職務経歴書の手書きはNG?パソコンで作るメリットや注意点|求人・転職エージェントはマイナビエージェント

職務経歴書の書き方

採用担当者に「会ってみたい」と思わせる職務経歴書の書き方をご紹介

職務経歴書の手書きはNG?
パソコンで作るメリットや
注意点

職務経歴書の書き方 お役立ちコンテンツ

職務経歴書は手書きにするべきかパソコンにするべきか、決まりがあるわけではありませが、パソコンで作成するのがおすすめです。
ここでは、職務経歴書をパソコンで作成するメリットや、注意点をご紹介します。また、職務経歴書に書くべき内容や書き方についてもご紹介しますので、参考にしてください。

職務経歴書と履歴書の違い

履歴書は、これまでの経歴やプロフィールを伝えるものであり、職務経歴書は実績やスキルを伝えるものです。
採用担当者は職務経歴書から、応募者が入社後に活かせるスキルがあるかを読み取ろうとします。職務経歴書に形式はありませんが、ビジネスパーソンとしてのマナーがあることや、自分を採用するメリットがあることを応募企業にアピールできるよう、書く内容や書き方を工夫する必要があります。

職務経歴書に書くべき内容や書き方

職務経歴書に書くべき項目や書き方について見ていきましょう。

  • 1.タイトル・氏名・日付

    タイトルは、大きな文字で中央に書きます。1行下に、日付と氏名を右詰めで書きましょう。
    日付は西暦でも和暦でも、書類内で統一されていれば、どちらでも構いません。

  • 2.職務要約

    職務要約は、前職・現職までの経歴を、3〜4行ほどの文章で簡潔に書きます。
    従事した業務内容に加え、業務に役立ったスキルや結果として得られた実績を書くと効果的です。長くなりすぎないように、応募企業へのアピールとなる要点を抽出してまとめましょう。

  • 3.勤務先企業

    これまでの勤務先企業を、現職も含めて記載します。企業名の他、事業内容や従業員数などがわかるように書けば、応募者がどのような会社で経験を積んできたのか、採用担当者はイメージしやすくなります。

  • 4.職務経歴

    職務経歴は、これまでの勤務先企業で、どのような業務に携わり、どのような成果を出したかを記載する欄です。職務に携わった期間、所属部署、役職など、具体的な職務内容を並べます。
    プロジェクトに参加した経験や、その際のポジション、マネジメントの経験など、職務要約より詳しく書いてアピールしましょう。売上実績や受賞歴などを書くのも効果的です。

  • 5.活かせる知識・スキル

    仕事上で活かせる技術や知識、スキルをアピールします。パソコンスキルであれば「Word(ビジネス文書の作成)」「Excel(グラフ作成)」など、業務で使っていたソフト名と、そのレベルを書きましょう。
    語学力についても、TOEICのスコアなどと併せて「ビジネス英会話レベルの英語力」と書いておけば、どの程度のレベルであるのかイメージしやすくなります。

  • 6.資格・免許

    資格や免許はそれぞれ、取得年月日順にまとめて記載します。ポイントとしては、募集職種の実務に直結する資格や関連のある資格については、先に書いたほうが採用担当者の目にとまりやすいということです。
    なお、履歴書にも免許・資格欄がありますが、それぞれの記載内容は統一しておきましょう。

  • 7.自己PR

    自己PRでは、応募先企業がどのような人材を求めているかを理解し、その人材像に自分がいかにマッチしているかをアピールしましょう。
    応募先企業で活かせる、仕事の上での強みや得意分野、専門性を伝えます。

  • 8.志望動機

    志望動機には、数ある会社の中からなぜその会社を選んだのかを書きましょう。
    「前職とは異なり、この会社なら自分のスキルを活かせると感じた」など、応募企業で働きたいという熱意とともに、貢献したいという意思を伝えることが重要です。

職務経歴書の書き方の基本と工夫

採用担当者は多くの書類をチェックしていますから、すべての職務経歴書を1通ずつじっくり読むというわけにはいきません。ですから、パッと見で好印象を与え、読んでもらえる職務経歴書に仕上げることが基本です。そのためには、書き方にも工夫が必要です。
まず、見やすく読みやすいこと。整ったレイアウトと、簡潔にまとめつつわかりやすい文章がポイントです。あなた自身のスキルや実績に関する記述は、「営業成績◯年連続1位」「海外メーカーとの英語による価格折衝を経験」など、相手の興味を引く要素を含めましょう。
また、くどくならない程度に積極性や前向きさを盛り込めば、読む人に好感を与えることができるでしょう。

職務経歴書をパソコンで作成するメリット

続いては、職務経歴書をパソコンで作成するメリットをご紹介します。

採用担当者が見やすい

手書き文字と活字では活字のほうが読みやすく、内容が頭に入りやすいもの。また、全体のレイアウトもパソコンで作成したほうが、より整然としたものになり、すっきりと読みやすくなります。
採用担当者に無駄な労力をかけさせることなく、書いてある内容だけに集中してもらうためには、パソコンで作成した職務経歴書が適しているといえます。

より自由度の高い自己アピールが可能になる

手書きで職務経歴書を作成する方の多くは、市販の職務経歴書などに書き込む形をとることになります。しかし、こうした職務経歴書の項目内容や記入欄の幅は、内容によっては合わない場合もあるでしょう。

一方、パソコンで職務経歴書を作るのであれば、たとえ配布されているテンプレートを使ったとしても、自分で体裁を整えることができます。あまり書くことがない欄は記入スペースを小さくして、アピールしたい部分を広くとるといった工夫をすることで、より自分自身の魅力を売り込みやすくなります。

データが残せる

職務経歴書は、応募企業が求める人物像に合わせて作り変えていくものですから、完全に使い回すことはできません。しかし、過去の職歴や経歴は変わりませんので、職務経歴書をパソコンで作成してデータを残しておけば、2度目以降の応募の際は、それをアレンジする形で、応募先の企業に適した職務経歴書を作れます。

ちなみに、職務経歴書は、面接後の振り返りの際にも役立ちます。面接でどのようなことを聞かれたのか、職務経歴書のどこに注目されたのかといったことを振り返ることで、今後の転職活動に活かしていくことができるでしょう。
特に、書類選考を通過することができないという方は、履歴書の見直しとともに職務経歴書についても振り返りを行い、アピール内容を再検討する必要があります。

修正が容易

職務経歴書は、間違えたからといって修正テープや修正液を使うことはできません。手書きの場合、文字を書き間違えてしまったら、最初から書き直しをすることになります。その点、パソコンで作成した職務経歴書であれば、文字の追加や削除、修正をすぐに行えます。
単純な誤字・脱字だけでなく、見直してみて気が付いたおかしな点についても、パソコンで作成した職務経歴書なら、すぐに修正することが可能です。

作成時間が短縮できる

ある程度、パソコンを使ったことがある方であれば、職務経歴書は手書きよりもパソコンのほうが作成時間を短縮することができるでしょう。

手書きの職務経歴書がおすすめできない理由

続いては、職務経歴書を手書きで作成するのがおすすめできない理由をご紹介します。

文字が読みにくい場合、悪印象となることも

手書きの職務経歴書で、文字がきれいでないと、採用担当者にストレスを与えてしまい、好印象を与えることができない場合があるでしょう。よほど整った文字が書ける人でなければ、避けるべきです。

誤字等の修正ができない

手書きの場合、書き間違えたときに修正することができません。修正液や修正テープを使うことは、失礼であるため、たとえ1字であっても書き間違えたら、職務経歴書を再び書き直すことになります。

無駄な時間をかけている印象を持たれてしまう

手書きで書き上げる場合、パソコンを使う場合と比べて、時間がかかるのが一般的です。採用担当者に、「作業効率を意識していない」とマイナスに見られる場合があります。

パソコンで職務経歴書を作るときのポイントと注意点

続いては、パソコンで職務経歴書を作るときに気を付けたい10個のポイントをご紹介します。
見切り発車で作り始めるのではなく、ポイントを押さえてアピール力の高い職務経歴書を完成させましょう。

  • 1.自分に合ったテンプレートを利用する

    職務経歴書のテンプレートはたくさんありますので、自分に合ったものを選びましょう。職種や転職回数、アピールしたいポイントが何なのかといった点に着目して、テンプレートを探してください。
    自分に合わせてカスタマイズをすると、より自分自身の魅力を伝えやすくなります。

  • 2.黒一色でわかりやすく記載する

    パソコンであれば、文字色を変えることも容易です。しかし、職務経歴書にカラフルな色を使ったりすることはおすすめできません。読みづらくなってしまいますし、どこかふざけているような印象にもなりかねません。
    文字色を変えるのではなく、箇条書きを効果的に利用したり、行間を調整したりすることで、アクセントをつけましょう。

  • 3.罫線や太字などを効果的に活用する

    罫線や太字は、文書をよりわかりやすくするために利用しても問題ありません。ただし、あまりに多用したり、必要のないところで使ったりすると、思った効果が得られないどころか、かえって読みづらくなってしまうこともあります。

  • 4.予測変換による誤字に気を付ける

    パソコンは、キーひとつで漢字変換ができますので、非常に便利です。しかし、予測変換による誤字には注意が必要です。

  • 5.レイアウトや枚数が適切か最終チェックを欠かさない

    職務経歴書のレイアウトが見づらかったり、枚数が多すぎて読むのが大変だったりすると、採用担当者に全部読んでもらえないというリスクが高まります。
    伝えたいことが簡潔にまとまっていて、わかりやすい内容になっているかどうか、書き終わったらしっかり確認しましょう。

  • 6.使い回すときは丸ごとではなく一部にとどめる

    ある程度の職務経歴書の使い回しは、転職活動を効率良く進めるために必要です。しかし、全てを使い回してしまうと、それぞれの企業に適した内容を作ることができません。
    応募先の職種や業種、経営方針などに従って、職務経歴書の内容を変えていく必要があります。

  • 7.メール添付でデータを送る場合も、一度印刷してデザインを確認する

    応募書類は、郵送ではなくデータで送付する場合があります。その場合も一度紙に印刷して、どのような仕上がりになっているのか確認するのがおすすめです。
    印刷範囲が適切でなかったり、画面では気付けなかった誤字が見つかったりすることがあります。

  • 8.詰め込みすぎない

    職務経歴書をパソコンで作成する際、より多くを語ろうとして文字をビッシリ詰め込んでしまうケースが見られます。しかしこれは、読みづらいので避けるべきでしょう。
    少ない文字数でも真意が伝わるように文章を工夫し、話題が変わるタイミングで適度な改行を入れるなど、読みやすくまとめることが肝要です。

  • 9.空欄が多すぎないようにする

    空欄が多い職務経歴書は、「この人は伝えたいことがないのだろうか?」という印象を与え、やる気のなさを感じさせてしまいます。また、文字数の割には中身が薄い文章も、良い印象を与えられません。

  • 10.定型文をつなげただけにせず自分のことばで書く

    借りてきた言葉ばかりが並ぶような職務経歴書は、採用担当者の印象に残りません。定型文をつなげただけだと、場合によってはコピペが疑われてしまいます。文章に自信がない方は、友人や親しい人に話しかけるつもりで、思いつくままに書いてみましょう。その後で何度か見直し、整えていけばオリジナルの職務経歴書になるはずです。

職務経歴書の形式

職務経歴書の形式には、大まかに分けて「時系列でまとめるタイプ」と「キャリアの項目でまとめるタイプ」2つがあります。それぞれについて、詳しくご紹介します。

編年体式・逆編年体式

時系列に沿って業務の内容をまとめる形式には、「編年体式」と「逆編年体式」の2種類があります。
編年体式は最も一般的なフォーマットであり、時系列に所属企業・部門・業務内容を示していく形式です。
逆編年体式はその反対で、現在から過去へとさかのぼる形でまとめていきます。直近の職務の状況を強調したい場合に効果的な形式といえるでしょう。

編年体式、逆編年形式いずれも、入社、配属、異動など、キャリアの変換となる出来事があった年月を「見出し」とします。それぞれの見出し内には、配属先や配属先での具体的な業務内容や実績、評価を記載します。
時系列に沿って業務の内容をまとめる形式では、職務に関する習熟度が上がっていく過程を伝えることができるでしょう。

キャリア式

「キャリア式」とは、これまでの経験を、職務内容別にまとめる形式です。キャリア式では、業務内容やプロジェクト名を見出しに設定します。
具体的な業務内容やプロジェクトの概要とともに、その中で担った役割や実績を書きます。仕事上で得た資格やスキル、表彰歴などを記載するのも効果的です。
経験した職種や職務を軸にしてまとめていくため、ビジネス面でどんなスキルを持っているのか、得意分野は何かといった内容が伝わりやすくなります。

職務経歴書はパソコンで作成するのがおすすめ

職務経歴書を作るときは、基本的にパソコンで作成するのがおすすめです。修正することができたり、データを活用することができたり、転職活動を効率的に進めることができるでしょう。
ご紹介しました書くべき内容や、書く際のポイントを確認の上、採用担当者に好印象を与えられる職務経歴書を作成してください。

この記事の監修者


この記事の監修者

内川 雄希

株式会社マイナビ所属。当社含めてエージェント歴13年。主にベンチャー企業の株式公開に関わる案件や、公認会計士・税理士といった士業領域に精通しており、これまでの経験値を活かし、企業と求職者の双方に最適且つ的確なアドバイスをさせて頂けるよう、心がけております。

株式会社マイナビ所属。当社含めてエージェント歴13年。主にベンチャー企業の株式公開に関わる案件や、公認会計士・税理士といった士業領域に精通しており、これまでの経験値を活かし、企業と求職者の双方に最適且つ的確なアドバイスをさせて頂けるよう、心がけております。

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