内定承諾メールの正しい書き方とは？新卒者・転職者向けの例文を紹介

内定承諾メールは、入社の意志を正式に伝える大切なビジネスマナーであり、正しい書き方を心がけることで内定企業に好印象を与えることができます。本記事では、内定承諾メールの基本マナーと構成を詳しく解説します。また、新卒者や転職者など、ケース別ですぐに使える例文も紹介するので、スムーズに内定承諾を行うための参考にしてください。

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1 内定承諾はメールでも可能？

企業から内定をもらった際に送る「内定承諾」は、なるべく早い段階で連絡した方が良いとされています。この連絡手段として、電話ではなくメールで済ませてもいいのでしょうか。

1.1 そもそも内定承諾とは

内定承諾とは、内定をもらった企業に対して、内定者が入社の意思を伝える誓約を行うことです。内定した企業から採用通知書・内定通知書などを含む、会社の情報をまとめた書類が送付されるので、内定者は送付された内定承諾書に署名・捺印をして返送します。

この内定通知書を送る理由の1つに、内定辞退を阻止する意向があります。多額の予算をかけて求人募集を行い、採用する人数も決まっているため、内定を辞退されるのは企業にとってマイナスになります。これを防ぐために、内定の誓約書となる内定承諾書が必要です。

1.2 内定通知がメールなら内定承諾もメールでOK

内定通知の方法は電話・メール・郵送の3つの手段があり、通知方法は企業によって異なります。内定承諾を送る場合は、内定通知が来た際の連絡手段に合わせて行いましょう。内定通知がメールの場合は、内定承諾はメールを利用しても構いません。

その際、内定承諾メールの基本的なマナーに則って必要事項を記載しなければなりません。また、労働条件など確認したい項目がある場合は、その旨も記載しましょう。

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2 内定承諾メールの基本マナー

ここでは、内定承諾メールの基本マナーについて解説します。ビジネスメールの1種でもあるため、正しいマナーを理解しておく必要があります。

2.1 内定通知から24時間以内に送る

企業側からすると、内定通知メールに対する返信はなるべく早く欲しいものです。というのも、内定通知を送った時点ではまだ確定ではなく辞退される可能性があるため、早い段階で入社の意思があるかどうかを把握しておきたいのです。

内定通知メールが送られてきたら、24時間以内には内定承諾メールを送信するように心掛けましょう。また、ビジネスにおいては、メールの返信は早ければ早いほど好印象を与えます。

2.2 件名は変えずに「Re:〇〇」で送る

内定承諾メールを送る際は、メールの返信機能を使いましょう。件名は変更せずに「Re:〇〇」として送ります。新規作成でメールを送ってしまうと本当に内定者からの返信なのかが分かりづらく、確認のための時間がかかってしまいます。

企業は毎日数多くのメール対応に追われるため、返信機能を利用することで、どういった内容に対するメールなのかを把握しやすくなります。自社メールからの返信であれば確認も取りやすく、トラブル防止にもつながります。

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2.3 簡潔で読みやすい内容を意識する

ビジネスメールの基本は、簡素で分かりやすい文章を作成することです。テンプレートのように記載する内容をある程度フォーマット化しておくことで、分かりやすい内容にまとめることができます。基本的には「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」の順で作成します。

まずは内定通知のお礼を述べ、その次に内定承諾に関する内容を記載します。あとは確認事項があれば記載し、なければ最後に氏名・住所・連絡先を記載して締めます。

2.4 面接日と名前を忘れずに書く

内定承諾メールには、自分の名前はもちろん、面接を受けた日程も併せて記載しましょう。「◯月◯日に面接をしていただきました◯◯と申します。」のように、面接日と名前の両方を記載することで採用担当者に伝わりやすくなります。

2.5 誤字脱字に注意する

内定承諾メールを送信する前に、必ず内容に誤りがないかチェックしましょう。特に、宛先や名前の部分で誤字脱字があると失礼な印象になってしまうので、誤字脱字の確認は必須です。

また、尊敬語や謙譲語の使い方が適切かどうかも注意します。話し言葉の「御社」や書き言葉の「貴社」、「お＋〇〇おられる」のような二重敬語を使用していないかなど、適切な言葉の使い方を意識しましょう。

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3 内定承諾メールの基本構成

ここからは、内定承諾メールの基本構成について解説します。ビジネスメールの基本構成「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」をベースに、「宛先・お礼・承諾の意思表示・確認事項・署名」の順で作成します。

3.1 宛名

宛名は「社名」「部署名」「担当者名」の順で記載します。社名は（株）などと略さずに、「〇〇株式会社」「株式会社〇〇」と正式名称で記載しましょう。

また、部署宛がある場合は「〇〇部 御中」、担当者がいる場合は「〇〇様」とします。「御中」と「様」は併用しないように注意しましょう。例えば担当者が明確な場合は、「〇〇株式会社　人事部　〇〇様」と記載します。

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3.2 内定通知に対するお礼

まずは本題に入る前に、内定通知に対するお礼の文章を記載しましょう。その際、感謝の気持ちを長文で表現するのはNGです。「このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。」などと簡素な表現に留めておきましょう。

3.3 承諾の意思と入社への抱負

お礼が済んだら、入社に関する意思表示を記載します。曖昧な表現は避け「貴社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、ご連絡いたしました。」や、「喜んで内定を承諾いたします。」などと明確に記載します。

この際、「御社」「貴社」の使い方に注意しましょう。連絡手段がメールなので「御社」ではなく「貴社」と書きましょう。電話の場合は話し言葉なので「御社」です。

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3.4 質問や確認事項

内定承諾メールを作成する際、気になることや労働条件などで確認したいことがあれば、その旨も記載しておきましょう。以下のように聞きたい内容を簡潔に質問します。

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3.5 署名

最後に自分の名前や住所、連絡先を記載します。大学生の場合は大学名や学部名、学年などを記載しましょう。

【署名】

【大学生の場合】

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4 【ケース別】内定承諾メールの例文

内定承諾メールの書き方には、新卒者向けと転職者向けによって違いがあります。ここでは、新卒者向け・転職者向け、さらに内定承諾書の添付がある場合と、内定保留をしていた場合の内定承諾メールの例文を紹介します。

4.1 【新卒者向け】内定承諾メールの例文

新卒者向けの内定承諾メールの例文は、以下の通りです。

4.2 【転職者向け】内定承諾メールの例文

転職者向けの内定承諾メールの例文は、以下の通りです。

4.3 【内定承諾書の添付あり】内定承諾メールの例文

内定承諾書の添付がある場合の内定承諾メールの例文は、以下の通りです。

4.4 【内定保留後】内定承諾メールの例文

内定保留をしていた場合の内定承諾メールの例文は、以下の通りです。

5 内定承諾メールを送る前に確認すべきこと

内定承諾メールが作成できたら、送信する前に労働条件や仕事内容への不安、他社からの内定、事前に準備が必要なものについてなど、確認しておきたいことがないか一旦考えましょう。

5.1 労働条件や仕事内容に不安はないか

内定承諾メールは24時間以内の返信が望ましいため、「早く送信しなければ」という焦りから大事なことを聞かずに未確認のままにするのは良くありません。企業が提示する労働条件や仕事内容に対する不安があれば、質問事項として記載します。

企業からしても、「思っていた会社と違う」などの理由ですぐに退職されるのはマイナスになります。お互いが納得して働けるよう、不安事項はクリアにしましょう。

5.2 他社から内定が出る予定はないか

複数の求人に応募していた場合、他に内定が出そうな企業がないかも確認しましょう。内定承諾メールを送った後に、「内定をもらったA社よりB社の方が条件が良かった」という後悔がないように、いつまで返事を待ってもらえるかなどの日程調整が必要です。

入社の2週間前までであれば内定承諾後の辞退は可能ですが、企業側は入社における準備や体制を整えているため、迷惑をかけてしまうことになります。内定保留をしてもらうなどの対策を取りましょう。

出典e-Gov 法令検索「民法第627条1項」

5.3 準備しておくものなど質問事項はないか

入社に向けて準備しておくものがないかを確認しましょう。内定承諾を送る書類の中には源泉徴収などが必要だったり、住民票などを発行したりなど、あらかじめ用意しなければならない書類があるケースもあります。

書類によっては発行までに時間を要する場合もあるため、時間がかかりそうな場合はそういった事情も合わせて内定承諾メールに記載しましょう。

6 内定承諾メールでよくある質問

内定承諾メールを送った後に、企業からの返信がない、または返信が来た場合はそれに返信する必要はあるのかなど、疑問が生じることもあります。こういったケースではどう対処すればいいのでしょうか。

6.1 内定承諾メールに返信が来ない場合はどうする？

まずは連絡に誤りがないかをチェックします。場合によっては宛先にミスがあり、企業に届いていない可能性があります。ミスがなく返信もない場合は、翌日まで待ってみてアクションがなければ電話で確認してみましょう。

6.2 内定承諾メールに対する返信には返信すべき？

内容にもよりますが、企業側から内定承諾メールを受け取った旨のメールであれば、返信は必須ではありません。お礼や感謝の意を表したい場合は「貴社でお仕事ができることを大変楽しみにしております」などと簡素に伝えることで好印象を与えやすくなります。

なお、企業からの返信内容に「入社に必要な書類を送付する」などの内容がある場合は、書類を受け取った際に連絡しましょう。また、期限が設けられている場合は「こちらの書面にある〇〇日までにご返送いたします」と状況に沿った内容で返信します。

7 内定保留・内定辞退をメールで伝えてもOK

内定通知は状況によっては保留または辞退することが可能です。その際も、内定承諾メールと同様になるべく早くその意思を企業側へ伝えなければなりません。ここでは、内定を保留・辞退したい場合のメールの例文を紹介します。

7.1 内定を保留したいときのメール例文

内定を保留する場合は、「内定の取り消し」「入社意欲が低いと判断される」などのリスクが発生する場合があります。これらを防ぐためにも、まずは早めに保留の旨を伝え、メールだけでなく電話でも連絡を入れることで誠実さをアピールできます。

また、保留期間がどの程度なのかも伝えておきます。1週間以内を目処にして日程交渉を行いましょう。メールの例文は以下の通りです。

7.2 内定を辞退したいときのメール例文

内定を辞退するにあたって具体的な理由を述べる必要はありませんが、相手に伝える場合は「他社の内定を受けることにした」「仕事内容や条件が合わなかった」など簡素にまとめましょう。メールの例文は以下の通りです。

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8 まとめ

この記事では、内定通知メールが送られた際の内定承諾メールの書き方やマナー、注意点などについて解説しました。内定承諾メールは入社の意思表示を明確に伝えるために重要であり、内定通知から24時間以内に送信するのがベストです。

その際、気になる点や質問事項などがあればメールの内容に追加し、入社前の不安要素をクリアにしてから内定の誓約を行います。また、内定を保留・辞退したい場合は、例文を参考に簡素に理由を述べ、誠実な対応を心がけましょう。

9 「メールの書き方」に関する関連記事

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ぜひ併せてご覧いただければ幸いです。

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