箇条書きを効果的に使うポイントとは|求人・転職エージェント

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箇条書きを効果的に使う
ポイントとは

自己PR完全ガイド 転職成功ノウハウ

転職活動において大切な書類である履歴書や職務経歴書ですが、何度書いてもなかなか完璧なものを作り上げることは難しいですよね。中には面倒だからといって「自分の魅力は書類ではわかってもらえない。直接会ってもらえばわかる」といって、中途半端になってしまう人もいるかもしれませんが、それでは面接にすら進めないかもしれません。これらの書類は採用担当者の目にとまるものを作成する必要があります。自己PRの欄で、使い方をマスターすればより魅力的な書類になるのが箇条書きです。ここでは例を交えて箇条書きの使い方についてご紹介していきます。

だから使いたい!箇条書きを使うメリット

ここでは箇条書きを使うことによって得られるメリットについて紹介します。

読みやすく書きやすくなる

長い文章が続いてしまうと、読み手の読む気を削いでしまいます。5~6行の自己PRならそれほど読みづらく感じることはありませんが、複数ある事項についてひとつひとつ文章で続けていくと単調な内容になってしまいがちです。書いていても読んでいても間延びしたような印象を受けます。箇条書きを用いることで、伝えたいことのひとまとまりが端的に表現されるので、読み手にとっては読みやすく、書き手にとっても書きやすくなります。

箇条書きを使わない例
「相手のニーズをくみ取って本音を聞き出すことが得意です。新規顧客開拓を担当した時には、2週間に1度は客先を訪問したり、客先を訪問する前後には電話もしくはメールで担当者と連絡を取ったり、打ち合わせ時には世間話から客先が気になっていることを聞き出して、次回までにそれに役立つ情報をこちらから提供するということを実践していました。その結果、客先担当者に徐々に心を開いていただき信頼関係をスムーズに構築することができました。御社でも相手の本音を聞き出すという強みを生かして即戦力として貢献していきたいと思っております。」
箇条書きを使った例
「相手のニーズをくみ取って本音を聞き出すことが得意です。新規顧客開拓を担当したときに心がけたことは、以下の3点です。
  • ・2週間に1度は客先を訪問する
  • ・客先訪問の前後には電話もしくはメールで連絡を取る
  • ・世間話から客先が気になっていることを聞き出し、次回までにそれに役立つ情報を提供する
このサイクルを続けて行くことで客先担当者に心を開いてもらい信頼関係をスムーズに構築することに役立ちました。その結果、継続して受注することができ、部へ数字として貢献することができました。相手から本音を聞き出すという強みを生かして御社でも即戦力として貢献していきたいです。」

今回のような場合は箇条書きを使わないと、いくつも並列している事項を読み進めるのに労力が必要になります。先に「3点です」と明記してそれぞれを箇条書きにして述べることでよりコンパクトにまとまり、どこを重点的に読むべきかが明確になるため、読み手の頭にすんなりと入ってくるようになります。読み手にとっても書き手にとっても快適になるのが箇条書きのひとつのメリットです。

文章にリズムが生まれる

長い自己PRはエピソードを交えつつ書くことが多いですが、文章がずっと続いていると読んでいて飽きがくることがあります。箇条書きを使うことで文章全体にメリハリがつき、リズムが生まれます。文章の印象がポジティブになると、書き手である志望者の印象も自然とポジティブなものへ傾きやすくなるでしょう。

短文で簡潔なので伝わりやすい

箇条書きは複数の項目を端的に記載するので、長い文章と比較すると伝わりやすくなります。長い文章だとときにはどう解釈すればよいのかわかりにくいこともありますが、端的に記載されていると書かれている内容以上のことを考える必要がありません。何百枚、何千枚という書類に目を通している採用担当者にとって「伝わりやすい」ことは「会ってみたい」と思いやすくなります。

箇条書きで気をつけたいこと

自己PRに取り入れると、より採用担当者にとって魅力的な書類にすることができる箇条書きですが、使うべき時とそうではない時があります。箇条書きを取り入れたいというときに注意したい点についてご紹介します。

全て箇条書きにしない

箇条書きは体言止めで終わり、端的な表現なので、自己PRや志望動機などで羅列しすぎると事務的なイメージになってしまいます。読み手にイメージしてもらいながら読んでもらいたいエピソードなどは文章で書き、複数の並列した事項がある場合は箇条書きを用いるとスマートな印象になります。また、自己PRなどの文字制限がある場合は、スペース稼ぎとも捉われてしまうかもしれないので、伝えたい内容が書かれているかしっかり確認するようにしましょう。

無理に使わない

箇条書きは書き手にとって便利なツールの一つですが、無理に取り入れる必要はありません。志望動機や自己PRなどストーリー性が必要な箇所や文字数に制限があって短い場合は、無理に使うとかえって違和感があるので使わないほうが良いです。また、箇条書きにしたいポイントが1つの場合も使い方を考えるべきです。箇条書きは一般的に、複数の並列した事項を端的に記述すると言う目的があるため、項目が一つの場合は、無理に箇条書きにしなくても良いでしょう。

箇条書きを効果的に取り入れた例
「5年間の看護師という仕事を通して、『患者さまにとって最善のことをする』ということを常に心がけてきました。そのために実践してきたことが次の3つです。
  • ・ひとりで抱え込まず同じナースセンターの仲間の手を借りる
  • ・いつも笑顔で接する
  • ・小さな変化や違和感を大切にする
最初は決められたルーティンワークをこなすことで精いっぱいでしたが、それではつい暗い表情になりがちな患者さまの入院生活をより安心したものにすることはできないと気づき、再考し実践してみました。その中でも周りの手を借りることはハードルが高いと感じていましたが、実践してみると患者さまも自分自身も守られていることを強く実感することが出来、自信をもって仕事をするということにつながりました。御社でも周りとのつながりを大切にし、お客様にとってベストなサービスを提供していきたいです。」

仕事において心がけてきたことを実現する為にしたことを箇条書きにすることで、コンパクトにまとめることができています。患者さんの暗い表情になりがちな入院生活を何とかしたいと言う描写の部分はストーリー性がある文章で表現できておりメリハリがついていて、かつ箇条書きが占める部分のバランスもとれているといえます。
過度に箇条書きを使った例
「5年間の看護師という仕事を通して心がけてきたことがあります。
  • ・患者さまにとって最善のことをする
これを実現させるために実践してきたことが3つあります
  • ・ひとりで抱え込まない
  • ・同じナースセンターの仲間の手を借りる
  • ・いつも笑顔で接する
  • ・小さな変化や違和感を大切にする
最初は決められたルーティンワークをこなすことで精いっぱいでしたが、それではつい暗い表情になりがちな患者さまの入院生活をより安心したものにすることはできないと気づき、再考し実践してみました。その中でも周りの手を借りることはハードルが高いと感じていましたが、実践してみると患者さまも自分自身も守られていることを強く実感することが出来、自信をもって仕事をするということにつながりました。御社で実現させていきたいことが2つあります。
  • ・周りとのつながりを大切にすること
  • ・お客様にとってベストなサービスを提供していくこと
よろしくお願いいたします。」

一見簡潔にまとめているように思えますが、自己PRの論点がどこにあるのかわかりにくくなってしまっています。まず、箇条書きは複数並列したものを端的に述べるために使った方が良いです。そのため、心がけてきたこと1つをそのまま箇条書きにする必要はありません。また、実践してきたことと志望企業で実現させていきたいことがそれぞれ箇条書きにされていますが、複数箇条書きのまとまりがあると、どちらが強調したいものなのか読み手としてはわかりにくくなってしまいます。箇条書きにできるからといって全て箇条書きにするのはやめ、複数使えそうな内容の場合は、どちらを読み手に伝えたいかを考え、一つに絞るとよいでしょう。

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