日程調整メールの書き方・例|求人・転職エージェント

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日程調整メールの書き方・例

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企業との最初のやり取りになることも多い面接の日程調整メール。大事な面接の日程を決めるためのメールでもあり、とても重要です。これらのメール内容に関しては最低限のマナーを覚えておきたいものです。どのような内容のメールを作成していいか分からない人は、しっかりと効果的に日程調整メールを作るためのポイントを把握し、作成するようにしましょう。

日程調整メールの内容は面接の評価にも影響する

ビジネスシーンにおいて、メールが与える印象は大きく、非常に影響力があります。メールが遅ければ仕事が遅い人、メールの内容が雑であれば適当な人など思われてしまうことがあるのです。メールは一つのコミュニケーションツールなので、担当者はメールを見て「◯◯さんは▲▲な人」という印象を持ちます。メールで持たれた印象は面接結果にも少なからず影響を与えます。また転職者となれば、ビジネスマナーを習得しているものと判断されますが、メールでそれらのマナーを逸脱してしまうとその後の選考もかなり厳しくなってしまう可能性があります。メールのマナーは最低限覚えておくべきものと認識しておきましょう。

どんなメールを送る際にも覚えておくべきポイント

日程調整メールに関わらず、まずは社会人としてのメールマナーについて覚えておきましょう。これらのマナーはいかなるメールを送るときでも覚えておくべきポイントです。

遅くても24時間以内に送る

まずは内容の前に、メールの対応時間についてです。面接の日程調整メールは、企業や担当者から日程についての伺いメールや電話連絡をもらったら、できる限り早く送るようにしましょう。担当者は多くの応募者の面接スケジュールを組まなければいけません。連絡が遅いと迷惑を掛けてしまいますし、自分の希望日時の枠がどんどん埋まっていってしまいます。先述の通り、ビジネスシーンでは、メールが遅い人は仕事も遅いという印象を持たれることもありますので、どんなに遅くても24時間以内を一つの目安に送るようにしましょう。
もし企業側のメールに対して、正確に答えられない場合は、「申し訳ありません。現職との兼ね合いでスケジュールが分かるのが◯日になります。面接日程の件に関しましては、◯日までにご連絡させて頂きますので、何卒よろしくお願いします。」など、遅れる理由と目処を前もって伝えておくようにしましょう。尚、メールを送る際は、企業の営業時間内に送るのがマナーです。10時~18時を目処にメールの送信を行うようにしましょう。

件名は分かりやすくする

件名は極力シンプルで分かりやすくすることを心掛けましょう。仕事をしていると社内・社外問わず、毎日大量のメールを受信します。担当者は、通常業務以外にも多くの応募者からメールを受信している可能性があります。忙しい時間の中で用件の分かりづらいメールは、ストレスを与えてしまいますし、見過ごされてしまうリスクもあります。「面接日程につきまして ◯◯◯◯(名前)」など、件名を極力分かりやすくし、メールを開かなくても用件が伝わるようにしましょう。そうすることで、担当者も効率良くメールを見ることができます。

お礼を入れる

メールを送る際には、必ずお礼を入れるようにしましょう。お礼を言われて嫌な気持ちになる人はいません。「先日はありがとうございました」「面接調整ありがとうございます」など、一言お礼を入れるだけで印象が変わってきます。少しでも好印象に思って頂けるよう、お礼を入れることを忘れないようにしましょう。

署名を忘れない

意外に忘れがちになるのが署名です。署名がないと誰からのメールなのかすぐに把握することができず、担当者を困らせ、不親切なメールとなってしまいます。どんなに本文が短かったとしても、「名前、メールアドレス、携帯番号」と必ず署名を入れるようにしましょう。メールソフトの設定で自動挿入することを忘れずに、送信前の確認も怠らないようにしましょう。

面接調整メールを送るときに覚えておきたいポイント

面接調整メールのやり取りをする際にも覚えておきたいポイントがあります。これらのマナーをしっかり習得して、スムーズに面接まで進めるようにしましょう。

希望日程を自由に送れる場合は、3つ以上の候補日程を送る

面接調整において、企業指定の日から選ぶのではなく、自由に希望日程を送る際は、希望日は3つ以上送るようにしましょう。採用担当の方も複数名担当している場合もありますし、他の業務もあります。スケジュール調整はそんなに簡単なことではないので、こちらから希望日を伝える場合は選択肢を出来るだけ多くすると良いでしょう。複数日を指定するだけでなく、その日の中でも時間帯の幅を持って送っておく方法もあります。

確定していた日程を調整してもらう場合は謝罪を入れる

既に日程が決まっているにも関わらず、日程を変更したい場合に送るメールには、必ず謝罪を入れるようにしましょう。既に決まったスケジュールを変更してもらう訳ですので、多大な迷惑が掛かる場合があります。「大変申し訳ございません」など謝罪文を入れるようにしましょう。スケジュールを変更してもらうことは、よくあることではありません。非常に重大なことということを受け止め、文面で表現するようにしましょう。

面接の日程調整メールの例

ここでは、「面接候補日の指定が来た場合」「頂いたメールで日程を選択する場合」「面接候補日を送る場合」のメール例について紹介いたします。

面接候補日の指定が来た場合

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
●●と申します。

面接日程のご連絡誠にありがとうございます。

必要書類持参の上、下記日時でお伺いさせて頂きます。

●月●日(●)●時〜

お忙しい中恐れ入りますが、当日は、何卒よろしくお願いします。

(署名)
名前
メールアドレス
携帯番号

頂いたメールで日程を選択する場合

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
●●と申します。

面接日程のご連絡誠にありがとうございます。
ご連絡頂きました日程の中から、下記日程でお伺いさせて頂きたく存じます。

●月●日(●)●時〜

お忙しい中恐れ入りますが、当日は、何卒よろしくお願いします。

(署名)
名前
メールアドレス
携帯番号

面接候補日を送る場合

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
●●と申します。

面接日程のご連絡誠にありがとうございます。
希望日程をお送りさせて頂きます。
下記日程であれば、お伺いすることが可能です。
【1】 ●月●日(●)●時〜●時
【2】 ●月●日(●)●時〜●時
【3】 ●月●日(●)●時〜●時

上記日程で調整頂けますと幸いです。
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いします。

(署名)
名前
メールアドレス
携帯番号

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