転職などで退職する場合、気持ちよく次の仕事をするためにも、退職の挨拶が重要です。

仕事の引継ぎをスムーズにするために、得意先や社内に退職挨拶のメールを欠かさないようにしましょう。

今回は、社内向けのスピーチマナーや仕事でお世話になった方に挨拶メールを送るタイミング、メールの例文、注意点などについてご紹介します。

退職の挨拶はなぜ必要なのか

円満退社をする上で、退職の挨拶は重要となります。得意先をはじめとする社外の人や、お世話になった社内の人に感謝の気持ちを伝えることで、関係を悪化させず退職できるでしょう。

転職後、現職で関わった人と仕事をする機会があるかもしれませんので、良い印象を残しておくのは悪いことではありません。

また、直接顔を合わせる機会の多い人には、できるだけ口頭で挨拶することをおすすめしますが、遠方など、会えない人にはメールを使っても問題ありません。

社内向け挨拶のスピーチで意識するべきこと

職場の親しい方たちを前にしてその場で退職の挨拶をしようとすると考えがまとまらず、上手く言葉が出てこないこともあります。自分で内容を考え、上手く話ができたと思っても、聞いている方の反応が感じられない場合もあります。

そのような事態にならないために、退職の挨拶を社内でスピーチする際に押さえておきたいポイントをご紹介します。

簡潔かつ丁寧に

退職の挨拶スピーチは最終出社日の朝礼や送別会などのタイミングで行うことが多いです。特に就業時間内に挨拶する場合、他の社員は日々の業務で忙しいので、スピーチが長くなると業務に支障が出かねません。

また、いろいろな思い出やエピソードを伝えたくて、長々と話すと、聞いている側も疲れてしまいます。スピーチは1～2分を目安に、長くても3分以内に収めるようにしましょう。

スピーチの際はポイントを絞って簡潔に話すことが重要です。ただし、早口になってしまうと聞き取りづらく、丁寧さも感じられません。緊張のあまり小声になったり、声のトーンが暗いのもマイナスな印象を与えてしまいます。最後の印象を良くするためにも、笑顔を心がけ、大きな声でハキハキとゆっくり話すようにしましょう。

お礼の言葉を忘れない

社内向けの退職の挨拶スピーチでもっとも大切なのは、これまでお世話になったことへの感謝の言葉です。たとえ退職の理由が前向きな内容でなかったとしても、ネガティブな批判や意見、マイナスイメージに捉えられる内容を話すのは避けましょう。

退職理由を具体的に伝える必要はなく、自分のキャリアアップや新しい分野への挑戦など前向きな内容を簡単に伝えるだけで構いません。

感謝の気持ちを伝えるには、職場での具体的なエピソードを盛り込むと、気持ちが伝わりやすくなります。新人時代や異動当初は、周囲に教えてもらったり、助けてもらったりした経験があるはずです。具体的なエピソードで迷ったときは、直属の上司との思い出を語るのもいいでしょう。そして、お世話になった方々に対し、今後への応援の言葉を伝えると、相手に与える印象もよくなります。

社内向けスピーチの例文

では具体的な社内向けスピーチの事例をご紹介します。

挨拶メールの送り時はいつ？

退職の挨拶メールを送るタイミングは、社外向けと社内向けで異なります。

社外向け挨拶メールのタイミング

社外への挨拶メールは、社内にも周知されるなど、退職を公表しても良い時期になってから送ります。引継ぎなどの関係もありますので、遅くとも退職日から2～3週間前には伝えるようにしましょう。

退職直前に挨拶すると、取引先に無責任な印象を与えてしまう可能性があるので注意してください。

社内向け挨拶メールのタイミング

社内向けへの挨拶メールは、最終出社日に送ることが一般的です。退職の報告というよりも、今までお世話になったことを感謝する最後の挨拶として行います。

なお、送るタイミングに関しては会社ごとに慣例が存在する場合もありますので、今まで受け取った退職の挨拶メールのタイミングを参考にしたり、先輩に質問したりすると安心です。

退職の挨拶メールでおすすめの内容

社外への退職の挨拶では、今後の業務を円滑に引き継ぐことを配慮した内容にすることをおすすめします。

取引先と会社は、自分が退職した後も関係が続きます。会社に迷惑をかけないよう、十分配慮しましょう。

取引先にエールを送る

今までお世話になってきた取引先と担当者へは、しっかり感謝の気持ちを述べた上で、エールを送ることをおすすめします。

「貴社のご発展と◯◯様のますますのご活躍を、心よりお祈り申し上げます」と文末を締めくくることで、相手に良い印象を与えることができ、退職後も会社と取引先が良好な関係を維持できるようになります。

後任者を上手に紹介する

仕事を引き継がなければならない場合は、必ず後任者を紹介するようにしましょう。その際、後任者のスキルや特徴について一言ふれることで、後任者と担当者のやりとりがスムーズになります。

長い時間をかけて関係を築き上げ、信頼している担当者が退職してしまうというのは、相手にとって大きな不安を感じさせることです。後任者もしっかりとした実力があり、信頼できそうな人だと感じて頂けるよう、上手に紹介しましょう。

退職の挨拶メールで一斉送信はNG?

今までお世話になった方一人ひとりに退職の挨拶メールを送るのは手間がかかります。

同じ挨拶文を一斉にメールで送ると失礼にならないかと思う方もいると思いますが、退職の挨拶は一斉メールで送っても、失礼にはあたりません。メールの文面にしっかり感謝の気持ちを込めていれば、受け取る相手にも伝わります。

ただし、一斉送信する際は宛先に注意してください。「To」には自分のアドレスを入れておき、送る相手のアドレスは全て「BCC」に入れます。他の送付アドレスが不特定多数に見えてしまわないように配慮しましょう。

件名は用件がはっきりわかるものにし、退職理由は「一身上の都合」に留めておきます。

退職の挨拶メール例文

ここでは、挨拶メールの例文をご紹介します。

社外向けと社内向け、それぞれご用意しましたので、作成の際に参考にしてください。

社外向け：退職の挨拶メール例文①

ポイント

社外向けの退職の挨拶メールでは、必ず退職日を明記するようにしましょう。連絡したら退職した後だったというのは、失礼にあたります。

社外の取引先は、今いる会社の顧客です。退職後の連絡先を記載してしまうと、顧客情報を不当に利用しているという誤解を与えてしまう可能性がありますので、記載は避けるようにします。

社外向け：退職の挨拶メール例文②

ポイント

後任の案内がないと相手が不安に感じる場合があるため、必ず後任の名前と、できれば連絡先を記載します。退職の挨拶に伺えない場合は、直接ご挨拶に伺えず申し訳ない気持ちを伝えると、丁寧な印象になります。

社内向け：退職の挨拶メール例文①

ポイント

社内向けの退職の挨拶メールでは、退職理由を細かく書かず、シンプルな内容を心掛けましょう。

お世話になった上司や同僚へのメールであれば、思い出深いエピソードや相手から学んだことなどを記載することで、より印象深い挨拶になります。

社内向け：退職の挨拶メール例文②

ポイント

退職後も連絡を取りたい社内の方には、連絡先を書いても構いません。その場合は、「今後の連絡先は～」などの一文を添えます。最後はシンプルに所属先と名前を署名します。

退職の挨拶でやりがちなNG

退職の挨拶のスピーチやメールで失敗しないための注意点についてまとめます。

よい印象で退職するためにも、以下の点に気をつけてください。

ネガティブな退職理由を書いてしまう

給料が安い、上司と折り合いが悪かったなどネガティブな退職理由を書くのは不適切です。

結婚や出産などお祝いごと以外での退職理由の場合は具体的な内容に触れず、「一身上の都合」とするのがビジネスマナーです。

自慢話をする

有名大手企業に転職する、待遇が良くなるなどの自慢話は、職場の方が不愉快な気持ちになる可能性があるので控えましょう。転職先は聞かれたら謙虚に答えるようにします。

退職の挨拶は順番が重要

退職の挨拶は、所属部署の一番上の方から、直属の上司、同僚の順番で行います。役職や年齢が上の方から伝えるのがマナーです。

忙しい時間帯は避け、仕事が落ち着いたタイミングで、簡潔に丁寧に挨拶をします。

退職の挨拶をして円満な関係を保つことが大切

退職の挨拶は、ポイントを押さえて簡潔にまとめましょう。

今後、退職した会社が取引先になる可能性もあります。円満な関係を保つためにも、周囲から気持ちよく送り出してもらえるようなスピーチやメール文で、感謝の気持ちを忘れずに伝えることが大切です。メールで挨拶する場合は、直接挨拶に伺えないことをお詫びする一文を添えるようにしましょう。

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