キャンセルメールの書き方・例|求人・転職エージェント

面接対策完全ガイド

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キャンセルメールの書き方・例

面接対策完全ガイド 転職成功ノウハウ

いくつもの企業の面接を受ける中で、何らかの事情で面接をキャンセルしなければならない時があります。キャンセルは原則行いたくないものですが、やむを得ない場合もあります。その際には誠意をもって対応する必要があります。今後も何らかのかたちで会う可能性がありますので、相手に失礼のないよう連絡をするようにしましょう。

面接をキャンセルする際はメール連絡をする

何らかの事情で予定していた面接をキャンセルする場合は、キャンセルしないといけないことが判明した時点で担当者にメールを送るのがマナーです。1日でも早く送ることで、スケジュールを組んでいる相手に掛ける迷惑も最小限に抑えることができます。しかし、キャンセルを当日に行わなければならない場合は、メールと同時に電話連絡も入れるようにしましょう。メールは常に確認しているとも限らないので、時間に余裕がない場合は臨機応変に対応する必要があります。
複数の企業に応募し転職活動を進めていくと、どうしても面接をキャンセルしないといけない場合は出てきます。その時にどんな対応をするかで社会人としての常識が問われます。その企業の方とまた出会うかもしれませんので、自分から悪い関係性を作るようなことはしてはいけません。

面接をキャンセルする際のメールの書き方のポイント

面接のキャンセルメールを送る場合は、以下のポイントに注意して送る必要があります。件名は、内容についてなど、しっかりとポイントを押さえたうえで送るようにしましょう。

件名は内容が一目で分かるようにする

担当者は1日に多くのメールを受け取っている可能性があります。メールの受け取る量が多いと、件名や送信者を見ていき、重要度が高そうなものから優先的に中身を確認していくことがあります。本文を全て読まないとメールの主旨が分からないのでは相手も忙しいので不親切です。メールの件名に伝えたいことを記し、本文で説明をするようにします。「面接選考辞退のご連絡:●● ●●(名前)」など、一目で用件が伝わるようにしましょう。そうすることで、重要性も伝えることができますし、メールの中身を見なくても内容を把握することができます。また、後々メールを見る場合に検索もしやすいです。

極力シンプルで短い文章にする

件名を分かりやすくするだけでなく、本文も分かりやすくシンプルにするようにしましょう。ただし、シンプルで短くまとめると言っても、2〜3行で終わるような文面はNGです。辞退することへの謝罪と調整してくださったことへの感謝も盛り込むようにします。ただし、キャンセルメールの目的は、面接選考の辞退と謝罪、感謝を伝えることですので、数百文字にも渡る長文メールを作っては逆効果です。目的にあった分量に収める必要があります。長々と書いてしまうと言い訳をしている、と捉えられる可能性もあります。極力、シンプルで短くまとめるようにしましょう。

キャンセル理由は無理に詳しく書く必要はない

担当者から聞かれない限りは、面接選考のキャンセルメールに無理に理由を書く必要はありません。実はそこまで志望度が高くなかった、もっと志望度の高い企業の面接が同じ日に入りそうなど、さまざまな理由があって辞退することになりますが、すべて詳しく書く必要はありません。一番無難なのは「一身上の都合」です。既に第一希望の企業に内定を貰ったことが理由であれば、「他社様に内定を頂いた」など記載しても良いでしょう。「実は御社への志望度が元々高くなく、もっと検討をしてみたいと〜」などは、本当であったとしてもわざわざ記載する必要はありません。キャンセル理由を聞かれた場合は回答しても良いですが、聞かれない限りは無理に詳しいキャンセル内容を記載する必要はないでしょう。

誰だが分かるように署名は必ず付ける

面接のキャンセルメールに限らずですが、企業の方にメールを送る際は、必ず署名付きで送るようにしましょう。何通かやり取りしているから分かるだろうと、署名なしで送るのは相手に失礼ですし、マナー違反です。担当者の方もたくさんの応募者とメールのやり取りをしている可能性もありますし、他の業務もあります。署名があることで誰からのメールかがすぐに分かり、担当者の方も返信をスピーディに作れるようになります。メールソフトでは署名は設定できますので、忘れないように設定しつつも、都度メール送信の際は確認するようにしましょう。

メールを送る際に気を付けること

面接のキャンセルメールを送る際は、ただ、思ったことを記載してそのままメールを送れば良いということではありません。キャンセルしないといけないことが分かったタイミングによって、送り方を変えましょう。

キャンセルすることが数日前に分かった場合

面接を辞退することが数日前に発覚してキャンセルメールを送る際は、企業の営業時間内に送るのがマナーです。夜遅くや朝方など明らかに企業の営業時間外には送ることは避けましょう。企業に営業時間を確認したうえで、送るようにしてください。

キャンセルすることが当日分かった場合

面接当日にキャンセルすることを伝える際は、メールではなく電話連絡で行いましょう。メールでは、担当者が忙しくて見られない可能性があります。電話連絡をし、担当者にキャンセルの旨を伝えるか、担当者不在の場合は、電話に出た人にキャンセルの旨と担当者への伝言をお願いします。電話が終わった後に、担当者宛にキャンセルメールも送りましょう。その際、「お世話になります。先程お電話差し上げたのですが、△△様(担当者)がご不在とのことで、メールにて失礼いたします。●●様(電話に出た人)にはお伝えしたのですが、(キャンセルメール内容)」と送るようにしましょう。

キャンセルを取りやめることはできないことを自覚する

面接をキャンセルしてしまうと、「やっぱり受けたい」と思っても、再度企業に面接を組んでもらうことは非常に難しくなってしまいます。「コロコロ変わる人」と思われてしまうためです。キャンセル連絡をする前に、本当にキャンセルして問題ないのか、スケジュールの調整はつかないのかなど、考えるようにしましょう。キャンセルすることは、その企業へのチャンスは無くなったも同然、ということを認識したうえで行動に移すようにしましょう。

面接のキャンセルメールの例

株式会社◯◯
●●部 △△様

お忙しい中失礼いたします。
●月●日●時より面接のお時間を頂戴しております、●●と申します。

誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により選考を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。
大変貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず、身勝手なお願いをしてしまい、誠に申し訳ございません。

メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

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