転職の際、得意先にはいつ、どんな挨拶メールを送ればいいのか|求人・転職エージェント

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得意先に失礼のない

転職の挨拶メール

を書くために

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転職をする際、得意先や協力会社、社内などのお世話になった人に、挨拶メールを送ることもあるかと思います。
しかし、どのような内容で、どのようなタイミングで挨拶メールを送ればいいのか、迷ってしまう人は多いようです。
ここでは、退職後も円満な関係を続けるために必要な、失礼のない挨拶メールの書き方と送り方をご紹介します。

退職の挨拶はなぜ必要なのか

円満退社をする上で、退職の挨拶は重要となります。得意先をはじめとする社外の人や、お世話になった社内の人に感謝の気持ちを伝えることで、関係を悪化させず退職できるでしょう。
転職後、現職で関わった人と仕事をする機会があるかもしれませんので、良い印象を残しておくのは悪いことではありません。
また、直接顔を合わせる機会の多い人には、できるだけ口頭で挨拶することをおすすめしますが、遠方など、会えない人にはメールを使っても問題ありません。

挨拶メールの送り時はいつ?

退職の挨拶メールを送るタイミングは、社外向けと社内向けで異なります。

1.社外向け挨拶メールのタイミング

社外への挨拶メールは、社内にも周知されるなど、退職を公表しても良い時期になってから送ります。
引継ぎなどの関係もありますので、遅くとも退職日から2~3週間前には伝えるようにしましょう。
退職直前に挨拶すると、取引先に無責任な印象を与えてしまう可能性があるので注意してください。

2.社内向け挨拶メールのタイミング

社内向けへの挨拶メールは、最終出社日に送ることが一般的です。退職の報告というよりも、今までお世話になったことを感謝する最後の挨拶として行います。
なお、送るタイミングに関しては会社ごとに慣例が存在する場合もありますので、今まで受け取った退職の挨拶メールのタイミングを参考にしたり、先輩に質問したりすると安心です。

退職の挨拶メールでやりがちなNG

退職の挨拶メールの内容によっては、相手に不快な思いをさせて関係が悪化してしまう可能性があります。
「立つ鳥跡を濁さず」というように、気持ち良くお別れをするためにも、次に挙げるような内容は記載しないようにしてください。

1.ネガティブな退職理由を書いてしまう

「給料が低かったので退職します」「上司と折り合いが悪かったので転職しました」というようなネガティブな退職理由は書かないようにしましょう。
結婚や出産など、おめでたい理由以外では退職理由は細かく書かず、「一身上の都合」とすることがビジネスマナーの基本です。

2.自慢話をする

「転職先では給料が2倍になります」「誰もが知っている大手企業に転職することになりました」というような自慢話は、相手に不愉快な思いをさせる可能性がありますので、気を付けてください。

転職先についてはこちらから積極的に書かず、聞かれたら謙虚に答える程度にしておきましょう。

退職の挨拶メールでおすすめの内容

社外への退職の挨拶では、今後の業務を円滑に引き継ぐことを配慮した内容にすることをおすすめします。取引先と会社は、自分が退職した後も関係が続きます。会社に迷惑をかけないよう、十分配慮しましょう。

取引先にエールを送る

今までお世話になってきた取引先と担当者へは、しっかり感謝の気持ちを述べた上で、エールを送ることをおすすめします。
「貴社のご発展と◯◯様のますますのご活躍を、心よりお祈り申し上げます」と文末を締めくくることで、相手に良い印象を与えることができ、退職後も会社と取引先が良好な関係を維持できるようになります。

後任者を上手に紹介する

仕事を引き継がなければならない場合は、必ず後任者を紹介するようにしましょう。
その際、後任者のスキルや特徴について一言ふれることで、後任者と担当者のやりとりがスムーズになります。
長い時間をかけて関係を築き上げ、信頼している担当者が退職してしまうというのは、相手にとって大きな不安を感じさせることです。
後任者もしっかりとした実力があり、信頼できそうな人だと感じて頂けるよう、上手に紹介しましょう。

退職の挨拶メール例文

ここでは、挨拶メールの例文をご紹介します。社外向けと社内向け、それぞれご用意しましたので、作成の際に参考にしてください。

■社外向け 退職の挨拶メール例文

件名:
退職のご挨拶(株式会社◯◯ 名前)

本文:
株式会社✕✕
営業部
△△様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、●月●日(●)をもって株式会社◯◯を退職することになりました。
△△様には何かとお力添えを頂き、心より感謝しております。
本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご挨拶となりましたことをお詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の■■が務めさせて頂きます。
後日あらためて■■がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と△△様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社◯◯
◯◯

<ポイント>

・社外向けの退職の挨拶メールでは、必ず退職日を明記するようにしましょう。連絡したら退職した後だったというのは、失礼にあたります。
・社外の取引先は、今いる会社の顧客です。退職後の連絡先を記載してしまうと、顧客情報を不当に利用しているという誤解を与えてしまう可能性がありますので、記載は避けるようにします。

■社内向け 退職の挨拶メール例文

件名:
退職のご挨拶(名前)

本文:
△△部 ✕✕様

お疲れ様です。□□事業部の◯◯です。

この度、一身上の都合により退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。

✕✕部長には入社当初から目をかけて育てて頂き、たいへん多くのことを学ばせて頂きました。
在籍中は至らぬ点もあったかと思いますが、お世話になりありがとうございました。
今後も✕✕部長から教えて頂いたことを糧にし、活かしていきたいと思っております。

退職後の連絡先は下記になりますので、何かございましたら、いつでもご連絡ください。
メール:XXXX@XXX
携帯:090-XXXX-XXXX

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。

□□事業部
◯◯

<ポイント>

・社内向けの退職の挨拶メールでは、退職理由を細かく書かず、シンプルな内容を心掛けましょう。

・お世話になった上司や同僚へのメールであれば、思い出深いエピソードや相手から学んだことなどを記載することで、より印象深い挨拶になります。

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