【例文付き】質問・問い合わせメールの書き方は？気をつけたいポイントを解説

ビジネスの現場では、質問や問い合わせをする機会が多くあります。ただし、言葉選びや伝え方を誤ると相手に不快な印象を与えてしまう可能性があるため注意が必要です。

今回は、ビジネスにおける質問・問い合わせメールを送る際のポイントや例文、自分が回答する立場となった場合の返信メールなどについて解説します。

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1. 質問や問い合わせはメールでしても良い？

メールは今やビジネスにおいて欠かせないツールの一つであり、質問や問い合わせをメールでおこなっても問題はありませんが、注意すべき点もあります。まずはメールで質問や問い合わせをするメリットと注意点を確認しておきましょう。

1.1. メールで質問・問い合わせをするメリット

メールは電話や対面とは異なり、送信・受信すると記録に残ることが一番のメリットです。

また、送る側も受ける側も都合の良い時間に送信・確認ができるので、仕事の合間など忙しい時間を避けて連絡を取り合うことができます。

複雑な内容でも資料を先に共有してから、電話など口頭で説明することができるのもメリットの一つです。

1.2. メールで質問・問い合わせをする際の注意点

メールで質問や問い合わせをする際は、まず要件を簡潔にまとめ、相手にとってわかりやすい内容にすることが大切です。内容が伝わらないと、何度もやり取りが必要になり相手に負担をかけてしまいます。

複数の質問がある場合は箇条書きにし、返信の必要性や期限がある場合は、その旨も明記しておくと親切です。

また、メールは時間をあまり気にしなくていいとはいえ、始業直後や終業間際に送るのは避けるといった配慮はおこないましょう。メールを送る前に内容を精査し、本当に問い合わせた方が良い問題かどうかを判断することも大切です。

以下ではビジネスメールを送る際のポイントや例文を紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

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2. 社内宛に質問・問い合わせメールを送るときのポイント

上司や同僚へ質問・問い合わせメールを送る際は、以下2点を押さえておきましょう。

2.1. 基本的には対面で質問する

社内の担当者に質問したい場合は、基本的に対面でおこなうのがビジネスマナーとして望ましい形です。ただし、社内とはいってもリモートワーク中や勤務地が異なる場合など、直接質問することが難しい場合はメールでも問題ありません。

2.2. 会社内でのルールがないか確認をする

会社によっては、質問の仕方を含めコミュニケーションに関するルールが定められている場合もあります。そのため、身近な上司や先輩がどのような形でコミュニケーションを取っているのかを確認しておくことが大切です。

社内での問い合わせの方法がわからなかったり不安だったりする場合は、あらかじめ内容を整理した上で上司や先輩に相談してみましょう。

3. 社外宛に質問・問い合わせメールを送るときのポイント

次に、社外の取引先や営業先などへ質問・問い合わせメールを送るときのポイントを2つ紹介します。

3.1. 正しい敬語とていねいな表現を意識する

顔の見えないメールでは、言葉遣いや表現ひとつで相手の受ける印象が大きく変わります。敬語の間違いがないか、失礼な表現はないかを、送る前にしっかりとチェックしましょう。

また、相手に答えてもらう立場であることを意識し、決して高圧的な表現にならないよう注意が必要です。

「質問があります」「至急回答願います」など強い言い方は避け、「お忙しいところ恐れ入りますが」「お手すきの際にご教示いただけますと幸いです」といった言葉を使うことで、相手も気持ちよく対応しやすくなり、円滑なやり取りにつながります。

3.2. 自分の会社名・部署・氏名を必ず明記する

社外メールを送る際は、自分の会社名・部署名・氏名を明記することが基本マナーです。社外の相手は自分の立場や所属を知らないこともあるため、名乗りを省略すると、誰からの連絡かわからず、相手に不安や不信感を与えてしまいます。

特に、初めてのやり取りでは会社名からしっかり伝えることで、信頼感のある丁寧な印象を与えられます。名乗りは社外メールの大切な礼儀の一つです。

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4. 質問・問い合わせメールの基本構成

質問・問い合わせメールを送る際には、相手に配慮しつつ用件をしっかりと伝える意識が大切です。ここでは、件名・本文・締めの基本構成について解説します。

4.1. 質問・問い合わせメールの件名

質問・問い合わせメールの件名は、一目で用件がわかる簡潔なものにしましょう。ビジネスパーソンは日々多くのメールを受信し、確認を行っています。

そのため、時には重要なメールが埋もれてしまったり、開封したメールの内容を失念してしまったりということも起こり得ます。そうした相手の事情も想像し、件名だけで内容を汲み取ってもらえるよう配慮することが必要です。

具体的には、受信ボックスに並べられている段階で、受信者が「誰からの、どのような用件のメールなのか」を把握できるような件名を設定しましょう。件名の後ろに自分の名前を記載しておくと、より親切で丁寧な印象です。

4.2. 質問・問い合わせメールの本文

質問・問い合わせメールの本文は、以下3つのポイントを踏まえて作成しましょう。

(1)はじめに用件を伝える

前項の要領で件名を作成すれば、すでに概要は伝わっているはずですが、冒頭であらためてメールの趣旨を伝えるようにします。はじめに伝えることで、そのあとに続く詳細がスムーズに理解しやすくなるためです。

(2)質問・問い合わせ内容が複数ある場合は箇条書きにする

質問・問い合わせ事項が複数ある場合は、内容ごとに分けて箇条書きにしましょう。メールを受け取る側が「自分は何の件に対して何をすれば良いのか」ということを一目で理解しやすくするためです。

(3)いつまでに回答をいただきたいか伝える

質問・問い合わせメールを送る際には、いつまでに回答を得たいかを相手に伝えるようにします。日時指定がないと「まだ大丈夫だろう」と後回しにされてしまったり、忘れられてしまったりすることも考えられるため、いつまでに回答をいただきたいのかを明確に記載しましょう。

なお、期日はゆとりをもって日時を設定することをおすすめします。

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4.3. 質問・問い合わせメールの締め

締めには、最後まで目を通して質問・問い合わせ事項に対応してくださることに対して感謝の気持ちを伝えます。この時、たとえメールの送付に至った原因が先方にあったとしても、決して責任転嫁するような文面にはせず、相手へ配慮の姿勢を表しましょう。

ビジネスや人間関係におけるマナーでもありますが、先方のスムーズな対応を促し、早期解決を図る上でも重要なポイントです。

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5. 質問・問い合わせメールの例文

次に、質問・問い合わせメールの例文を具体的に紹介します。社内向け、社外向けでどのような違いがあるのか確認しましょう。

5.1. 社内向けの質問・問い合わせメールの例文

社内に向けた質問・問い合わせメールの例文は、以下のとおりです。

5.2. 社外向けの質問・問い合わせメールの例文

社外に、商品やサービス、取引について質問・問い合わせをする際の例文を3つ紹介します。相手の個人名がわからない場合は「ご担当者様」などと記載して送りましょう。

5.2.1. 取引先への問い合わせメールの例文①

5.2.2. 取引先への問い合わせメールの例文②

5.2.3. 初めての相手への問い合わせメールの例文

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6. 質問・問い合わせメールに返信するときのポイント

ここからは、自分が質問・問い合わせメールを受け、返信メールを送る場合のポイントについて紹介します。特に相手が取引先やお客様の場合は、文面に気を遣いましょう。

6.1. 最初にお礼から述べる

質問・問い合わせメールに対して回答する際は、まず何よりも先にメールをいただいたことに対する感謝を伝えます。

どのような内容にせよ、自分や自社に対して「質問・問い合わせメールを送ってくださる」という行動を取ってくれたことに対し、お礼を述べることが大切なマナーです。

6.2. 簡潔に見やすく回答する

質問・問い合わせメールへの回答は、自分が送る時と同様、簡潔で見やすい文章を心がけましょう。結論から先に述べ、簡潔に理由や経緯を伝えます。

「多分」「恐らく」「だと思います」「だと思われます」「のようです」といったあいまいさが感じられる個人の感想のような表現は、思いもよらない誤解を招くリスクもありますので、なるべく避けましょう。

6.3. 回答までに時間がかかる場合の対処法

質問・問い合わせメールに回答する際、関係各所に確認が必要となり回答に時間を要するケースがあるかもしれません。

その場合は決して放置せず、回答に時間をいただきたい旨と、回答可能な日時の見込みを伝えることが大切です。

複数受けている質問のうち一部に対する回答は可能という場合は、先送りせず、まず回答できる範囲で返信しておきましょう。

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7. 質問・問い合わせメールへの返信の例文

質問・問い合わせメールへの返信についても、例文を紹介していきます。相手から箇条書きなどで複数の質問が寄せられた場合は、回答もその形式にならいましょう。なお、件名は通常は変えず、「Re：〇〇（元の件名）」とします。

7.1. 問い合わせメールへの返信の例文①

7.2. 問い合わせメールへの返信の例文②

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8. 回答を受け取ったらお礼メールも忘れずに

自分が送った質問・問い合わせメールに対して回答のメールを受け取ったら、お知らせを兼ねたお礼メールを送るのがビジネスマナーです。時間や労力を割いてメールを送っていただいたことへの感謝の気持ちや、回答内容に対するコメントを記載しましょう。

なお、回答に対するお礼メールでも、受け取り時の件名は変えずに返信するのが一般的です。件名を変更してしまうと、相手側でメールの判別が難しくなる可能性があります。

8.1. 社内向けの場合

回答に対する社内向けのお礼メールの例文は次のとおりです。

8.2. 社外向けの場合

回答に対する社外向けのお礼メールの例文は次のとおりです。

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9. その他メールの書き方

その他のメールの書き方については、下記の記事でもご紹介しています。ぜひ併せてご覧ください。

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10. まとめ

ビジネスシーンにおける質問・問い合わせメールは、受け手の事情に配慮した簡潔でわかりやすい内容であることが重要となります。今回の内容を参考に、状況に応じて臨機応変にメールを作成していきましょう。

なお、手紙やメールなどの作成時はさまざまな決まりがありますが、履歴書や職務経歴も同様です。

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