【例文】初めての相手に送る挨拶メールの書き方! マナーやポイントを解説

ビジネスメールにはマナーやルールが多くありますが、メールのマナーや書き方を知っておくことは、社会人の教養の一つとして重要です。

この記事では、初めてメールを送る相手の方へのメールの書き方やマナーを徹底解説していきます。

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【関連記事】「ビジネスメールはどう書けばいい？書き方や文例、返信の仕方を解説」

1.ビジネスメールの書き出しの基本

ビジネスメールの書き出しは、送る相手や状況によって書き分けていく必要があります。

最初は「お世話になっております」などが基本ですが、やりとりを重ねていけば、一工夫してメールの書き出しに相手を気遣う言葉や季節の挨拶などの一言を入れるのも良いでしょう。

まずは、相手が社内の場合、社外の場合の2つに分けて書き出しの例をいくつか紹介していきます。

また、併せてしばらく連絡を取っていない相手に対するビジネスメールの書き方についても紹介します。

【関連記事】「ビジネスメールの書き方とは？書き出しマナーや例文をパターン別に紹介」

1.1.相手が社内の場合

• お疲れ様です。
• おはようございます。
• お忙しいところ失礼いたします。
• 昨日は遅くまでお疲れ様でした。

社内の人へのメールの書き出しは、社外の方に向けたもののようにかしこまった挨拶は必要ありませんが、上司なのか同僚なのか、または普段の関係性や状況、時間帯によって挨拶を使い分けるのが望ましいです。

【関連記事】「上司へのメール例文・テクニックを紹介！マナーと4つのポイント」

1.2.相手が取引先の場合

• 平素よりお世話になっております。
• 長らくご無沙汰しており申し訳ございません。（連絡が空いてしまった場合）
• 度々失礼いたします。（用件が一度で伝えられない場合）
• 先程お電話させていただいた件につきまして、補足のご連絡です。（電話でやりとりをした後のメール）
• この度は私の不手際により、ご不快・ご不便な思いをさせてしまい、心よりお詫び申し上げます。（謝罪）

社外の人に宛てたメールの場合は、顔が見えないやり取りだからこそ、相手への気遣いが感じられる一言を添えるのが大事です。

特に社外宛のメールは、自分が書いた文章が会社の印象になることも多いため、書き方には注意しましょう。

1.3.久しぶりに連絡を入れる相手の場合

すでに面識があり、久しく連絡を取っていない相手に挨拶メールを送る場合は、「お久しぶりです」ではなく、「ご無沙汰しております」などの表現が無難です。

• 大変ご無沙汰しております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
• 大変ご無沙汰しておりますが、お変わりございませんでしょうか。

メールの書き方のポイントとしては、まずは久しぶりの連絡であることがわかる文章を書き、次に相手に自分が誰であるかを思い出してもらう一言（会社名や氏名）を書きます。続いて、連絡の意図や要件を伝えます。

反対に、相手からこのようなメールが送られてきた場合は「こちらこそご無沙汰しております」などと一言添えると好印象を与えます。

また、返信はなるべく24時間以内に送るように心がけましょう。

【関連記事】「【例文付き】お詫びメールの基本や文章構成のポイントを幅広く紹介」

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2.挨拶のさまざまな言い回し

挨拶の言い回しを知っておくことで、時と場合に合ったメールを送ることができます。基本を理解した上で、その時の状況に合った挨拶を選択しましょう。

「お世話になっております」は、さまざまな表現での言い換えができます。

• おはようございます。
• 夜分に失礼いたします。

また、取引先への日頃のお礼を表したい場合は、下記のように言い換えてもよいでしょう。

• いつもご愛顧いただきありがとうございます。
• いつもお引き立ていただきありがとうございます。

また、現在の状況や情勢をいれた挨拶をするのも良いでしょう。

• 暑さ（寒さ）だけでなく新型感染症への配慮が欠かせない日々が続いておりますが、〇〇様はじめ皆様はお変わりなくお過ごしでしょうか。

状況や送る相手に合わせて、いくつかフレーズを用意しておくといいでしょう。

【関連記事】「【文例集付き】ビジネスで使えるお礼メールのマナーや書き方を紹介」

3.メールのマナーや注意点

気持ちの良いメールのやり取りをするには、最低限のマナーを守ることが大切です。

チャットなどのメッセージアプリに慣れてしまっていると、ビジネスメールは堅苦しく感じるかもしれません。

しかし、メールを受け取る相手は、あなたの顔や人柄を知りません。特に初めてやり取りする場合は、メールの文面からどのような相手なのかイメージするしかありませんので、最初に送るメールが特に重要です。

ここでは、メールのマナーや注意点をご紹介します。初めての方とメールのやりとりをする際に、必ず確認しておきましょう。

【関連記事】「ビジネスメール「各位」の意味と正しい使い方を例文付きで解説」

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3.1.件名はわかりやすく

メールの件名は、相手が最初に目にする部分です。受け取った相手が一目見て誰からのメールか、どんな内容なのかが分かるような工夫が必要です。

近年では悪質なスパムメールも多く、メールの開封に慎重になっている方も多いです。内容がわかりにくい件名にしてしまうと、開封されずに最悪の場合、迷惑メールと勘違いされてしまう場合もあります。

では、分かりやすい件名にするには、何に気を付ければよいのでしょうか。NG例と正しい例を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

3.1.1.悪い件名の例

当然ですが件名が空欄であると、内容の判断ができませんし、相手に対して失礼にあたるため必ず記載しましょう。

また、【重要】【緊急】など【】(すみ(墨)つきかっこ)の多用は控えましょう。

【緊急】など重要な項目を【】でくくること自体は件名が目立ちますし、相手の目に留まりやすいのでよく使われる方も多いと思います。

しかし多用してしまうと、本当に重要なときに相手に伝わりにくくなってしまいます。

一つの件名に複数【】を使うことも良くないですが、毎回のメールで【緊急】【大至急】を使うことも、印象が悪化することにつながるので避けるようにしましょう。

ただし、以下のように本当に重要である場合は使用しても構いませんので、ケースバイケースで対応しましょう。

3.1.2.良い件名の例

・用件を簡潔にまとめる

件名を見ただけで、「誰から」で「どんな内容」のメールかがわかるよい例です。

・件名に期日を表示する

具体的な期日や締め切りが分かっている場合、本文だけでなく件名にも表記があると相手にも親切です。

毎日受信するメールが多い方の場合、受信ボックスに表示される件名でメールの概要を把握している方もいます。件名だけで内容が分かると、開封率アップにもつながります。

3.2.誤字脱字には気をつける

当然ですが、誤字脱字は悪い印象を与えてしまいます。

特に相手の名前の間違いは禁物です。失礼な印象を与えてしまうだけでなく、不快な思いをさせてしまいます。

メールを送る前には、必ず読み返して誤字脱字の無いように気をつけましょう。

3.3.正しい敬語を使用する

ビジネスメールでは、きちんとした文章を書かなければならないため、正しい敬語の使い方を知っておく必要があります。

具体的には、「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3つをうまく使いこなすことが重要です。

例えば、「〇月〇日の〇時に行きます」は丁寧語ですが、ビジネスにおいては「行く=伺う」という謙譲語に変換するため、「〇月〇日の〇時に伺わせていただきます」というふうに、謙譲語と丁寧語を織り交ぜた表現を使用します。

相手の方がこちらに出向く場合は「いらっしゃる」を使用します。

以下に、ビジネスメールでよく使用する変換例をいくつかまとめました。

• 見ます⇒拝見します(謙譲語+丁寧語)
• 知っています⇒存じております(謙譲語+丁寧語)
• 会いたいです⇒お目にかかりたいです(謙譲語+丁寧語)
• ～をします⇒～をなさいます(尊敬語+丁寧語)
• 言います⇒おっしゃいます(尊敬語+丁寧語)
• 教えてください⇒ご教示ください(尊敬語)

【関連記事】「【正しいビジネス敬語の使い方】間違いやすい言い回しや実例を紹介」

【関連記事】「【例文つき】「ご教授」「ご教示」の意味の違い、ビジネスでの使い分け方」

3.4.機種依存文字は使用しない

ビジネスメールでは機種依存文字は使わないのがマナーです。相手方のPCの機種や環境（OS）によって文字化けを起こすなど、正しく表示されない場合があるからです。

また、絵文字は使わないようにしましょう。相手との関係性にもよりますが、受信機種が絵文字に対応していなければ文字化けを起こしますし、メールの内容が軽く感じられてしまうこともあります。

3.5.要点をまとめられているかどうか確認する

ビジネスメールでは、内容、用件がしっかり相手に伝わることが最重要です。

メールの長所は、簡潔に要点をまとめて連絡できることですので、送信する前に以下の項目が守られているかチェックしてください。

• 必要に応じて箇条書きにする
• 文章の一文を短くする
• 主語と述語をはっきりと示す

これらの事を意識して、読みやすいメールを目指しましょう。

3.6.以前送ったメールの使いまわしは誤りの元

自分の送信メールの中から、以前送ったメールを使い回すことはおすすめできません。

思いがけないミスやトラブルを引き起こす可能性が高いからです。

前に送った相手の情報が入っていたり、日付が昔のままになっていたりすると、受け取った相手は使い回しているとすぐに気づきますし、不誠実だと思われてしまう可能性もあります。

メールは顔の見えない相手に送るからこそ、慎重に送りましょう。

【関連記事】「メールで「取り急ぎ」を使う際の3つの注意点｜言い換えを例文で解説」

【関連記事】「「依頼メール」のポイントやコツは? 役立つフレーズ・すぐに使える例文を紹介」

4.初めての人に送るメールを書く流れ

ビジネスメールには、ある程度決まったルールや形式があります。ここでは、初めての人に送るメールの本文の書き方について説明します。

メールを書く流れは、下記の通りです。

1. 宛名や件名
2. 挨拶や自己紹介
3. 用件
4. 結び

最初はルールやマナー、慣れない言い回しなどで、メールを書くことに時間がかかってしまうかもしれません。しかし、一度慣れてしまえば自然にできるようになります。

4.1.宛名や件名

まず宛名を書きましょう。メール本文の先頭につけるのが宛名です。社外宛てか社内宛てかなどによって書き方が変わってきます。

社外宛ての場合は「会社名＋部署名＋役署＋氏名＋様」が一般的です。もし、部署名と役職がわからない場合は、「会社名＋氏名＋様」でも問題ありません。

社内宛てのメールでは、「部署名＋役職＋氏名＋様」が一般的です。社内でのルールがある場合もあるため、最初に上司などに確認するといいでしょう。

宛名が複数人になる場合は、氏名を横並びもしくは縦並びで書きます。この時、順番は上位職の人から書くよう注意しましょう。

件名には、あなたの会社名や名前を入れます。相手が最初に目にする部分でもあるので、しっかりと自己紹介して相手を安心させましょう。

例文を紹介しますので、参考にしてください。

4.1.1.社外宛てのメール

4.1.2.複数人宛てのメール

4.2.挨拶や自己紹介

宛名の下には挨拶と自己紹介が続きます。

一般的には、

となります。

しかし、「お世話になっております」は、面識のある方に使う挨拶文になるため、初めて送る相手の場合は下記の表現が望ましいです。

• 〇〇様のご紹介でメールをさせていただきました。
• 初めてメールをお送りしております。
• 突然のご連絡失礼いたします。

ちなみに、「初めまして」はスパムメールでよく使われる表現でもあるため、なるべく避けたほうがよいと言われています。

次に自己紹介ですが、ビジネスメールを初めて送信する場合、会社名、自分の所属部署や担当している仕事内容など、簡潔に情報を伝えます。さらに、メールを送った理由や経緯について説明があるとより親切でしょう。

例文を紹介しますので、参考にしてください。

4.3.用件

用件は簡潔に、短い文章で伝えるようにしましょう。

また、用件を伝える際は、結論を先に述べておくことが重要です。前置きが長く、画面をスクロールしなくては本題にたどり着けないような長い文章は、相手の時間を奪ってしまうことにもなりかねません。

さらに、メール一通に対して用件は一つが基本です。複数の用件を書いてしまうと、漏れが発生する可能性があります。

上記の例文では、用件と期日、返信が必要であることが簡潔にまとめられています。

一日に何件もメールを処理する方などは、メール内容がすぐ理解できるように簡潔にしてあげる方が印象は良いです。

4.4.結び

用件を伝えた後は、結びの言葉です。結びの言葉は、「このメールはここで終わりです」と分かりやすく知らせるために必要です。

メールの結びに一番多く用いられる言葉はこちらです。

• よろしくお願いいたします。
• どうぞよろしくお願いいたします。
• 何卒よろしくお願いいたします。

返信や連絡が欲しい場合は、下記のように結ぶのもよいでしょう。

• ご連絡お待ちしております。
• ご返信をお待ちしております。

そして、忘れてはいけないのが「署名」です。

メールの最後に記載する「署名」には、メールの送り主の名前や会社、連絡先などの情報を記載します。

メールアドレスや会社ホームページのURLなど、社外の方に送り主の情報を載せておくことで、名刺代わりにもなります。相手とスムーズに連絡を取れたり、円滑に取引を行えたりするメリットもあります。

会社で統一した署名を使う場合もありますので、初めてメールを送る際は、先輩や周りの人に聞いてみるとよいでしょう。

【関連記事】「【保存版】ビジネスメールの結び・締め言葉の基本は? マナーと例文集を紹介」

【関連記事】「【メールの返信での引用マナー】注意すべき点や全文引用・部分引用の使用例を紹介」

5.【パターン別】初めての挨拶メールの例文

ここでは、パターン別で初めての挨拶メールの例文を紹介します。最初から気の利いた文章を作れる人はいません。使える表現はどんどん真似して、自分のものにしていきましょう。

5.1.前任者からの引き継ぎメール

【関連記事】「【異動の挨拶の基本】ポイントや実際に使える例文をパターン別に紹介」

5.2.営業目的のメール

5.3.訪問後のお礼メール

5.4.紹介してもらった先への営業目的のメール

5.5.名刺交換後のメール

5.6.来訪いただいた後の見積もり依頼のメール

5.7.問い合わせや質問への回答メール

5.8.セミナーなどの紹介メール

【関連記事】「質問・問い合わせメールの書き方は？マナーや実際に使える例文を紹介」

【関連記事】「催促メールの書き方と送るタイミングはいつ？【例文と解説付き】」

6.メールの結びは内容によって変えよう

メールの結び、いわゆる「締めの言葉」は、相手との関係やメールの内容、シチュエーションによって変化をつけましょう。

• どうぞよろしくお願いいたします。
• ご協力のほどよろしくお願いいたします。

などが一般的です。

その他にも結びの言葉はありますが、気を付けたい結びの言葉が、「お手すきの際に」「お時間のある際に」という表現です。

多用されがちな表現ですが、これでは相手がいつまでに何をすればよいのか判断できません。

相手を気遣うからこそ使いがちになる表現ですが、ビジネスメールではなるべく別の言い方に置き換えましょう。

例えば、社外の相手先から返信が欲しい場合は、

社内の上司や同僚に対して指示がほしい場合は、

など、具体的な指示をやわらかく表現できる言葉を選ぶとよいでしょう。

ビジネスメールに慣れてきたら、四季の変化に合わせた結び方にも挑戦してみてください。

• 年末ご多忙の折ではございますが、お身体にお気をつけて良き新年をお迎えください。（12月後半）
• 梅雨の長雨で体調を崩されませんよう。どうぞご自愛ください。（6月頃）

【関連記事】「【例文付き】6月の時候の挨拶を月内全般・上旬・中旬・下旬の別に紹介」

7.相手からの印象を良くするポイント

初めての相手に挨拶メールを送る際に印象を良くするポイントを解説します。

7.1.可読性に配慮する

「可読性」とは、文字や文章の読みやすさを意味する言葉で、初めての相手に挨拶メールを送る際は、本文が読みやすくなるよう「可読性」に配慮した文章にしましょう。

具体的には、かなと漢字の割合を「7：3」にするのがおすすめです。

例えば、「何卒宜しくお願い致します」という文章を「何卒よろしくお願いいたします」にすると、漢字の分量が減るため、文章が読みやすくなります。

また、文章を適切な長さで区切って改行することも意識しましょう。

相手が読みやすい文章にすることで、「この人は気遣いができる人だ」と印象付けることができます。

7.2.要点を簡潔にする

初めてのビジネスメールを送る際は、要点を簡潔にして送りましょう。

丁寧な文章を心がけるあまり、伝えたい内容が分かりにくくなることがあります。

そのため、送信する前に文章が回りくどい言い方になっていないかチェックし、丁寧過ぎる部分は思い切って削除しましょう。

簡潔な文章にすることで、相手から「伝えたいポイントを絞ってくれるクレバーな人だ」と印象付けることができます。

7.3.否定的な言葉は使用しない

面識がある・ないに関わらず、ビジネスメールにおいて否定的な言葉は使用しないようにしましょう。

例えば、「ご質問いただいておりました〇〇の件ですが、弊社では対応できません」「社内で検討しましたが無理です」など、相手に断りを入れる際にこのようにはっきりと否定的な言葉を使用するのは好ましくありません。

相手を気遣っていることが伝わるように、「弊社では対応できかねます」や、「〇〇であれば対応可能です」など、ただ丁重に断るだけでなく、代替案も提示し相手がマイナスにならないような配慮を行うことで、好印象を持たれやすくなり関係性が良くなります。

7.4.クッション言葉を入れてマイルドな文章に

ビジネスメールを送る上で意識したいのが「クッション言葉」です。

クッション言葉とは、伝えたいことをそのまま言うのではなく、その前に一言「間」となる言葉を入れることで柔らかい印象を与える表現のことです。

ビジネスにおいては枕詞（まくら言葉）とも呼ばれます。

例えば、「恐れ入りますが」、「お手数ですが」、「差し支えなければ」、「ご多忙中とは存じますが」、などがあります。

何かを依頼する時や断りを入れる時など、直接的な表現だと角が立つ表現になってしまう場合は、クッション言葉を入れて文章をマイルドにします。

クッション言葉はビジネスや挨拶メールに限らず、電話や実際の対面時においても有効であるため、覚えておいて損はないでしょう。

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8.まとめ

初めてのメールでの挨拶は、難しいものに感じてしまう方も多いと思います。しかし、ビジネスメールの「型」を覚えてしまえば、自分で工夫して使うことができます。

季節の挨拶や、相手をねぎらう一言など、さまざまにアレンジできます。

メールのルールやマナーは、社会人において必要な知識です。メール以外でのビジネスシーンでも、マナーを問われる機会は多いでしょう。

「この人と仕事をしたい」と、選ばれる人材になるために、まずはビジネスメールの基本を身に着けてみてはいかがでしょうか。

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