職務経歴書の用紙の選び方 ~サイズ・入手方法・種類など~|求人・転職エージェントはマイナビエージェント

職務経歴書の書き方

採用担当者に「会ってみたい」と思わせる職務経歴書の書き方をご紹介

職務経歴書の紙や
サイズに決まりはある?
職務経歴書用紙の選び方

職務経歴書の書き方 お役立ちコンテンツ

JIS規格のある履歴書とは異なり、職務経歴書には規定のフォーマットがありません。一般的な内容はある程度決まっているものの、どこに何を書くのか、どの程度の分量を書くのかといった細かい点は用紙によって異なっています。
ここでは、職務経歴書の書き方の種類と、自分に合った職務経歴書の用紙の選び方についてご紹介します。

職務経歴書の2つの書き方

職務経歴書の用紙を選ぶ前に、どのように職務経歴書を書くかを知っておく必要があります。
職務経歴書の書き方は、大きく次の2つに分けることができます。

  • 1.職歴を年代別に書く

    履歴書の職歴欄と同じように、年代ごとに職歴を分けて説明するタイプの職務経歴書です。会社ごとの業務内容とともに、資本金や売上、従業員数などの企業情報を書くことで、どの程度の規模の会社で働いていたのかを伝えやすくなります。
    テンプレートに利用されることも多く、比較的まとめやすいスタイルだといえるでしょう。

    このタイプの職務経歴書は、過去から現在に向かって職歴を書く「編年体式」と、現在から過去にさかのぼって職歴を書く「逆編年体式」に分けられます。

    逆編年体式は、直近のキャリアをよりしっかりアピールしたいという方に向いています。一方、初めての転職や2度目の転職など、転職回数がそれほど多くない方や、アピールしたいポイントが初期の職歴にある方は、編年体式が適しているでしょう。

  • 2.職種やプロジェクトなど、キャリアごとに職歴を書く

    キャリアごとに職歴を書く「キャリア式」の職務経歴書は、転職回数が多く、一つひとつの企業における業務内容ではなく、職種やプロジェクトごとに何をしてきたのかをアピールしたい方に向いています。

    たとえば、異なる職種への転職を経験している方などは、時系列で職歴を書くとまとまらない印象になってしまうでしょう。そういう場合は、キャリア式を選ぶのがおすすめです。

職務経歴書用紙の3つの入手方法

職務経歴書用紙は、ほとんどの場合、次の3つのうちのいずれかの方法で用意することになります。

  • 1.市販の職務経歴書を購入する

    職務経歴書は、コンビニや文具店、100円均一店、ネット通販などで購入することができます。また、スーパーやホームセンターの文具売場にも職務経歴書が置かれている場合があります。中には、履歴書とセットで販売されている場合もあります。

    市販の職務経歴書には、手軽に買うことができるというメリットがある反面、「手書きで書きこまなければならない(パソコンで作成できない)」「自分に合った形式とは限らない」といった難点もあります。購入前に、職務経歴書の記入欄がどのようなものなのか確認しておきましょう。

  • 2.インターネットでテンプレートをダウンロードする

    インターネット上には、職務経歴書用紙のテンプレートを配布しているサイトが多数あります。それぞれのサイトによって、職務経歴書の形式は異なりますから、自分に合ったテンプレートを探してみてください。

    インターネット上の職務経歴書は、Word、Excelといった形式で配布されているものが主流です。使いやすい形式のテンプレートを選びましょう。WordやExcelを持っていない方でも、互換性のあるソフトを使えば入力が可能です。

  • 3.テンプレートや見本を基に自作する

    インターネット上で配布されているテンプレートや市販の職務経歴書用紙などを参考に、自分が書きやすい形の職務経歴書を自作する方法もあります。
    とはいえ、まったく何もないところから作るのは難度が高いため、基本的にはダウンロードした職務経歴書をカスタマイズする程度にとどめておくのがおすすめです。

    ただし、デザイナー志望の方など、職務経歴書のデザイン作成もアピール材料のひとつにできる職種の方は、全て自作してみるのもいいでしょう。

職務経歴書用紙の選び方

職務経歴書用紙は、自分の職歴に合った記入欄が設けられているタイプを選びましょう。職務経歴を記入する欄が足りずに、全ての職歴を書ききれなかったり、用意されている欄が大幅に余ってしまったりすると、見栄えが悪くなってしまうからです。

また、「職務経歴書はパソコンで作成がおすすめ!手書きとの違いとは」にもあるように、職務経歴書は、基本的にパソコンで作成するのがおすすめです。そのため、必然的に手書きすることになってしまう市販の職務経歴書用紙は、あまりおすすめできません。
ただし、市販の職務経歴書には書き方見本がついている場合が多くあります。パソコンで作成するときの参考にもなるので、初めて職務経歴書を書く方や、何を書いたらいいのかわからないという方は、見本にするつもりで買ってみてもいいでしょう。

なお、職務経歴書のサイズはA4が基本です。市販の職務経歴書を買う場合も、テンプレートをダウンロードする場合も、A4サイズがほとんどです。
もし、一から自作するという場合も、A4サイズで作るようにしてください。

職務経歴書テンプレートをダウンロードして使う際の5つのポイント

職務経歴書は、パソコン作成が推奨される以上、自然と「テンプレートをダウンロードして利用する」というケースが多くなります。
そこで、職務経歴書のテンプレートを使う場合に覚えておきたい5つのポイントをまとめました。

  • 1.自分に合ったテンプレートを使う

    職務経歴書のテンプレートには、職種別のものや未経験職種への転職者用など、様々な種類があります。こうした対象者を絞り込んだテンプレートは、自分の状況に合う可能性が高いといえるでしょう。

    テンプレートを選ぶときは、書かれている項目までしっかり確認して、自分の魅力を最大限にPRできるものを選んでください。

  • 2.印刷時はA4サイズで出力する

    元々のテンプレートがA4サイズで作られていても、縮小や拡大をすれば、別のサイズで出力することも可能です。しかし、職務経歴書はA4サイズで作るのが基本ですから、A4サイズのまま印刷するようにしてください。

    もし、A4サイズ以外のサイズのテンプレートを使っているのであれば、A4サイズに合うようにサイズ調整をして印刷します。サイズを元のテンプレートから変更したときは、文字の大きさや間隔が読みづらくなっていないか、印刷後にあらためて確認しましょう。

  • 3.白い紙に黒インクで印刷する

    職務経歴書を印刷するときは、白い紙に黒インクで刷るようにしましょう。魅力があって目立つことと、悪目立ちをすることはまったく別ものですから、素直にビジネス文書の作成方法に則って作るようにしてください。

    なお、企業では、社内文書などに再生紙を使うところもありますが、応募書類に使うことはおすすめできません。白色度の低い再生紙は使わず、一般的な白い紙を選びましょう。

  • 4.厚すぎたり薄すぎたりする紙を使わない

    「白い紙」の中にも、いろいろな物がありますが、厚すぎたり薄すぎたりする紙は、扱いづらく、採用担当者に負担をかけてしまいます。
    一般的なコピー用紙よりもやや厚めの、0.1mm程度の厚さの紙を使うのがおすすめです。

  • 5.自宅にプリンターがない方はコンビニのマルチコピー機を利用しよう

    自宅にパソコンはあっても、プリンターを持っていないという方もいるかもしれません。そのような場合は、コンビニのマルチコピー機を利用して印刷しましょう。

    マルチコピー機では、SDカードやUSBメモリー、スマートフォンなどに保存されたデータを印刷することができます。画面上の案内に従って印刷を行ってください。
    なお、コンビニで印刷した後は、一度自宅に持ち帰って確認することをおすすめします。クリアファイルなどに入れて、折れてしまわないよう気を付けて持ち帰りましょう。

    なお、コンビニに導入されているコピー機は、それぞれの店によって印刷や紙の特徴が異なります。こだわるのであれば、複数店で印刷をして、一番いいと思える物を使ってください。

職務経歴書用紙は自分に合わせて選ぶ

職務経歴書用紙に決まった形式はありませんが、だからこそ、自分自身に合致したテンプレートを選んで使う必要があります。
安易に市販の物や目についたテンプレートを使うのではなく、採用担当者に自分のアピールポイントをわかってもらいやすい職務経歴書を吟味して選びましょう。

 関連ページ

押さえておきたい職務経歴書の基本

職務経歴書を手に入れるページ。転職エージェントならマイナビエージェント。マイナビの転職エージェントだからできる、転職支援サービス。毎日更新の豊富な求人情報と人材紹介会社ならではの確かな転職コンサルティングであなたの転職をサポート。転職エージェントならではの転職成功ノウハウ、お役立ち情報も多数掲載。