履歴書の送り方について、近年では郵送よりもメールで送るケースが増えてきています。だからこそ悩む方も増えているのが、履歴書データの名前や形式、メールの件名や本文の書き方といった体裁です。

そこで今回は、履歴書をメールで送る場合の正しい方法をご紹介します。PDFファイルに変換する方法や、パスワードを設定する方法についてもまとめました。この記事を一読すれば、メールでの履歴書の送り方に自信が持てるでしょう。

履歴書をメールに添付する際の送り方

ここでは、履歴書をメールに添付して送る際のマナーをご紹介します。分かりやすいファイル名のつけ方やパスワードの有無など、基本をまずは押さえていきましょう。

これらの基本、特にファイル名のつけ方がなっていないと、「ビジネスマナーを理解していない人」だと思われかねません。

1.ファイル名は日付、履歴書、氏名にする

履歴書のファイル名には「履歴書」という言葉と、自分の「氏名」を含めましょう。さらに、送付日の「日付」も入れておくと、いつのデータか分かりやすくなります。

ビジネスメールでファイルをやりとりする際には、ファイルを開かなくても内容が分かるようにしておく必要があります。これは、履歴書でも同じです。採用担当者が扱いやすいよう、分かりやすいファイル名をつけましょう。

2.ファイルにパスワードを設定する

企業から指定があった場合やセキュリティが気になる場合は、履歴書のファイルにパスワードをかけて送りましょう。履歴書のパスワードは、WordやPDFの機能のほか、圧縮ソフトを使って設定可能です。

なお、履歴書を添付するメールの本文にパスワードは記載せず、別途、パスワードを知らせるためのメールを送ります。履歴書を添付するメールには、「パスワードをかけていること」「パスワードは別送すること」を明記しましょう。

3.履歴書は指示されたらすぐに送る

「履歴書をデータで送ってほしい」という指示があった場合は、できる限り素早く対応しましょう。先方を待たせると、悪印象になってしまう可能性があります。

履歴書送付時のメールの書き方

応募メールに限らず、ビジネスメールは基本的に「件名」「本文」「署名」の3つで構成されています。どの項目も簡潔で、読みやすい文章で書くことが大切です。

ここでは、件名、本文、署名、それぞれの書き方をご紹介します。

1.件名

件名は、メールを受信したときに最初に目に入る部分です。採用担当者は、毎日大量にメールを受信しています。件名を見ただけで、誰からのどのような用件のメールかが分かるようにしましょう。

2.本文

メールの本文は、「宛名」「あいさつ」「用件」「締めのあいさつ」で構成されています。

・宛名
宛名には、会社名と採用担当者の氏名を書きます。会社名は、略さず正式名称で記しましょう。採用担当者の氏名が分からない場合は「採用ご担当者様」とします。
もし、部署名・役職などが分かる場合は、会社名の下に略さず記載しましょう。

・あいさつ
あいさつは「初めて連絡をする旨」と「自分の氏名」を記載します。「初めてご連絡させていただきます。◯◯と申します」など、簡易的なあいさつで構いません。
なお、2回目以降のやりとりである場合、「お世話になっております。◯◯です」などと書きましょう。

・用件
用件は「履歴書をお送りいたします」など、簡潔に分かりやすく書きましょう。「経験を貴社で生かしたいと思った」など、簡単な応募の経緯を書き添えてもOKです。
なお、パスワードを設定している場合は、パスワードを設定しており、後から送るメールで知らせる旨も忘れずに記載しましょう。

・締めのあいさつ
締めのあいさつには、履歴書の確認を依頼する旨と、面接を希望する旨を記載します。

3.署名

署名は、メールの末尾に記載します。下記のとおり氏名、住所、電話番号、メールアドレスを書きましょう。

なお、氏名に一般的でない漢字が含まれている場合や、読みが特殊な場合には、ふりがなを振るのがおすすめです。

シチュエーション別・履歴書送付メールの例文

続いては、自主的に応募する場合と、企業から履歴書の送付を指示されているとき（パスワードあり）の場合で、履歴書をメールで送る際の例文をご紹介します。

なお、履歴書と一緒に職務経歴書も送付する場合は、「履歴書と職務経歴書を送付いたします」など、文面を変更してください。

＜自主的に応募するときの例文＞

＜履歴書の送付を指示されているとき＞

＜パスワードの連絡＞

履歴書のPDF変換とパスワード設定の方法

ここでは、作成した履歴書をPDFファイルに変換する方法および、ファイルにパスワードを設定する方法をご紹介します。

特にPDFファイルに変換してから送ることは、ビジネスマナーとして一般的です。応募先企業からファイル形式を特に指定されていない場合には、PDFファイルに変換して送るのが無難でしょう。

履歴書をPDFファイルに変換する方法

WordやExcelを使って履歴書を作成したのなら、保存形式として「PDF」を選びましょう。これだけでPDFファイルとしての保存が完了します。

すでにWordファイルやExcelファイルとして保存済みのデータであっても、新たに作り直す必要はありません。作成済みのファイルを開いた状態で、「名前を付けて保存」を選択することでPDFファイルとして保存ができます。

万が一、使用ソフトがPDF保存に対応していない場合には、PDF変換ソフトを導入するか、Web上のPDF変換ツールを利用しましょう。

履歴書にパスワードを設定する方法

履歴書にパスワードを設定する場合には、「名前を付けて保存」を選び、ファイルの種類は「PDF」を選択します。

それからポップアップウィンドウの右下にある「ツール」を開き、「全般オプション」を選択しましょう。すると、パスワードの設定画面が表示されます。

希望のパスワードを入力し、「OK」を選択。ファイルを保存すれば、パスワードつきのPDFファイルが完成します。

履歴書をメール添付で送る前のチェックリストとよくある間違い

履歴書をメールで送るための準備がすべて整ったとき、最後の確認に活用できるチェックリストと注意点をご用意しました。

送信する前にミスがないかを改めて確認し、うっかりミスで自身の評価を下げないよう心掛けましょう。

メールを送る前のチェックリスト

履歴書を添付したメールを送る際には、最低限以下の項目を確認しましょう。

• 自分のメールアドレス（発信元）が間違っていないか（在籍中の会社のメールアドレスを使っていないか）

• 送付先のメールアドレスが正しいか
• 件名は誰であっても一目で内容が分かるものになっているか

• 会社名、部署名、宛名に間違いがないか

• 「株式会社」や「合同会社」などを、略さず正しい位置に入れているか

• 本文に誤字脱字がないか、言い回しがおかしくないか

• 履歴書のファイルをきちんと添付できているか

• 添付ファイルが古いものや間違ったものでないか（一度開いて確認すると確実）

• 通知メールに記載したパスワードで履歴書ファイルを開けるか、コピー&ペーストで確認する

メールは、送信ボタンを押してしまうと取り消せません。間違いがないよう、十分な確認を行ったうえで送信しましょう。

メールを送る際のよくある間違い

履歴書を添付したメールに限らず、ビジネスメールを送る際によくある間違いをまとめました。

• 段落分けや改行をしていない

• 文字サイズやフォントが統一されていない

• 今回の応募先企業にそぐわない内容が残っている（過去のメール文やWeb上の例文をコピーした場合に起こりやすい）

こちらも併せて確認し、読みやすく失礼がないメールに仕上げましょう。

履歴書添付のメールを送るのに適したタイミングは？

基本的には、どのようなタイミングで送信しても構いません。電話と異なり、メールは受け手が好きな時間に確認できるためです。

ただし、企業によってはメールの送信時間から、非常識な人物でないかを確認していることもあります。念のため、深夜や早朝などは避け、営業時間内に送信するのが無難でしょう。

また、なるべく早くスムーズに履歴書を確認してもらいたいようであれば、営業開始時間に合わせて送信するのがおすすめです。

履歴書に関する疑問はキャリアアドバイザーにご相談を！

「履歴書の送り方としてメールを指定されたら、どのような文章を添えたらよいの？」「ビジネスメールのマナーがいまいち分からない......」

以上のように悩んでいるのなら、マイナビエージェントへの相談がおすすめです。マイナビエージェントでは、転職を目指す方の不安を払拭するためのサポートを行っています。メールの書き方についても、アドバイス可能です。自信を持って転職を進めたいのなら、ぜひマイナビエージェントをご活用ください。

まとめ

ビジネスメールでのマナーは、社会人として大切なスキルのひとつです。メールでの履歴書の送り方に問題があれば、基本的なビジネスマナーが正しく身についていないと判断されてしまう恐れがあります。

履歴書をデータで送る際には、メールの文面やデータの作成方法にも気を配り、添付ミスや誤字脱字などがないようにしっかりチェックしましょう。

もしもビジネスメールの作成に自信がないのなら、マイナビエージェントにご相談ください。履歴書添付メールは、これから長く勤務することにもなり得る企業との最初の大切なやりとりです。履歴書の内容はもちろんのこと、メール文についても好印象となる内容を一緒に考えましょう。