会社の同僚や上司が退職する際に、自分宛てにあいさつのメールが届くときがあります。その際、返信したほうがよいのか迷う方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、退職メールに対する返信の必要性と、返信する場合にどのような文章を書けばよいかを紹介します。この機会に疑問を解消しておくことで、自分宛てに退職メールが届いたときに落ち着いて対処できるようになるでしょう。

退職メールに返信したほうがよい場合

ほかの社員から退職のあいさつメールが届いた場合、基本的に返信する必要はありません。しかし、例外的に返信したほうがよいケースがあります。ここでは、退職メールに対して返信したほうがよい3つのケースを詳しく見ていきましょう。もし、以下のいずれかに該当する場合は、できるだけ早く返信することをおすすめします。

個別にメールが届いた場合

退職者があいさつメールを送るときは、複数人に対して一斉送信するのが通常です。しかし、状況によっては個別にメールが送られてくるケースがあります。退職メールを個別に受け取ったときは、できるだけ返信したほうがよいでしょう。

メールの宛先（TO欄）に自分のメールアドレスのみが記載されているときは個別メールと判断し、返信するのがおすすめです。一方で、CCやBCC欄に自分のメールアドレスが入っているときは一斉送信である可能性が高く、返信する必要はありません。

上司やチームメンバーから届いた場合

上司やチームメンバーなど、関係性が深い相手から退職メールが届いた場合は、一斉送信でも返信したほうがよいでしょう。これまで一緒に働いてきた仲間であるため、きちんと返信してこれまでの感謝やねぎらいの気持ちを伝えることをおすすめします。

ただし、何か特別な内容を書く必要はなく、ビジネステイストの文章で問題ありません。なお、何らかの連絡事項がある場合は併せて記載しておきましょう。

退職後も何らかの関係が続く場合

取引先の企業や自社の子会社・親会社に転職するなど、退職後もその人と何らかの関係が続く場合も、返信するのがおすすめです。退職後もビジネス上の関係が続く場合は、今後もコミュニケーションを取る機会があるため、丁寧に対応して良好な関係を維持することが大切といえます。

また、ビジネス上の関係だけでなく個人的に親しくしていた場合など、相手とある程度親密な関係がある場合も同様です。

退職メールへの返信に含めたい内容

退職メールへの返信は頻繁に書くものではないため、どのような内容を含めればよいか分からずに迷うこともあるのではないでしょうか。ここでは、退職メールへの返信に含めたい3つの要素を紹介します。これらの要素を意識すると、スムーズに返信できるようになるでしょう。

これまでの感謝

退職メールへの返信では、仕事でお世話になったこと、またメールを送ってくれたことに対する感謝の気持ちを伝えます。

仕事における感謝の気持ちは、「○○様のご指導のおかげで円滑に業務を進められ、成果を出せました」のように伝えられるでしょう。メールを送ってくれたことに対する感謝は、「丁寧にご連絡をいただき、誠にありがとうございます」のようなビジネス向けの定型文で問題ありません。

簡単なエピソード

上司やチームメンバーといった関係性が深い相手から退職メールが届いたときは、印象深いエピソードを簡潔に盛り込みます。「○○のプロジェクトではともに試行錯誤し、□□商品の開発に成功したことを忘れてはいません」のように、心に残っていることを端的に伝えるとよいでしょう。

退職メールへの返信に思い出深いエピソードを含めると、お世話になったことへの感謝の気持ちをより伝えられます。

応援の言葉

返信メールの最後は、今後の活躍を応援する言葉で締めます。活躍を応援する言葉は、「今後のご活躍をお祈り申し上げます」「ますますのご健闘をお祈り申し上げます」などと書くのが基本です。

応援の言葉はこれまでの感謝を伝えるときの文章と同様に、ビジネス向けの定型文で問題ありません。定型文であっても、今後の活躍を期待して送り出す前向きなメッセージを伝えられます。

退職メールに返信するときに意識したいこと

退職メールを受け取って返信するときは、いくつか意識しておきたいことがあります。気持ちよく相手を送り出すためにも、以下で紹介する3つのポイントに注意しましょう。それぞれどのようなことを考えればよいか、何を避ければよいかを紹介します。

速やかに返信する

退職メールを受信したら、速やかに返信するのが基本です。特に社内の相手から受け取ったときは、当日中に返信します。一般的に退職メールを送るのは最終出社日であるためです。当日中に返信しなければ、相手に感謝の気持ちを伝えられません。

取引先を含めた社外の相手から退職メールを受け取ったときは、一般的なビジネスマナーにしたがって1営業日以内に返信します。社外の相手に退職の旨を伝える場合は、業務の引き継ぎなどを考慮し退職日の数週間前にメールを送るのが一般的です。そのため、当日中に返信しなくても連絡できなくなることはありません。

ポジティブな内容にする

退職メールへの返信文は、相手がポジティブに受け取れる言葉を選びましょう。人間は誰にも長所・短所の両方があるため、ともに働くと相手の悪い点が見えてくるものです。しかし、退職メールへの返信にはネガティブな要素を含めず、感謝していることや協力したエピソードなど、ポジティブな内容のみに限定します。

「○○で協力して働いた結果、無事に課題を克服できました」「○○では的確なアドバイスをいただいたおかげで、プロジェクトを成功に導けました」のように書くとよいでしょう。

相手のプライバシーを尊重する

退職する相手のプライバシーを尊重することも忘れないようにしましょう。たとえば、転職理由やプライベートの連絡先など、相手の個人情報をこちらから聞く行為はNGです。社内で親しくしていた人であっても、一定の距離感を保って接する配慮が求められます。

また、退職メールに会社の機密情報が関係する文章を記載するのも避けましょう。業務上の理由で確認が必要な場合は、別件でパスワードつきのメールを送信するなどして機密情報を適切に扱うことが大切です。

退職メールに返信するときの例文

ここからは、実際に退職メールを受け取って返信するときの例文を紹介します。チームメンバー・上司・取引先の担当者それぞれが退職する場合を例に挙げて見ていきましょう。

どのようなことを書けばよいか迷ったときは、例文を参考にしながらオリジナルのエピソードを盛り込んで作成することをおすすめします。

チームメンバーが退職する場合

同じチームで働いていたメンバーが退職するときは、上記の例文のようにともに協力しながら働いたエピソードに言及しつつ、お世話になったことへの感謝の気持ちを伝えます。いままでの仕事で心に残ったエピソードをひとつピックアップして盛り込むとよいでしょう。冒頭と末尾のあいさつは、ビジネス向けの定型文で問題ありません。

上司が退職する場合

上司が退職する場合は、仕事での指導やアドバイスなどに対する感謝の気持ちを含めます。実際に上司の指導で仕事が成功した体験を盛り込めると、なおよいでしょう。

上司のおかげで自分がどのように成長できたのかといったエピソードを含めると、感謝の気持ちをより伝えられるようになります。

取引先の社員が退職する場合

取引先の担当者から退職メールを受け取ったときは、まずこれまでの自社との取引に対する感謝の気持ちを伝えます。取引をスタートすることになったきっかけや、取引先の担当者のおかげで仕事をスムーズに進められたエピソードなどを盛り込めると、より印象に残るメールに仕上げられます。

自分が退職する場合にあいさつメールを送る必要はある？

自分が退職することになり、あいさつメールを送ったほうがよいのか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。基本的に、退職するときはチームメンバーや取引先など、関係が深い相手にあいさつメールを送るのが基本です。誰にどのように送るか迷ったときは、以下のようにするとよいでしょう。

• チームメンバー（上司・同僚・部下）には社内向けの文章を使用して一斉送信する
• 取引先や関係機関（社外）には社外向けの文章を使用して一斉送信する
• 個人的に連絡したいと思う方には個別にメールを送信する

基本は社内と社外に分けてそれぞれ一斉送信し、特に関係が深かった方を含めて個別に連絡したいと思う方にはひとりずつ送るとよいでしょう。

退職を伝えるメールを送るタイミング

退職することが決まった場合、いつあいさつメールを送るかは送り先によって異なります。ここでは、社内と社外別に退職メールを送信する最適なタイミングを解説します。慌てて送信したり送り忘れたりすることを防ぐためにも、事前に確認しておきましょう。

【社内】最終出社日

チームメンバーや上司・部下などの社内に宛てて送る退職メールは、基本的に最終出社日に送ります。退職に伴う最後のあいさつという位置づけであるためです。

ただし、「最終日の出社直後」「業務時間の終了直前」「退職日の1週間前」のように会社側から送る時期を指示された場合は、それにしたがいましょう。また、有給休暇を消化してそのまま退職するケースもあるため、退職日と最終出社日が同じとは限らない点に注意が必要です。

【社外】退職日の数週間前

取引先を含めた社外宛ての退職メールは、退職日の1ヵ月前～2週間前を目安に送信します。退職までのスケジュールに余裕を持って伝えることで、担当者の変更など業務の引き継ぎに十分な時間を確保できます。

社外宛ての退職メールは、退職が確定して後任の担当者が決まってから送るケースが一般的です。メールを送る際には後任の担当者の名前と連絡先を伝え、スムーズに業務を引き継げるようにしましょう。

退職メールに盛り込みたいこと・書かないほうがよいこと

退職メールを書くときには、忘れずに盛り込みたいことがいくつかあります。社内向け・社外向けそれぞれの退職メールに盛り込みたい具体的な内容は、以下のとおりです。

社内向け 社外向け ・宛先 ・冒頭のあいさつ ・これまでの感謝 ・退職の事実 ・退職日 ・引き継ぎに関する事項 ・宛先 ・冒頭のあいさつ ・これまでの感謝 ・退職の事実 ・退職日 ・後任の担当者の氏名・連絡先 ・引き継ぎに関する事項

上記の要素は、忘れずに盛り込むようにしましょう。伝えたい具体的なエピソードがあれば、追加で記載しても問題ありません。一方、以下のことは盛り込まないようにしましょう。

• プライベートの連絡先
• 機密情報・個人情報
• 退職理由

トラブルにつながる可能性があることは記載しないのが基本です。書いてもよいか迷ったときは、多くの人の目に触れたとしても問題になるリスクがないかを考えてみましょう。

退職を伝えるメールの例文

退職メールを送るときは、冒頭で退職のあいさつとその日が最終出社日であることを明確に示しましょう。その後、上司や同僚への感謝の気持ちを伝えます。

個別の相手に送る連絡とは異なり、全体メールでは具体的なエピソードを盛り込むのが難しいでしょう。その場合は簡潔な表現で問題ありません。特に親しくしていたなどの理由で個別にあいさつしたい相手がいるときは、別途メールを送るとよいでしょう。

まとめ

社内・社外の相手から退職メールを受け取った場合、基本的には返信する必要はありません。しかし、個別にあいさつされたときや関係が深い相手からメールを受け取ったときは、できるだけ速やかに返信することがポイントです。また、自分が退職するときは社内・社外の関係者や特にお世話になった方に連絡するとよいでしょう。

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