履歴書をメールで送る場合のマナーや注意点【メール例文あり】|求人・転職エージェント

更新日:2021/09/11

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履歴書をメールで送る場合のマナーや注意点【メール例文あり】

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最近では、求人に応募する際に、履歴書をデータで送るケースが増えてきています。履歴書をメールで送る際には、データの形式、件名の付け方、文面など、ビジネスマナーを守ることが大切です。
ここでは、履歴書をデータで作成する方法や、メールで送る際のマナーまで、押さえておきたいポイントをご紹介します。

目次

履歴書のデータを作成する方法

まずは、履歴書のデータを作成する方法について見ていきましょう。

履歴書はパソコンで、フォーマットを利用する

履歴書のデータは、基本的にパソコンで作成します。フォーマットは、インターネット上で入手することが可能です。様々な形式のフォーマットがありますので、自分がアピールしたい項目が網羅されているものや、使いやすそうなものを選びましょう。

証明写真のデータを準備する

次に、履歴書に貼り付ける証明写真のデータを準備します。証明写真データは、スマートフォンなどで撮影して用意することもできますが、印象の良い画像を用意するためには、やはり写真館やスピード写真で撮影の上、データ化するサービスを利用するのがおすすめです。
証明写真のデータを用意したら、パソコンで履歴書のファイルに挿入しましょう。

なお、インターネット上で履歴書を作成できるサービスもあります。このようなサービスを利用する場合は、システムの手順に従って画像を挿入してください。
なお、写真のデータを、光沢紙や印画紙などの写真用紙に印刷すれば、証明写真として利用できます。郵送で履歴書を提出する場合には、貼り付けて使用できるので便利でしょう。

履歴書を添付するときのマナー

続いては、履歴書をメールに添付して送る際のマナーをご紹介します。

1.ファイル名は日付、履歴書、氏名

履歴書のファイル名には「履歴書」という言葉と、自分の「氏名」を含めます。さらに、送付日の「日付」も入れておくと、いつのデータかわかりやすくなります。

例)
20200930_履歴書_山田太郎


ビジネスメールでファイルをやりとりする際には、ファイルを開かなくても内容がわかるようにしておく必要があります。これは、履歴書でも同じです。
採用担当者が扱いやすいよう、わかりやすいファイル名をつけましょう。

2.ファイルにパスワードを設定する

企業から指定があった場合やセキュリティが気になる場合は、履歴書のファイルにパスワードをかけて送りましょう。
履歴書のパスワードは、WordやPDFの機能の他、圧縮ソフトを使って設定することが可能です。
なお、履歴書を添付するメールの本文にパスワードは記載せず、別途、パスワードを知らせるためのメールを送ります。履歴書を添付するメールには、「パスワードをかけていること」「パスワードは別送すること」を明記します。

3.履歴書は指示されたらすぐに送る

「履歴書をデータで送ってほしい」という指示があった場合は、できる限り素早く対応しましょう。
先方を待たせると、悪印象になってしまう可能性があります。

履歴書送付時のメールの書き方

応募メールに限らず、ビジネスメールは基本的に「件名」「本文」「署名」の3つで構成されています。どの項目も簡潔で、読みやすい文章で書くことが大切です。
ここでは、件名、本文、署名、それぞれの書き方をご紹介します。

1.件名

件名は、メールを受信したときに最初に目に入る部分です。
採用担当者は、毎日大量にメールを受信しているため、件名を見ただけで、誰からのどんな用件のメールかがわかるようにしましょう。

例)
履歴書のご送付の件、山田太郎
◯◯職応募の件、山田太郎


2.本文

メールの本文は、「宛名」「挨拶」「用件」「締めの挨拶」で構成されています。

・宛名
宛名には、会社名と採用担当者の氏名を書きます。
会社名は、略さず正式名称で記しましょう。採用担当者の氏名がわからない場合は「採用ご担当者様」とします。もし、部署名・役職などがわかる場合は、会社名の下に略さず記載してください。

・挨拶
挨拶は「初めて連絡をする旨」と「自分の氏名」を記載します。「初めてご連絡させていただきます。◯◯と申します」など、簡単に書いてください。
なお、2回目以降のやりとりである場合、「お世話になっております。◯◯です」などと書きましょう。

・用件
用件は「履歴書をお送りいたします」など、簡潔にわかりやすく書きましょう。「経験を貴社で活かしたいと思った」など、簡単な応募の経緯を書き添えてもOKです。
なお、パスワードを設定している場合は、パスワードを設定しており、後から送るメールで知らせる旨も忘れずに記載しましょう。

・締めの挨拶
締めの挨拶には、履歴書の確認を依頼する旨と、面接を希望する旨を記載します。

3.署名

署名は、メールの末尾に記載します。
下記のとおり氏名、住所、電話番号、メールアドレスを書いてください。

例)
山田太郎(やまだ たろう)
〒123-4567
◯◯県◯◯市◯◯1-2-3-101
TEL 090-123-4567
△△△△@△△△△△.com

シチュエーション別・履歴書送付メールの例文

続いては、自主的に応募する場合と、企業から履歴書の送付を指示されているとき(パスワードあり)の場合で、履歴書をメールで送る際の例文をご紹介します。
なお、履歴書と一緒に職務経歴書も送付する場合は、「履歴書と職務経歴書を送付いたします」など、文面を変更してください。

<自主的に応募するときの例文>

件名:
履歴書のご送付の件、山田太郎

本文:
株式会社◯◯◯
採用ご担当
◯◯ ◯◯様

初めてご連絡させていただきます。山田太郎と申します。
△△にて御社の求人情報を拝見し、
□□職に応募いたしたく、ご連絡差し上げた次第です。

応募書類の履歴書を、添付ファイルにて送付いたします。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

お忙しいところ恐れ入りますが、
面接の機会をいただけましたら幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――
山田太郎(やまだ たろう)
〒123-4567
◯◯県◯◯市◯◯1-2-3-101
TEL 090-123-4567
△△△△@△△△△△.com
――――――――――――――

<履歴書の送付を指示されているとき>

件名:
履歴書のご送付の件、山田太郎

本文:
株式会社◯◯◯
採用ご担当
◯◯ ◯◯様

お世話になっております。
□□職に応募いたしました山田太郎です。

ご指示いただきました応募書類の履歴書を
添付ファイルにて送付いたします。
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

なお、添付しました履歴書は、
圧縮してパスワードを設定したzipファイルとなっておりますので、
後程パスワードをお送りいたします。
お手数をおかけいたしますが、ご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、
面接の機会をいただけましたら幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――
山田太郎(やまだ たろう)
〒123-4567
◯◯県◯◯市◯◯1-2-3-101
TEL 090-123-4567
△△△△@△△△△△.com
――――――――――――――

<パスワードの連絡>

件名:
履歴書のご送付の件、山田太郎

本文:
株式会社◯◯◯
採用ご担当
◯◯ ◯◯様

お世話になっております。
先程、履歴書を送付いたしました山田太郎です。
履歴書のzipファイルに設定したパスワードをお送りいたします。

パスワード:△△△△△△

お手数をおかけいたしますが、
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
――――――――――――――
山田太郎(やまだ たろう)
〒123-4567
◯◯県◯◯市◯◯1-2-3-101
TEL 090-123-4567
△△△△@△△△△△.com
――――――――――――――

履歴書をメール添付で送る前のチェックリスト

最後に、履歴書をメールに添付して送る前に、確認しておきたい点をチェックリストにしてまとめました。問題がないか見直す際にご活用ください。

  • 自分のメールアドレス(発信元)が間違っていないか(在籍中の会社のメールアドレスを使っていないか)
  • 送付先のメールアドレスが正しいか
  • 会社名、部署名、宛名に間違いがないか
  • 「株式会社」や「合同会社」などを、略さず正しい位置に入れているか
  • 本文に誤字脱字がないか、言い回しがおかしくないか
  • 添付ファイルが古いものや間違ったものでないか(一度開いて確認すると確実)
  • 通知メールに記載したパスワードで履歴書ファイルを開けるか、コピー&ペーストで確認する

メールは、送信ボタンを押してしまうと取り消すことができません。
間違いがないよう、十分な確認を行った上で送信しましょう。

履歴書をデータで送るときは細かいところまで気を配ろう

ビジネスメールでのマナーは、社会人として大切なスキルのひとつです。履歴書の送付方法に問題があると、基本的なビジネスマナーが正しく身に付いていないと判断されてしまう可能性があります。
履歴書をデータで送る際には、メールの文面やデータの作成方法にも気を配り、添付ミスや誤字脱字などがないよう、しっかりチェックしましょう。
併せて、日本語の乱れや敬語の間違いがないかどうかについても、注意することが大切です。これから長く勤務することになる可能性がありますので、最初の大切なやりとりと考え、好印象となるメールを送りましょう。

執筆・編集

万澤 勁太

株式会社マイナビ所属。転職エージェント歴3年。東海圏でメーカー・ITを中心に様々な業界で支援実績有。前職は大手自動車部品メーカーで生産管理を経験。業界知見や自身の経験を活かした転職支援を心がけています。

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