転職活動を進める上で、企業に対して面接や応募の問い合わせなどで、電話をすることがあります。
採用担当者は、面接だけでなく電話応対もきちんとできているかをチェックしています。

そこで今回は、企業に対しての電話応対の方法や気を付けたいことなどをご紹介します。

電話応対の3つのマナー

応募先企業への電話応対は、社会人としてのマナーや常識を応募者が心得ているかどうか、採用の際の判断材料になります。
そのため、企業に電話をする際は、きちんとしたマナーでかけるように心掛けましょう。

覚えておきたい電話応対の3つのマナーについて解説します。

1.忙しそうなタイミングは避ける

募集要項に、受付時間などが記載のある場合もありますが、問い合わせをするときは、相手が忙しそうな時間は避けて電話をするのがマナーです。
始業してから1時間以内や終業前は、忙しい時間帯なので電話をするのを避けるのが望ましいといえます。

2.電話の際は、静かな場所に移動する

電話で話すときに、周囲がうるさくて聞こえなかったり雑音が入ってしまったりするのは、聞き取りにくいだけでなく相手に不快感を与えてしまいます。また、お店のBGMや周りの話し声など、小さな音も意外と相手に伝わるものです。
自分から電話をかけるときは、周囲に人がいない静かな場所に移動してから電話をするようにしましょう。

3.明るいトーンで話す

電話を受ける方は、声のトーンで表情などを想像するので、小さくボソボソ話してしまうと、顔が見えない分、暗い雰囲気を持った人なのかと思われてしまう可能性があります。
そのため、電話をする際は、直接会って話すときよりも明るいトーンでハキハキと話すことを心掛けましょう。

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電話のかけ方や折り返し方は？

企業に電話をする場合、代表電話などを通すこともあり、話したい相手にすぐにつながるとは限りません。
そのため、あいだに入ってくれている方に対して、自分の名前だけでなく、用件や担当者の名前なども併せて伝えなくてはなりません。

電話をかけるときと、電話を折り返すときの応対の方法を見ていきましょう。

電話をかける場合

こちらから企業に電話をかけるときは、話したいことをまとめておくとスムーズに話しやすくなります。
また、担当者に電話を取り次いでもらうために、「○○の件でお電話しました。採用担当の△△さんをお願いします」などと、端的に伝えるようにしましょう。

＜電話をかける場合の手順＞

1. 自分の名前と用件、話をしたい担当者の名前を伝え、取り次いでもらうようお願いをする
2. 担当者とつながったら、自分の名前と話したいことを伝える
3. 話し終わったら最後に、日程など認識のずれがあってはならない部分を確認する
4. お礼を述べて電話を切る

電話を折り返す場合

応募している企業から着信があった際、留守電が残されている場合は、用件と担当者を確認してから折り返すようにします。
留守電が聞き取りにくく、誰からの電話かわからないときは、「採用の件でご連絡しました。採用担当の方をお願いします」というように、部署名や用件などを伝えるとスムーズでしょう。

＜電話を折り返す場合の手順＞

1. 自分の名前と電話があったこと、話をしたい担当者の名前や部署名を伝え、取り次いでもらうようお願いする
2. 担当者とつながったら自分の名前を伝え、担当者からの話を聞く
3. 話し終わったら最後に、日程など認識のずれがあってはならない部分を確認する
4. お礼を述べて電話を切る

こんなシーンでの応対方法は？

電話がかかってきたときに、電話に出られる状態や、話せる環境ではないこともあります。
そのような場合、どう対処すればいいのでしょうか。

ここでは、移動中で話すことができないときや電話が聞き取りにくいときなどの応対方法をご紹介します。

移動中などで話すことができないとき

電車などに乗っていて、電話がとれない場合は、電話ができる状況になったときに折り返すようにします。
また、電話はとれるけれど、長く話すことができない場合は、「申し訳ありません。これからすぐ打ち合わせが始まるので、後ほど折り返しさせていただきます」などと謝罪した上で、今は電話ができない状況であることを伝えます。
その際に、「ご都合のよろしい時間をお伺いしてもよろしいですか？」と、折り返す日時を確認しておくとスムーズです。

電話が聞き取りにくいとき

電波が悪かったり周囲がうるさく、相手の声が聞き取りにくかったりした場合、名前や重要な話を聞き漏らしてしまう可能性があります。
そんなときは、「お電話が遠いようなのですが、もう一度お聞かせいただけますか？」と伝えましょう。

折り返したいと言われたとき

電話をかけた際に、相手の都合が悪く折り返したいと言われたときは、「お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いします」と伝えます。
しかし、自分がしばらく電話に出られないことがわかっているときは、「電話に出ることができない可能性があるため、こちらから折り返しさせていただきます。ご都合の良い日時をお伺いしてもよろしいでしょうか？」と、相手の都合を確認して、あらためてかけ直しましょう。

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電話で緊張してしまうときはどうすればいい？

採用担当者に電話をするとき、どうしても緊張してしまう方や、元々電話が苦手という方もいるかと思います。
企業に電話をするときは、担当者ではない方が電話に出ることも多いので、スムーズに話せるようにしておくことが大切です。

そのためにも、次のように話すことをまとめたり、相手の情報や資料を手元に置いたりするといった工夫をするといいでしょう。

話すことを書いてまとめる

緊張して何を話すべきなのか忘れてしまうという方や、電話で話しているうちに用件を忘れてしまったり要点がずれたりする可能性がある方は、かける前に話すべきことをまとめておくと安心です。
聞きたいことが複数あるときは、箇条書きにして一つひとつ確認しながら話すと、聞き漏らしを防ぐことができるはずです。

筆記用具を用意する

電話で話している最中に、メモが必要な重要な内容を伝えられる可能性もありますので、筆記用具を用意しておくようにします。
また、電話をかけるときだけではなく、電話を受ける際にも筆記用具を用意しておくと安心です。面接の日程など、スケジュールを決める可能性があるときには、手帳などの予定が確認できるものを携帯しておきましょう。

企業の情報や資料を用意する

採用に関する問い合わせなどをするとき、すでに共有済みの資料についての案内があることもあります。
そのため、企業の情報や採用情報といった資料を手元に用意しておくと安心です。そうすれば、電話口での会話もスムーズに進みますので、相手への印象アップにもつながります。

電話応対は面接の一部と心得ておこう

転職活動では、どうしても面接といった採用プロセスを重要視しがちですが、チェックされているのは面接だけではありません。

電話の応対は、社会性やマナーが身に付いているかどうかが伝わりやすいもの。採用担当者に、より良い印象を与えるためにも、日頃から話し方や応対のマナーなどを心得ておくことが大切です。