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DAY 2017.09.14 スキル・ノウハウ

たったこれだけ!読みやすいメールになる10のポイント

ビジネスにおけるメールは「ビジネス文書」を基本に作成しますが、確固たるルールが決まっているわけではないため、「これでいいのかな」と戸惑う方も多いようです。ビジネスメールには企業の品格が表れます。事務的になりすぎず、読み手に好印象を与える、ビジネスメールの10のポイントを再確認しましょう。

1:社内メールと社外メールのマナーを使い分ける

社内メールは社内ルールに基づいて作成して構いませんが、社外メール作成については"基本"にのっとり、失礼のないよう注意しましょう。

■挨拶文
【社内】「お疲れさまです」
【社外】「いつもお世話になっております」

■署名
【社内】部署名、氏名、内線番号等
【社外】社名、部署名、氏名、郵便番号、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、自社サイトのURL等

2:文章は30~35文字くらいで改行を入れる

相手が使用する端末やメールソフトの種類によって表示が異なる場合がありますが、基本的にはパソコンのオフィス系メールソフトで読むことを前提に考え、読みやすいよう改行を入れましょう。

3:段落ごとに1行空きを入れて読みやすくする

段落の挿入は、見た目の印象とともに、読みやすさを大きく左右します。びっしりと文字で埋まった文面は読みにくいだけでなく、内容も伝わりにくくなるのでご注意を。

4:件名はわかりやすく具体的に書く

「よろしくお願いいたします」や「ありがとうございました」など、曖昧な件名ではなく、開封してもらえるよう具体的に書きます。例えば「【要ご返信】新製品説明会について(○月○日(○)開催)」など、件名を見ただけで用件がわかるといいでしょう。

5:最後に署名を入れる

メールアドレス等を見れば誰から届いたメールかわかるとしても、最後に署名を入れるのはビジネスメールのマナーです。メールを読んだ相手が連絡を取る際に必要な情報を盛り込みます。
※前述のポイント1を参照

6:容量の大きい添付ファイルはファイル転送サービスを利用する

データを圧縮する、ファイル転送サービスを利用する等の工夫をしましょう。また、最も多いミスのひとつ、「添付忘れ」はファイル添付の操作を最初に行うことで防げます。

7:知らない人が読んでもわかるように文章を作成する

「伝える」ではなく「伝わる」を念頭に置き、文章を作成します。場合によっては、送る前に「伝わる」かどうか、社内の人に確認してもらうのもいいでしょう。

8:文章を作成したら、最後に下記の項目をチェック

  • □誤字脱字はないか
  • □「致す」と「いたす」など、漢字表記と平仮名表記が混在していないか(動詞・名詞以外は平仮名表記が基本)
  • □全角英数字と半角英数字が混在していないか
  • □話し言葉になっていないか(「抜けてました」⇒「失念しておりました」)
  • □事務的すぎないか

9:送信ボタンを押したら、取り戻せないと心得よう

送信ボタンを押してもすぐに送信されず、保留機能があるメールソフトもありますが、基本は取り戻せないという心構えをもちましょう。送信前には以下のチェック項目を確認しましょう。

  • □宛先は正しいか
  • □メールアドレスは正しいか
  • □TO、CC、BCCは正しく使えているか
  • □件名は内容を表す具体的なものになっているか
  • □宛名は正しいか
  • □相手の名前に敬称を付け忘れていないか
  • □添付ファイルの添付忘れはないか

10:「メールは万能ではない」と知ったうえで上手に活用しよう

「メール」がふさわしいケースなのか、「電話」や「訪問」を併用する必要はないのかを考えて活用しましょう。

メールはビジネスにおいて欠かせない「コミュニケーションツール」のひとつですが、コミュニケーション方法には「相手との関係性」が大きく影響します。その点も考慮したうえで、ビジネスメールにも「思いやり(=マナー)」を忘れずに!

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ライタープロフィール

人見 玲子 (ひとみれいこ) 人材育成コンサルタント

株式会社コントレール代表取締役。短期大学を卒業後、JALのグランドスタッフとして10年間勤務。転職後、通信、金融業界で10年以上、幅広く人材育成業務に携わる。その間の研修講師としての登壇回数1000回、受講者数は2万人を超え、「本物の接客マナー」を身につけたスタッフを増やす。2013年独立起業。楽しくためになる、結果を出す研修講師として定評がある。
保有資格:「宅地建物取引士」、「AFP」、「キャリアコンサルタント」、「ワインエキスパート」(日本ソムリエ協会)
http://contrail-hrd.com/