退職の意思が固まったとしても、上司への切り出し方について悩む方は少なくありません。切り出し方次第ではトラブルへと発展しかねないため、スムーズに退職するための報告の仕方を事前に押さえておきましょう。

この記事では、退職の上手な切り出し方を例文とともに紹介します。ポイントを押さえたうえで手続きを進めることで、円満に退職できるようになるでしょう。

関係性別｜退職の切り出し方＆切り出すタイミング

退職を切り出すときは、「いつ」「誰に」「どのように」伝えるかが大切なポイントです。退職を切り出す相手は、上司のほか家族や同僚が該当するでしょう。ここでは、退職を切り出す相手とそのタイミングなどについて詳しく解説します。

直属の上司

退職の意思表示は、初めに直属の上司に伝えましょう。上司の承諾を得る前に同僚や先輩、他部署の方に伝えることは基本的にはルール違反です。まずは上司に伝え、その後の流れや仕事のスケジュールなどを相談します。

伝え方としては「ご相談があるのですが」という形で面談の時間を取ってもらい、ほかの方に分からない形で進めるとよいでしょう。

同僚・家族

同僚には退職が決まってから伝えるとよいでしょう。退職の承認が降りる前に同僚に伝えてしまうと社内でうわさが広がり、職場を混乱させてしまうことがあります。

一方、家族に対しては転職を考えた時点で相談しましょう。何も相談せずに退職すると、家族も心配してしまいます。転職時のトラブルを避けるためにも、どのような理由で転職するのか、きちんと相談しておくことが大切です。

退職の切り出し方｜スムーズに進めるための3つのポイント

ここでは、退職を切り出すにあたって話をスムーズに進めるためのポイントを3つ紹介します。何も考えずにいきなり退職を切り出してしまうと、無用なトラブルを引き起こしかねません。話すタイミングや場所は事前に考え、計画的に行動しましょう。

1.余裕をもってアポを取る

退職の意思を伝える際には、退職までの期間に余裕をもって伝えることが大切です。退職したい日の3ヵ月前〜1ヵ月前には直属の上司に伝えるとよいでしょう。

その場で退職の話は持ち出さず、「ご相談したいことがあるのですが、お時間取れそうな日はございますか」といったように、まずはアポイントを取ることが大切です。繁忙期を避け、余裕をもって話ができる環境を整えましょう。

2.静かで周囲に漏れない場所を選ぶ

退職について話し合う際は、2人きりで話ができる静かな場所を選びます。また情報が漏れないように、会議室のような個室を選ぶのがおすすめです。退職の話が周囲に広がれば、職場が混乱してしまう可能性もあります。

また居酒屋やレストランなど、食事の席で話すのも避けたほうがよいでしょう。退職を切り出すのは「交渉」と捉え、冷静に話し合える場所を選ぶことが大切です。

3.上司の状況・都合にも配慮して

退職を切り出すタイミングは、上司の忙しくない時間帯を選びます。業務時間外である昼休みや終業後などがよいでしょう。できる限り人が少ない時間帯を狙うのがポイントです。

メールや声掛けでアポイントを取る際も同様の方法にしましょう。業務中に業務外の話を持ち出すと印象が悪くなり、円満退社が難しくなる場合もあります。

退職の切り出し方｜避けたほうがよいパターンとは

退職意思を伝える際は、法律や会社の就業規則にだけ則っていればよいというわけではありません。ここでは、避けたほうがよい退職の切り出し方を3パターン紹介します。行動はもちろんのこと、言葉の選び方や伝え方についても誠意ある対応を心掛けましょう。

メールやLINEだけで伝える

メールやLINEで退職の意思表示をすることは、一方的かつ無遠慮な行動だと捉えられかねません。無用な反感を買わないためにも、退職意思は対面で伝えるようにしましょう。

なお、メールでアポイントを取ることは一般的に問題ありません。上司が多忙など、アポイントを取りづらい際にはメールを活用しましょう。

引き継ぎ期間なしで退職する

民法では、退職希望日の2週間前に退職の意思表示をすればよいことになっています。一方、会社の就業規則では、2週間よりも前に申し出ることを規定としていることが少なくありません。

法律上は、就業規則よりも民法の規定を優先します。しかし、実際の引き継ぎ期間や調整を考えると、退職希望日の1ヵ月以上前には意思表示をする必要があるでしょう。

繁忙期に退職する

以下のような職場の繁忙期に退職するのは、できるだけ避けたほうがよいでしょう。

• 年度末である「3月末」
• 新入社員が入ってきて教育が始まる「4月」
• 半期の締めがある「9月末」
• 仕事納めがある「12月末」

繁忙期は引き継ぎに時間が取りにくいことから、退職によって大きな迷惑をかけてしまうリスクがあります。会社によって忙しい時期は異なるため、退職時期については自分の希望だけでなく、きちんと上司と相談して決めることが大切です。

理由別｜例文にみる退職の切り出し方のポイント

実際に退職の意思を上司に伝えるにあたり、いったいどのように話せばよいのかが分からない方もいるでしょう。そこでここからは、例文を基に退職の切り出し方のポイントを紹介します。基本的にうそをつく必要はありません。企業への配慮を心掛ければ、素直な気持ちをそのまま伝えて問題ないでしょう。

【共通】丁寧・明確に伝えることが大切

退職を伝える際は、「大変申し訳ないのですが」とお詫びの言葉で切り出します。その後、「一身上の都合により退職させていただきたいと思い、お時間をいただきました」と退職の意思をはっきりと伝えましょう。

いままでお世話になったことや時間を作ってくれたことに感謝しつつ、丁寧な口調で話すことがポイントです。

結婚や家庭の事情で退職する場合

結婚や家庭の事情で退職する際には、転居や生活スタイルが変わることなど、プライベートな事情を率直に伝えて構いません。あえて言葉を濁すよりも状況が伝わりやすく、理解を得やすいでしょう。

体調不良で退職する場合

体調不良が原因の場合は、治療に専念したい旨を伝えます。また、現在の状態についても端的に説明するとよいでしょう。なお、医師の診断書は必須ではありませんが、実際に提示することで話がよりスムーズに進む可能性があります。

転職で退職する場合

転職をする際には、前向きに理由を伝えるのがよいでしょう。とはいえうそをつくのではなく、たとえば転職理由が「収入の低さ」なら「キャリアアップのため」というように変換して伝えるのがおすすめです。

なお転職先が決まっていたとしても、社名まで伝える必要はありません。

退職を切り出した後｜押さえておきたいトラブルへの対処法

自分の希望が受け入れられず退職できないケースをはじめ、退職を切り出した後にはトラブルが起こることがある点に注意しましょう。ここでは、ケース別に退職トラブルに関する対処法について解説します。

強く引き止められた

上司からの強い引き止めを受け、なかなか退職届を受理してもらえないケースがあります。この場合、「人手が足りない」「退職が上司や人事部のマイナス評価になる」「会社として期待する人材だから手放したくない」といった理由が考えられるでしょう。

しかし、いずれも「辞めないでほしい」という会社側の希望でしかありません。自分の将来をよく見据えて落ち着いて対応していけば、いずれ退職届を受理してもらえるでしょう。

嫌がらせが始まった

退職の意思表示をした後、嫌がらせが始まるというケースもあります。あまりに嫌がらせがひどい場合には、会社の人事部に相談しましょう。

それでも状況が改善しない場合には、「都道府県労働局へ相談」「最寄りの労働基準監督署内にある総合労働相談コーナーを利用する」「法テラスで弁護士に相談する」といった方法を検討することをおすすめします。

退職を切り出した後にする3つのこと

退職の意思を上司に伝えたとしても、それで終わりというわけではありません。円満に退社するためにも、周囲に配慮しながら計画的に退職の準備を進めましょう。ここでは、退職を切り出した後に行う3つの手順について解説します。

1.退職届の作成

退職届は退職日が確定した後に作成します。企業によっては退職届のフォーマットが規定されていることもありますが、そうでない場合には以下の内容を忘れずに記載しましょう。

• 退職理由（「一身上の都合」と書く）
• 退職日
• 退職届を作成した日付
• 署名、押印

退職届の作成方法は手書きでもパソコンでも構いません。ただし署名は手書きにし、判も電子印鑑ではなく、書類の印刷後に改めて押すのが基本です。

2.業務の引き継ぎスケジュールとマニュアル作成

自分が退職した後に周囲が困らないように、退職日から逆算して引き継ぎのスケジュールを立て、マニュアルを作成します。

マニュアルは簡単なメモ書きのようなものから、複雑な業務の場合には数ページにわたるものまでさまざまです。いずれも分かりやすく、必要な情報を網羅していれば、決まったフォーマットはありません。

3.クライアントやお世話になった方への退職のあいさつ

取引先の担当者や社内でお世話になった方に退職のあいさつをしましょう。その際には、「このたび、一身上の都合で退職します。大変お世話になりました」といった内容と、後任者の紹介をします。自分の退職理由には、触れないほうがよいでしょう。

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退職の意思表示をする前に、転職活動を同時進行で行う方も多いでしょう。その場合には、「退職」「転職」という大きな2つのイベントに同時に備える必要があります。忙しいスケジュールをうまく乗り切るためには、転職エージェントを利用するのがおすすめです。

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まとめ

退職を決めた場合は、まず上司にその旨を伝えることが重要です。メールやLINEで一方的に退職の意思を伝えることは無用なトラブルにつながりかねないため、社会人としてのマナーを守り、退職までの期間に余裕をもって直接伝えるようにしましょう。

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