「職務経歴書ってPCで作成・印刷したものを提出すれば良いの？」
など、職務経歴書の作成方法や印刷方法について悩んでいる方もいらっしゃるかもしれません。
職務経歴書は、転職時の採用選考で用いられる重要な書類。だからこそ、適切な方法で作成し提出したいものです。

この記事では、職務経歴書の作成方法や基礎知識、印刷のやり方、書き方のポイントなどを解説します。

すでに転職活動をスタートしている方も、今後転職を検討している方も、ぜひ参考にしてください。

職務経歴書はどのようにして作るべきか

職務経歴書は、いままで自分がどんな仕事をしてきたか、どれほどのスキルを取得しているかなどを書く用紙です。多くの場合、書類選考は転職活動の第一歩となりますので、採用担当者の印象を悪くしないよう、できるだけ読みやすくきれいな書類にしなければなりません。

ここでは、職務経歴書の作成を、工程ごとに紹介していきます。

1.手描きとPC作成、どちらが良い？

職務経歴書の作成は、手書き・PCどちらでも間違いではありません。企業から指定がなければ、以下に記述するそれぞれのメリットを参考に選びましょう。

ただ、採用選考においては、応募者に基本的なPCスキルを求める企業も多々見受けられます。したがって、企業側に最低限の安心感を与えるために、PC作成を選択するものおすすめです。

職務経歴書の作成手段についての詳細は、以下の記事もご覧ください。

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職務経歴書は手書きとパソコンどちらがよい？それぞれのメリット・デメリットを紹介

手書きとPC、それぞれのメリットは以下のとおりです。

手書きのメリット

手書きのメリットとしては、個性や熱意が伝わりやすい点があり、その他にも下記が考えられます。

• 文字の書き方を工夫することで、柔らかさや力強さなど、与えたい印象を作れる
• 手間暇かけて作成した印象を与えられ、丁寧さや誠実な人柄をアピールできる
• PC作成の応募者が多い企業では、採用担当者の印象に残りやすくなる

PCのメリット

PCで作成するメリットとしては、修正が簡単にできることやパソコンスキルがあることのアピールにもなります。また、その他にも下記が考えられます。

• 手書きよりもPCで職務経歴書を作るほうが時間を短縮できる
• フォントサイズやインデントをそろえるなどの工夫をすれば、読みやすさがアップする
• 文章校正ツールを使って誤字脱字を発見できる

2.紙のサイズや色はどうすれば良い？

職務経歴書を作成する紙のサイズや色について、悩む方もいるかもしれません。
企業から指定があれば従う形になりますが、特段指示がなければ、次項の形が望ましいでしょう。

なお、職務経歴書のサイズについては以下の記事も参考にしてください。

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職務経歴書のサイズはどれくらい？用紙・封筒の選び方やポイントについて紹介

紙のサイズ

職務経歴書に使用する紙のサイズは、A4サイズが最適です。A4サイズの用紙は広く用いられており、採用担当者が扱いに不便を感じません。また、標準的なクリアファイルにも納まるサイズなので、面接時にきれいな状態で持ち運べます。

封筒のサイズは、A4サイズの職務経歴書を折りたたまずに入れられるものを選びます。職務経歴書やその他提出資料で複数枚入れる場合は、A4サイズを余裕をもって入れられる「角形2号（角2）」が望ましいでしょう。1～2枚程度であれば、A4サイズがぴったり納まる「角形A4号（角A4）」がおすすめです。

紙の色

紙の色は白が最適です。一般的なコピー用紙を使用しましょう。色のついた用紙だと、文字が読みづらくなることがあります。

企業によっては、応募者全員の職務経歴書をファイリングしています。奇抜な物は避け、できるだけ無難なサイズ・用紙を選ぶようにしてください。

職務経歴書を入れる封筒に関しても、同じく白が最適です。茶色や水色でも問題はありませんが、ビジネスシーンにおいては、より清潔感を与えられる白をおすすめします。コンビニや書店で市販されている職務経歴書にも白色の封筒がセットされている商品がほとんどです。

3.両面印刷はしないほうが良い？枚数は何枚に収めたほうが良い？

職務経歴書を印刷する際、両面印刷をしようとする人がいますが、これはあまり好ましくありません。企業の採用担当者が、職務経歴書をコピーしようとしたときに、両面をコピーする手間がかかることが考えられます。

枚数に関しては、多すぎるとすべて読んでもらえなかったり、相手にわかりにくいと感じさせてしまったりということがあるため、できれば片面印刷で2〜3枚程度にまとめるようにしましょう。

4.印刷はコンビニでしても良い？

PCで作成した職務経歴書は、コンビニのプリントサービスを利用して問題ありません。むしろ、コンビニのプリンターは高性能になってきていますので、家庭のプリンターよりもきれいに印刷できることもあるでしょう。

コンビニのプリントサービスは、事前にWebサイトにデータをアップしたり、USBメモリーやSDカードにデータをコピーしたりすることで、簡単に印刷ができます。

5.どのようにして綴じたら良い？

完成した職務経歴書は、バラバラな状態で送ってはいけません。ホチキスは使わずに、クリップでとめるようにしましょう。

なぜ、ホチキスを使ってはいけないかというと、採用担当者が職務経歴書をコピーする際に、針を外さなければならないからです。ただし、クリップ留めをした場合、バラバラになると用紙の順番がわからなくなってしまうことがあります。ですから、用紙には必ずページ番号を入れるようにしてください。

こうした一手間をかけることで、採用担当者に悪い印象を与えることを防ぐことができるでしょう。

スマートフォンで作成・印刷はできる？

手書きは避けたいけれど自宅にパソコンがない人や、手軽に作成したい人には、スマートフォンを活用した職務経歴書の作成・印刷をおすすめします。最近はスマートフォンでも職務経歴書を作成できるさまざまなサービスが提供されています。Webサイトやアプリを用いて作成できるので、自分に合ったものを探してみましょう。

スマートフォンで作成した職務経歴書はPDFで保存できるので、印刷も素早くできます。また、アプリによってはコンビニの複合機を利用したネットワークプリントに対応しており、スマートフォンひとつで印刷が可能です。

職務経歴書の書き方やポイント

職務経歴書は、主に以下の8つの要素から構成します。

• 職務要約
• 職務経歴
• 役職
• 実績
• 保有資格・スキル
• 語学力
• 自己PR
• 志望動機

職務経歴書の書き方や書式など詳細については、以下の記事を参考にしてください。

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• 職務経歴書の書き方を徹底解説！記入項目や書式、送り方について

職務経歴書は、自分の人柄や能力、経験など、何も知らない採用担当者に自分の歩んできたキャリアや習得したスキルを紹介するための書類です。また、企業のニーズを汲み取り、そのニーズに貢献できる人材であることをアピールするツールでもあります。そのことを念頭に、独りよがりな職務経歴書にならないように仕上げましょう。

下記ページでは、職務経歴書の作成に関する悩みや疑問を解決する記事を公開しています。ぜひチェックしてみてください。

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職務経歴書の内容確認はマイナビエージェントにご相談ください

ここまで、職務経歴書の印刷についてご紹介してきましたが、きれいに印刷すること以上に、書かれている内容についても注意が必要です。もし誤字脱字があったり、伝わりにくい表現があったりすると、面接へ進むのは難しくなります。書き終わった後にはしっかりとチェックを行いましょう。

また、転職経験がない方、浅い方は、職務経歴書の作成に不安を抱いているかもしれません。何とか自力で作成しても、「本当にこれで良いのだろうか」と自信をもてない方もいるでしょう。

そのような方におすすめなのが、転職エージェント「マイナビエージェント」の活用です。転職活動のあらゆる事柄をワンストップで提供しており、各業界に精通したキャリアアドバイザーが多数在籍しています。職務経歴書をはじめとした選考書類の添削にも対応しており、より完成度の高い職務経歴書を作成できます。

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まとめ

職務経歴書は、手書きでも、PCで作成し印刷したものを企業に提出しても問題はありません。ただし、編集のしやすさや作成スピードの早さを考えると、おすすめできるのはPCでの作成方法です。

応募先企業が指定したフォーマットで作成することが大前提とはなりますが、指定がない場合は、利便性や自分が企業に与えたいイメージを踏まえてPCか手書きかを選択しましょう。