企業から面接日程の連絡を受け取ったものの、「どのように返信すればよいのだろう」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

面接日程の調整メールも、採用担当者との大切なやりとりのひとつです。返信が遅れたり必要な情報が不足していたりすると、日程調整に手間がかかるだけでなく、相手に配慮が足りない印象を与える可能性があります。

この記事では、面接日程メールに返信する際の基本的なマナーや、文章作成のポイントを解説します。状況別の例文も紹介しているので、面接日程メールへの返信に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

面接日程メール返信の基本マナー

会議の日程調整や資料の送付、日常の連絡など、さまざまなビジネスシーンにおいてメールでのやりとりは不可欠です。ビジネスマナーを踏まえずにメールを送ると、相手に悪い印象を与えかねません。

応募先企業との面接日程を調整するメールにおいても、ビジネスマナーが備わった文面にすることで、社会人として基本的なマナーが備わっていることを伝えられます。まずはビジネスメールの基本マナーから順に確認していきましょう。

返信は24時間以内に送る

採用担当者から面接の日程に関するメールをもらったら、できる限り早く返信しましょう。企業によっては、多くの応募者の面接日程を調整する必要があります。連絡が遅いと迷惑をかけるだけでなく、希望の面接日時が埋まる場合もあります。

そのため、企業から送られてきたメールには、できるだけ24時間以内を目安に返信しましょう。深夜・早朝の送信は避け、可能であれば企業の営業時間内に送りましょう。やむを得ず営業時間外に送信する場合は、メールの冒頭に「夜分に失礼いたします」などのお詫びの言葉を添えるとよいでしょう。

ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いをする

面接日程メールの返信では、言葉遣いにも細心の注意が求められます。企業へのメールで気をつけたいのが、友人同士で使うようなくだけた言葉や絵文字をしないことです。「ご苦労さまです」などの表現は目上の人に対しては不適切なので注意が必要です。

採用担当者はビジネス上のやりとりをする相手です。ビジネスメールでは文章で丁寧に気持ちを表現することを心掛け、何に対して感謝しているかを具体的に説明しましょう。敬語を過度に意識する必要はなく、自分の言葉で誠実に伝えることが重要です。

内容を簡潔にまとめる

企業へのメールは簡潔さが重要です。丁寧に伝えようとすると冗長な文章になりがちですが、面接日程返信メールでは、必要な情報だけを簡潔にまとめることを心掛けましょう。

具体的には用件がひと目で分かる件名、要点を押さえた本文構成を意識します。例えば、件名は「選考自体のご連絡」など分かりやすいものがおすすめです。メールでも辞退理由は詳細に説明する必要はなく、「業務内容と自身の経験のミスマッチ」「一身上の都合」など、簡潔な表現を用いましょう。企業とのコミュニケーションは、丁寧さと簡潔さのバランスが重要です。

誤字脱字や記載漏れがないか確認する

面接日程メールを返信する前に、誤字脱字や必要事項の記載漏れがないかを確認しましょう。また、日時や場所の間違い、希望時間の記載漏れは、貴重な時間を無駄にし、選考に悪影響を及ぼす恐れがあります。メールを送信する前には、以下の項目を確認することが大切です。

• 誤字脱字がないか
• 敬語は適切か
• 必要情報（日時・場所・連絡先）が漏れていないか
• 添付ファイルは正しいか

細かな部分まで見直し、採用担当者が内容を確認しやすいメールに整えてから送信しましょう。

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スマートフォンから返信する際は注意する

スマートフォンから面接日程メールに返信する場合は、改行や誤入力に注意しましょう。スマートフォンの画面に合わせて短い位置で何度も改行すると、採用担当者がパソコンで確認する際に不自然な位置で文章が折り返されることがあります。文章のまとまりごとに改行し、段落と段落の間を1行空けるなど、どの端末でも読みやすい文面を心掛けましょう。

スマートフォンでは、予測変換やタップミスによって誤った文字が入力されることもあります。特に企業名、担当者名、面接日時、自分の氏名や連絡先に誤りがないかを送信前に確認しましょう。署名が自動で挿入される設定になっている場合は、不要な文言や私用の署名が含まれていないかも併せて確認します。また機種依存文字は、相手の利用環境によって正しく表示されない可能性がある点にも注意が必要です。

会社のメールアドレスは使用しない

在職中の会社のメールアドレスはあくまで現職の業務で使用するもので、転職活動で使用するのはNGです。応募先企業の採用担当者に「社会人としての配慮に欠ける人だ」との悪い印象を与えかねません。転職活動用にメールアドレスを用意すれば、応募先企業からメールが来た際も分かりやすくなるためおすすめです。

監修者からのコメント

山田 圭佑

ビジネスマナーは、「相手の時間を取らせない・相手を不快にさせない技術」と言い換えられます。
メール送信の際も、どのような文章や表題にすれば、自分の伝えたい情報を相手に「負担なく」「短時間で」「正確に」伝えられるかを考えてみましょう。

面接日程メール返信の書き方

基本的なマナーと併せて押さえておきたいのが、メールの形式や構成です。丁寧な言葉を使っていても、必要な情報が見つけにくい文章では、採用担当者が内容を確認するのに時間がかかる可能性があります。面接日程メールは、件名・宛名・本文・署名の順に、必要な情報を分かりやすく記載することが大切です。ここでは、それぞれの基本的な書き方を確認していきましょう。

件名は変更せず「Re:」を残す

返信する際は、件名の「Re:」は残したままにしましょう。受信したメールが返信メールであることや、何に対する返信なのかがすぐに分かるためです。なお、元の件名に自分の氏名が含まれていない場合は、「Re:（元の件名）／ 氏名」のように自分の名前を追記しておくと、採用担当者が誰からのメールかを把握しやすくなります。

ただし、何度もやりとりを続けているうちに「Re:」が増えた場合、ひとつだけ残してほかは削除し、件名が分かりやすいようにしてもよいでしょう。

宛名には正式名称を明記する

メールの冒頭には、応募先の企業名・部署名・担当者名を正式名称で記載します。「株式会社」を「（株）」と省略したり、企業名や担当者名を間違えたりしないように注意が必要です。

正式名称や担当者の所属部署は、企業から届いたメールの本文や署名欄を確認するのが基本です。必要に応じて、企業の公式サイトに掲載されている会社名も確認しましょう。担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記載すれば問題ありません。

元の本文は残して返信する

返信メールでは、受け取る相手がどのような内容のやりとりをしていたかひと目で分かるように、相手が書いた本文を残して返信します。

また、お礼の一文も添えましょう。「先日はありがとうございました」「面接調整ありがとうございます」といった一文を入れることで、採用担当者に「礼儀正しい人だ」と好印象を与えられます。

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署名には氏名・電話番号・メールアドレスを入れる

面接日程メールに返信する際は、本文の最後に署名を記載しましょう。署名がないと、採用担当者が差出人や連絡先を確認する際に、過去のメールや応募書類を見直す必要が生じる可能性があります。本文の長さにかかわらず、メールの最後には「氏名」「電話番号」「メールアドレス」を忘れずに記載しましょう。

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面接日程をメールで調整する際のポイント

面接日程をスムーズに調整するには、返信のタイミングや言葉遣いだけでなく、候補日時の伝え方にも配慮することが大切です。候補が少なかったり、対応できる時間帯が明確でなかったりすると、企業とのメールのやりとりが増える可能性があります。

ここでは、採用担当者が日程を調整しやすい候補日の提示方法や、企業から示された日時で都合がつかない場合の対応について解説します。

面接希望日は3つ以上提示する

面接日の調整において、企業が日時を指定するのではなく自身が希望する日程を送る場合、できれば候補日は3つ以上提示するとよいでしょう。面接が可能な日時はできる限り多く、また、可能な時間帯も幅を持って伝えれば、採用担当者が調整しやすくなります。

都合が合わない場合は代替案を提案する

企業から提示された面接候補日のいずれにも都合がつかない場合は、参加できないことを丁寧に伝えたうえで、別の日程で調整できないか相談しましょう。「あいにく提示いただいた日程では都合がつかないため」のように、簡潔に伝えれば十分です。先約や出張など、差し支えのない範囲で理由を添えてもよいでしょう。

予定がすぐに分からない場合はいつまでに提示するかを示す

在職中の転職活動では、勤務先の予定を確認しなければ、すぐに面接候補日を提示できないこともあります。その場合も、予定が確定するまで返信を控えるのではなく、まずはメールを受け取ったことを伝えましょう。

返信では、候補日時をすぐに提示できない旨を簡潔に説明したうえで、いつまでに回答するかを明記します。詳しい事情を伝える必要はありません。回答期限を示しておけば、採用担当者も今後の予定を立てやすくなります。伝えた期限までに予定を確認し、候補日時を忘れずに連絡しましょう。

面接日程を変更したい場合はお詫びの言葉を添える

すでに確定している面接日程を、やむを得ない事情で変更してもらいたい場合は、日程の再調整をお願いすることへのお詫びを丁寧に伝えましょう。

採用担当者や面接官は、確定した日時に合わせて予定を調整しています。「大変申し訳ございませんが、諸事情により、ご調整いただいた日時に面接を受けることが難しくなりました」のように、何に対するお詫びなのかが伝わる表現を用いることが大切です。そのうえで、改めて候補日を提示し、再調整を依頼しましょう。

監修者からのコメント

山田 圭佑

ビジネスマナーとして、謝罪や日程変更の相談はできるだけ早く行うことが大切です。
こちらの都合や事情により、相手側に面接日程を変更してもらうなどの必要が発生した場合は、可能な限り早期の連絡をすることが重要です。
謝罪をすることは精神的に大きな負担になりますが、タイミングが遅れれば遅れるほど、相手にとって失礼になり、その後の調整も難しくなります。相手に負担をかける可能性が生じた際は、できるだけ早く連絡とお詫びを伝えることが理想です。

面接日程の返信メールの例文とポイント

面接日程に関するメールでは、企業から提示された日時を承諾する場合や、自分から候補日時を伝える場合など、状況に応じて記載する内容が異なります。確定した日程の変更や面接の辞退、返信がない場合の確認などでは、相手への配慮も欠かせません。ここでは、面接日程に関する12のシーン別に、そのまま活用できるメール例文と書き方のポイントを紹介します。

面接候補日の指定が来た場合

応募先企業が提示した複数の日程の中から、希望の日時を選んで返信する場合があります。この場合、できる限り複数の日時を選択して返信するとよいでしょう。選択肢が多いほうが、採用担当者が調整する際に負担とならず、面接日程をスムーズに決められます。

希望の面接候補日を送る場合

この場合も、希望の日程は第3候補くらいまで指定するとよいでしょう。希望の時間を伝える場合、「面接の開始時刻」であることが分かるように「◯時～◯時面接開始希望」と表記します。面接終了時刻に希望がある場合、「◯時～△時（面接終了希望）」と明記すると、採用担当者との行き違いを防げます。

指定された面接候補日で調整できない場合

先方から指定された日程で都合がつかない場合、まずはお詫びの気持ちを示しましょう。併せて、「出張の予定が入ってしまった」など、明確な理由を正直に伝えたうえで希望の日程を複数提示します。

面接日程をすぐに回答できない場合

現職の業務予定などを確認する必要があり、面接候補日をすぐに回答できない場合もあります。その際は、予定が確定するまで返信を控えるのではなく、まずはメールを受け取ったことを伝えましょう。

返信には、面接日程の連絡に対するお礼と、候補日時をいつまでに回答するかを記載します。予定を確認し、伝えた期限内に面接可能な候補日時を改めて連絡することが大切です。

決定した面接の日程を変更したい場合

一度決定した日程の変更をお願いするため、まずはお詫びを伝え、先方が納得できる理由を記載します。そのうえで、希望の日時を3つ以上提示しましょう。

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面接日程が確定した連絡に返信する場合

メールの基本的な構成は、日程調整メールと同様です。まずは、面接日程を調整してもらったことへのお礼を述べましょう。続いて、提示された日程で問題ないことと確定した面接日程を記載し、相手が再度確認できるようにします。

先方の希望日時に合わせる場合

特に、面接の希望日がないこともあるでしょう。そのような場合、単に「いつでもよい」と返信すると、先方に日程調整を丸投げしていると捉えられてしまうかもしれません。あくまでも「先方の都合に合わせる」という配慮が伝わるメールを送りましょう。

監修者からのコメント

山田 圭佑

「いつでもよい」「なんでもよい」というような反応は、場合によっては相手に負担を感じさせてしまうことがあります。実際に「いつでもよい」という状況であっても、あえて広い時間範囲（平日の9時～17時など）を指定することで、相手に判断を丸投げしている印象を与えにくくなります。

企業から面接日程の返信が来ない場合

企業に面接日程変更のメールを送ったにもかかわらず返信がない場合、採用担当者がメールを見落としている可能性があるため、適切なタイミングでの催促は問題ありません。催促するタイミングは、最後の連絡から1週間以上経過した場合や、返信期限から2日程度過ぎた場合、面接候補日の2日前になっても確定連絡がない場合です。

催促メールを送る際は、責め立てるような表現を避け、「お忙しいところ恐縮ですが」などの配慮ある言葉を使います。返信を待つ間は、自分のメールが正しく送信されているかだけでなく、迷惑メールフォルダの確認も忘れないようにしましょう。

オンライン面接の日程調整に返信する場合

オンライン面接の日程調整に返信する際も、基本的な面接日程メール返信のマナーは対面の場合と変わりません。ただし、オンライン面接ならではの確認事項を忘れずに盛り込むことが重要です。

企業によって利用するWeb会議ツールは異なり、ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなどさまざまです。ツールによっては、アプリのインストールやアカウント作成が必要になる場合もあるため、返信メールの中で「使用するツール名」「接続用のURLやID・パスワード」を事前に確認しておくと、当日のトラブルを防げます。

また、通信トラブルが起きた場合に備え、企業から緊急連絡先が案内されているときは、すぐに確認できるよう控えておきましょう。日程調整の返信をする段階でこれらをまとめて確認することで、やりとりの回数を減らし、採用担当者への配慮にもつながります。

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面接を辞退したい場合

面接を辞退する場合でも、企業への配慮とマナーが重要です。面接辞退は選考全体の放棄を意味するため、決断したらできるだけ早く連絡を取りましょう。無断キャンセルは厳禁です。面接日の2日以上前であればメールでの連絡が基本ですが、前日や当日になってしまった場合はメールと電話の両方で連絡するのが望ましいでしょう。

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面接後にお礼のメールを送る場合

面接後のお礼メールは、感謝の気持ちと入社意欲を伝える重要なコミュニケーションです。採用結果には直接影響しませんが、丁寧な印象につながります。できれば面接当日の就業時間内に送りましょう。件名には「○月○日の中途採用面接のお礼（氏名）」と明記します。

面接の結果を問い合わせる場合

面接結果の問い合わせは、適切なタイミングと丁寧な文面が重要です。面接から2週間以上経過しても連絡がない場合や指定の期日を過ぎた場合、問い合わせメールを送るのが適切です。それより早い段階での問い合わせは、催促している印象を与えかねません。

問い合わせる際は、まずは面接のお礼を述べてから「いつ頃結果を連絡してもらえるか」を尋ねます。合否を直接尋ねるのではなく、連絡時期について質問する形式を守りましょう。

面接日程の調整に不安がある場合はマイナビ転職エージェントにお任せください

面接日程調整の返信メールは、採用担当者の印象を左右することがあります。基本的なビジネスマナーを習得した社会人として、応募先企業に好印象を与えられるようにしましょう。

面接の日程調整をスムーズに進めたい方は、マイナビ転職エージェントにご相談ください。マイナビ転職エージェントを通じて応募した企業であれば、担当のキャリアアドバイザーが面接日時の調整を代行します。また、応募先企業それぞれに合わせた模擬面接やアドバイスも行っているため、ぜひご活用ください。

まとめ

面接日程メールに返信する際は、ビジネスシーンに適した言葉遣いを心掛け、必要な情報を簡潔かつ正確に伝えることが大切です。また、送信前には文面を読み返し、企業名や担当者名、面接日時に誤りがないか、署名や必要事項が漏れていないかを確認しましょう。面接日程の調整やメールの書き方に不安がある場合は、転職エージェントを活用するのも選択肢のひとつです。

マイナビ転職エージェントでは、キャリアアドバイザーが応募書類の添削や面接対策、応募先企業との面接日程の調整など、転職活動を幅広くサポートしています。紹介企業との面接日程の調整は担当のキャリアアドバイザーが代行するため、在職中でも日程調整の負担を抑えながら転職活動を進められます。メール対応や面接準備に不安を感じている方は、マイナビ転職エージェントにご相談ください。

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