転職活動では、応募先企業の採用担当者とメールでやりとりする機会が何度もあります。中でも、採用や内定を知らせるメールを受け取った際に「返信は必要なのか」「どのような内容を書けばよいのか」と悩む方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、採用メールに返信する際の基本的なマナーや書き方を、承諾・保留・辞退のケース別に例文を交えて解説します。返信メールの書き方を押さえておけば、採用メールを受け取ったときにスムーズに対応できるでしょう。

なお、本記事では、「採用メール」は採用・内定を通知するメール全般を指します。

採用メールの返信を書くときに押さえておきたい基本構成

採用メールに返信するときは、伝える内容だけでなく、件名や宛名、署名などの形式も整えることが大切です。必要な情報が順序よく記載されていると、採用担当者が内容を確認しやすくなり、意思も正確に伝わります。

返信メールは、一般的に以下の順番で作成します。

• 件名
• 宛名（会社名・部署名・採用担当者名）
• 冒頭のあいさつ
• 採用（内定）の連絡へのお礼
• 内定受諾・辞退・保留の意思表示
• 入社への意欲を伝える（内定を受諾する場合）
• 質問・確認事項（必要に応じて）
• 結びの言葉
• 住所
• 署名

ここでは、それぞれの要素を順に解説します。メールを作成するときや、送信前に内容を確認するときの参考にしてみてください。

件名

返信メールを送るときは、件名と引用部を変更せずに送信します。返信するときの件名は「Re：（元の件名）」のまま残すのが基本ですが、もし元の件名に自分の氏名が入っていない場合は、「Re：（元の件名）／氏名」のように自分の名前を追記すると、採用担当者が一目で誰からのメールか把握しやすくなります。

引用部は、受信したメールの本文がそのまま記載されている部分です。引用部もそのまま残して返信することで、相手はこれまでのやりとりの履歴を容易に確認できます。やりとりをスムーズにするためにも、件名と引用部は変更せずに送信しましょう。

宛名

採用メールに返信するときは、本文の冒頭に宛名を記載します。会社名、部署名、担当者名の順に、改行して書くと見やすくなります。

会社名は、「株式会社」などの法人格を省略せず、正式名称で記載しましょう。担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記載して問題ありません。

冒頭のあいさつ

宛名の次には、冒頭のあいさつと自分の氏名を記載します。応募先企業とは、応募や面接を通じてすでにやりとりをしているため、「お世話になっております」という書き出しで問題ありません。続けて氏名を名乗ることで、採用担当者が誰からの返信なのかを把握しやすくなります。

採用（内定）の連絡へのお礼

冒頭のあいさつと氏名に続けて、採用通知に対するお礼を伝えましょう。承諾・保留・辞退のいずれを選ぶ場合でも、「この度は採用（内定）のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」と、まず感謝の言葉を添えるのが基本です。

内定受諾・辞退・保留の意思表示

採用メールに返信するときは、受諾・辞退・保留のいずれの場合でも、相手が誤解しないように明確に意思を示すことが大切です。あいまいな返答では、応募先企業の担当者に入社意思があるのかどうかを伝えられません。

「内定をお受けします」「○日までお待ちいただくことは可能でしょうか」「内定を辞退いたします」のように、誰が読んでも分かるように返信することが大切です。

入社への意欲を伝える

内定を受諾する場合は、意思表示に続けて、入社後の意欲を簡潔に添えるとよいでしょう。前向きな姿勢を伝えることで、企業にも入社への意欲が伝わりやすくなります。入社への意欲は、1文～2文程度にまとめるのが適切です。具体的な実績や長期的な目標まで詳細を書く必要はなく、入社に向けた前向きな気持ちが伝われば十分です。

質問・確認事項

労働条件や入社手続きなどに不明点がある場合は、内定に対する意思表示の後に質問や確認事項を記載します。特に給与や勤務時間、勤務地、入社日などの労働条件に不明点があるときは、内定を承諾する前に確認しておくことが大切です。

結びの言葉

本文の最後には、内容に応じた結びの言葉を添えます。長く書く必要はなく、1文程度で簡潔にまとめると読みやすくなります。

内定を承諾する場合は、「今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます」「入社後はご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます」といった表現が適しています。

回答を保留する場合、「勝手なお願いで恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます」と依頼に対する配慮が伝わるように締めくくりましょう。

内定を辞退する場合は、選考への感謝を伝えたうえで、「末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます」といった具合に、企業の発展を願う1文を添える方法があります。「この度は貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました」と、感謝の言葉で締めくくっても問題ありません。

結びの言葉は、承諾・保留・辞退の状況に合ったものを選び、簡潔にまとめましょう。

署名

結びの言葉の後には、氏名や連絡先を記載した署名を入れましょう。採用担当者がメールの送信者を確認し、必要に応じて連絡を取るための情報になります。

転職活動で使用する署名には、以下の項目を記載するのが一般的です。

• 氏名
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス

在職中の場合、現在の勤務先名や会社の電話番号、会社から付与されたメールアドレスは記載せず、個人の連絡先を使用しましょう。

【シーン別】採用メールに返信するときの例文

採用メールへの返信では、内定を承諾するのか、質問・確認をするのか、正式な回答を保留するのか、辞退するのかによって、伝える内容が異なります。

ここでは、以下の4つのケースに分けて、返信メールの例文を紹介します。

• 内定を受諾する場合
• 質問・確認事項がある場合
• 正式な返答を保留する場合
• 内定を辞退する場合

内定を受諾する場合

労働条件や入社日などを確認し、内定を承諾する意思が固まっている場合は上記のように書きます。「内定を謹んでお受けいたします」と明確に記載し、相手に誤解を与えないように意識しましょう。

その後、入社への意欲を伝えます。上記の例文のように書くと、採用担当者に入社意欲があることを伝えられます。

質問・確認事項がある場合

労働条件や入社日などに確認したい点がある場合は、疑問を解消してから内定を承諾することで、入社後のミスマッチを防ぎやすくなります。労働基準法により、企業は労働契約の締結時に労働条件を書面等で明示することが義務付けられていますので、入社前には、賃金や勤務時間などを記載した労働条件通知書を確認しましょう。ただし、質問する前に採用メールの本文や添付書類を読み直し、すでに案内されていないか確認することが大切です。

質問は簡潔かつ具体的に記載し、採用担当者が回答しやすい文面にまとめます。また、企業から回答期限を指定されている場合は、確認後いつまでに返答するのかも伝えておくと丁寧です。

監修者からのコメント

山田 圭佑

内定受諾の前に、労働条件の詳細を確認することはきわめて重要です。内定をもらった立場で質問や労働条件通知書の送付を依頼することに引け目を感じる人も多いですが、企業には労働条件を明示する義務があります。入社前に内容を確認することは大切なプロセスです。入社後のトラブルを防止するためにも、労働条件通知書は細かな項目まで確認しておきましょう。

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正式な返答を保留する場合

上記の例文は、複数社に応募していて他社の選考を終えていないケースを想定したものです。そのようなときは、急いで内定を承諾する前に、必要に応じて回答期限の延長を相談するのもひとつの方法です。

正式な返答を保留する場合は、「○日までお待ちいただくことは可能でしょうか」のように、具体的な期間を明示します。期間を明示することで、企業もいつまで待てばよいのかが分かり、今後の計画を立てやすくなるためです。

内定を辞退する場合

内定を辞退する場合、辞退する意思を明確に伝え、選考の機会をいただいたことへの感謝とお詫びの気持ちを添えることが大切です。辞退理由は無理に記載する必要はなく、簡潔で丁寧な文面を心掛けましょう。

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採用メールに返信する際のマナー

採用メールに返信するときは、内容だけでなく、返信するタイミングや連絡方法にも配慮することが大切です。返信が遅れると、入社手続きやほかの応募者への連絡など、企業の採用スケジュールに影響する可能性があります。

ここでは、採用メールに返信する際に押さえておきたい基本的なマナーを解説します。

原則1営業日以内に返信する

採用メールを受け取ったら、基本的に1営業日以内に返信します。1営業日以内の返信は、ビジネスメールの基本的なマナーです。採用メールもビジネスメールの一種であるため、基本的に翌営業日までに返信しましょう。

内定を受諾・辞退することが決まっている場合は、比較的返信しやすいでしょう。しかし、他社の選考待ちなどで正式に回答できない場合は、どのように返信すればよいか迷いがちです。その場合は、内定を保留することを1営業日以内に伝えます。

転職エージェントを利用している場合はエージェントに連絡する

転職エージェントを利用して転職活動に取り組んでいるケースでは、応募先企業とのコミュニケーションはすべて転職エージェントのキャリアアドバイザーを通じて行います。企業からの採用の連絡もキャリアアドバイザーを通じて届くため、内定への承諾などはキャリアアドバイザー経由で伝えます。

応募者が直接企業とやりとりするのはマナー違反であるだけでなく、転職エージェントの利用規約違反になる場合もあるため、勝手に連絡しないようにしましょう。疑問点があるときの問い合わせや条件の交渉なども、キャリアアドバイザーを通します。

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採用メールに返信する前に確認したい3つのポイント

採用メールを受け取っても、内容を十分に確認しないまま承諾すると、入社後に「想定していた働き方と違った」と感じる可能性があります。返信する前に、提示された労働条件や他社の選考状況などを整理し、納得したうえで回答することが大切です。

ここでは、採用メールに返信する前に確認しておきたい3つのポイントを解説します。

1.入社後の各種条件

企業から採用メールを受け取ったら、確認したいことや疑問に思っていることなどがないかを考えましょう。労働条件などを確認してから最終的に判断したいときは、内定を受諾すると回答する前にメールで質問します。

労働条件に不明な点があるまま働き始めると、ミスマッチに悩む可能性があります。正式に回答する前にメールで質問して疑問を解消することが大切です。

2.他社の選考状況

複数の企業に応募している場合は、他社の選考状況を確認しておきましょう。採用連絡があった企業が第一志望であれば内定を受諾しても問題ないものの、第二志望以下の場合は注意が必要です。第二志望の企業の内定を受諾した後で、第一志望の企業から採用連絡が届くケースもあります。

したがって、採用連絡が届いたら他社の選考状況を確認し、必要に応じて正式な回答を保留しましょう。一般的に、極端に長い期間でなければ内定を保留できるため、志望順位が上の企業の選考結果を待ってから正式に回答するのもひとつの方法です。内定保留の期間は、企業によって対応が異なりますが、一般的に1週間程度が目安です。

3.必要な事前準備

入社手続きを進めるために、応募者側の準備が必要なケースがあります。職種によっては、資格証などの必要書類を用意しなければならないこともあるでしょう。どのような準備が必要か分からないのであれば、採用メールへの返信時に確認することが大切です。

ほかにも、何か不安に感じていることがあれば、同時に質問できます。疑問や不安を解決してから入社することは、ミスマッチを防いで自分に合った企業に入社するコツのひとつです。

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電話で採用（内定）連絡が来たときのマナーと例文

企業からの採用（内定）連絡は、メールだけでなく電話で届く場合もあります。電話では、その場で承諾・保留・辞退の意思を尋ねられることがあるため、それぞれの対応方法をあらかじめ確認しておくと安心です。

ここでは、電話で採用（内定）連絡を受けたときの基本的なマナーと、承諾・保留・辞退の場面別に使える回答例を紹介します。

電話で連絡が来た場合、原則返信メールは不要

電話で受諾・辞退の意思表示まで完了している場合、返信メールは不要なケースが一般的です。その場で伝えていれば企業も意思を確認できるため、改めてメールを送らなくてもよいでしょう。

ただし、電話で返答したからといってメールを送ってはいけない決まりはありません。お礼を伝えたり質問したりする目的で、改めてメールを送ることも可能です。

電話で内定を承諾する場合の例文

労働条件や入社日などを確認し、入社する意思が固まっている場合は、その場で内定を承諾する旨を明確に伝えます。緊張して言葉に詰まらないよう、基本的な受け答えを確認しておきましょう。

電話で内定を承諾するときは、「内定をお受けいたします」のように、意思を明確に伝えることが大切です。併せて入社後の意欲を簡潔に添えると、前向きな姿勢も伝わります。

企業から今後の手続きについて説明がなかった場合は、「恐れ入りますが、今後の手続きや入社までの流れについてご案内いただけますでしょうか」と確認してもよいでしょう。

ただし、労働条件や入社日などに不明点が残っている場合は、その場で無理に承諾せず、内容を確認してから回答することが大切です。

電話で内定を保留する場合の例文

内定への回答をすぐに決められない場合は、内定の連絡に対するお礼を伝えたうえで、回答期限の延長を相談しましょう。「○月○日まで」のように希望する期限を具体的に伝えると、企業も今後の採用スケジュールを検討しやすくなります。

保留を依頼するときは、理由を簡潔に伝えたうえで、希望する回答期限を具体的に提示します。他社の選考結果を待っている場合も、企業名や詳しい選考内容まで説明する必要はありません。

ただし、企業の採用状況によっては、希望する期限まで待ってもらえない場合があります。その場合は、企業が提示する期限を確認し、期限内に承諾または辞退の意思を伝えましょう。

回答の保留を認めてもらった後は、提示した期限を守ることが大切です。検討が早く終わった場合は、期限を待たずに連絡しましょう。

電話で内定を辞退する場合の例文

内定を辞退する意思が固まっている場合は、内定への感謝を伝えたうえで、辞退する旨を明確に伝えましょう。あいまいな表現を避け、選考に時間を割いてもらったことへのお詫びも添えることが大切です。

辞退理由を尋ねられた場合も、詳細を説明する必要はありません。「今後のキャリアを検討した結果」「一身上の都合により」など、簡潔に伝えれば十分です。「仕事内容が希望と違った」「他社のほうが条件がよかった」など、企業や求人内容を否定するような表現は避けましょう。事前に伝える内容を整理しておくと、突然理由を尋ねられても落ち着いて対応できます。

監修者からのコメント

山田 圭佑

コメント 内定辞退の連絡に心理的な負担を感じる人は少なくありません。しかし、企業側としても人材採用にはスケジュールがあるために、内定の受諾・辞退については早めに連絡をすることが大切です。

電話でもメールでも、誠意を持って辞退の旨を連絡しましょう。

まとめ

採用メールを受け取ったら、できるだけ早く、原則1営業日以内に返信しましょう。すぐに結論を出せない場合もメールを放置せず、回答を保留したい旨と、いつまでに返答する予定なのかを伝えることが大切です。

返信する際は、承諾・保留・辞退の意思を明確に示し、相手が内容を確認しやすい文面に整えます。原則として元の件名と必要な引用部分を残し、宛名・あいさつ・お礼・意思表示・結びの言葉・署名の順に記載しましょう。

「どのように返信すればよいか分からない」「条件を確認したいものの、企業へ直接聞きにくい」と悩んでいる場合には、転職エージェントに相談するのも選択肢のひとつです。

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