転職活動においては、応募先企業との間で何度かメールのやりとりをする機会があります。その中でも、採用を伝えるメールを受け取ったときにどう返信すればよいのか分からず、悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、応募先企業の採用メールに返信する際のポイントについて、例文を交えて解説します。返信メールの書き方を押さえておけば、採用メールを受け取ったときにスムーズに対応できるでしょう。

採用結果の連絡に対する返信メールは必要？

応募先企業から採用メールが届いた場合、返信が必要かどうかは連絡を受けた方法によって異なります。ここでは、メールで連絡が来た場合と電話で連絡が来た場合の基本的な対応をチェックしていきましょう。

メールで連絡が来た場合

企業から採用を伝える連絡がメールで来た場合は、速やかに返信するのが基本です。返信がないとメールがきちんと届いているのか、入社する意思があるのかが相手に伝わりません。

一般的にビジネスシーンにおいては、メールを受け取ったらスピーディーに返信するのがマナーとされています。したがって、採用を伝えるメールを受け取ったら、受諾・辞退のどちらであってもできるだけ早く返信しましょう。

電話で連絡が来た場合

電話で採用連絡があったときは、返信メールを送るかどうかは応募者の判断に委ねられます。電話で連絡を受けているのであれば、そのときに内定を受諾・辞退する意思を伝えられるためです。その場で伝えていれば企業側も意思を確認できるため、改めてメールを送らなくてもよいでしょう。

ただし、電話で返答したからといってメールを送ってはいけない決まりはありません。お礼を伝えたり質問したりする目的で、改めてメールを送ることも可能です。

採用メールに返信する前のチェックポイント

企業からの採用メールにはできるだけ早く返信するとよいとはいえ、返信前にいくつかチェックしておきたいポイントがあります。慌てて返信して後悔することを防ぐためにも、ここで紹介する3つのポイントを事前に確認しておきましょう。

入社後の各種条件

企業から採用メールを受け取ったら、確認したいことや疑問に思っていることなどがないかを考えましょう。労働条件などを確認してから最終的に判断したいときは、内定を受諾すると回答する前にメールで質問します。

労働条件に不明な点があるまま働き始めると、ミスマッチに悩む可能性があります。正式に回答する前にメールで質問して疑問を解消することが大切です。

他社の選考状況

複数の企業に応募している場合は、他社の選考状況を確認しておきましょう。採用連絡があった企業が第1志望であれば内定を受諾しても問題ないものの、第2志望以下の場合は注意が必要です。第2志望の企業の内定を受諾した後で、第1志望の企業から採用連絡が届くケースもあります。

したがって、採用連絡が届いたら他社の選考状況を確認し、必要に応じて正式な回答を保留しましょう。一般的に、極端に長い期間でなければ内定を保留できるため、志望順位が上の企業の選考結果を待ってから正式に回答するのもひとつの方法です。内定保留の期間は、企業によって対応が異なりますが、一般的に1週間程度が目安です。

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必要な事前準備

入社手続きを進めるために、応募者側の準備が必要なケースがあります。職種によっては、資格証などの必要書類を用意しなければならないこともあるでしょう。どのような準備が必要か分からないのであれば、採用メールへの返信時に確認することが大切です。

ほかにも、何か不安に感じていることがあれば、同時に質問できます。疑問や不安を解決してから入社することは、ミスマッチを防いで自分に合った企業に入社するコツのひとつです。

採用メールに返信するときの4つのポイント

応募先企業からの採用メールに返信するときは、いくつか押さえておきたい基本的なマナーやポイントがあります。ここでは、特に意識しておきたい4つのマナー・ポイントを見ていきましょう。ビジネスメールの基本マナーに共通する要素もあるため、この機会にきちんと覚えておくことをおすすめします。

1.1営業日以内に返信する

採用メールを受け取ったら、基本的に1営業日以内に返信します。1営業日以内の返信は、ビジネスメールの基本的なマナーです。採用メールもビジネスメールの一種であるため、基本的に翌営業日までに返信しましょう。

内定を受諾・辞退することが決まっている場合は、比較的返信しやすいでしょう。しかし、他社の選考待ちなどで正式に回答できない場合は、どのように返信すればよいか迷いがちです。その場合は、内定を保留することを1営業日以内に伝えます。

2.件名・引用部を変更せずに送信する

返信メールを送るときは、件名と引用部を変更せずに送信します。返信するときの件名は「Re: （元の件名）」になるのが通常です。この状態で送信することで、相手はどのメールに対する返信なのかがすぐに分かります。

引用部は、受信したメールの本文がそのまま記載されている部分です。引用部もそのまま残して返信することで、相手はやりとりの履歴を容易に確認できます。コミュニケーションを円滑にするためにも、件名と引用部は変更せずに送信しましょう。

3.自分の意思を明確に示す

採用メールに返信するときは、受諾・辞退・保留のいずれの場合でも、相手が誤解しないように明確に意思を示すことが大切です。あいまいな返答では、応募先企業の担当者に入社意思があるのかどうかを伝えられません。

「内定をお受けします」「○日までお待ちいただくことは可能でしょうか」「内定を辞退いたします」のように、誰が読んでも分かるように返信することが大切です。

4.転職エージェントを利用している場合はエージェントに連絡する

転職エージェントを利用して転職活動に取り組んでいるケースでは、応募先企業とのコミュニケーションはすべて転職エージェントのキャリアアドバイザーを通じて行います。企業からの採用の連絡もキャリアアドバイザーを通じて届くため、内定への承諾などはキャリアアドバイザー経由で伝えます。

応募者が直接企業とやりとりするのはマナー違反であるため、勝手に連絡しないようにしましょう。疑問点があるときの問い合わせや条件の交渉なども、キャリアアドバイザーを通します。

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採用メールへの返信を書くときの基本構成

ビジネスメールを書くときには基本的な構成があり、採用メールへの返信でも同様です。どのように書けばよいか迷ったときは、以下の構成を参考にしつつ文章を組み立てましょう。

• 担当部署・担当者名
• 冒頭のあいさつ
• 内定のお礼
• 内定受諾・辞退・保留の意思表示
• 質問
• 連絡事項
• 入社後の決意表明
• 署名

伝えたいことを上記の構成にしたがって記載することで、相手にとって分かりやすい返信メールを作成できます。なお、質問や連絡事項はある場合のみ書き、なければ無理に書く必要はありません。文章はシンプルにし、読みやすさを考慮しましょう。

【シーン別】採用メールに返信するときの例文

ここでは、企業からの採用メールに返信するときの書き方を紹介します。受諾・保留・辞退それぞれの場合にどのように返信できるかを、例文を交えてチェックしていきましょう。メールがうまく書けずに悩んでいる方は、例文を参考にしてみることをおすすめします。

内定を受諾する場合

入社前に聞いておきたいことや不安に感じていることがなく、採用連絡をそのまま受け入れる場合は上記のように書きます。「採用をお受けいたします」と明確に記載し、相手に誤解を与えないように意識しましょう。

その後、入社後の決意を本文中に記載し、社員として活躍したい意思を表明します。上記の例文のように書くと、採用担当者に入社意欲があることを伝えられます。

正式な返答を保留する場合

上記の例文は、複数社に応募していて他社の選考を終えていないケースを想定したものです。そのようなときは急いで採用を受諾すると後悔する結果につながりかねないため、いったん保留するとよいでしょう。

正式な返答を保留する場合は、「○日までお待ちいただくことは可能でしょうか」のように、具体的な期間を明示します。期間を明示することで、企業側もいつまで待てばよいのかが分かり、今後の計画を立てやすくなるためです。

内定を辞退する場合

内定を辞退する場合は、上記のように書きます。辞退する旨とその理由を簡潔に書くとよいでしょう。辞退理由は、「キャリアに合致していなかった」「現職にとどまることにした」「他社との縁をより強く感じた」など、人によって異なります。面接の機会をもらったことへの感謝を述べると、より丁寧な印象に仕上がるでしょう。

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まとめ

企業から採用メールを受け取ったら、基本的に速やかに返信する必要があります。受諾・保留・辞退のいずれの場合でも、1営業日以内に返信しましょう。できるだけ早く自分の意思を明確に示すことで、企業側も今後のアクションを取りやすくなります。

転職活動では企業とやりとりする機会が多く、面倒に感じがちです。できるだけ手間をかけずスムーズに転職活動を進めたいのであれば、マイナビエージェントにご相談ください。マイナビエージェントは企業とのコミュニケーションを代行するだけでなく、一人ひとりのキャリア・経験を活かせる転職を実現できるようサポートします。