転職先が決まったなどの理由で退職するときは、退職届を提出するのが一般的です。しかし、退職届をどのように渡せばよいか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、退職届を提出するときの基本マナーを紹介します。退職前に、退職届の基本的な書き方や封筒の選び方、渡し方をチェックしておきましょう。スムーズに退職して新たなキャリアを歩み出すためにも、ひととおり確認しておくことをおすすめします。

現職を退職するときは退職届を提出するのが一般的

退職届の提出は、法令によって定められた退職の要件ではありません。民法の規定では、何らかの方法で退職したい意思を示して一定期間が経過すれば効力がおよぶと定められているためです。

しかし、退職する際には退職届を提出するのが一般的なビジネスマナーとされています。企業によっては、就業規則で退職届の提出に関して何らかのルールを定めていることもあるでしょう。退職の意思を示した事実を明確にするためにも、退職届を提出することは大切です。

退職届を提出するときの基本的なマナー

退職届はビジネス文書のひとつであり、提出方法に関するマナーがいくつかあります。スムーズに退職して最後までよい印象を残すためにも、退職届を提出する際には基本的なマナーを押さえておきましょう。ここでは、退職届の渡し方に関する2つのマナーを紹介します。

そのまま提出せずに封筒に入れる

企業に退職届を提出するときは、必要事項を記載した用紙をそのまま渡すのではなく封筒に入れた状態で渡すのが基本です。退職届を封入せずに提出するのはマナー違反とされているため、注意しましょう。

退職届を入れる封筒には一定の基準があり、封筒であればどのようなものでもよいわけではありません。封筒選びの基準や表面・裏面の書き方に関する詳細は後述します。提出前に併せて確認しておきましょう。

直属の上司に手渡す

作成した退職届を誰に提出すればよいのか迷ってしまうこともあるのではないでしょうか。一般的に、退職届は自分が在籍しているチームを担当している直属の上司に手渡すこととされています。業務が一段落したタイミングで提出しましょう。

ただし、就業規則で提出先が定められている場合は例外です。「退職届は人事部宛に郵送すること」「支社長に提出すること」などと明記されているのであれば、就業規則にしたがいます。

退職届を入れる封筒を選ぶときのチェックポイント

退職届は封筒に入れた状態で提出するのが基本的なマナーですが、封筒にも一定の基準があります。一般的なビジネス文書を送付するときとは異なる封筒を使用するため、どのようなものを選べばよいかチェックしておきましょう。ここでは、退職届を入れるのにふさわしい封筒とはどのようなものかを紹介します。

白無地で郵便番号枠のない封筒

ビジネスシーンで文書を送付するときは茶色のクラフト封筒を用いるのが一般的ですが、よりフォーマルな場面では白封筒を用います。退職届は改まった書類と考えられているため、白封筒を使用するのが適切です。

封筒を選ぶときは、表面に郵便番号枠が印刷されていないものを選びましょう。定形郵便用の封筒は郵便番号枠が印刷されているものが多いため、購入時にはよく確認することが大切です。

容易に中身が透けて見えない封筒

退職届は機密書類のひとつと考えられています。提出側・受領側のどちらにとっても、他人に見られたくない書類といえるでしょう。したがって、容易に中が透けて見えない封筒を選ぶことが大切です。具体的には厚手の紙が使用されていて、かつ二重封筒になっているものを選びます。

そのような封筒であれば強い光に当たっても中身が透けにくく、情報保護の観点から見ても適切です。一般的な郵便で使用する薄手の封筒を使うのは適切とはいえません。

長形3号の封筒

文房具店などではさまざまな封筒が販売されています。どのサイズの封筒を選べばよいか迷ってしまう方もいるのではないでしょうか。

退職届を入れる封筒として適切なのは、長形3号のサイズです。長形3号は120mm×235mmの封筒で、定形郵便の規格に含まれます。A4用紙を三つ折りにして封入するときに使用します。

退職届はA4用紙で作成し、三つ折りにした状態で封入するのが一般的です。そのため、長形3号の封筒が適切といえるでしょう。

退職届を封筒に入れるときの3つのマナー

封筒の選び方だけでなく、入れ方にも一定のマナーがあります。退職を目前とした段階で基本的なビジネスマナーが欠けていると思われないためにも、退職届の封入に関する3つの基本マナーをここで確認しておきましょう。単純に封入して提出すればよいわけではないため、注意が必要です。

1.郵送時は添え状を同封する

ビジネスシーンで何らかの文書を送付するときは、添え状を同封するのがマナーです。退職届も同様で、郵送時は添え状を忘れずに作成・同封しましょう。添え状には以下の内容を記します。

• 宛先の情報
• 発信者の情報
• 本文（退職届を送付したことを伝える内容）

添え状は退職届と同じタイプの用紙で作成し、フォントやレイアウトなども統一性があるものにするのが基本です。提出前には誤字脱字がないか、宛先に間違いがないかなどの基本的なポイントも確認します。退職届は手渡しするのが一般的であるため、郵送が可能かは事前に上司に相談しましょう。

2.退職届・添え状は三つ折りにして封入する

封筒に書類を入れるときは、退職届・添え状のいずれも三つ折りにします。挿入する順番は、封筒表面から見て添え状・退職届の順になるようにしましょう。表面と裏面を見間違えて逆に封入しないよう、きちんと確認することが大切です。

その際、添え状と退職届の用紙サイズが異なっているとうまくそろわず、バランスが悪くなります。一般的なビジネス文書と同様に、A4用紙で統一することを意識しましょう。

3.封筒の表面・裏面に必要事項を記入する

提出用の封筒には、必要事項を漏れなく記載します。封筒の表面には、中央やや上に「退職届」と記しましょう。裏面には、左下に自分の所属部署と氏名を記入します。表面・裏面ともにそれ以外の文字は書きません。筆記用具は、一般的な書類を書くときと同様に黒のボールペンを使用します。

書類の封入後には封筒に文字を書きにくくなるため、封入前に表面・裏面双方に必要事項を記入することをおすすめします。誤字脱字がなく必要な書類がきちんと入っていることを確認したら、封印して直属の上司に手渡しましょう。

【例文】退職届はどのように書く？

退職届の中身には、どのようなことを記せばよいのでしょうか。ここでは、基本的な書き方と記載事項を例文とともに解説します。退職届の書き方で悩んでいる方は、下記の例文を参考にしてみてください。

退職届を書くときに意識したいポイントは以下のとおりです。一般的なビジネス文書と同様にレイアウトを以下のように整えましょう。

• 退職届：中央そろえにする
• 作成日・所属部署・氏名・私儀・以上：右そろえにする
• 会社名・宛先・本文：左そろえにする

「以上」と記した後には何も書かないなど、基本的な文書作成のルールを守ることも大切です。上記のルールや例文は一般的なものであるため、企業側で指定の用紙やレイアウトがある場合にはそれにしたがいましょう。

退職届を提出するときに意識したいポイント

在籍している会社を退職するときには、退職届の提出方法以外にも転職活動のスケジュールや業務の引き継ぎなどいくつか意識しておきたいことがあります。ここでは、退職時に考慮したい3つの要素を紹介します。企業によって具体的なルールは異なるため、自社の就業規則と照らし合わせながら考えましょう。

就業規則の提出タイミングにしたがう

退職届を提出（退職の意思表示）するタイミングは民法上は退職日の2週間前ですが、一般的には1ヵ月前と定めている企業が多い傾向にあります。ただし、就業規則によってそれ以外の日数が指定されていることもあるため要注意です。

そのため、退職するときは自社の就業規則を確認して定められたタイミングで退職届を提出しましょう。企業によっては、後任スタッフの人選や業務環境の整備などの観点から2ヵ月前～3ヵ月前と定めていることもあります。

有給休暇の残り日数と転職先の入社日を考慮する

自己都合退職の場合、一定のルールを守っていればどのタイミングで退職するかは退職者に委ねられています。しかし、実際に退職するときは有給休暇の残り日数と転職先の入社日を考慮するとよいでしょう。

有給休暇は、退職日までにすべて使用するのが基本です。そのため、残り日数がどの程度あるのか調べてから退職日を決めます。

最終出勤日の翌営業日から有給休暇を取得し、残り日数がゼロになったら退職する流れが一般的です。転職先の入社日が決まっている場合は、入社日の前日に退職できるように調整することをおすすめします。

十分な引き継ぎ期間を確保する

退職する場合、いままで自分が担当していた業務を後任者が引き継ぐ形が一般的です。引き継ぎにはある程度の時間がかかるため、十分な期間を確保しましょう。

引き継ぎに必要な文書やマニュアルを作成し、重要な情報を漏れなく伝達することが大切です。必要な期間は業務の難易度や企業が後任スタッフを決めるまでにかかる期間によって異なります。上司や人事担当者に確認しながら進めるとよいでしょう。

退職届の提出に関して悩みがあるときは？

本当に退職するのが最善の選択肢なのか、いつ退職するのがよいのかなど、退職に関してさまざまな悩みを抱えることもあるのではないでしょうか。そのようなときは、ここで紹介する2つの方法で相談してみることをおすすめします。

上司や人事担当者に相談する

退職届の提出や手続きなどを担当するのは直属の上司が一般的で、退職に関する相談も上司にするのが通常です。上司が速やかに対応すれば引き継ぎのスケジュールが決まりやすく、スムーズに退職しやすくなります。相談しても上司が対応してくれない場合は、人事担当者に相談するとよいでしょう。就業規則で退職に伴う事務を人事担当者が扱うと決まっている場合も同様です。

退職するか迷っているときも、上司に相談することで何らかのアドバイスをもらえることがあります。

転職エージェントのキャリアアドバイザーに相談する

転職エージェントを利用して転職活動を進めているときは、キャリアアドバイザーに相談するのもひとつの方法です。キャリアアドバイザーの業務には退職交渉も含まれているのが一般的で、適切なタイミングで退職するためのサポートを受けられます。

退職に難航しそうなケースや転職先の入社日を考慮して調整するのが難しいケースでは、特に有効といえるでしょう。退職のタイミングや手続き方法、企業側の不十分な対応などで困っているときは、可能な限り早く相談することをおすすめします。

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まとめ

退職届は在籍中の企業に提出する最後の書類です。提出するときには封筒の選び方をはじめとして、押さえておきたいマナーがいくつかあります。白封筒に三つ折りにして封入するなど、基本的なマナーを守って提出することが大切です。

場合によっては、本当に退職して転職したほうがよいのだろうかと迷うこともあるでしょう。そのようなときは、ひとりで悩むのではなく早い段階で転職エージェントに相談するのがおすすめです。

マイナビエージェントでは各業界の状況を熟知したキャリアアドバイザーが、理想の転職を実現できるようにサポートします。転職活動のサポートのみならず退職交渉のアドバイスもいたしますので、お気軽にご相談ください。