内定辞退のメール&電話のマナー。内定を複数もらったときの企業と転職エージェントへの対処法|求人・転職エージェント

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内定辞退のメール&電話のマナー。内定を複数もらったときの企業と転職エージェントへの対処法

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最終更新日:2019/12/13

00転職活動中の人にとって、内定通知は何よりうれしい連絡です。

しかし、複数社から内定が出たり、第一志望の企業の合否が出る前に他の企業の内定について、回答期限がきてしまったりなど、困ったシチュエーションになることもままあります。

このようなときに、相手方や紹介を受けた転職エージェントに失礼のないようにするためには、どう対処すれば良いのでしょうか?

返事を待ってもらいたい場合や内定を辞退したい場合など、ケース別にご紹介します。

1. 内定承諾の返事を待ってもらいたい場合

01企業からの内定の連絡を受け取ったら、雇用契約書などで労働条件の内容を確認し、内定の承諾または辞退を担当者に連絡するのがマナーです。

この返事は早いに越したことはありませんが、急募の場合を除いて、必ずしも大急ぎである連絡する必要はなく、特に返信期限の記載がない場合は、通常1週間以内であれば良いとされています。

そのため、2~3日後に、他の企業の結果がわかるという場合は、そちらを待ってから返事をしても問題はありません。

一方、1週間以上返事を保留したい場合は、企業にもう少し返事を待ってもらえるよう、お願いしてみることがおすすめです。

応募者が複数の企業にエントリーしているのは企業側もわかっていることなので、企業次第ではありますが、2週間ほどなら待ってもらえる場合があります。

1.1. 内定保留の伝え方のポイント

企業にもう少し返事を待ってもらえるようお願いする場合、以下の3点を企業に伝えることが重要となります。

返事を待ってほしいときに企業に伝えるべき3点

  1. 入社の意思
  2. 保留の理由
  3. いつまでに返事ができるのか

この時、言い回しに十分注意して伝えるようにしましょう。

内定を保留すると、企業側に入社の意思が低いと受け取られかねません。あくまでも納得のいく転職活動をするための保留であり、入社の意思があることを示すことが大切です。

保留の理由については、他社の選考が残っていることを正直に伝えれば良いのですが、「第一志望の選考結果を待ちたいので」と、あからさまに言ってしまうのは良くありません。

あくまで、「入社したい気持ちはあるが、他社の結果も踏まえて慎重に判断したい」という旨を伝えることが大切です。また、理由としては「家族と相談してから決めたい」「転職そのものを迷っている」なども挙げることもできます。

家族と相談して決めたいという理由であれば「家庭の事情もあるだろう」と、企業側も内定保留を受け入れてくれやすいです。また、今の勤務先からの引き留めや希望部署への異動の打診があって、転職するかどうか迷っているという場合は、企業側が再度の面談を設定してくれるケースもあるようです。

しかし、内定保留の返事があまりにも遅くなると、企業側では他の応募者に内定を出してしまう可能性もあります。内定保留の連絡をする際には、「○月○日までに返事をします」と期限を必ず伝えるようしましょう。基本は3日以内に返事をすることを心掛け、遅くとも1週間以内を目安とし返事をするようにしましょう。

なお、内定保留の連絡を入れた後も、回答期限まで何も連絡せずにいるのではなく、必要に応じてコミュニケーションを取る必要があります。

例えば、他社の選考結果待ちの場合は、「早めに結果の連絡をいただけるようにお願いしました」といったように、保留の返事を早めるための手を打っていることなどを伝えると、企業側の印象もよくなるでしょう。

1.2. 内定を保留するリスク

返事の保留はノーリスクではありません。

企業としては、内定後すぐに承諾が得られることを期待しているはずです。内定を保留するということは、「内定を辞退する可能性がある」ことに違いはありません。

企業側からすると「当社が第一志望ではなかったのか」といったように印象が悪くなることは避けられませんし、企業が採用を急いでいたり、長期の保留で採用活動に支障をきたしたりするような場合には、内定を取り消され、別の応募者が採用されることもありえます。

保留を希望する場合は、そのようなリスクをわかった上で、先に挙げた3点を明確に伝えるとともに、誠意を尽くしてお願いすることを心掛けてください。

1.3. 入社意思を伝えてからの取り消しはNG

「保留のお願いが言いにくい」「2週間以上待ってほしい」という場合、いったん入社意思を伝えておいて、のちに断れば良いと思う人もいるかもしれません。

しかし、「内定承諾」をすると、企業は応募者が入社してくれるものとして準備を進めていきますから、承諾をしておいて入社を取り消すことはビジネスマナー違反であり、基本的にNGです。

ただ、応募者には就業の自由があるので、入社取消はマナー違反ではあるものの、できないわけではありません。万が一、内定承諾後に入社を取り消す場合は、企業に多大な迷惑をかけることをわきまえた上で、真摯なお詫びの言葉とともに、速やかに電話でその旨を伝えましょう。

2. 内定辞退のマナー

02複数社から内定をもらった場合や提示された労働条件が合わない場合など、内定の辞退を決めた際は、できる限り早く連絡することが大切です。連絡方法は、一般的なマナーに則って電話がベストですが、先方担当者の不在など、事情がある場合はメールでも構いません。

どちらの方法でも大切なのは、誠意をもってきちんと内定を辞退する旨を伝えることです。以下に、それぞれの方法で気を付けるべきポイントを紹介しておきましょう。

2.1. 電話をかける際のマナーと話し方

電話をかける際には、伝えるべき内容をまとめたメモを作って、手元に置いておくのがおすすめです。具体的には、次のような項目が伝えるべき内容となります。

内定辞退の際に伝えるべき内容「電話編」

  1. 名前(「内定の通知を頂きました○○です」など
  2. 内定通知をもらったことへのお礼
  3. 内定を辞退したくて連絡したこと
  4. 内定辞退の理由
  5. 直接伺うべきところを、取り急ぎ電話で連絡したことへのお詫び
  6. 期待に添えないこと、また迷惑をかけたことへのお詫び

ポイントは、メモをただ読み上げるのではなく、相手からの反応にもしっかり受け答えをすることです。

内定辞退の理由は「検討の結果」だけでも構いませんが、より詳しく聞かれることがほとんどなので、あらかじめある程度詳しく述べるのがおすすめです。

たとえば「自分の適性をあらためて見つめ直してみたところ、別企業との縁を感じ、そちらの会社に入社することを決めた」など、自分なりの理由をきちんと伝え、相手に納得してもらえるよう心を尽くしてください。

2.2. メールを書く際のマナーと書き方

メールを出す場合も、伝えるべき内容については電話の場合と変わりません。

しかし、担当者が不在でやむなくメールを出す場合は、名乗った後に「先ほどお電話させて頂きましたが、ご不在でしたのでメールさせて頂きました」など、一言断りを入れると良いでしょう。

具体的には、次のような内容を文面とします。

内定辞退の際に伝えるべき内容「メール編」

  1. 相手の会社名、担当者名
  2. 名前(「内定の通知を頂きました○○です」など)
  3. 「メールにて失礼します」との断り
  4. 内定通知をもらったことへのお礼
  5. 内定を辞退したくて連絡したこと
  6. 内定辞退の理由
  7. 期待に添えないこと、また迷惑をかけたことへのお詫び
  8. 直接伺うべきところを、メールで連絡することへのお詫び
  9. 結びの文(「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」など)
  10. 署名

また、件名は「内定辞退のご連絡」として、内容が一目でわかるようにしましょう。

電話と違って、声のトーンや大きさといった情報は伝わりませんし、相手が質問する機会もないので、辞退の理由は「検討の結果」とはせずに、自分の言葉で誠意を込めて伝えましょう。

3. 転職エージェントを利用している場合の注意点

03転職エージェントから紹介してもらった企業からの内定を辞退するというケースもあると思いますが、そもそも辞退が可能なのか、連絡はどのようにすればいいのか悩む方もいると思います。ここでは、転職エージェントを利用している場合の内定辞退の注意点を見ていきましょう。

3.1. 転職エージェント経由の内定、辞退することは可能?

転職エージェントから紹介してもらった企業から内定を受けた場合でも、内定を辞退することに問題はありません。複数の企業から内定をもらった場合、当然、その中から条件などを考慮して入社する希望を選ばなければなりませんから、内定辞退は珍しいことではないのです。

「紹介してもらったキャリアアドバイザーに申し訳ない」という気持ちから、納得しないまま入社しても、結局、転職先になじめず長続きしないという結果になっては本末転倒です。

ただし、転職エージェント経由の内定を辞退することはルール違反ではありませんが、辞退の連絡にあたって守るべきマナーはあります。次項で詳しく解説しましょう。

3.2. 転職エージェントを利用している場合の注意点

転職エージェントを利用している場合、以下に挙げるように、内定辞退の連絡をする際に特に注意しておきたいポイントがあります。これらを守れば、内定辞退の連絡で悩むこともなくなるはずです。

3.2.1. 内定辞退を考えている場合は早めに伝える

内定を辞退したいと考えたら、できるだけ早い段階でその旨を担当のキャリアアドバイザーに電話もしくはメールで伝えるようにしましょう。

企業側としては、内定辞退があると改めて採用活動をスタートさせなければならず、手間やコストもかかります。内定を辞退することは可能ですが、企業や転職エージェントへの影響も少なくないわけですから、辞退を決めたらいち早く連絡しましょう。

3.2.2. 内定辞退を決断する前にエージェントに相談する

転職エージェントから紹介してもらった企業の内定を辞退しようと考えている場合、決断する前に一度担当のキャリアアドバイザーに相談しましょう。

自分だけの判断ではなく、キャリアアドバイザーの意見やアドバイスも聞くことによって、本当に内定辞退を決断すべきかどうかを冷静に判断することができるはずです。

3.2.3. 企業に直接辞退の連絡はしない

内定辞退の連絡は、必ず転職エージェントを介して行う必要があります。内定通知は転職エージェント経由で伝えられるものですから、内定辞退の連絡も転職エージェントを通すのがルールです。

場合によっては後々トラブルに発展したり、企業と転職エージェントの関係を悪くしたりしかねないので、決して企業に直接連絡しないようにしましょう。

3.3. 転職エージェントに内定辞退を伝える場合、どう伝えればいい?

転職エージェントに内定辞退を伝える場合、理由をきちんと説明することが大切です。エージェントとの関係悪化が気になるところですが、正直に自分の気持ちを伝えれば、信頼関係を崩すことはないはずです。

それに、内定辞退の理由をしっかり説明しておけば、次の求人を紹介する時の参考にしてもらうこともできるでしょう。

<例文>

件名:内定辞退のお詫び

株式会社○○エージェント ○○様
いつもお世話になっております。××です。

さて、ご紹介を受けた○○株式会社から内定をいただいた件ですが、誠に恐縮ながら、辞退したくご連絡を差し上げました

辞退の理由は、正社員を希望しておりましたが、契約社員での内定となり、雇用条件が合わなかったためです。
お手数をおかけいたしますが、○○株式会社のご担当者様へ辞退の旨をお伝え願えますでしょうか。
○○様にご尽力いただいたにも関わらず、内定を辞退する結果となり、大変申し訳ありません。

引き続き転職活動を進める所存ですので、改めてご相談させていただきたいと思っております。今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

取り急ぎメールでのご連絡、失礼いたします。

(あなたの名前)

4.マイナビエージェントなら連絡のサポートもしてくれるので安心

04内定の辞退や保留の連絡は気が重いことではありますが、気が重いからといって連絡をしないのは絶対にNGです。必ず連絡しなければいけません。

マイナビエージェントであれば、内定辞退も担当のキャリアアドバイザーが行いますので、自分で連絡する必要はありません。

マイナビエージェントでは、応募書類の添削や面接対策など、転職活動全般にわたって、転職希望者の意向に沿い、二人三脚でサポートを行っています。他社にはないマッチング力とサポート体制を備えていますので、転職活動のサポートは、マイナビエージェントにお任せください。

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