡することが大切です。連絡方法は、一般的なマナーに則って電話がベストですが、先方担当者の不在など、事情がある場合はメールでも構いません。

どちらの方法でも大切なのは、誠意をもってきちんと内定を辞退する旨を伝えることです。以下に、それぞれの方法で気を付けるべきポイントを紹介しておきましょう。

電話をかける際のマナーと話し方

電話をかける際には、伝えるべき内容をまとめたメモを作って、手元に置いておくのがおすすめです。具体的には、次のような項目が伝えるべき内容となります。

<内定辞退の際に伝えるべき内容「電話編」>
  1. 名前(「内定の通知を頂きました○○です」など
  2. 内定通知をもらったことへのお礼
  3. 内定を辞退したくて連絡したこと
  4. 内定辞退の理由
  5. 直接伺うべきところを、取り急ぎ電話で連絡したことへのお詫び
  6. 期待に添えないこと、また迷惑をかけたことへのお詫び

ポイントは、メモをただ読み上げるのではなく、相手からの反応にもしっかり受け答えをすることです。
内定辞退の理由は「検討の結果」だけでも構いませんが、より詳しく聞かれることがほとんどなので、あらかじめある程度詳しく述べるのがおすすめです。

たとえば「自分の適性をあらためて見つめ直してみたところ、別企業との縁を感じ、そちらの会社に入社することを決めた」など、自分なりの理由をきちんと伝え、相手に納得してもらえるよう心を尽くしてください。

メールを書く際のマナーと書き方

メールを出す場合も、伝えるべき内容については電話の場合と変わりません。

しかし、担当者が不在でやむなくメールを出す場合は、名乗った後に「先ほどお電話させて頂きましたが、ご不在でしたのでメールさせて頂きました」など、一言断りを入れると良いでしょう。

具体的には、次のような内容を文面とします。

<内定辞退の際に伝えるべき内容「メール編」>
  1. 相手の会社名、担当者名
  2. 名前(「内定の通知を頂きました○○です」など)
  3. 「メールにて失礼します」との断り
  4. 内定通知をもらったことへのお礼
  5. 内定を辞退したくて連絡したこと
  6. 内定辞退の理由
  7. 期待に添えないこと、また迷惑をかけたことへのお詫び
  8. 直接伺うべきところを、メールで連絡することへのお詫び
  9. 結びの文(「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」など)
  10. 署名

また、件名は「内定辞退のご連絡」として、内容が一目でわかるようにしましょう。

電話と違って、声のトーンや大きさといった情報は伝わりませんし、相手が質問する機会もないので、辞退の理由は「検討の結果」とはせずに、自分の言葉で誠意を込めて伝えましょう。

気が重い連絡はマイナビエージェントが行います

内定の辞退や保留の連絡は気が重いことではありますが、気が重いからといって連絡をしないのは絶対にNGです。必ず連絡しなければいけません。
マイナビエージェントであれば、内定辞退も担当のキャリアアドバイザーが行いますので、自分で連絡する必要はありません。転職活動のサポートは、マイナビエージェントにお任せください。

転職活動の自己PRポイントと企業の気になる採用基準とはに関するコラムページ。転職エージェントならマイナビエージェント。マイナビの転職エージェントだからできる、転職支援サービス。毎日更新の豊富な求人情報と人材紹介会社ならではの確かな転職コンサルティングであなたの転職をサポート。転職エージェントならではの転職成功ノウハウ、お役立ち情報も多数掲載。