履歴書をデータ(pdf)でメール送付するときのマナーや気を付けるべきポイントとは?|求人・転職エージェント

履歴書の書き方

第一印象から好感を持たれる履歴書の書き方を伝授いたします

履歴書データをメールで
送付するときのマナーや
気を付けることとは?

履歴書の書き方 お役立ちコンテンツ

求人に応募する際、最近では履歴書をデータで送るケースが増えています。しかし、送り方やマナーなどがわからずに困っている方も多いのではないでしょうか。
そこで、履歴書データの作り方やメールで送るときのマナーの他、注意点などをご紹介します。

まずは履歴書をデータ化しよう

これまでは履歴書は手書きで書くことが一般的でしたが、現在では面接の前にメールで履歴書のデータを送るケースも増えています。
まずは、履歴書のデータ化の仕方や履歴書に貼る証明写真について解説します。

履歴書はテンプレートを使って作成する

履歴書をデータ化するとき、手書きの履歴書をスキャンしてPDF形式などに変換してもマナー違反ではありませんが、スキャンした際に文字が不鮮明になって見えにくくなる場合があります。
そこでおすすめなのが、WordやExcelなどのテンプレートを使って履歴書を作成する方法です。
テンプレートは、インターネット上でダウンロードできるものを使用しても問題ありません。
なお、手書きの履歴書用紙を選ぶときと同じように、応募に必要な項目が書かれているテンプレートを選びましょう。

写真の撮り方や写真データの貼り方

手書きの履歴書では、撮影した証明写真を貼り付けて作成しますが、データで履歴書を作成するためには、証明写真もデータで用意しておく必要があります。
証明写真を撮影してくれる写真館では、撮影した写真をデータでもらえるところがあります。証明写真をデータで受け取れば、WordやExcelにきれいに貼り付けることができます。
証明写真を画像として貼り付けたら、「別名で保存」してPDF形式のデータとして保存します。
ブラウザー上の履歴書作成サイトを利用する場合は、それぞれの手順に従って画像を挿入しましょう。

また、写真データがあれば、自身で必要な枚数を印刷することができます。手書きの履歴書や、データ化した履歴書をプリントして、直接写真を貼る場合に活用しましょう。
さらに、街中で見かける証明写真機の中には、撮影したデータをスマホに転送できるタイプもあります。インターネット申請やウェブエントリーで証明写真が必要なときに、スマホのみで作業ができますので、大変便利です。

履歴書を添付するときの2つのマナー

メールに履歴書を添付するときには、ファイル名の決め方や送り方にも気を配ることが大切です。
履歴書に限らず、ビジネスマナーとして身に付けておきたい2つのマナーを紹介します。

1.ファイル名は「履歴書+氏名」

ビジネスメールでファイルをやりとりする際、ファイルの内容が受け取った相手にわかるよう、ファイル名を変更します。採用担当者が履歴書をダウンロードしたときに、誰の履歴書なのかがわかるようにしておくことがポイントです。
そこで、ファイル名には「履歴書」と、自分の「氏名」を記載しましょう。
さらに、送付日の「日付」を入れておくと、いつのデータかわかりやすくなり、より丁寧です。

例)
20190531_履歴書_◯◯◯◯(氏名)

2.ZIPファイルにしてパスワードをかける

ビジネスメールでは、重要なデータをやりとりする際には、ファイルを圧縮してパスワードをかけて送付します。履歴書には個人情報が記載されていますので、忘れずにパスワードをかけましょう。
ファイル圧縮ソフトを利用すると、パスワードが設定できるZIPファイルを作成できます。なお、履歴書と一緒に職務経歴書も送付する場合は、2つのデータをまとめて圧縮します。
作成したZIPファイルのファイル名は、履歴書データと同じものにしましょう。
圧縮した履歴書をメール送信した後に、別のメールを作成してパスワードを記し、採用担当者に知らせます。

履歴書送付時のメールの書き方

ビジネスメールには様々なマナーがありますが、履歴書を送る際には、採用担当者が応募者からのメールであることがわかりやすいように送ると良いでしょう。
応募メールに限らず、メールは基本的に「件名」「本文」「署名」の3つで構成されています。どの項目も簡潔に読みやすい文章で書くことが大切です。
ここでは、それぞれの項目についてご説明します。

1.件名

件名はメールを受信したときに最初に目につく部分です。
採用担当者は、毎日大量にメールを受信しているため、件名は誰からのどんな用件のメールかがわかるようにしておきましょう。

例)
履歴書のご送付の件(◯◯◯◯(氏名))
履歴書パスワードのご連絡(◯◯◯◯(氏名))

2.本文

メールの本文は、「宛名」「挨拶」「用件」「詳細」「結びの挨拶」の順で構成されています。
宛名は採用担当者の氏名だけでなく、会社名を略さず、正式名称で書きましょう。採用担当者の氏名がわからない場合は「採用ご担当者様」とします。もし、部署名・役職などがわかる場合は、会社名の下に略さず記載しましょう。
また、履歴書を送る場合でも、指示を受けて送るときと、自分から送付するときとで挨拶や用件の書き方が異なります。後述しますので、状況に合わせて文章を選びましょう。

3.署名

署名とは、メール上の名刺のようなもので、メールの末尾に記載するものです。
氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどを書ける範囲で記入しましょう。

<署名例>
-------------------------------------------
◯◯ ◯◯(氏名、ふりがなもあると良い)
△△△△@△△△△△.com
〒123-4567
◯◯県◯◯市◯◯1-2-3-101
TEL 090-123-4567
-------------------------------------------

シチュエーション別・履歴書送付メールの例文

「自主的に応募するとき」「履歴書の送付を指示されているとき」そして「パスワード送付時」の、3つのシチュエーション別に、履歴書をメールで送る際の例文をご紹介します。
なお、履歴書と一緒に職務経歴書も送付する場合は、「履歴書と職務経歴書を送付いたします」など、文面を変更してください。

自主的に応募するとき

株式会社◯◯◯
採用ご担当
◯◯ ◯◯様

はじめまして。
◯◯◯◯(氏名)と申します。
△△にて御社の求人情報を拝見し、
◯◯職に応募いたしたく、ご連絡差し上げる次第です。

応募書類の履歴書を、添付ファイルにて送付いたします。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

なお、添付ファイルにはパスワードを設定しております。
後程パスワードをお送りいたしますので、
お手数をおかけいたしますがご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、
面会の機会をいただけましたら幸甚です。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

--(以下、署名)--

指示されているとき

株式会社◯◯◯
採用ご担当
◯◯ ◯◯様

この度は、大変お世話になります。
◯◯職に応募いたしました◯◯◯◯(氏名)です。

ご指示いただきました応募書類の履歴書を
添付ファイルにて送付いたします。
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

なお、添付ファイルにはパスワードを設定しております。
後程パスワードをお送りいたしますので、
お手数をおかけいたしますがご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、
面会の機会をいただけましたら幸甚です。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

--(以下、署名)--

パスワードの連絡をするとき

株式会社◯◯◯
採用ご担当
◯◯ ◯◯様

お世話になっております。
先程、履歴書を送付いたしました◯◯◯◯(氏名)です。
圧縮ファイルに設定したパスワードをお送りいたします。

パスワード:△△△△△△

お手数をおかけいたしますが、
ご査収のほどよろしくお願いいたします。

--(以下、署名)--

メールを送る前のチェックも忘れずに!

ビジネスメールでのマナーは、就業後にも必要なスキルのひとつです。
そのため、履歴書の送付メールで、基本的なビジネスマナーが正しく身に付いているかも担当者は見ています。
慌てて作成すると、誤った内容を送ってしまう可能性があるため、ファイルの添付忘れや誤字脱字などがないかをチェックした上で送信ボタンを押しましょう。
誤字脱字だけでなく、正しい日本語が使われているかもしっかりと確認しましょう。

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