企業への応募書類のひとつである職務経歴書は、PCで作成した物を印刷して提出しても良いのでしょうか。また、用紙のサイズは、どれにすれば良いのでしょうか。

大切な職務経歴書の内容を考える前に、用紙や書き方で悩んでしまう方も多いようです。今回はそうした職務経歴書に関するよくあるお悩みについて、回答いたします。

職務経歴書はどのようにして作るべきか

職務経歴書は、今まで自分がどんな仕事をしてきたか、どれほどのスキルを取得しているかなどを書く用紙です。多くの場合、書類選考は転職活動の第一歩となりますので、採用担当者の印象を悪くしないよう、できるだけ読みやすくきれいな書類にしなければなりません。

ここでは、職務経歴書の作成を、工程ごとに紹介していきます。

1.手描きとPC作成、どちらが良い？

職務経歴書を手書きにするか、PC作成にするか。結論からいうと、どちらも間違いではありません。
しかし、以下のことからPCでの作成をおすすめします。

＜職務経歴書をPCで作って印刷するメリット＞

• 制限の手書きよりもPCで職務経歴書を作るほうが、時間を短縮できる期間
• フォントサイズやインデントをそろえるなどの工夫をすれば、読みやすさがアップする
• オフィスソフト内にある文章校正ツールを使って、早めに誤字脱字の発見をすることができる

2.紙のサイズや色はどうすれば良い？

職務経歴書を提出する際、特に指定がなければA4サイズで作成しましょう。大きすぎず、小さすぎないため、採用側が扱いを不便に感じません。また、面接のときに、クリアファイルに入れることで用紙を折り曲げず、きれいな状態のまま持ち運びできます。

使用する用紙の色については、特段指定がない限りは白いコピー用紙を使いましょう。色のついた用紙だと、文字が読みづらくなることがあるからです。企業によっては応募者全員の職務経歴書をファイリングするケースがあります。奇抜な物は避け、できるだけ無難なサイズ・用紙を選ぶようにしてください。

3.両面印刷はしないほうが良い？枚数は何枚に収めたほうが良い？

職務経歴書を印刷する際、両面印刷をしようとする人がいますが、これはあまり好ましくありません。企業の採用担当者が、職務経歴書をコピーしようとしたときに、両面をコピーする手間がかかることが考えられます。

枚数に関しては、多すぎると全て読んでもらえなかったり、相手にわかりにくいと感じさせてしまったりということがあるため、できれば片面印刷で2〜3枚程度にまとめるようにしましょう。

4.印刷はコンビニでしても良い？

PCで作成した職務経歴書は、コンビニのプリントサービスを利用して問題ありません。むしろ、コンビニのプリンターは高性能になってきていますので、家庭のプリンターよりもきれいに印刷できることもあるでしょう。

コンビニのプリントサービスは、事前にウェブサイトにデータをアップしたり、USBメモリーやSDカードにデータをコピーしたりすることで、簡単に印刷ができます。

5.どのようにして綴じたら良い？

完成した職務経歴書は、バラバラな状態で送ってはいけません。ホチキスは使わずに、クリップでとめるようにしましょう。

なぜ、ホチキスを使ってはいけないかというと、採用担当者が職務経歴書をコピーする際に、針を外さなければならないからです。ただし、クリップ留めをした場合、バラバラになると用紙の順番がわからなくなってしまうことがあります。ですから、用紙には必ずページ番号を入れるようにしてください。

こうした一手間をかけることで、採用担当者に悪い印象を与えることを防ぐことができるでしょう。

職務経歴書の内容確認はマイナビエージェントにご相談ください

ここまで職務経歴書の印刷についてご紹介してきましたが、きれいに印刷すること以上に、書かれている内容についても注意が必要です。もし誤字脱字があったり、伝わりにくい表現があったりすると、面接へ進むのは難しくなります。書き終わった後には、しっかりとチェックを行いましょう。

マイナビエージェントでは、転職のプロによる提出書類の添削を行っています。求人へ応募する前に、ぜひ一度、ご相談ください。