面接の当日キャンセルは可能?面接辞退を連絡する際のポイント|求人・転職エージェント

更新日:2020/07/30

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面接の当日キャンセルは可能?面接辞退を連絡する際のポイント

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転職活動中は、他の応募先で内定が決まった場合や体調不良など、様々な事情で急に予定していた面接に行けなくなってしまうことがあります。当日に面接をキャンセルしたい場合は、どのような方法で連絡すべきなのでしょうか。
ここでは、面接当日の辞退について、その可否や、面接先に極力悪い印象を与えないためのマナーなどについて解説します。

目次

面接の当日辞退は可能?

まず、面接の当日辞退は可能です。キャンセルの理由は様々ですが、面接を辞退する可能性は誰にでもあります。
ただし、当日の辞退は、面接官のスケジュールを大きく変えてしまうことにもなるので、できる限り早めに連絡することが大切です。

また、一度面接を辞退すると、日程を再調整できないリスクもあります。
やむをえない理由であれば、日程をあらためて組んでもらえる可能性は高いですが、面接の当日に辞退をすることは、多少なりとも企業からの信頼を失い、採用率も下がるリスクがあると考えたほうがいいでしょう。

そのため、なるべく当日の辞退は避けるべきですし、辞退する場合も、マナーを踏まえて迅速かつ丁寧に連絡を入れる必要があります。
志望度が低いからといってドタキャンをしたり、連絡を入れずに勝手に辞退したりすることは絶対にしてはいけません。

当日に面接をキャンセルする際の連絡方法

面接当日にキャンセルの連絡をする場合は、担当者へ必ず直接電話をして伝えます。メールでは、他のメールに埋もれてしまったり、確認の時間がとれなかったりして、きちんと伝わらない可能性があるためです。
基本的には面接をキャンセルすると決めた時点で電話をかけますが、始業時間や終業時間の間際といった忙しくなりがちな時間帯や、休憩時間であるお昼時などは避けましょう。

担当者に電話をかけたら、「名前、面接予定時間、謝罪、キャンセル理由」の4点を伝えます。
もし担当者が不在だった場合は、そのとき電話をとってくれた相手に伝言を依頼します。本来は担当者本人に直接伝えるべきですが、当日キャンセルの場合は、なるべく早めに連絡する必要があるためです。
伝言を依頼した場合も、念のため担当者本人へ、面接辞退と謝罪を記載したメールを送付しておきましょう。

前日までの連絡ならメールでもOK

当日の面接キャンセルの連絡は必ず電話で行いますが、面接前日までの連絡であれば、メールでも問題ありません。これは、事前に面接の担当者に連絡が伝わることが重要であるためです。
前日までに連絡をする場合も、謝罪やキャンセル理由を必ず記載しましょう。

面接日程の調整をお願いしたい場合

当日に面接キャンセルの連絡をし、日程を調整してほしい場合は、下記のポイントに注意しましょう。

具体的な理由を説明することが大切

面接の日程を再調整してほしい場合は、「選考辞退ではない」ということをきちんと伝えます。企業がその応募者を必要な人材として評価していれば、日程を再調整してくれる可能性も高くなります。

再調整をしてもらうためにも、その日の面接キャンセルがやむをえない理由によるものであることを伝えます。体調不良や交通トラブル、家庭の事情など、できるだけ具体的に説明します。
その場で日程の再調整に応じてくれる場合もあるため、あらかじめ手元にスケジュール帳を用意してから電話をかけるといいでしょう。

日程調整をしてもらったら

面接日の再調整をしてもらえた場合は、調整後の日時の確認も兼ねて、お礼のメールを送ります。
また、再調整してもらえた日の面接では、最初に必ずお礼を伝えます。面接の初めに感謝の気持ちを伝えておくことで第一印象も良くなり、面接もスムーズに進められるようになるでしょう。

日程調整ができない可能性も

面接日の再調整ができない可能性ももちろんあります。企業側の面接日程にもう空きがなかったり、調整中に他の応募者の採用が決まったりした場合は、再調整できる可能性も低くなります。

また、もし日程調整をしてもらえたとしても、ある程度マイナスの評価がされる可能性は否めません。そのため、面接のキャンセルをする場合は、「再調整が受け入れられない」「評価が下がる」といったリスクがあることを認識しておくことが大切です。

選考そのものを辞退したい場合

選考そのものを辞退したい場合、具体的に理由を伝えることがポイントです。これは、あいまいな理由では引き止められたり、別の日程を提案されたりする可能性があるためです。
そのため、選考を辞退したいのであれば、体調不良などを理由にすることは避けましょう。
ここでは、「他社から内定が出た場合」「条件が合わない場合」という理由ごとに、辞退を伝える際のポイントを紹介します。

他社から内定が出た場合

他社から内定が出た場合、内定先が第一志望で、その企業への入社が決まったということを伝えます。

例)

この度、第一志望の企業から内定を頂いたため、本日の面接を辞退させて頂きたくご連絡いたしました。先程、内定先から連絡があったため、ご連絡が直前となってしまい、誠に申し訳ございません。

条件が合わない場合

提示された条件が合わなくて選考を辞退する場合は、その旨をきちんと話しましょう。また、辞退連絡が当日になってしまった理由も簡潔に伝えます。

例)

○○という条件がやはり私の希望に合っておらず、変更も望めないため、本日の面接を辞退させて頂きたくご連絡いたしました。ずっと悩んでいたため、ご連絡が当日になってしまいました。誠に申し訳ございません。

転職エージェントを利用している場合

転職エージェントを経由して応募した場合は、面接担当者ではなく、転職エージェントの担当者へ電話でキャンセルの連絡をします。そこでキャンセル理由を伝え、直前の連絡となってしまったことを謝罪します。自ら応募先企業に連絡する必要はありません。

ただし、直接連絡しなくていいからといって、キャンセルを前提に志望度の低い企業の面接日程を組むことはやめましょう。自分の希望や条件に合わない場合は無理に選考を受けず、断ることも大切です。

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執筆・編集

万澤 勁太

株式会社マイナビ所属。転職エージェント歴3年。東海圏でメーカー・ITを中心に様々な業界で支援実績有。前職は大手自動車部品メーカーで生産管理を経験。業界知見や自身の経験を活かした転職支援を心がけています。

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