企業に履歴書を提出する際、印鑑が必要かどうか、悩む方もいるのではないでしょうか。企業からの指定はないものの、押印欄のあるフォーマットの履歴書を購入してしまい、押印すべきか迷ってしまうこともあるでしょう。

そこでこの記事では、履歴書を作成する際に印鑑が必要となるケースについて解説します。印鑑のマナーや正しい押し方のほか、はんこの選び方もお伝えするので、履歴書を作成する際にお役立てください。

履歴書には印鑑がなくても良い

現在、普及している履歴書のフォーマットには、押印欄があるものとないものがあります。1997年、押印に関して「押印を廃止しても差し支えない書類には記名のみでよい」という「押印見直しガイドライン」が政府によって決定されたため、履歴書への押印は社会的には義務ではなくなりました。そのため、履歴書に押印欄がある場合は押印し、なければ不要です。

履歴書に印鑑を押す必要があるのはどんなとき？

印鑑が必要となるのは、以下のようなケースです。

• 企業から指示があったとき
• 募集要項の必須事項に押印とあるとき
• 押印欄が設けられている履歴書を使うとき

企業の募集要項に、「押印必須」「履歴書に押印のこと」などと記載されている場合には、押印して提出します。企業から指定があるにもかかわらず、履歴書にはんこを押していないと、書類に不備があると判断される恐れがあります。

「押印の指示はあるが履歴書に押印欄がない」という場合には、氏名欄の右横にある空白部分にはんこを押しましょう。反対に、企業から押印の指定はないが、押印欄のある履歴書を用いる場合にも印鑑が必要です。

なお、近頃では、インターネット上で作成できるWeb履歴書やPDFなど、デジタルデータによる履歴書の提出を指定する企業も増えています。これらは、基本的に印鑑は不要です。ただし、企業から指示があった場合はインターネット上のフリーソフトやツールで電子印鑑を作成して対応しましょう。

履歴書の印鑑が汚いとどんな影響がある？対処法は？

履歴書はビジネス文書として扱われるため、細かい部分まで気を配る必要があります。はんこの押し方ひとつで、よくも悪くも印象が変わることに留意しましょう。とはいえ、押印を忘れてしまったり、押印に失敗してしまったりする場合もあります。ここでは、はんこを押し忘れた場合や、押印に失敗した際の対処法についてご紹介します。

印鑑ではビジネスマナーがチェックされている

印鑑が汚かったり、極端に斜めになっていたりする履歴書をそのまま提出してしまうと、採用担当者にマイナスの印象を与えてしまうことがあります。

履歴書は、内容だけでなくビジネスマナーが備わっているかどうかもチェックされます。印鑑が汚いと、「マナーが守れない人物なのでは」「仕事が雑な人物ではないか」と思われてしまう恐れがあるでしょう。

失敗してしまったときの対処法

気をつけてはんこを押しても、かすれたりにじんだりして、失敗してしまうことがあるかもしれません。

そのようなときは、新しく履歴書を書き直すのがベストですが、履歴書への押印は「本人が書いたことを証明するもの」であるため、そこまで神経質になる必要はありません。文字が読めなかったり逆さまになっていたり、大幅に紙面を汚していなければ、おわびの一言を添えて提出すれば問題ないでしょう。

はんこの押し方に自信がない方は、事前に何度か練習することをおすすめします。それでも自信がない方は、履歴書を書き始める前にはんこを押し、きれいに押印できたものを使いましょう。

印鑑を押し忘れてしまったときの対処法

万が一履歴書への押印を忘れて提出してしまったら、気づいた時点ですぐに応募企業へ連絡をしましょう。押印を忘れたことを謝罪するとともに、その後の指示を仰ぎます。履歴書の再送をする、面接時に印鑑を持って行って押印するなど、採用担当者からの指示にしたがいましょう。

どの印鑑を使う？履歴書で使う印鑑の選び方

はんこには、実印や認印など、さまざまな種類があります。履歴書に押印する必要があるとき、どのようなはんこを使えばよいか迷ってしまうのではないでしょうか。

ここでは、はんこの選び方やマナーについてご紹介します。ビジネスマナーに則してきちんとした履歴書を完成させるために、適切なはんこを選びましょう。

認印を使う

履歴書への押印の場合は、朱肉を使用する認印が最も適しています。認印とはサインの代わりに使うはんこのことで、役所での印鑑登録を行っていない、また、銀行印として使用していないものを指します。認印には、法律や条例で定められた定義などはなく、サイズや書体などの規格も基本的には自由です。

あまり高価なものを購入する必要はなく、100円均一のはんこでも問題ありませんが、インターネットの通販サイトでは300円〜1,000円ほどで良質な認印を購入できるのでおすすめです。なお、浸透印も認印の一種ですが、内蔵されたインクは時間がたつと劣化したり濡れたときににじんだりするため、履歴書には使わないようにしましょう。

実印や銀行印は避ける

役所で印鑑登録した実印や、銀行の口座開設の際に届け出る銀行印は、履歴書での使用を避けたほうが無難です。実印や銀行印を使用すること自体はマナー違反ではありませんが、個人情報が流出する恐れもあるので避けましょう。

印鑑サイズが大きすぎないもの

履歴書に押印するはんこは、サイズが大きすぎないものを選ぶのがおすすめです。大きすぎる印鑑は、横柄な印象を与えてしまうこともあります。反対に、小さすぎても文字が読みにくいため、平均的なサイズである直径1.5cm程度のはんこを選びましょう。また、印字面に使用される書体は、読みやすい行書体や楷書体などが向いています。

きれいに印鑑を押すための4つのコツ

履歴書に押印する際には、正しいはんこを選ぶだけでなく、きれいに押すことも大切です。かすれたりゆがんだりしないように、慎重に行いましょう。ここでは、きれいに押印するために覚えておきたい4つのコツをご紹介します。

1.印字面をきれいにしておく

まずは、はんこの印字面をチェックしましょう。欠けていないか、文字の間にゴミが詰まっていないかなどを確認し、汚れていたら爪楊枝などで掃除します。履歴書に押印する前に、メモ用紙などに押してテストをしておくと安心です。

2.捺印マットを用意する

はんこは凸凹しているところなどで押すと、ゆがみやかすれの原因になります。そのため、捺印マットを使用して押すようにしましょう。捺印マットがない場合は、厚みがある雑誌などを下敷きにして、印字面が履歴書用紙にしっかりとつくようにしてください。

3.朱肉は軽く叩くようにつける

朱肉は、しばらく使っていないと時間がたって乾燥していることがあります。押印の前にティッシュなどで、朱肉がつくかどうか確認しておきましょう。朱肉は、押しつけずに軽く叩くようにつけるのがポイントです。朱肉をつけすぎてしまうと、にじんだり文字が見えにくくなったりしてしまうので注意しましょう。

4.まっすぐに上から押す

押す前に、印字面の上下を確認して、文字がまっすぐに押印されるかチェックしましょう。ほとんどのはんこには、上下が分かるように印がついていますので、押すときの目安になります。

また、はんこは履歴書の押印欄の中心となるように押しましょう。印字面全体が紙面に均等につくよう、まっすぐに上から押します。印字面が紙面についたら、はんこを持つ手の上に反対の手を添えてずれないように注意し、軽く「の」の字を書くように力を加えるときれいに押すことができます。

印鑑を押した後のチェックポイント

履歴書に押印したら、きちんと押せたか、下記のポイントをチェックしましょう。

• まっすぐに押されているか
• 濃さが均一になっているか
• かすれたりにじんだりしていないか
• 文字が欠けていないか

印鑑以外にも気をつけたい履歴書のマナー

履歴書作成時には、印鑑以外にも気をつけたいポイントが複数あります。また、履歴書が仕上がった後も、提出するまでは気を抜けません。郵送時、またはメール添付時にもマナーがあり、好印象を残すためにはこれらを守ることが大切です。ここでは、履歴書を作成する際に意識したい基本的なマナーをご紹介します。

履歴書を作成する際のマナー

履歴書の作成方法には、「手書き」と「パソコン」があります。それぞれの作成時には、以下の基本的なマナーを守りましょう。

〈手書きの場合〉

• 黒色のボールペンを使用する
• 消せるボールペンは使わない
• 修正テープや修正液で修正しない

履歴書を手書きで作成する場合、黒色のボールペンを使用するのがマナーです。色つきのボールペンや、文字が消せるボールペンの使用は控えてください。書き間違えた場合には修正せず、書き直してミスのない履歴書を提出すると印象がよくなります。

〈パソコンの場合〉

• フォントを統一する
• 文字サイズを統一する
• PDFで送る

パソコンで履歴書を作成する場合、フォントや文字サイズは統一しましょう。ただし、氏名欄の文字サイズに関しては、スペースに合わせて大きめに入力して構いません。パソコンで作成した履歴書を送る際には、WordやExcelで作成した場合でも、PDFに変換してから送るようにしてください。

履歴書を郵送する際のマナー

履歴書を郵送する際には、以下の点を意識しましょう。

• 折らずに郵送する
• クリアファイルを使用する
• 送付状を上にして封筒に入れる
• 封筒には「〆」を記入する
• 左上に普通切手を貼る
• メール便は利用しない
• 期限内に届ける

履歴書に折り目があると、担当者が読みにくいうえに書類として扱いづらいため、基本的には折らずに送ります。また、意図せず折れたり汚れたりするケースを防ぐため、クリアファイルに挟めてから封筒に入れましょう。

履歴書のほかにも同封したい書類がある場合、送付状を一番上に、次に履歴書、職務経歴書、最後にそのほかの書類の順に重ねます。封をのりづけした後は、中央に「〆」マークを記入するのもマナーのひとつです。

履歴書は郵便物扱いのため、切手も忘れずに貼ります。封筒の大きさや重さによって金額は異なるので、事前に確認しておきましょう。その際、可愛らしい切手や派手な柄の切手ではなく、「普通切手」を使用してください。

また、メール便で履歴書を送る行為は法律に反する点も留意しておきましょう。履歴書は郵便法および信書便法に規定された「信書」に該当するため、メール便での送付ができません。急ぎであれば、速達を利用するなどの工夫が必要です。
（参考：『信書便制度の概要（総務省）』）

履歴書をメール添付する際のマナー

応募先の企業から履歴書をメールで提出するように指示があった場合には、以下の点に注意して送りましょう。

• 分かりやすい件名を入力する
• 履歴書にはパスワードをかける
• 本文とは別にパスワードを送る

メールの送信者と内容が一目で分かるよう、「履歴書送付の件（自分の名前）」というように、件名には要件と氏名を記載するのがマナーです。件名を記載していないメールは、見てもらえないこともあるため注意しましょう。

メールで履歴書を送る際には、個人情報を保護する観点から、パスワードの設定をおすすめします。万が一、誤った宛先にメール送信してしまった場合でも、パスワードを設定していれば個人情報の流出を防げる可能性が高まるためです。

パスワードは、履歴書を添付するメールとは別で送りましょう。その際、「パスワードの件（自分の名前）」というように、分かりやすい件名を記載します。この段階でも、宛先が間違っていないか、しっかり確認するようにしましょう。

まとめ

履歴書の押印は義務づけられていません。そのため、特に指定がない場合には、はんこを押さずに提出して問題ないと覚えておきましょう。ただし、企業の募集要項に「押印必須」や「履歴書に押印のこと」などと記載がある場合や、押印欄のある履歴書を使用する際は押印しましょう。

はんこにはさまざまな種類がありますが、履歴書に適しているのは「認印」です。実印や銀行印は、個人情報を保護するためにも使用を避けたほうがよいといえます。押印の際には、ビジネスマナーがチェックされていることも忘れてはいけません。きれいにはんこを押し、好印象を与えられるよう心掛けましょう。

マイナビエージェントでは、一人ひとりの履歴書作成を丁寧にサポートします。作成に関して不安や疑問がある方や、訴求力のある履歴書を作成したい方は、ぜひマイナビエージェントをご利用ください。

• 履歴書について
• 【決定版】履歴書の書き方マニュアル｜テンプレートのダウンロード
• 職務経歴書について
• 職務経歴書の書き方マニュアル｜【職種別】テンプレートのダウンロード
• 面接について
• 面接で抑えておくべき基本マナー｜転職の面接対策完全ガイド
• 自己PRについて
• 【自己PR完全ガイド】例文集・書き方や面接での伝え方