総務への転職を目指す際に、印象に残る志望動機を書くためには、まず、応募しようとしている企業の総務部がどのような仕事をしているのかを知る必要があります。企業を選んだ理由、どのように貢献できるか、活かせる経験やスキルを棚卸して要素をそろえてから、志望動機全体の主軸を決めてまとめましょう。
ここでは、総務への転職を目指す上で、印象に残る志望動機のまとめ方の他、経験者・未経験者それぞれの例文をご紹介します。

まずは業務内容の確認から始めよう

総務職への志望動機を書く前に、応募先の企業がどのような業務を任せたいと考えているのかについて調べておきましょう。

総務の仕事は、企業活動を円滑に進められるように社員をサポートすることです。しかし、具体的にどこからどこまでを総務部が担当するのかは、企業によって異なります。
具体的な業務内容としては、電話や来客の対応、文書作成、社内申請などの受付け、備品管理などが一般的です。しかし、企業によっては、社員の給与計算や勤怠管理といった労務の仕事や、研修会場の手配や採用補佐といった人事の仕事を兼ねている場合もあります。

なお、総務部の仕事はデスクワークの一種ですが、営業のサポートをする営業事務や、社内文書などを作成する一般事務とは業務範囲が異なるものです。一般事務が書類作成、電話・メール・来客応対、データ収集、ファイリングなど、各部署における事務作業を行うのに対し、総務は社内の設備管理や備品の発注から防災関連や福利厚生の手続きまで、会社・組織全体の幅広い業務をこなします。
たとえば、「パソコンのスキルを活かして迅速に書類作成を行いたい」といった内容では、幅広い業務に対応するスキルや、様々な業務に取り組みたいという意欲があるのか、わかりづらいといえるでしょう。総務への転職を目指す志望動機としては不足しており、企業が求める人材像に合致しないとみなされる可能性が高くなります。

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総務の求人で重視される3つのポイント

総務の求人では、学歴や資格よりも、経験や実践力が重視される傾向が強くなっています。何をアピールするのが効果的なのかを理解して、好印象を与える志望動機を目指しましょう。

1.実務経験

総務の志望動機では、前職の社名や企業規模ではなく、実際にどのような業務にあたっていたのかが重視される傾向があります。
総務部の仕事は担当範囲が広いため、具体的に企業が担当してほしい業務と、応募者がこれまでに行ってきた業務がどの程度重なるのかも選考のポイントとなります。
「上場企業の本社で総務部として働いていた」というよりも、「本社の総務担当者として、受付けや社内設備管理、社内報の作成など幅広い業務に携わってきた」というほうが、本人のスキルをイメージしやすくなります。

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2.基本的な事務処理能力

総務部の社員は、社内外向けの文書作成やメール作成などを行うことも多くあります。また、ファイリングや電話対応、来客対応なども総務が行う場合が多いでしょう。
そのため、パソコンのスキルや正確性、ファイリング能力、社会人としての基礎的な対応力などが必須となります。
このような能力は、総務部で働くためのアピールポイントというよりは、最低条件のスキルとなります。

3.コミュニケーション能力

社内をまとめて、円滑に仕事ができるようサポートする総務部の仕事において、コミュニケーション能力は必須といえるでしょう。
総務部は、営業部のように積極的に取引先とやりとりを行う仕事ではありません。しかし、社員とのやりとりは日常的に発生します。
淡々と事務作業をこなすだけでなく、相手の要望を正確に聞き取る、連絡事項をわかりやすく相手に伝えるなど良い関係性を築くことで、会社の運営が潤滑になるよう努めるべきです。

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【経験者・未経験者別】志望動機を書く際のポイント

総務部の求人の中には、経験者だけでなく、未経験者も応募できるものがたくさんあります。しかし、未経験者の場合は、「これまでの経験を活かしたい」という書き方がしづらいため、志望動機に悩むこともあるでしょう。
そこで、経験者・未経験者別に、どのような内容を織り込むべきであるのか、志望動機を書くときのポイントをまとめました。

総務経験者が志望動機を書く際のポイント

経験者は、具体的にどのような仕事をしていたのかを志望動機に織り込むようにしましょう。
ただし、志望動機と自己アピールは同じものではありません。これまでの経験をアピールするだけでなく、経験を踏まえた上で、なぜその会社に転職しようと思ったのかということにつなげる必要があります。

なお、この場合の経験には、派遣やアルバイトなどの事務経験や総務経験も含まれます。雇用形態や事業規模にとらわれず、実際に担当していた業務内容を具体的に書きましょう。

総務未経験者が志望動機を書く際のポイント

未経験者は、関連資格や事務系の仕事経験、コミュニケーションスキルなどを活かして働けるという点をアピールすることが大切です。

たとえば、ギャラリーの受付の仕事をしたことがある方なら、来客対応や電話・メール対応、文書作成管理といった仕事の経験があるかもしれません。
また、小売店なら、多くの人と関わり、コミュニケーションをとってきた経験があるでしょう。営業部門で本社と現場のつなぎ役をしていたといった経験も、経営側と社員の橋渡しをすることが多い総務での仕事に活かすことができます。

このように、総務の仕事と関連付けられる経験は、どのような仕事にも少なからずあるはずです。具体的なエピソードを交えながら、今までの仕事で得た経験を総務としてどのように活かし、役立てたいと考えているのかを伝えるようにしてください。
同時に、「前職の経験を活かし、これからは縁の下の力持ちとして社員をサポートしたいと思った」など、前職の経験を踏まえて、なぜ総務を志したのかを伝えることも大切です。
また、経験者の志望動機と同じく、総務として働きたいと考えたときに、なぜその企業を選んだのかも書きましょう。

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総務の志望動機で気を付けたい3つの注意点

総務の志望動機を書くときに、経験者、未経験者共通して気を付けておきたい3つの注意点をご紹介します。
志望動機を書くときに意識するだけでなく、書いた後で問題がないか見直すときのチェックポイントとしても活用してください。

1.具体性があるかどうか

まず、志望動機が具体的に書かれ、相手がイメージしやすい内容であるかどうか気を付けて書きましょう。
たとえば、「これまで営業職で培ってきたコミュニケーションスキルを活かして、御社の業務を支えていきたい」という内容では、具体的な働き方のビジョンが見えてきません。
なぜなら、これまで何をしてきたかと、今後何をしたいかについては書かれていますが、具体的にスキルをどう活用し、どのような結果をもたらせるのか、あるいはどのような形で貢献できるのかが書かれていないからです。

「コミュニケーションスキルを活かし、様々な部署の社員と接してニーズをくみ取り、社内ルールや環境を整えることに尽力したい」など、その企業で働く上でのビジョンが伝わるように書いてください。
どうして総務なのか、どのように社員を支えていくのかを具体的に書かないと、入社後にどのように貢献してくれるのかが採用担当者に伝わりづらく、印象に残らない志望動機になってしまいます。

2.希望する業務範囲が限定的になっていないか

次の注意点として、希望する業務を書く際に、範囲が限定的になっていないかどうか確認しましょう。
総務部の仕事では、日々様々な業務に対応する必要があります。ですから、企業が求める人材像としては、幅広い業務に意欲的に取り組めるかどうかがポイントとなります。

たとえば、「ホテルフロント経験を活かして、ホスピタリティあふれる総務になりたい」という志望動機からは、人の役に立ちたいという気持ちは伝わりますが、パソコンの操作や文書管理といった事務作業についても、意欲的に取り組める人材なのかどうかはわかりません。
総務として様々な業務に関心を持って尽力できることが伝わるよう、限定的な表現にならないようにしてください。

3.企業にとってメリットが感じられるか

「志望動機」という言葉を文字どおり捉えると、「なぜその企業に就職したいのか」というニュアンスが先に出るかもしれません。しかし、志望動機で重要なのは、「採用すると自社にどのようなメリットがあるのか」ということでしょう。

自分が就職したい理由や、自分にとってのメリットを一方的に書くのではなく、企業にどのように貢献できるのかが伝わる志望動機を考えてください。そのために、企業の事業をウェブサイトなどで研究し、どのような働き方が求められているのかを把握することが大切です。
自社にとっての具体的なメリットが感じられる志望動機は、採用担当者の印象に残りやすくなります。

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【経験者・未経験者別】志望動機の例文

総務の志望動機について、経験者・未経験者それぞれの例文をご紹介します。この例文を参考に、自分が志望する企業に適した書き方を検討してみましょう。

総務経験者の志望動機の例文

私は大学卒業後、5年間、総務として備品の発注管理、株主総会の手配、リスクマネジメントといった業務に携わってきました。この経験を活かすとともに、より業務範囲を広げていきたいと考えていた折に、スタートアップ企業である貴社の広告を拝見し強く共感いたしました。
先進のサービスやビジネスを創造する、貴社の一員として自ら成長し、将来的には、人事や労務分野の知識も身に付け、幅広く活躍したいです。新しいビジネスモデルへ挑戦する貴社の戦略的な経営を支え、事業拡大に貢献していきたいと考えています。

総務未経験者の志望動機の例文

「企業を影から支える縁の下の力持ち」という、貴社の求人募集に惹かれて志望いたしました。私は、元々コールセンタースタッフとして、外部の電話対応やデータ入力など、営業担当者をサポートする仕事をしていました。この度、より総合的に社員を、また会社全体を支える仕事をしたいと考え、総務を志すに至りました。
貴社の総務社員として、コールセンターで培ったコミュニケーション能力や、顧客からの要望に柔軟に対応する力、パソコンのスキルを活かし、社内ルールの調整や環境の整備を行い、円滑な経営に貢献したいと思っています。

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総務部の志望動機は下調べを基に書く必要がある

総務部が担当する業務範囲は、企業によって大きく異なります。そのため、志望動機を書く際には、十分な下調べが必要です。
自分のスキルや経験の中から、その企業に合ったものをピックアップしてまとめましょう。

自分の経験の中で、総務の仕事に通じるスキルや実績を見つけたものの、活用方法についてどう伝えればいいかわからない方や、書いても不安が残ってしまう方は、マイナビエージェントにご相談ください。
企業の内情に詳しいキャリアアドバイザーが、志望動機の書き方のアドバイスや添削を行い、まとめ方についてアドバイスさせていただきます。求職者の皆様の志向や条件に寄り添ってサポートいたしますので、ぜひマイナビエージェントをご利用ください。

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