面接日程メールに返信する際は、書類選考を通過した後ということもあり、気が抜けてしまう方もいるでしょう。しかし、返信の内容によっては評価が下がり、面接が不利になる恐れもあります。

この記事では、面接日程メール返信におけるビジネスマナーをまとめました。希望の面接候補日を伝えるケースや面接日を変更してもらいたいケースなど、状況別のメール例文を紹介します。失礼のないメールを作成し、ビジネスマナーを理解している人材だと示しましょう。

日程調整メールの内容は面接の評価にも影響する

会議の日程調整や資料の送付、日常の連絡など、さまざまなビジネスシーンにおいてメールでのやりとりは不可欠です。

ビジネスメールのマナーをよく知らずに送ると、相手に誤解を与えることもあるでしょう。応募先企業との面接の日程調整においても、返信したメールの内容が面接結果に影響をおよぼす恐れがあります。

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面接日程調整メールで覚えておきたいビジネスマナー

面接日程に関してメールで返信する際は、応募先企業に失礼のないように、正しいビジネスマナーを踏まえた上で送ることが大切です。ここでは、面接の日程調整メールを送る際に、覚えておきたいビジネスマナーを紹介します。

返信は24時間以内に送る

応募先企業の採用担当者から面接の日程に関するメールをもらったら、できる限り早く返信しましょう。企業によっては、多くの応募者の面接日程を調整する必要があります。連絡が遅いと迷惑をかけるだけでなく、希望日時が埋まる場合もあるでしょう。どんなに遅くても、24時間以内に送るのが賢明です。

すぐに回答できない場合、「申し訳ございません。現職との兼ね合いでスケジュールが分かるのが◯日になります。面接日程の件に関しましては、◯日までにご連絡いたしますので、何卒よろしくお願いいたします」など、遅れる理由と回答期限を前もって伝えておきましょう。

また、メールは企業の営業時間内に送るのがマナーです。10時～18時を目安に、メールを送信しましょう。

会社のメールアドレスは使用しない

在職中の会社のメールアドレスはあくまで現職の業務で使用するもので、転職活動で使用するのはNGです。応募先企業の採用担当者に「会社のアドレスを使って転職活動をするなんて非常識な人だ」との悪い印象を与えかねません。

転職活動用にメールアドレスを用意すれば、応募先企業からメールが来た際も分かりやすくなるためおすすめです。

件名の「Re:」は付けたままにする

返信する際は、件名の「Re:」は残したままにしましょう。受信したメールが返信メールであることや、何に対する返信なのかがすぐに分かるためです。

ただし、何度もやりとりを続けているうちに「Re:」が増えた場合、1つだけ残してほかは削除し、タイトルが分かりやすいようにしてもよいでしょう。

元の本文は残し、お礼を入れる

返信メールでは、受け取る相手がどのような内容のやりとりをしていたかひと目で分かるように、相手が書いた本文を残して返信します。

また、お礼も入れましょう。「先日はありがとうございました」「面接調整ありがとうございます」といったお礼を入れることで、採用担当者に「礼儀正しい人だ」と好印象を与えられます。

署名を忘れない

意外に忘れがちなのが署名です。署名がないと誰からのメールかすぐに把握できず、採用担当者を困らせてしまいます。どんなに本文が短くても、最後に「名前」「メールアドレス」「携帯電話の番号」を記載するのを忘れないようにしましょう。

面接日程調整メールを書く際のポイント

ビジネスマナーとは別に、日程を調整してくれる採用担当者への配慮も大切です。ここでは、面接日程の調整メールを作成する際に、覚えておきたいポイントを紹介します。

希望日程を自由に送れる場合は、3つ以上の候補を送る

面接日の調整において、企業が日時を指定するのではなく自身が希望する日程を送る場合、候補日は3つ以上提示するとよいでしょう。面接が可能な日時はできる限り多く、また、可能な時間帯も幅を持って伝えれば、採用担当者が調整しやすくなります。

日程を変更したい場合は謝罪を入れる

すでに日程が決まっているにもかかわらず、やむを得ない事情で日程を変更したい場合、メールには必ず謝罪を入れましょう。相手のスケジュールを変更することになり、迷惑をかけるためです。また、その気持ちが相手に伝わるように「大変申し訳ございません」と丁重な文章で謝罪することが大切です。

面接日程の返信メールの例文とポイント

応募先企業とのやりとりでは、日程変更だけでなく、面接を辞退したい場合や返信を催促する場合もあるでしょう。ここでは、面接日程の返信メールの例文と書き方のポイントをパターン別に紹介します。

面接候補日の指定が来た場合

応募先企業が提示した複数の日程の中から、希望の日時を選んで返信する場合があります。この場合、できる限り複数の日時を選択して返信するとよいでしょう。選択肢が多いほうが、採用担当者が調整する際に負担とならず、面接日程をスムーズに決められます。

希望の面接候補日を送る場合

この場合も、希望の日程は第3候補くらいまで指定するとよいでしょう。希望の時間を伝える場合、「面接の開始時刻」であることが分かるように「◯時～面接開始希望」と表記します。面接終了時刻に希望がある場合、「◯時～△時（面接終了希望）」と明記すると、採用担当者との行き違いを防げます。

指定された面接候補日で調整できない場合

先方から指定された日程で都合がつかない場合、まずはお詫びの気持ちを示しましょう。併せて、「出張の予定が入ってしまった」など、明確な理由を正直に伝えた上で希望の日程を複数提示しましょう。

決定した面接の日程を変更したい場合

一度決定した日程の変更をお願いするため、まずはお詫びを伝え、先方が納得できる理由を記載します。その上で、希望の日時を3つ以上提示しましょう。

面接日程が確定した連絡に返信する場合

メールの基本的な構成は、日程調整メールと同様です。まずは、面接の日程を決めていただいたことに対するお礼を述べましょう。続いて、提示された日程で問題ないことと確定した面接日程を記載し、相手が再度確認できるようにします。

先方の希望日時に合わせる場合

特に、面接の希望日がないこともあるでしょう。そのような場合、ただ単に「いつでもよい」と返信すると、先方に日程調整を丸投げしていると捉えられてしまうかもしれません。あくまでも「先方の都合に合わせる」という配慮が伝わるメールを送りましょう。

企業から返信が来ない場合

企業に面接日程変更のメールを送ったにもかかわらず返信がない場合、採用担当者がメールを見落としている可能性があるため、適切なタイミングでの催促は問題ありません。催促するタイミングは、最後の連絡から1週間以上経過した場合や、返信期限から2日程度過ぎた場合、面接候補日の2日前になっても確定連絡がない場合です。

催促メールを送る際は、責め立てるような表現を避け、「お忙しいところ恐縮ですが」などの配慮ある言葉を使います。返信を待つ間は、自分のメールが正しく送信されているかだけでなく、迷惑メールフォルダの確認も忘れないようにしましょう。

面接を辞退したい場合

面接を辞退する場合でも、企業への配慮とマナーが重要です。面接辞退は選考全体の放棄を意味するため、決断したらできるだけ早く連絡を取りましょう。無断キャンセルは厳禁です。面接日の2日以上前であればメールでの連絡が基本ですが、前日や当日になってしまった場合はメールと電話の両方で連絡するのが望ましいでしょう。

面接後にお礼のメールを送る場合

面接後のお礼メールは、感謝の気持ちと入社意欲を伝える重要なコミュニケーションです。採用結果には直接影響しませんが、丁寧な印象が与えられます。できれば面接当日の就業時間内に送りましょう。件名には「○月○日の中途採用面接のお礼（氏名）」と明記します。

面接の結果を問い合わせる場合

面接結果の問い合わせは、適切なタイミングと丁寧な文面が重要です。面接から2週間以上経過しても連絡がない場合や担当者が約束した期日を過ぎた場合、問い合わせメールを送るのが適切です。それより早い段階での問い合わせは、催促している印象を与えかねません。

問い合わせる際は、まずは面接のお礼を述べてから「いつ頃結果をご連絡いただけるか」を尋ねます。合否を直接尋ねるのではなく、連絡時期について質問する形式を守りましょう。

面接日程返信メールでやってはいけないNG行為

面接日程返信メールでは、やってはいけないNG行為に注意が必要です。採用担当者はメールを見て、ビジネスマナーや仕事への姿勢を判断します。たとえ書類選考や面接で好印象を与えても、メールのNG行為が評価を一気に下げることも考えられるでしょう。特に初めての転職活動では、無意識のうちに失敗しがちです。ここでは、面接日程返信メールで避けたほうがよい3つのNG行為について解説します。

友達言葉や絵文字を使用する

企業へのメールで気をつけたいのが、友達言葉や絵文字の使用です。「マジですか」「ウケます」「○○っす」などの若者言葉はもちろん、絵文字・顔文字の使用は、ビジネスメールとしての品格を損ない軽率な印象を与えます。

採用担当者は友人ではなく、プロフェッショナルな関係性を構築する相手です。ビジネスメールでは文章で丁寧に気持ちを表現することを心がけ、何に対して感謝しているかを具体的に説明しましょう。敬語を過度に意識するあまり不自然になり過ぎないように、自分の言葉で誠実に伝えることが重要です。

簡潔さを欠いた長文メールを送る

企業へのメールは簡潔さが重要です。丁寧に伝えようとすると冗長な文章になりがちですが、採用担当者の時間を奪う長文は印象を悪くします。面接日程返信メールでは、必要な情報だけを簡潔にまとめることを心がけましょう。

具体的には「面接辞退」などの要件がひと目で分かる件名、要点を押さえた本文構成を意識します。特に辞退理由は詳細に触れ過ぎず、「業務内容と自身の経験のミスマッチ」「一身上の都合」など、簡潔な表現を用いるのが効果的です。企業とのコミュニケーションは、丁寧さと簡潔さのバランスが評価の分かれ目です。

確認不足による誤記や情報漏れがある

面接日程返信メールにおいて、確認不足による誤記や情報漏れは採用担当者に「雑な人材」との悪い印象を与えます。日時や場所の間違い、希望時間の記載漏れは、貴重な時間を無駄にし、選考に悪影響をおよぼす恐れがあります。送信前には必ずスケジュールを確認し、企業から提示された候補日の中で調整しましょう。

メール送信前のチェックリストとして、以下を確認するのがおすすめです。

• 誤字脱字がないか
• 敬語は適切か
• 必要情報（日時・場所・連絡先）が漏れていないか
• 添付ファイルは正しいか

転職活動を成功させるには、転職エージェントのようなプロのサポートを受けながら、細部まで配慮したコミュニケーションを心がけることが重要です。

面接日程の返信メールはマナーを大切に

面接日程調整の返信メールは、採用担当者の印象を左右することがあります。基本的なビジネスマナーを習得した社会人として、応募先企業に好印象を与えられるようにしましょう。

面接の日程調整をスムーズに進めたい方は、マイナビエージェントにご相談ください。マイナビエージェントが紹介した企業であれば、担当のキャリアアドバイザーが面接日時の調整を代行します。また、応募先企業それぞれに合わせた模擬面接やアドバイスも行っているため、ぜひご活用ください。

まとめ

面接日程メールの返信では、適切な敬語表現を用い、ビジネスマナーを遵守することが重要です。企業からの返信がない場合や面接を辞退したい場合、面接後のお礼をする場合など、状況に応じた適切な返信方法があります。友達言葉や絵文字、冗長な長文、確認不足による誤記はNGです。面接の日程に関しては複数の候補日を提示し、24時間以内に返信すると好印象が与えられるでしょう。

マイナビエージェントでは、各業界に精通したキャリアアドバイザーが面接日程の調整から書類・面接対策、条件交渉まで徹底サポートします。転職のプロのアドバイスがあれば、面接に集中できるだけでなく、非公開求人を含む豊富な選択肢から最適な企業と出会えます。転職活動のストレスを軽減し、よりよい条件で転職を実現したい方は、ぜひマイナビエージェントのサポートをご活用ください。