企業に履歴書を提出する際、ここ数年では郵送よりもメールで送るケースが増えてきました。メールでやり取りする機会が増えたことで、履歴書データのファイル名や形式、メールの件名や書き方に悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

そんな方に向け、メールで履歴書を提出する場合の正しい送り方や、PDFファイルに変換する方法、パスワード設定、例文などをご紹介します。

履歴書を送る際のメールの書き方

応募メールに限らず、ビジネスメールは基本的に「件名」「本文」「署名」の3つで構成されています。どの項目も簡潔で、読みやすい文章で書くことが大切です。

1.件名

件名は、メールを受信したときに最初に目に入る部分です。採用担当者は、毎日大量のメールを受信しています。件名を見ただけで、誰からのどのような用件のメールかがわかるようにしましょう。

2.本文

メールの本文は、「宛名」「あいさつ」「用件」「締めのあいさつ」で構成されています。

宛先・宛名

宛名には、会社名と採用担当者の氏名を書きます。会社名は、正式名称で記載することが大切です。株式会社の場合は「（株）」ではなく「株式会社」と略さずに記載します。また、採用担当者の氏名が分からない場合は「採用ご担当者様」とすれば問題ありません。部署名・役職などがわかる場合は、会社名に続いて略さず記載しましょう。

あいさつ

あいさつでは、「はじめて連絡をする旨」と「自分の氏名」を記載します。「はじめてご連絡させていただきます。◯◯と申します。」など、簡易的なあいさつで構いません。

なお、2回目以降の連絡である場合は、「いつもお世話になっております。〇〇です。」などと書きましょう。

用件

用件を記載する際には、「履歴書をお送りいたします」など、簡潔にわかりやすく書くことがポイントです。また、「これまでの経験を御社で活かしたいと思いました」など、簡単な応募経緯を書き添えてもよいでしょう。

なお、パスワードを設定している場合は、パスワードを設定しており、後から送るメールで知らせる旨も忘れずに記載してください。

締めのあいさつ

締めのあいさつでは、履歴書の確認を依頼する旨と、面接を希望する旨を記載しましょう。

3.署名

署名は、メールの末尾に記載します。下記のとおり氏名、住所、電話番号、メールアドレスを書きましょう。

履歴書をメールに添付する際のマナー

続いて、履歴書をメールに添付して送る際のマナーをご紹介します。分かりやすいファイル名のつけ方やパスワードの有無など、基本をまずは押さえていきましょう。

これらの基本、特にファイル名のつけ方がなっていないと、「ビジネスマナーを理解していない人」だと思われかねません。

ファイル名は日付、履歴書、氏名にする

履歴書のファイル名には「履歴書」という言葉と、自分の「氏名」を含めましょう。さらに、送付日の「日付」も入れておくと、いつのデータか分かりやすくなります。

以下の記事では、履歴書に記載する日付について解説しています。

ビジネスメールでファイルをやりとりする際には、ファイルを開かなくても内容が分かるようにしておく必要があります。これは、履歴書でも同じです。採用担当者から見て分かりやすいファイル名をつけましょう。

ファイルにパスワードを設定する

企業からパスワード設定の指示があった場合は、履歴書のファイルにパスワードをかけて送りましょう。セキュリティが心配な場合は自主的に設定してもOKです。履歴書のパスワードは、WordやPDFの機能のほか、圧縮ソフトを使って設定可能です。

なお、設定したパスワードは、メールの本文には記載せず、別メールでパスワードを知らせるようにしましょう。

履歴書は指示されたらすぐに送る

「履歴書をデータで送ってほしい」という指示があった場合は、できる限り素早く対応しましょう。先方を待たせると、自身の印象を悪くしてしまう可能性があります。

深夜や早朝などは避け営業時間内に送信する

メールは基本的に、どのようなタイミングで送信しても構いません。電話と異なり、メールは受け手が好きな時間に確認できるためです。

ただし、企業によっては、メールの送信時間から非常識な人物でないかを確認していることもあります。念のため深夜や早朝などは避け、営業時間内に送信するのが無難でしょう。

また、なるべく早くスムーズに履歴書を確認してもらいたいようであれば、営業開始時間に合わせて送信するのがおすすめです。

履歴書のPDF変換とパスワード設定の方法

続いて、作成した履歴書をPDFファイルに変換する方法およびファイルにパスワードを設定する方法をご紹介します。

Wordなどで作成した書類をメールで送る場合、PDFファイルに変換してから送ることは、ビジネスマナーとして一般的です。応募先企業からファイル形式を特に指定されていない場合には、PDFファイルに変換して送りましょう。

PDFファイルに変換する方法

データをPDFに変換することで、採用担当者がレイアウトの崩れなく印刷することができます。WordとExcelをPDFデータに変換する方法を確認していきます。

Wordを変換する場合

Wordを使用して履歴書を作成した場合は、保存形式として「PDF」を選択します。これだけでPDFファイルとしての保存が完了です。

すでにWord形式で保存していたデータであっても、新たに作り直す必要はありません。作成済みのファイルを開き、「名前を付けて保存」を選択する際にPDF形式を選ぶことでPDFデータが保存されます。

もし使用ソフトがPDF保存に対応していなければ、PDF変換ソフトを入手し変換作業を行ってください。また、Web上のPDF変換ツールを使う方法もあります。

Excelを変換する場合

Excelを使用して履歴書を作成した場合も、Wordと同様、保存形式を「PDF」にすることでPDFデータ保存が可能です。使用ソフトがPDFに対応していなければ、変換ソフトやWeb上の変換ツールを利用してみてください。

パスワードを設定する方法

次に、履歴書のデータにパスワードを設定する方法を確認していきます。

PDFファイルの場合

PDFファイルにパスワードを付けたい場合は、データを保存する際に設定を行います。

まず、「名前を付けて保存」を選び、ファイルの種類は「PDF」を選択します。その後、ポップアップウィンドウの右下にある「ツール」を開き、「全般オプション」を選択してください。パスワードの設定画面が表示されるので希望のパスワードを入力し、「OK」を選択すると、パスワード付きのPDFファイルが完成します。

ZIPファイルの場合

Windows10を使用している場合は、標準機能だけではZIPファイルにパスワードを設定することができません。ファイルの圧縮や解凍が可能なフリーソフトをダウンロードしてZIPファイルにパスワードをかけましょう。

Macの場合

MacでPDFファイルにパスワードを設定する場合は、Macの「プレビュー」アプリケーションを使用します。また、Macでは標準機能としてZIPファイルにパスワードを設定することが可能です。

【シチュエーション別】履歴書送付メールの例文

履歴書をメールで送る際の例文をご紹介します。

履歴書を送る場合には、自主的に応募するケースと、企業から履歴書を送付するよう指示がある場合とがあります。それぞれのシチュエーションの例文をご紹介します。

なお、職務経歴書も合わせて送付する場合は、そのことも文面に記載するようにしてください。

自主的に応募するときの例文

履歴書の送付を指示されているとき

パスワードの連絡

履歴書をメールで送る際のポイントや注意点

履歴書をメールで送るための準備がすべて整ったら、最後に以下のチェックリストと注意点を確認しましょう。

送信する前にミスがないかを改めて確認し、うっかりミスで自身の評価を下げないよう心掛けてください。

メールを送る前のチェックリスト

履歴書を添付したメールを送る際には、最低限以下の項目を確認しましょう。

メールを送る前のチェックポイント ✅ プライベート用のアドレスになっていないか 自分のメールアドレス（発信元）が間違っていないか、在籍中の会社のメールアドレスを使っていないか確認。 ✅ 送付先のメールアドレスが正しいか 送付先のメールアドレスが間違っていないか確認。 ✅ 宛名は間違っていないか、会社名は正式名称になっているか 会社名や部署名、宛名に間違いがないか、「株式会社」や「合同会社」など略さず正しい位置に入れているか確認。 ✅ 誤字や脱字、言い回しにおかしなところはないか 本文に誤字脱字はないか、間違った言い回しや言葉を使っていないか確認。 ✅ 正しいファイルが添付されているか 履歴書のファイルをきちんと添付できているか、添付ファイルが古いものや間違ったものでないか、一度開いて確認。 ✅ パスワードに間違いはないか 通知メールに記載したパスワードで履歴書ファイルを開けるか、コピー&ペーストで確認。

また、以下のようなメールになっていないかも確認しましょう。

段落分けや改行がなく読みにくい

履歴書は、転職活動で第一関門となる書類です。採用担当者に気持ちよく読んでもらうためにも、段落分けや改行など読みやすい工夫を心がけましょう。

文字サイズやフォントが統一されていない

履歴書は企業に提出する正式な書類です。そのため、文字サイズやフォントは統一し、文字の装飾は避けてください。

フォントは「明朝体」が一般的です。強調したい言葉があっても、カラーにしたり太字にしたりすることで軽い印象を与えてしまう可能性があります。主張したい部分については文章で工夫しましょう。

応募先企業にそぐわない内容が残っている

履歴書をパソコンで作成する場合は簡単にコピーができ、他企業に応募した履歴書の内容が残っている恐れがあります。企業が履歴書に記載すべき事項を指定している場合もあるため、募集要項を再度確認してみてください。

以下の記事では、履歴書の正しい書き方について解説しています。ぜひ併せてご覧ください。

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履歴書に関する疑問はキャリアアドバイザーにご相談を！

「送履歴書をメールで送る場合にどのような文章を添えたらよいの？」「ビジネスメールのマナーがいまいち分からない......」

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まとめ

ビジネスメールでのマナーは、社会人として大切なスキルの一つです。送り方に少しでもおかしな点があれば、「ビジネスマナーが正しく身についていない人だ」と判断されてしまう恐れがあります。

履歴書をデータで送る際には、履歴書の作成はもちろん、メールの文面にも配慮しましょう。誤字脱字や添付のミスがないかもしっかりチェックしましょう。

履歴書添付メールは、これから長く勤務することにもなり得る企業との最初の大切なやりとりです。履歴書の内容はもちろんのこと、メール文についても好印象となる内容を一緒に考えましょう。

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