転職活動を進める中、やむを得ない状況が発生し、面接を辞退しなければならない場合もあるでしょう。そのようなときには、最大限の誠意を持ち、速やかに謝罪の連絡をすることが大切です。

そこで今回は、面接辞退のメールの書き方およびマナーをご紹介します。
メールの例文もまとめているので、いままさに面接辞退メールを送ろうとしている方も、ぜひお役立てください。

面接を辞退する際は、できる限り早く連絡する

何らかの事情で予定していた面接を辞退する場合は、辞退しないといけないことが判明した時点で担当者にメールを送るのがマナーです。できる限り早く送ることで、スケジュールを組んでいる相手にかける迷惑も最小限に抑えることができます。

しかし、辞退を当日に行わなければならない場合は、メールと同時に電話連絡も入れるようにしましょう。メールは常に確認しているとは限らないので、時間に余裕がない場合は、臨機応変に対応する必要があります。

複数の企業に応募し転職活動を進めていくと、どうしても面接を辞退しないといけない場合は出てきます。そのときに、どのような対応をするかで社会人としての常識が問われます。その企業の方とまた出会うかもしれませんので、自分から悪い関係性を作るようなことはしてはいけません。

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面接を辞退する際のメールの書き方のポイント

面接の辞退メールを送る場合は、以下のポイントに注意して送る必要があります。

件名、内容についてなど、しっかりとポイントを押さえた上で送るようにしましょう。

件名は内容がひと目でわかるようにする

担当者は、1日に多くのメールを受け取っている可能性があります。メールの受け取る量が多いと、件名や送信者を見ていき、重要度が高そうなものから優先的に中身を確認していくことがあります。
相手も忙しいので、本文を全て読まないとメールの主旨がわからないのでは不親切です。

メールの件名に伝えたいことを記し、本文で説明をするようにします。
「面接選考辞退のご連絡：●●●●（名前）」など、ひと目で用件が伝わるようにしましょう。
そうすることで、重要性も伝えることができますし、メールの中身を見なくても内容を把握することができます。また、後々メールを見る場合に検索もしやすいです。

極力シンプルで短い文章にする

件名をわかりやすくするだけでなく、本文もわかりやすくシンプルにしましょう。ただし、シンプルで短くまとめるといっても、2〜3行で終わるような文面はNGです。
辞退することへの謝罪と調整してくださったことへの感謝も盛り込むようにします。

ただし、辞退メールの目的は、面接選考の辞退と謝罪、感謝を伝えることですので、数百文字にもわたる長文メールは失礼です。目的に合った文量に収める必要があります。
長々と書いてしまうと、言い訳をしていると捉えられる可能性があります。極力シンプルに、短くまとめましょう。

辞退の理由は無理に詳しく書く必要はない

「実はそこまで志望度が高くなかった」「もっと志望度の高い企業の面接が同じ日に入りそう」など、様々な理由があって辞退することになりますが、担当者から聞かれない限りは、面接選考の辞退メールに無理に書く必要はありません。

一番無難なのは「一身上の都合」です。
すでに第一希望の企業に内定をもらったことが理由であれば、「他社様に内定をいただいた」と記載してもいいでしょう。「実は御社への志望度が元々高くなく、もっと検討をしてみたいと〜」などは、本当であったとしてもわざわざ記載する必要はありません。
辞退の理由を聞かれた場合は回答しても構いませんが、聞かれない限りは無理に詳しい内容を記載する必要はないでしょう。

誰だがわかるように署名は必ずつける

面接の辞退メールに限らずですが、企業の方にメールを送る際は、必ず署名付きで送るようにしましょう。

何通かやりとりしているからわかるだろうと、署名なしで送るのは相手に失礼ですし、マナー違反です。担当者の方は、たくさんの応募者とメールのやりとりをしている可能性もありますし、他の業務もあります。
署名があることで誰からのメールかがすぐにわかり、担当者の方もスピーディーに返信できるようになります。メールソフトでは署名の設定ができますので、忘れないように設定しつつも、メール送信の際は都度確認するようにしましょう。

メールを送る際に気を付けるべきこと

面接辞退のメールを送る際の、注意点をご紹介します。

面接辞退メールは基本的に営業時間内に送るのがマナー

面接辞退メールを送る際には、基本的に企業の営業時間内に送るのがマナーです。夜遅くや朝方など、明らかに企業の営業時間外には送ることは避けましょう。

緊急の場合は電話で連絡すること

面接の前日や、当日に辞退することを伝える際には、メールではなく電話連絡で行いましょう。

メールでは、担当者が忙しくて見られない可能性があります。電話連絡をし、担当者に辞退の旨を伝えるか、担当者不在の場合は、電話に出た人に辞退の旨と担当者への伝言を依頼します。

電話が終わった後に、担当者宛に辞退メールも送りましょう。その際、「お世話になります。先程お電話差し上げたのですが、△△様（担当者）がご不在とのことで、メールにて失礼いたします。●●様（電話に出た人）にはお伝えしたのですが、（辞退メール内容）」と送るようにしましょう。

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面接辞退を取り下げることはできないことを自覚する

面接を辞退してしまうと、「やっぱり受けたい」と思っても、再度企業に面接を組んでもらうことは非常に難しいでしょう。
辞退連絡をする前に、本当に辞退して問題ないのか、スケジュールの調整はつかないのかなどを考えるようにしてください。辞退することは、その企業へのチャンスはなくなったということを認識した上で行動に移すようにしましょう。

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面接辞退メールの例文

面接辞退の連絡をする際の、メールの例文をご紹介します。

【例文1】企業と合わないと感じた場合

＜解説＞
企業と合わないと感じた場合でもネガティブな表現は避けて、自分が入社することが、応募企業にとってメリットとなるのかを配慮した結果であることを伝えるようにしましょう。

【例文2】家庭の事情で辞退する場合

＜解説＞
面接辞退の理由が家庭の事情である場合、それについて詳しく書く必要はありません。相手の時間を取ってしまうことになるので、前述のとおり、「一身上の都合により」として書くのがマナーです。

【例文3】体調不良が理由で辞退する場合

＜解説＞
体調不良で面接を辞退する場合、企業によっては日程調整を行ってくれることがあります。ただし、入院が必要なときなどは、相手を待たせることになりますので、その旨、伝えるようにしましょう。

面接辞退メールを送るときはマナーを大切に

面接辞退の連絡をする際には、速やかに連絡をするのが肝心です。採用担当者は、多くの応募者の面接の調整を行っているわけですから、予定変更が生じると迷惑をかけることとなります。
最低限のマナーとして、少しでも早いタイミングで連絡をするようにしましょう。

そして、本文では理由とともに、面接を辞退することへのお詫びと、これまでに面接の日時を調整してくれたことなどへの感謝の気持ちも忘れずに伝えてください。
面接辞退をしたとしても、特に同業種で仕事することになった場合など、その会社と関わることがあるかもしれません。
そのようなことがあっても、快く接することができるよう、ビジネスパーソンとしてのマナーを再確認した上で、失礼のない丁寧なメールを送ることを心掛けましょう。

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