現在働いている会社を退職する際には、退職願（退職届）を提出します。退職願はそのまま渡すのではなく封筒に入れる必要がありますが、「どのような封筒を選べばよいのか分からない」「どうやって渡せばよいのか」などと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、退職願の封筒の選び方や書き方、渡す際のマナーについて解説します。円満退社し、気持ちよく転職するためにもぜひ参考にしてみてください。

退職届・退職願を入れる封筒の選び方

退職願は封筒に入れた状態で提出するのが基本的なマナーですが、封筒にも一定の基準があります。一般的なビジネス文書を送付するときとは異なる封筒を使用するため、どのような物を選べばよいかチェックしておきましょう。ここでは、退職願を入れるのにふさわしい封筒とはどのような物かを紹介します。

白無地で郵便番号枠のない封筒

ビジネスシーンで文書を送付するときは茶色のクラフト封筒を用いるのが一般的ですが、よりフォーマルな場面では白封筒を用います。退職願は改まった書類と考えられているため、白封筒を使用するのが適切です。

封筒を選ぶときは、表面に郵便番号枠が印刷されていない物を選びましょう。定形郵便用の封筒は郵便番号枠が印刷されている物が多いため、購入時にはよく確認することが大切です。

中身が透けて見えない封筒

退職願は機密書類のひとつと考えられています。提出側・受領側のどちらにとっても、他人に見られたくない書類といえるでしょう。したがって、容易に中が透けて見えない封筒を選ぶことが大切です。具体的には、厚手の紙が使用されていて、かつ二重封筒になっている物を選びます。

そのような封筒であれば強い光に当たっても中身が透けにくく、情報保護の観点から見ても適切です。一般的な郵便で使用する薄手の封筒を使うのは適切とはいえません。

封筒のサイズは長形3号（A4）もしくは長形4号（B5）

封筒のサイズは、入れる書類の大きさに合わせて選びます。退職願の用紙がB5（182 mm×257 mm）であれば「長形4号（90 mm×205 mm）」、A4（210 mm×297 mm）であれば「長形3号（120 mm×235 mm）」が適切です。退職願は基本的にオフィスで渡すことが多いため、ほかの社員に見られぬよう、ポケットに収まるサイズの長形4号の封筒がおすすめです。

退職届・退職願の封筒はどこで購入できる？

退職願の封筒が売っている場所は、文房具店やホームセンター、コンビニエンスストア、100均（100円均一ショップ）などが挙げられます。近隣に購入できる場所がない場合は、Amazonや楽天市場などのショッピングサイトで購入するのもよいでしょう。

ただしネットショップだと封筒のサイズや質感を直接確かめられないため、退職願を入れるのにふさわしくない商品を購入してしまうリスクがあります。和紙や凸凹した質感の封筒を選んでしまうと、文字がにじんでしまう可能性があるため注意しましょう。

退職届・退職願の封筒の書き方

退職願を入れる封筒に文字をどのように書いたらよいのか分からない方も多いのではないでしょうか。退職願を入れる封筒には、書き方のマナーがあります。マナーを踏まえないと受理されない恐れもあるため、基本的な書き方を事前に押さえておきましょう。ここでは、退職願の封筒の書き方とマナーを紹介します。

黒のボールペンor万年筆で書こう

退職願の封筒に文字を書く際に使用する筆記用具は、黒色を使用する以外にルールはありません。しかし、筆ペンやマジック、サインペンなどは文字が太くて目立ちやすいため避けましょう。退職願の封筒に文字を書く際には、黒色のボールペンや万年筆が適しています。また書き損じた際には修正液は使わず、新しい封筒を使って書き直します。

封筒の表面・裏面の書き方

退職願の封筒の表面・裏面に何も書かないまま提出するのはNGです。上記のサンプル画像のように、封筒の表面には、中央やや上に大きく「退職願（退職届）」と記載します。なお、封筒には宛先を記載する必要はありません。

裏面には、自分の所属している部署名とフルネームを記載しましょう。封筒の裏面左下に収まるよう、少し小さめに記載するのがポイントです。

退職届・退職願の折り方と封筒への入れ方

退職届・退職願の折り方と封筒への入れ方サンプル

退職願は以下の順序で三つ折りにします。用紙を折る際は、角と角がきちんと合うように意識しましょう。

1. 文面が内側になるよう、下側3分の1を内側に折る
2. 上側も同様に中央に向かって折る

封筒に入れる際は、退職願の用紙の右上が封筒の上部になるようにします。また退職願がよれたり傷ついたりしないよう、封筒には慎重に入れましょう。

退職届・退職願を郵送するケース

退職願は直接手渡しするのがマナーです。とはいえ、やむを得ない事情で上司に手渡しができない場合は「郵送」することも可能です。郵送する場合には、郵送用の封筒を用意したり添え状を同封したりと、気をつける点がいくつかあります。ここでは、退職願を郵送する場合のマナーについて解説します。

郵送してよいか上司に相談する

病気やけがなどで出勤できない場合や、事情があって会社が設定している退職願の提出期限までに提出できない場合は郵送しても問題ありません。ただし、事前に上司にメールや電話などで相談して郵送してよいか確認しましょう。

ひと回り大きいサイズの郵送用封筒を用意する

退職願の封筒には宛名を書かないのがマナーです。そのため、宛名が書かれた郵送用封筒を別で用意する必要があります。郵送用封筒は、退職願の封筒が入るひと回り大きいサイズを選びましょう。退職願の封筒が長形4号であれば「長形3号」、長形3号の封筒であれば「角形5号」が適切です。

郵送用封筒の書き方

郵送用封筒の書き方サンプル

郵送用封筒の表面には、宛先の郵便番号と住所、宛名を記載します。宛名は、渡す上司（もしくは人事担当者）が所属している部署とフルネームを記載しましょう。送り先を誰にすればよいか分からない場合は、社内の上司や人事部に聞いてみてください。また左下に赤字で「親展」と書くと、宛名の人以外に封の中を確認されることを防げます。

郵送用封筒の裏面には、自分の住所と名前を記載します。裏面左下に収まるように、少し小さめに記載しましょう。

添え状を同封する

ビジネスシーンで何らかの文書を送付するときは、添え状を同封するのがマナーです。退職願も同様で、郵送時は添え状を忘れずに作成・同封しましょう。以下に、添え状で記載する内容と例文を紹介します。

• 宛先の情報
• 発信者の情報
• 本文（退職届を送付したことを伝える内容）

添え状は退職願と同じタイプの用紙で作成し、フォントやレイアウトなども統一させましょう。提出前には誤字脱字がないか、宛先に間違いがないかなどの基本的なポイントも確認してみてください。また、添え状も退職願と同様に三つ折りにして封入します。

郵送用封筒に入れる順番

郵送用封筒に入れる順番は、表面を上にして添え状、退職願の順に入れます。郵送用封筒が万が一透けてしまっても、退職願が見えないようにするためです。郵送用封筒を用いる場合は、退職願の封筒に封をする必要はありません。ただし、封筒にのりやシールがある場合は封をしましょう。

ポスト投函ではなく郵便局の窓口から郵送する

退職願の郵送方法には、郵便局の窓口とポスト投函の2種類あります。ただし料金不足で戻ってしまうなどのトラブルを防ぐためにも、「郵便局の窓口」から郵送したほうが確実です。

また、郵便物を紛失するリスクを防ぐために、普通郵便ではなく「内容証明」で送付するのもよいでしょう。内容証明は、宛先や文書の内容などを差出人が作成した謄本によって日本郵便が証明してくれる制度です。

郵送後も連絡を取る

退職願を郵送した後は、宛先である上司や人事担当者に「退職願を郵送した旨」を連絡しましょう。「送った」「送っていない」のトラブルを防ぐことにもつながります。また、退職願を提出したからといって退職手続きが完了したわけではありません。その後も会社の指示にしたがって、退職の事務手続きや引き継ぎを進めましょう。

【円満退社】退職をスムーズに進める5つのポイント

職場の人間関係や給与に問題があって退職するとしても、会社を辞める際は円満退社を目指しましょう。円満退社を目指すことで、退職日まで人間関係で嫌な思いをせずに済みます。ここで紹介する5つのポイントを押さえ、退職を進めましょう。

1.退職届・退職願の提出日

退職願（退職の意思表示）の提出日は、民法上では退職する14日前までとされています。ただし、就業規則によって具体的な日数が決められている場合があるため、注意が必要です。トラブルを避けるためにも、退職願を提出する前に就業規則を確認しておきましょう。

2.退職日の決め方

自己都合退職の場合、一定のルールを守っていればどのタイミングで退職するかは退職者に委ねられています。しかし、実際に退職するときは有給休暇の残り日数と転職先の入社日を考慮するとよいでしょう。有給休暇は、退職日までにすべて使用するのが基本です。そのため、残り日数がどの程度あるのか調べてから退職日を決めます。

最終出勤日の翌営業日から有給休暇を取得し、残り日数がゼロになったら退職する流れが一般的です。転職先の入社日が決まっている場合は、入社日の前日に退職できるよう調整することをおすすめします。

3.業務の引き継ぎを進める

退職日が決まったら、自分の担当していた業務を後任者に引き継ぎましょう。退職までに時間がある場合でも、少しずつ引き継ぎを進めておくことが大切です。まずは引き継ぎに必要な業務を洗い出してみてください。リストアップすると、いつまでに何をやればよいのかが分かりやすくなります。

次に、後任者と話し合って引き継ぎのスケジュールを決めます。後任者に負担のないようにスケジュールを組みましょう。そして取引先の連絡先や業務マニュアルなど、引き継ぎに必要な資料を作成します。こうして準備が整ったら、引き継ぎを実行します。

4.社内外へあいさつする

円満退社するためには、社内外の関係者へあいさつをするのもマナーです。社内の同僚へのあいさつは最終出社日に行いますが、念のため上司や人事担当者に確認しておくとよいでしょう。あいさつの機会を設けてくれる場合もあります。その際は、これまでお世話になったことや今後の抱負などを3分程度にまとめて伝えましょう。

また、お世話になっている取引先や顧客へのあいさつも欠かせません。社内へのあいさつと同様に感謝の気持ちを述べつつ、後任者を紹介して業務を引き継ぎましょう。

5.返却物や受け取る物を確認する

退職時には、会社から貸与されたパソコンや備品、社費で購入した物、社員証などを返却します。健康保険証は最終出社日に直接、もしくは後日郵送で返却しましょう。

雇用保険被保険者証や年金手帳、源泉徴収票、離職票を受け取ることも忘れないようにします。

退職届・退職願に関するよくある質問

退職願に関して、まだ疑問や不安のある方も多いのではないでしょうか。前向きに転職活動をするためには、気になる点をしっかりと解消しておくことが大切です。ここでは、退職願に関するよくある質問を4つピックアップして紹介します。

退職届・退職願に封筒はいらない？

企業に退職願を提出するときは、必要事項を記載した用紙をそのまま渡すのではなく、封筒に入れた状態で渡すのが基本です。退職願を封入せずに提出するのはマナー違反とされているため、注意しましょう。

退職届・退職願は誰に渡せばいい？

作成した退職願を誰に提出すればよいのか迷ってしまうこともあるのではないでしょうか。一般的に、退職願は自分が在籍しているチームを担当している直属の上司に手渡すこととされています。業務が一段落したタイミングで提出しましょう。

ただし、就業規則で提出先が定められている場合は例外です。「退職願は人事部宛に郵送すること」「支社長に提出すること」などと明記されているのであれば、就業規則にしたがいます。

上司が不在の場合はデスクに退職願を置いていい？

退職願は重要な書類であるため、上司が不在であってもデスクに置くのはNGです。退職願を渡したい日に上司が不在であれば、日を改めて直接手渡しましょう。ただし、退職願には提出日を記載することとなるため、別日に渡すのであれば書き直す必要が出てきます。そういった負担をなくすためにも、事前に上司に渡す日を連絡しておくとよいでしょう。

退職届・退職願はどのように書けばいい？

退職願の中身には、どのようなことを記せばよいのでしょうか。ここでは、基本的な書き方と記載事項を例文とともに解説します。退職届の書き方で悩んでいる方は、下記の例文を参考にしてみてください。

退職願を書くときに意識したいポイントは以下のとおりです。一般的なビジネス文書と同様にレイアウトを以下のように整えましょう。

• 退職届：中央そろえにする
• 作成日・所属部署・氏名・私儀・以上：右そろえにする
• 会社名・宛先・本文：左そろえにする

「以上」と記した後には何も書かないなど、基本的な文書作成のルールを守ることも大切です。上記のルールや例文は一般的なものであるため、企業側で指定の用紙やレイアウトがある場合にはそれにしたがいましょう。

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退職・転職には、さまざまな不安がつきまとうものです。「退職日をいつにするか」「上司に退職を切り出すタイミングはいつがよいか」など悩むことも多いでしょう。退職の準備や進め方を間違えると、トラブルにつながりかねません。円満退社をしてスムーズに転職したい方には転職エージェントの利用がおすすめです。

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まとめ

退職願（退職届）を提出する際は、封筒を用意します。封筒は白無地で郵便番号枠がなく、中身が透けて見えない物を選びましょう。郵送の場合は、退職願を入れる封筒よりもひと回り大きい物を用意します。退職願の書き方やマナーを押さえ、円満退社を目指しましょう。

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