面接の日程調整メールは、書類選考を通過した後ということもあり、気が抜けてしまう方もいるでしょう。しかし、日程調整メールの内容によっては評価が下がり、面接が不利になる恐れもあります。

そこで今回は、面接の日程調整メールにおけるビジネスマナーをまとめました。
希望の面接候補日を送るケースや、指定面接日を変更してもらいたいケースなど、状況別のメール例文もご紹介しています。
失礼のない日程調整メールを作り、ビジネスマナーを理解している人材だと示しましょう。

日程調整メールの内容は面接の評価にも影響する

会議の日程調整や資料の送付、日常の連絡など、様々なビジネスシーンにおいてメールでのやりとりは不可欠です。

ビジネスメールのマナーをよく知らずに送ってしまうと、相手に誤解を与えてしまうこともあるでしょう。応募先企業との面接の日程調整においても、送るメールの内容が面接結果に影響を及ぼす可能性があります。

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面接日程調整メールを送るときに覚えておきたいビジネスマナー

面接の日程調整メールを送る際に、覚えておくべきビジネスマナーをご紹介します。

返信メールは24時間以内に送る

応募先企業の担当者から面接の日程に関する伺いメールをもらったら、できる限り早く返信するようにしましょう。企業によっては、多くの応募者の面接日程を調整する必要があります。
連絡が遅いと迷惑をかけてしまいますし、希望日時が埋まってしまう場合もあるでしょう。どんなに遅くても、24時間以内に送るようにしてください。

もし、面接の日程に関して、すぐに回答できない場合は、「申し訳ございません。現職との兼ね合いでスケジュールがわかるのが◯日になります。面接日程の件に関しましては、◯日までにご連絡させていただきますので、何卒よろしくお願いいたします」など、遅れる理由と回答期限を、まえもって伝えておくようにしましょう。
ちなみに、メールを送る時間ですが、企業の営業時間内に送るのがマナーとなっています。10～18時を目安に、メールの送信を行うようにしましょう。

お礼を入れる

メールを送る際には、お礼を入れるようにしましょう。
「先日はありがとうございました」「面接調整ありがとうございます」といったお礼を入れることで、採用担当者に「礼儀正しい人だ」と思ってもらえる可能性があります。

署名を忘れない

意外に忘れがちなのが署名です。署名がないと誰からのメールなのかすぐに把握することができず、担当者を困らせてしまいます。
どんなに本文が短かったとしても、最後に「名前」「メールアドレス」「携帯電話の番号」を記載することを忘れないようにしましょう。

返信するメールは元の本文を残す

メールに返信する場合は、受け取る相手が、どのような内容のやりとりをしていたのかがひと目でわかるように、相手が書いた本文を残して返信するようにしてください。
また、返信する際には、件名に「Re:」が入りますが、こちらも残したままにしましょう。受信したメールが返信メールであることや、何に対する返信なのかがすぐにわかるからです。
ただし、何度もやりとりを続けているうちに「Re:」が増えていった場合は、1つだけ残して他は削除し、タイトルがわかりやすいようにしてもいいでしょう。

会社のメールアドレスは使用しない

在職中の会社のメールアドレスは、あくまでも在職中の企業における業務に使用するものなので、使用してはいけません。応募先企業の担当者に「会社のアドレスを使って転職活動を行うなんて、非常識な人だ」と思われてしまうこともあるでしょう。
ポイントとして、転職活動用にメールアドレスを1つ作っておけば、応募先企業からメールが送られてきた際も、わかりやすくなるのでおすすめです。

面接日程調整メールを書く際のポイント

続いては、面接日程の調整メールを作成する際に、覚えておきたいポイントをご紹介します。

希望日程を自由に送れる場合は、3つ以上の候補を送る

面接日の調整において、企業が日時を指定するのでなく、自身が希望する日程を送る際、候補日は3つ以上送るようにしてください。
面接が可能な日時はできる限り多めに、また、可能な時間帯も幅を持って伝えれば、採用担当者が調整しやすいでしょう。

日程を変更したい場合は謝罪を入れる

すでに日程が決まっているにもかかわらず、やむをえない事情で日程を変更したい場合に送るメールには、必ず謝罪を入れるべきです。
相手のスケジュールを変更することになるわけですから、迷惑をかける場合があることを認識しましょう。また、その気持ちが相手に伝わるよう「大変、申し訳ございません」という風に、丁重な文章で謝罪することが大切です。

面接日程の返信メールの例文とポイント

面接日程の返信メールの例文を、パターン別にご紹介します。

それぞれ、書き方のポイントもご紹介しますので、参考にしてください。

面接候補日の指定が来た場合

＜書き方のポイント＞
応募先企業が提示した複数の日程の中から、希望の日時を選んで返信をする場合があります。
この場合、できる限り複数の日時を選択して返信するといいでしょう。選択肢が多い方が、採用担当者が調整する際に負担とならず、面接日程をスムーズに決めることができます。

希望の面接候補日を送る場合

＜書き方のポイント＞
この場合も、希望の日程は第3候補くらいまで指定するといいでしょう。
注意点として、希望の時間を伝える場合、それが「面接の開始時間」であることがわかるように、「◯時～面接開始希望」と表記するようにしてください。また、面接終了時間を希望する場合は「◯時～△時（面接終了希望）」と記載すると、採用担当者との行き違いを防ぐことができます。

指定された面接候補日で調整できない場合

＜書き方のポイント＞
先方から指定された日程で都合がつかない場合、まずはお詫びの気持ちを示しましょう。
併せて、たとえば「出張の予定が入ってしまった」など、明確な理由を正直に伝えた上で、希望の日程を複数提示しましょう。

決定した面接の日程を変更したい場合

＜書き方のポイント＞
一度決定した日程の変更をお願いするわけですから、まずはお詫びを伝え、先方が納得できる理由を記載します。その上で、希望の日時を3つ以上提示するようにしましょう。

面接日程が確定した通知への返信メールの例文

＜書き方のポイント＞
メールの基本的な構成は、日程調整メールと同様です。
まずは、面接の日程を決めてもらったことに対するお礼を述べましょう。続いて、提示された日程で問題ないこと、確定となった面接日程を記載し、相手が再度確認できるようにしておきます。

先方の希望日時に合わせる場合

特に、面接の希望日がないということもあるかと思います。そのような場合も、ただ単に「いつでも良い」という内容の返信では、先方に日程調整を丸投げしているような態度と捉えられてしまう場合があります。
「こちらとしましては、貴社のご都合を優先させていただきたく、ご希望の日時にてご調整いただければ幸いです。つきましては、日程が決まり次第、ご連絡いただければと思います。それではどうぞ、よろしくお願いいたします」など、あくまでも先方の都合に合わせるという配慮が伝わる内容のメールを送るようにしましょう。

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面接日程の返信メールはマナーを大切に

面接日程調整の返信メールは、採用担当者の印象を左右することがあります。基本的なメールマナーを習得した社会人として、応募先企業に好印象を抱いてもらえるようにしましょう。

面接の日程調整などをスムーズに進めたいという方は、マイナビエージェントにご相談ください。
担当のキャリアアドバイザーが、希望される企業との面接日時の調整を代行させていただきます。また、面接についても応募先企業それぞれに合わせたアドバイスや模擬面接などを行っておりますので、ぜひご活用ください。

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