面接に参加希望を出すためのメールや、面接参加確定後に送るメールなど、どのようなメールを送れば良いのか迷ってしまうことがあります。送るメールの内容によっては、担当者に良い印象を与えることができ、面接で合格する確率が上がるかもしれません。ここでは、面接の参加に関するメールを作成する際のポイントや気を付けるべきこと、実際の例文などを解説していきます。

転職エージェントを利用することで、参加メールを送るコストを減らすことができるかもしれません。

メールの印象はとても大事！採用試験の判断基準にもなる

採用選考にあたり、担当者とメールのやり取りを行なうことがありますが、メールもコミュニケーションの一つですので内容次第で、良い印象を与えることも悪い印象を与えることもあります。まだ面接前であったとしても、悪い印象を持たれたままだと、面接で挽回する所から始めなければなりません。メールでも良い印象を与え、少しでも面接に通る確率を上げられるようにしていきましょう。そのためには細かい部分にも注意しておく必要がります。参加メールもその一つとなるでしょう。

丁寧なメールが印象を上げる

担当者とやり取りするメールは、どんな目的や内容であっても自分をアピールするチャンスです。メールをただの連絡手段として使うのか、連絡に加えてアピールもできるのかでは、メールの内容も担当者の受け取り方も変わってきます。面接においては、メールでさえも自分をアピールするツールとして使うことで、自分の評価を上げるチャンスが広がります。面接の参加に関するメールを送る際も、丁寧に作成し、担当者に良い印象を与えるようにしましょう。

面接に参加希望の場合のメールの作り方のポイント

面接への参加希望のメールを送る際も、ただ希望日時を記入して送るだけでは高い評価を得ることもできず、場合によっては自分勝手などと判断されて評価が下がる可能性もあるでしょう。そこで、以下のポイントを参考に、良い印象を与えるメールを作れるようになりましょう。

どんなに遅くても24時間以内に返信する

担当者や企業から面接に関するメールが来たら、極力早く返信をするようにしましょう。あまりにも遅い返信は「メールを見ていないのでは」「仕事に関しても同じようになるのでは」と不安要素になってしまいます。担当者は、仕事をしていく上で、毎日多くのメールを処理しなければいけません。スマホやパソコンでいつでもメールを見ることができる時代でもあるので、「返信がない人はメールを見るのが遅く、仕事が遅い人」と思われてしまいかねません。どんなに遅くても24時間以内を目安に返信するようにしましょう。どうしても遅くなる場合は、「仕事の兼ね合いで◯日のスケジュールの確認が取れますのが、明日になります。申し訳ありませんが明日◯時までに返信させて頂きます」など返信が遅くなる旨を先にメールしておきましょう。担当者の方も応募者がメールを見てくれていることと、返信があることが分かりますので安心できます。

会社名や担当者の名前を必ず入れる

ビジネスシーンにおいて、1通目のメールには「株式会社◯◯　人事部　△△様」など、担当者の名前と企業名を記載していても、やり取りが続く中で、これらの名前等を書かなくなることがあります。しかし、面接に関するメールを送る際は、どんなにやり取りが多かったとしても、必ず企業名、部署名、担当者名を記載するようにしましょう。

挨拶文やお礼も添える

メールを送る際には、必ず用件だけでなく挨拶文やお礼も添えるようにしましょう。そうすることで、受け手も気持ちよくメールを見ることができます。どんなにメールのやり取りが多かったとしても、「いつもお世話になっております。」「先日はありがとうございました。」など、簡単な挨拶やお礼でも良いですので文面に入れるようにしましょう。

署名を入れる

担当者の方は、応募者からや通常業務で1日に大量のメールを受信している可能性があります。応募者はメールのやり取りの中で、文章だけですぐに内容を把握できます。しかし担当者の方は、多くの人とやり取りをしていますので、メール文章を見ただけではすぐに状況が把握できないことがあります。署名を入れることで、名前を見て内容を早く思い出すことができますので、どんな短いメールでも必ず署名は入れるようにしましょう。名前を覚えてもらえるチャンスでもあります。

参加確定後に日程変更メールを送る際に気を付けるべきポイント

面接の日時が決まった後に日程変更する場合は、1度決まったスケジュールを変えてもらうことになりますので、相手に迷惑を掛けてしまいます。そのため、日程変更のメールを送る際には、十分内容に気を付けて送るようにしましょう。

謝罪から入る

日程変更をする際は、自分の希望だけを伝えるのではなく、必ず謝罪から入るようにしましょう。多くの応募者がいる可能性があり、全員の面接のスケジュールを組むのは大変な労力です。日程を変更することで、担当者や面接官、その他の応募者にも迷惑が掛かかります。そのため、「大変申し訳ございませんが、◯日の面接日の都合がつかなくなってしまったため、下記日程での調整は可能でしょうか。」など、必ず謝罪するようにしましょう。

変更希望日程を3つは挙げる

日程変更を希望する場合は、特定の日程1つを挙げるのではなく、3つ以上は送るようにしましょう。そうすることにより、担当者も再調整しやすくなります。また、それぞれの日程で時間を指定する際には、ある程度の幅を設けるようにしましょう。採用担当者の方が調整しやすいように時間の幅を持たせることが重要です。

企業からの参加確定メールに返信は必要か

面接日程が確定し、企業や担当者から参加確定メールが届いたら、返信をするようにしましょう。必ず返信をしないといけないという決まりがあるわけではありませんが、返信をすることで良い印象を与えられる可能性があります。担当者にも、しっかりとメールを確認したことや、丁寧な対応をすることもアピールできますので、返信はするようにした方が良いでしょう。返信している人が少ないほど、アピールできるチャンスでもあります。

面接に関するメール例

企業からの参加確定メールに返信する場合

日程変更をお願いしたい場合