ビジネスメールにはマナーやルールが多くありますが、特に初めての相手に送るときは書き方に迷う人も多いのではないでしょうか?初めてのメールでは、冒頭の挨拶や自己紹介の書き方が重要となります。
本記事では、初めてメールを送る相手へのマナーについて、例文を交えて解説していきます。面識のない人に初めてメールを送る場合、その文面で印象も大きく変わるため、好印象を与えられるように工夫しましょう。
関連記事【例文】ビジネスメールの基本!書き方や返信の仕方を解説
関連記事【例文あり】営業メールの書き方ガイド|シーン別に使える例文を紹介
関連記事転職前にボーナス(賞与)をもらうには?退職のタイミングやスケジュール
「もしかしたら仕事頑張りすぎ!? 」... そんな方へ
\無料・登録不要/
『仕事どうする!? 診断』を受ける>
1. ビジネスメールで初めての挨拶はどう書く?
ビジネスメールは、プライベートなメールとは違って丁寧な言い回しが求められます。正しい敬語を使うのはもちろんのこと、本文冒頭には一言挨拶を添えるのが一般的です。
具体的には、以下の2点をまず意識しましょう。
1.1. 「初めまして」は基本的に使わない
初めて会う人には「初めまして」と挨拶をすることが多いです。しかし、ビジネスメールで「初めまして」と使うとややカジュアルな印象になるため、丁寧さを心がけるなら基本的に使わない方が良いでしょう。また、「初めまして」はスパムメールでよく使われる表現でもあるため、使うべきでないとされています。
ビジネスメールでは、「初めてご連絡いたします」「突然のご連絡失礼いたします」「お世話になります」といった挨拶文を使います。
ただし、社内メールの場合は、立場にもよりますが「初めまして」とカジュアルな挨拶で良いこともあります。
1.2. 「お世話になっております」はすでに関係がある人に使う
ビジネスメールでよく使われる挨拶に「お世話になっております」があります。しかし、これはすでにお世話になっている人に使う言葉です。
「お世話になります」であれば、相手が今後してくれることに感謝する、これからお世話になるというニュアンスも含まれるので初めての相手に使っても問題ありませんが、「なっております」と書くのは避けましょう。
2. 初めての人へのビジネスメールを書くポイント
メール本文に書く初めての挨拶については上記の通りですが、それ以外にも初めての人へビジネスメールを送る際は気をつけたいポイントがあります。
初めての人へメールを書く流れは、下記の通りです。
- 件名や宛名
- 挨拶や自己紹介
- 用件
- 結び
特に件名や自己紹介は、初めての人に送るメールにおいて重要なポイントです。それぞれ解説していきます。
2.1. 件名には会社名や自分の名前を入れる
まず件名ですが、相手が最初に目にする部分でもあるので、自分の会社名や名前を入れて、どういう人からのメールかすぐにわかるようにします。
また、ビジネスメールの件名には要件を入れるのが一般的です。はじめてのメールの場合は「ご挨拶」などとするのが良いでしょう。以下にいくつか例を紹介します。
- 【ご挨拶】株式会社〇〇の〇〇です
- 着任のご挨拶【株式会社〇〇 〇〇(氏名)】
- 担当者変更のお知らせ【株式会社〇〇 〇〇(氏名)】
- 〇〇様からのご紹介【株式会社〇〇 〇〇(氏名)】
関連記事【ビジネスメールの件名】基本マナーと正しい書き方は?具体例も紹介
2.2. 自己紹介とメールを送った経緯を書く
メール本文の宛名の下には挨拶と自己紹介が続きます。初めての相手には、会社名、自分の所属部署や担当している仕事内容などを伝えると良いでしょう。
さらに、メールを送った理由や経緯について説明があるとより親切です。「〇〇様のご紹介でメールをさせていただきました」や「〇〇についてお伺いしたく、ご連絡いたしました」などと添えましょう。以下に例文を紹介しますので、参考にしてください。
初めてメールをお送りしております。(挨拶)
株式会社〇〇の〇〇(名前)です。
弊社は〇〇向けに〇〇のサービスを展開しております。(自己紹介)
貴社が提供されている〇〇について詳細をお伺いしたく、ご連絡いたしました。(メールを送った経緯)
関連記事【例文集】ビジネスメールの締めの言葉はどう書く?シーン別、季節別の例文を紹介!
関連記事【メール返信時の引用マナー】注意点や全文引用・部分引用のやり方を紹介
関連記事第二新卒で大手は無理?内定獲得に向けたポイントを解説します!
関連記事転職のタイミングは何月がベスト?年齢・状況別の見極めポイントも解説
3. 基本的なビジネスメールのマナーや注意点も押さえておこう
気持ちの良いメールのやり取りをするには、最低限のマナーを守ることが大切です。チャットなどのメッセージアプリに慣れてしまっていると、ビジネスメールは堅苦しく感じるかもしれません。
しかし、メールを受け取る相手は、あなたの顔や人柄を知りません。特に初めてやり取りする場合は、メールの文面からどのような相手なのかイメージするしかありませんので、最初に送るメールが特に重要です。
ここでは、ビジネスメールにおける基本的なマナーや注意点をご紹介します。初めての方とメールのやりとりをする際に、必ず確認しておきましょう。
関連記事【例文付き】「各位」の意味と正しい使い方とは?社内・社外向け利用シーンや注意点を解説
関連記事新卒1年目の転職は可能?相談先や転職を成功させる4つのコツを解説
今の仕事、会社がつらい場合は、無料で相談できる転職エージェント「マイナビエージェント」にご相談ください。
「マイナビエージェント」のご利用方法はこちら。
3.1. 件名はわかりやすく
メールの件名は、相手が最初に目にする部分です。受け取った相手が一目見て誰からのメールか、どんな内容なのかが分かるような工夫が必要です。
近年では悪質なスパムメールも多く、メールの開封に慎重になっている方も多いです。内容がわかりにくい件名にしてしまうと、最悪の場合、迷惑メールと勘違いされてしまう場合もあります。
では、分かりやすい件名にするには、何に気を付ければよいのでしょうか。NG例と正しい例を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
3.1.1. 悪い件名の例
当然ですが件名が空欄であると、内容の判断ができませんし、相手に対して失礼にあたるため必ず記載しましょう。
また、【重要】【緊急】など【】(すみ(墨)つきかっこ)の多用は控えましょう。
【緊急】など重要な項目を【】でくくること自体は件名が目立ちますし、相手の目に留まりやすいのでよく使われる方も多いと思います。しかし、一つの件名に複数【】を使ってしまうと、件名の内容が相手に伝わりにくくなってしまいます。
また、毎回のメールで【緊急】【大至急】を使うのも、印象が悪化することにつながるので避けるようにしましょう。
3.1.2. 良い件名の例
・用件を簡潔にまとめる
件名:【ご挨拶】〇〇よりご紹介頂いた〇〇です。
件名:本日の〇〇案件打合せのお礼 株式会社〇〇の〇〇です。
件名を見ただけで、「誰から」で「どんな内容」のメールかがわかる良い例です。
・件名に期日を表示する
【〇/〇~〇/〇〇】トライアル期間のお知らせ 株式会社〇〇です
具体的な期日や締め切りが分かっている場合、本文だけでなく件名にも表記があると相手にも親切です。
毎日受信するメールが多い方の場合、受信ボックスに表示される件名でメールの概要と優先度を把握している方もいます。件名だけで重要な期日まで分かると、スムーズなやりとりにもつながります。
3.2. 宛名の書き方に気をつける
メール本文の先頭につける宛名は、社外宛てか社内宛てかなどによって書き方が変わってきます。
社外宛ての場合は「会社名+部署名+役署+氏名+様」が一般的です。もし、部署名と役職がわからない場合は、「会社名+氏名+様」でも問題ありません。
社内宛てのメールでは、「部署名+役職+氏名+様」が一般的です。社内でのルールがある場合もあるため、最初に上司などに確認するといいでしょう。
宛名が複数人になる場合は、氏名を横並びもしくは縦並びで書きます。この時、順番は上位職の人から書くよう注意しましょう。
例文を紹介しますので、参考にしてください。
3.2.1. 社外宛ての場合
件名:【ご挨拶】株式会社〇〇の〇〇です
株式会社〇〇(会社名)
法人営業部二課(部署) 課長(役職)
〇〇〇様(名前+様)
3.3.2. 複数人宛ての場合
件名:【ご挨拶】株式会社〇〇の〇〇です
株式会社〇〇(会社名)
法人営業部二課(部署)
〇〇〇様(名前+様)
〇〇〇様(名前+様)
〇〇〇様(名前+様)
3.3. 用件は簡潔にまとめる
用件は簡潔に、短い文章で伝えるようにしましょう。
また、用件を伝える際は、結論を先に述べておくことが重要です。前置きが長く、画面をスクロールしなくては本題にたどり着けないような長い文章は、相手の時間を奪ってしまうことにもなりかねません。
さらに、メール一通に対して用件は一つが基本です。複数の用件を書いてしまうと、確認漏れや対応漏れなどが発生する可能性が高まります。
ビジネスメールでは、内容、用件がしっかり相手に伝わることが最重要です。送信する前に以下の項目が守られているかチェックしてください。
- 必要に応じて箇条書きにする
- 文章の一文を短くする
- 主語と述語をはっきりと示す
〇〇向けのZoomセミナーを開催いたします。(結論)
前回のセミナーが好評だったため、今回も〇〇さんをお招きします。
ご確認の上、出欠のご返信を△△日までにお願いいたします。(相手がするべきこと・期日)
詳細な日程は以下の資料にてご確認いただけます。
---------------------------------------------------------------------------------
添付ファイル:〇月開催予定Zoomセミナーついて(pdf形式)
---------------------------------------------------------------------------------
その他にも確認事項があれば、ご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
上記の例文では、用件と期日、返信が必要であることが簡潔にまとめられています。メール内容がすぐ理解できるように、見やすく簡潔にした方が印象が良いです。
3.4. 結びの言葉と署名を忘れない
用件を伝えた後は、結びの言葉です。結びの言葉は、「このメールはここで終わりです」と分かりやすく知らせるために必要です。そして、忘れてはいけないのが「署名」です。それぞれの書き方を解説します。
3.4.1. 結びの言葉の書き方
メールの結びに一番多く用いられる言葉はこちらです。
- よろしくお願いいたします。
- どうぞよろしくお願いいたします。
- 何卒よろしくお願いいたします。
- ご協力のほどよろしくお願いいたします。
返信や連絡が欲しい場合は、下記のように結ぶのもよいでしょう。
- ご連絡お待ちしております。
- ご返信をお待ちしております。
この際、気を付けたいのが「お手すきの際に」「お時間のある際に」という表現です。多用されがちな表現ですが、これでは相手がいつまでに何をすればよいのか判断できません。
相手を気遣うからこそ使いがちになる表現ですが、ビジネスメールではなるべく具体的な言い方に置き換えましょう。
例えば、社外の相手先から返信が欲しい場合は、
- 〇日までにご連絡をいただきますよう、よろしくお願いいたします。
- お手数ですが、お返事いただけますと幸いです。
社内の上司や同僚に対して指示が欲しい場合は、
- 〇日までにご指示いただければ幸いです。
- 上記の件、内容に誤りがございましたらご指摘ください。
など、具体的な指示をやわらかく表現できる言葉を選ぶとよいでしょう。
また、ビジネスメールに慣れてきたら、四季の変化に合わせた結び方にも挑戦してみてください。
- 年末ご多忙の折ではございますが、お身体にお気をつけて良き新年をお迎えください。(12月後半)
- 梅雨の長雨で体調を崩されませんよう。どうぞご自愛ください。(6月頃)
関連記事【例文付き】月ごとの時候の挨拶・結びの挨拶一覧!注意点やコツも解説
3.4.2. 署名の書き方
メールの最後に記載する「署名」には、メールの送り主の名前や会社、連絡先などの情報を記載します。
特に社外の方へ送る際は、所属や名前だけでなくメールアドレスや会社ホームページのURLなどを載せておくことで、名刺代わりにもなります。相手とスムーズに連絡を取れたり、円滑に取引を行えたりするメリットもあります。
会社で統一した署名を使う場合もありますので、初めてメールを送る際は、先輩や周りの人に聞いてみるとよいでしょう。
関連記事メール署名の正しい書き方は?コピペで使えるテンプレート20選を紹介
3.5. 誤字脱字がないよう見直しをする
当然ですが、誤字脱字は悪い印象を与えてしまいます。
特に相手の名前の間違いは禁物です。失礼な印象を与えてしまうだけでなく、不快な思いをさせてしまいます。
メールを送る前には、必ず読み返して誤字脱字の無いように気をつけましょう。
3.6. 正しい敬語を使用する
ビジネスシーンで使うメールですから、正しい敬語の使い方を知っておく必要があります。具体的には、「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3つをうまく使いこなすことが重要です。
例えば、「〇月〇日の〇時に行きます」は丁寧語ですが、ビジネスシーンにおいては一般的に「行く→伺う」と謙譲語に変換するため、「〇月〇日の〇時に伺います」というように表現します。
同じように、相手の方がこちらに出向く場合は尊敬語の「いらっしゃる」を使用します。
以下に、ビジネスメールでよく使用する変換例をいくつかまとめました。
- 見ます⇒拝見します(謙譲語+丁寧語)
- 知っています⇒存じております(謙譲語+丁寧語)
- 会いたいです⇒お目にかかりたいです(謙譲語+丁寧語)
- ~をします⇒~をいたします(謙譲語)、~をなさいます(尊敬語)
- 言います⇒申します・申し上げます(謙譲語)、おっしゃいます(尊敬語)
- 教えてください⇒ご教示ください(尊敬語)
関連記事【正しいビジネス敬語の使い方】間違いやすい言い回しや実例を紹介
関連記事【例文つき】「ご教示」の意味とは?「ご教授」との違いや使い方も解説
3.7. 機種依存文字は使用しない
ビジネスメールでは機種依存文字は使わないのがマナーです。相手方のPCの機種や環境(OS)によって文字化けを起こすなど、正しく表示されない場合があるからです。
また、絵文字は使わないようにしましょう。相手との関係性にもよりますが、受信機種が絵文字に対応していなければ文字化けを起こしますし、メールの内容が軽く感じられてしまうこともあります。
3.8. 以前送ったメールの使いまわしは避ける
ビジネスメールでは同じような文面を使う機会も多いですが、自分の送信メールの中から、以前送ったメールを使い回すことはおすすめできません。機密情報の漏えいといったミスやトラブルを引き起こす可能性が高いからです。
例えば、前に送った相手の情報が入っていたり、日付が昔のままになっていたりすると、受け取った相手は使い回しているとすぐに気づきますし、不誠実だと思われてしまう可能性もあります。
テンプレートはいくつか用意しておくと便利な場合もありますが、すでに書き上げたメールを使いまわすのは避けましょう。
関連記事【例文】依頼・お願いメールの書き方!社内・社外別のポイントと注意点を解説
関連記事新卒で会社を辞めたいと思ったら-転職のメリット・デメリットや注意点について解説
4. 【パターン別】初めての相手へのメールの例文
ここでは挨拶メールをはじめ、パターン別で初めての相手へのメールの例文を紹介します。使える表現を参考にして、自分のものにしていきましょう。
4.1. 前任者からの引き継ぎメール
件名:【担当者変更のお知らせ】株式会社〇〇の〇〇です
本文:
株式会社〇〇 〇〇部
〇〇 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の〇〇でございます。
この度、貴社のご担当をさせて頂いております△△(前任者の名前)が、〇月〇日付けで〇〇支店へ異動となったため担当者が変更となりました。
新任として私が担当させていただくこととなりました。
本来なら直接ご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶となり申し訳ございません。
後日改めまして、前任の△△と共にご挨拶に伺う所存ですが、まずは取り急ぎメールにてご連絡申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
-----------------------------------
株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/
関連記事【異動の挨拶の基本】メールやスピーチのポイントや実際に使える例文をパターン別に紹介
4.2. 営業目的のメール
件名:〇〇に関するご提案です【株式会社〇〇】
本文:
株式会社〇〇
ご担当者様
突然のご連絡にて、失礼いたします。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
弊社は〇〇向けに〇〇というサービスを展開しております。
この度、貴社のウェブサイトを拝見し、貴社の〇〇(事業内容)において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。
〇〇業界のお客様を中心に、これまでに〇〇件ご導入いただいております。
もし、ご興味をお持ちであれば、直接ご説明にお伺いしたくご連絡を差し上げました。
一度、弊社の取り組みやサービスについてご説明の機会を頂けないでしょうか?
ご返信頂き次第、お打ち合わせの候補日程を複数お送りさせていただきます。
突然のご連絡で大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
-----------------------------------
株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/
4.3. 紹介を受けた場合の営業メール
件名:◯◯社からのご紹介です【株式会社〇〇の〇〇と申します】
本文:
株式会社〇〇
〇〇 〇〇様
この度はお世話になります。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
〇〇社の〇〇様よりご紹介いただき、ご連絡いたしました。
早速ですがぜひ弊社の商品のご紹介したく
ご挨拶も兼ねてご訪問させていただければと思います。
弊社の商品「〇〇」の詳細について
下記日程で30分ほどお時間をいただけないでしょうか?
・〇月〇日(木) 17:00?18:00
・〇月〇日(金) 10:00?11:00、13:00?18:00
・〇月〇日(月) 11:00?15:00、16:30?18:00
また、上記日程以外やZoomでのミーティングにも対応しております。
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
-----------------------------------
株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/
4.4. 名刺交換後のメール
件名:〇〇セミナーでの名刺交換の御礼【株式会社〇〇の〇〇です】
本文:
株式会社〇〇 〇〇部
〇〇 〇〇様
お世話になっております。
本日、「〇〇セミナー」にて名刺交換をさせていただきました、
株式会社〇〇の〇〇でございます。
その節はありがとうございました。
限られた時間でしたが、〇〇様のお話を楽しく聞かせていただきました。
また次回にでも、〇〇様のお仕事やご趣味に関するお話について、
お聞かせいただけましたら幸いでございます。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
-----------------------------------
株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/
4.5. 訪問後のお礼メール
件名:ご面談のお礼【株式会社〇〇の〇〇です】
本文:
株式会社〇〇 〇〇部
〇〇 〇〇様
平素よりお世話になっております。
本日、弊社商品〇〇をご提案させていただきました
株式会社〇〇の〇〇です。
ご多忙にもかかわらずお時間をいただき、ありがとうございました。
また、御社の課題や今後についてのお話しも興味深く聞かせていただきました。
特に〇〇の〇〇について、大変に興味を惹かれました。
弊社の商品に関しまして、ご不明点や疑問点など御座いましたら、
お気軽にご相談くださいませ。
-----------------------------------
株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/
4.6. 来訪いただいた後の見積もり依頼のメール
件名:お見積り送付のお願い【株式会社〇〇の〇〇です】
本文:
株式会社〇〇 〇〇部
〇〇 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先日は弊社にお越しいただき、誠にありがとうございます。
ご提案いただいた「〇〇(商品やサービス)」につきまして、
更に社内で検討を進めることとなりましたので、
お見積をいただきたく、お願い申し上げます。
ご多忙の中で恐縮ですが、可能でしたら◯月◯日までに、
ご送付いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
-----------------------------------
株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/
関連記事【例文】依頼・お願いメールの書き方!社内・社外別のポイントと注意点を解説
4.7. 問い合わせや質問への回答メール
件名:お問い合わせありがとうございます【株式会社〇〇の〇〇です】
本文:
株式会社〇〇
〇〇 〇〇様
いつもご利用いただき、ありがとうございます。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
この度は、弊社お問い合わせフォームより商品の問い合わせをいただき
誠にありがとうございます。
〇〇様のご質問▼
〇〇〇〇〇〇
ご回答▼
〇〇〇〇〇〇
他にも何かご不明な点などありましたら、
お気軽にお問い合わせくださいませ。
-----------------------------------
株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/
関連記事【例文付き】質問・問い合わせメールの書き方は?気をつけたいポイント
4.8. セミナーなどの紹介メール
件名:【〇〇向けセミナーのご案内です】株式会社〇〇の〇〇です。
本文:
株式会社〇〇
ご担当者様
寒気も少しずつ緩みはじめましたが、皆様いかがお過ごしですか。(2月の挨拶)
株式会社〇〇の〇〇でございます。
このたび、〇〇向けに〇〇セミナーを開催いたします。
話題の〇〇について専門家をお招きします。
今さら聞けない基礎知識から、即実践に応用できるテクニックまで
事例を紹介しながら解説いたします。
セミナー詳細は、添付資料をご確認ください。
席の用意が少ないため、恐れ入りますが先着順とさせていただきます。
参加希望される方は〇月〇日までに〇〇にてご連絡ください。
皆様のご参加、心よりお待ち申し上げます。
-----------------------------------
株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/
関連記事【例文付き】催促メールの書き方とは?文面や行き違いに注意しよう
5. 初めての相手からのメールに返信する場合
初めての相手からメールが送られてきた場合に、どのように対応すべきか分からない方もいるかもしれません。ここでは、初めての相手に返信する際のポイントについて解説します。
5.1. まずは返信が必要かどうか判断
初めての相手からのメールには、必ずしも返信しなければならないわけではありません。内容によっては、返信が不要である場合もあります。以下のようなメールには、返信しなくて良い場合も多いです。
- 一斉送信されているメール
- 電話や対面で挨拶が済んでいる人からのメール
- 返信不要の旨が書かれているメール
例えば、セミナーの案内のようなメールでは、参加を希望しない場合は返信をしなくても良いでしょう。また、問い合わせフォーム経由での回答メールも、追加の質問などがなければ返信する必要はありません。
一方で、挨拶メールやお礼のメールには基本的に返信をするのがマナーです。その場合、遅くとも翌営業日までには返信しましょう。
5.2. メールをくれたことに感謝を示す
初めての相手に返信をするときは、本文の冒頭でメールをくれたことに対する感謝の言葉を書きましょう。
- この度はご連絡いただきましてありがとうございます。
- この度はご挨拶のメールをいただき、ありがとうございます。
営業目的のメールなどで相手からの提案を断りたい場合にも、まず感謝の意を示したうえで丁重に断るべきでしょう。
また、引継ぎで新任者からの挨拶があった場合、前任者への感謝の言葉も添えると印象が良いです。引継ぎなど今後の関係構築につながる場合は、意欲や期待感も示すと良いでしょう。
5.3. こちらも簡単に自己紹介をする
相手からメールを送ってきているとはいえ、こちらも「株式会社〇〇 〇〇部の〇〇です。」などと自分の所属と名前を簡単に添えると良いでしょう。改めて双方とも相手の名前をしっかり覚えられます。
その後のメール内容は相手のメールの内容に準じますが、上述した基本のマナーや注意点をしっかり押さえましょう。特に詳述すべきことがない場合は、できるだけシンプルにまとめると良いでしょう。
6. ビジネスメールの書き出しは初めて以外の場合も大切
ここまで、初めての相手に送るメールの書き方、特に書き出しの挨拶のしかたについて解説してきました。
初めての相手の場合に書き出しに悩む方が多いですが、初めてでない人に対しても書き出しは大切です。ビジネスメールの書き出しは、送る相手や状況によって書き分けていく必要があります。
「お世話になっております」などが基本ですが、一工夫してメールの書き出しに相手を気遣う言葉や季節の挨拶などの一言を入れるのも良いでしょう。
ここでは、相手が社内の場合、社外の場合の2つに分けて書き出しの例をいくつか紹介していきます。併せて、しばらく連絡を取っていない相手に対するビジネスメールの書き方についても紹介します。
関連記事ビジネスメールの書き出しはどう書く?マナーや例文をパターン別に紹介
6.1. 相手が社内の場合
- お疲れ様です。
- おはようございます。
- お忙しいところ失礼いたします。
- 昨日は遅くまでお疲れ様でした。
社内の人へのメールの書き出しは、社外の方に向けたもののようにかしこまった挨拶は必要ありませんが、上司なのか同僚なのか、または普段の関係性や状況、時間帯によって挨拶を使い分けるのが望ましいです。
関連記事【例文付き】上司へのメールの書き方は?目上の人にメールを書く際のコツ
6.2. 相手が取引先の場合
- 平素よりお世話になっております。
- 度々失礼いたします。(用件が一度で伝えられない場合)
- 先程お電話させていただいた件につきまして、補足のご連絡です。(電話でやりとりをした後のメール)
- この度は私の不手際により、ご不快・ご不便な思いをさせてしまい、心よりお詫び申し上げます。(謝罪)
社外の人に宛てたメールの場合は、顔が見えないやり取りだからこそ、相手への気遣いが感じられる一言を添えるのが大事です。
特に社外宛のメールは、自分が書いた文章が会社の印象になることも多いため、書き方には注意しましょう。
6.3. 久しぶりに連絡を入れる相手の場合
すでに面識があり、久しく連絡を取っていない相手に挨拶メールを送る場合は、「お久しぶりです」ではなく、「ご無沙汰しております」などの表現が丁寧です。
- 大変ご無沙汰しております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
- 大変ご無沙汰しておりますが、お変わりございませんでしょうか。
- 長らくご無沙汰しており申し訳ございません。
メールの書き方のポイントとしては、まずは久しぶりの連絡であることがわかる文章を書き、次に相手に自分が誰であるかを思い出してもらう一言(会社名や氏名)を書きます。続いて、連絡の意図や要件を伝えます。
反対に、相手からこのようなメールが送られてきた場合は「こちらこそご無沙汰しております」などと一言添えると好印象を与えられます。
関連記事【例文】謝罪メール・お詫びメールの書き方を締めの言葉まで解説!お客様から社内も対応
キャリアアップを考えている方は、無料で相談できる転職エージェント「マイナビエージェント」がおすすめです。
「マイナビエージェント」のご利用方法はこちら。
7. ビジネスメールで使える挨拶のさまざまな言い回し
挨拶の言い回しを知っておくことで、時と場合に合ったメールを送ることができます。基本を理解した上で、その時の状況に合った挨拶を選択しましょう。
「お世話になっております」は、さまざまな表現での言い換えができます。
- おはようございます。
- 夜分に失礼いたします。
また、取引先への日頃のお礼を表したい場合は、下記のように言い換えてもよいでしょう。
- いつもご愛顧いただきありがとうございます。
- いつもお引き立ていただきありがとうございます。
また、現在の状況や情勢をいれた挨拶をするのも良いでしょう。
暑さ(寒さ)だけでなく新型感染症への配慮が欠かせない日々が続いておりますが、〇〇様はじめ皆様はお変わりなくお過ごしでしょうか。
状況や送る相手に合わせて、いくつかフレーズを用意しておくといいでしょう。
関連記事【例文】ビジネスシーン別お礼メールの書き方や使えるフレーズ集を紹介
8. ビジネスメールで相手からの印象を良くするポイント
最後に、ビジネスメールを送る際に印象を良くするポイントを解説します。挨拶のみならず、メール全体で以下のようなポイントを意識し、良好な関係の構築に努めましょう。
8.1. 可読性に配慮する
「可読性」とは、文字や文章の読みやすさを意味する言葉です。初めての相手に挨拶メールを送る際は、本文が読みやすくなるよう「可読性」に配慮した文章にしましょう。
具体的には、かなと漢字の割合を「7:3」にするのがおすすめです。
例えば、「何卒宜しくお願い致します」という文章を「何卒よろしくお願いいたします」にすると、漢字の分量が減るため、文章が読みやすくなります。
また、文章を適切な長さで区切って改行することも意識しましょう。相手が読みやすい文章にすることで、「この人は気遣いができる人だ」と印象付けることができます。
8.2. 要点を簡潔にする
ビジネスメールを送る際は、要点を簡潔にして送りましょう。丁寧な文章を心がけるあまり、伝えたい内容が分かりにくくなることがあります。
そのため、送信する前に文章が回りくどい言い方になっていないかチェックし、丁寧過ぎる部分は思い切って削除しましょう。
簡潔な文章にすることで、相手から「伝えたいポイントを絞ってくれるクレバーな人だ」と印象付けることができます。
8.3. 否定的な言葉は使用しない
面識がある・ないに関わらず、ビジネスメールにおいて否定的な言葉は使用しないようにしましょう。
例えば、「ご質問いただいておりました〇〇の件ですが、弊社では対応できません」「社内で検討しましたが無理です」など、相手に断りを入れる際にこのようにはっきりと否定的な言葉を使用するのは好ましくありません。
相手を気遣っていることが伝わるように、「弊社では対応できかねます」や、「〇〇であれば対応可能です」など、ただ丁重に断るだけでなく、代替案も提示し相手がマイナスにならないような配慮を行うことで、好印象を持たれやすくなり関係性が良くなります。
8.4. クッション言葉を入れてマイルドな文章に
ビジネスメールを送る上で意識したいのが「クッション言葉」です。
クッション言葉とは、伝えたいことをそのまま言うのではなく、その前に一言「間」となる言葉を入れることで柔らかい印象を与える表現のことです。ビジネスにおいては枕詞(まくら言葉)とも呼ばれます。
例えば、「恐れ入りますが」「お手数ですが」「差し支えなければ」「ご多忙中とは存じますが」などがあります。
何かを依頼する時や断りを入れる時など、直接的な表現だと角が立つ表現になってしまう場合は、クッション言葉を入れて文章をマイルドにします。
クッション言葉はビジネスや挨拶メールに限らず、電話や実際の対面時においても有効であるため、覚えておいて損はないでしょう。
関連記事たったこれだけ!読みやすいメールになる10のポイント
関連記事【例文あり】面接日程メールの返信マナー|調整が必要な場合の書き方も解説
関連記事面接結果が遅いと不採用?来ない場合の対処法について解説します
スキルアップを目指すなら
まずはプロにご相談ください
マイナビエージェントについて詳しく知る >
9. まとめ
初めてのメールでの挨拶は、難しいものに感じてしまう方も多いと思います。しかし、ビジネスメールの「型」を覚えてしまえば、自分で工夫して使うことができます。
基本の型を覚えておけば、季節の挨拶や相手をねぎらう一言など、さまざまにアレンジできます。
メールのルールやマナーは、社会人において必要な知識です。メール以外でのビジネスシーンでも、マナーを問われる機会は多いでしょう。
「この人と仕事をしたい」と思われる人材になるために、初めての相手にメールを送る際のマナーをはじめ、ビジネスメール全般の基本を身に着けておきましょう。
関連記事【貴社と御社】メール・履歴書ではどちらを使う? 使い分け方を解説
\転職するか迷っていてもOK/
マイナビエージェントに無料登録して
転職サポートを受ける