【例文】初めての相手に送るメールはどう書く？挨拶の書き方などを解説

ビジネスメールにはマナーやルールが多くありますが、メールのマナーや書き方を知っておくことは、社会人の教養の一つとして重要です。

この記事では、初めてメールを送る相手への書き方やマナーを徹底解説していきます。面識のない人に初めてメールを送る場合、その文面で印象も大きく変わるため、好印象を与えられるように工夫しましょう。

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1.ビジネスメールで初めての挨拶はどう書く？

ビジネスメールは、プライベートなメールとは違って丁寧な言い回しが求められます。正しい敬語を使うのはもちろんのこと、本文冒頭には一言挨拶を添えるのが一般的です。
初めて相手にメールを送る場合、この冒頭の挨拶をどのように書けばよいか悩む人も多いかもしれません。ポイントを押さえて好印象なメールに仕上げましょう。

1.1.「初めまして」は基本的に使わない

初めて会う人には「初めまして」と挨拶をすることが多いです。しかし、ビジネスメールで「初めまして」と使うとややカジュアルな印象になるため、丁寧さを心がけるなら基本的に使わない方が良いでしょう。また、「初めまして」はスパムメールでよく使われる表現でもあるため、使うべきでないとされています。

ビジネスメールでは、「初めてご連絡いたします」「突然のご連絡失礼いたします」「お世話になります」といった挨拶文を使います。

ただし、社内の人へ送る場合は、立場にもよりますが「初めまして」とカジュアルな挨拶で良いこともあります。

1.2.「お世話になっております」はすでに関係がある人に使う

ビジネスメールでよく使われる挨拶に「お世話になっております」があります。しかし、これはすでにお世話になっている人に使う言葉です。

「お世話になります」であれば、相手が今後してくれることに感謝するニュアンスも含まれるので初めての相手に使っても問題ありませんが、「なっております」と書くのは避けましょう。

2.初めての人へのビジネスメールを書くポイント

メール本文に書く初めての挨拶については上記の通りですが、それ以外にも初めての人へビジネスメールを送る際は気をつけたいポイントがあります。
初めての人へメールを書く流れは、下記の通りです。

特に件名や自己紹介は、初めての人に送るメールで重要なポイントです。それぞれ解説していきます。

2.1.件名には会社名や自分の名前を入れる

まず件名ですが、相手が最初に目にする部分でもあるので、自分の会社名や名前を入れて、どういう人からのメールかすぐにわかるようにします。

また、ビジネスメールの件名には要件を入れるのが一般的です。はじめてのメールの場合は「ご挨拶」などとするのが良いでしょう。以下にいくつか例を紹介します。

関連記事【ビジネスメールの件名】基本マナーと正しい書き方は？具体例も紹介

2.2.自己紹介とメールを送った経緯を書く

メール本文の宛名の下には挨拶と自己紹介が続きます。初めての相手には、会社名、自分の所属部署や担当している仕事内容などを伝えると良いでしょう。

さらに、メールを送った理由や経緯について説明があるとより親切です。「〇〇様のご紹介でメールをさせていただきました」や「〇〇についてお伺いしたく、ご連絡いたしました」などと添えましょう。以下に例文を紹介しますので、参考にしてください。

なお、初めてメールを送ってきた相手に返信する場合も、「ご連絡いただきましてありがとうございます」といった感謝の言葉とともに「株式会社〇〇　〇〇部の〇〇」などと自分の所属と名前を簡単に添えると良いでしょう。

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3.基本的なビジネスメールのマナーや注意点も押さえておこう

気持ちの良いメールのやり取りをするには、最低限のマナーを守ることが大切です。チャットなどのメッセージアプリに慣れてしまっていると、ビジネスメールは堅苦しく感じるかもしれません。

しかし、メールを受け取る相手は、あなたの顔や人柄を知りません。特に初めてやり取りする場合は、メールの文面からどのような相手なのかイメージするしかありませんので、最初に送るメールが特に重要です。

ここでは、メールのマナーや注意点をご紹介します。初めての方とメールのやりとりをする際に、必ず確認しておきましょう。

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3.1.件名はわかりやすく

メールの件名は、相手が最初に目にする部分です。受け取った相手が一目見て誰からのメールか、どんな内容なのかが分かるような工夫が必要です。

近年では悪質なスパムメールも多く、メールの開封に慎重になっている方も多いです。内容がわかりにくい件名にしてしまうと、最悪の場合、迷惑メールと勘違いされてしまう場合もあります。

では、分かりやすい件名にするには、何に気を付ければよいのでしょうか。NG例と正しい例を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

3.1.1.悪い件名の例

当然ですが件名が空欄であると、内容の判断ができませんし、相手に対して失礼にあたるため必ず記載しましょう。

また、【重要】【緊急】など【】(すみ(墨)つきかっこ)の多用は控えましょう。

【緊急】など重要な項目を【】でくくること自体は件名が目立ちますし、相手の目に留まりやすいのでよく使われる方も多いと思います。

しかし多用してしまうと、本当に重要なときに相手に伝わりにくくなってしまいます。

一つの件名に複数【】を使うことも良くないですが、毎回のメールで【緊急】【大至急】を使うことも、印象が悪化することにつながるので避けるようにしましょう。

ただし、以下のように本当に重要である場合は使用しても構いませんので、ケースバイケースで対応しましょう。

3.1.2.良い件名の例

・用件を簡潔にまとめる

件名を見ただけで、「誰から」で「どんな内容」のメールかがわかる良い例です。

・件名に期日を表示する

具体的な期日や締め切りが分かっている場合、本文だけでなく件名にも表記があると相手にも親切です。

毎日受信するメールが多い方の場合、受信ボックスに表示される件名でメールの概要を把握している方もいます。件名だけで内容が分かると、開封率アップにもつながります。

3.2.宛名の書き方に気をつける

メール本文の先頭につける宛名は、社外宛てか社内宛てかなどによって書き方が変わってきます。

社外宛ての場合は「会社名＋部署名＋役署＋氏名＋様」が一般的です。もし、部署名と役職がわからない場合は、「会社名＋氏名＋様」でも問題ありません。

社内宛てのメールでは、「部署名＋役職＋氏名＋様」が一般的です。社内でのルールがある場合もあるため、最初に上司などに確認するといいでしょう。

宛名が複数人になる場合は、氏名を横並びもしくは縦並びで書きます。この時、順番は上位職の人から書くよう注意しましょう。

件名には、あなたの会社名や名前を入れます。相手が最初に目にする部分でもあるので、しっかりと自己紹介して相手を安心させましょう。

例文を紹介しますので、参考にしてください。

3.2.1.社外宛ての場合

3.3.2.複数人宛ての場合

3.3.用件は簡潔にまとめる

用件は簡潔に、短い文章で伝えるようにしましょう。

また、用件を伝える際は、結論を先に述べておくことが重要です。前置きが長く、画面をスクロールしなくては本題にたどり着けないような長い文章は、相手の時間を奪ってしまうことにもなりかねません。

さらに、メール一通に対して用件は一つが基本です。複数の用件を書いてしまうと、漏れが発生する可能性があります。

ビジネスメールでは、内容、用件がしっかり相手に伝わることが最重要です。送信する前に以下の項目が守られているかチェックしてください。

上記の例文では、用件と期日、返信が必要であることが簡潔にまとめられています。

一日に何件もメールを処理する方などは、メール内容がすぐ理解できるように簡潔にしてあげる方が印象は良いです。

3.4.結びの言葉と署名を忘れない

用件を伝えた後は、結びの言葉です。結びの言葉は、「このメールはここで終わりです」と分かりやすく知らせるために必要です。そして、忘れてはいけないのが「署名」です。それぞれの書き方を解説します。

3.4.1.結びの言葉の書き方

メールの結びに一番多く用いられる言葉はこちらです。

返信や連絡が欲しい場合は、下記のように結ぶのもよいでしょう。

この際、気を付けたいのが「お手すきの際に」「お時間のある際に」という表現です。

多用されがちな表現ですが、これでは相手がいつまでに何をすればよいのか判断できません。

相手を気遣うからこそ使いがちになる表現ですが、ビジネスメールではなるべく具体的な言い方に置き換えましょう。

例えば、社外の相手先から返信が欲しい場合は、

社内の上司や同僚に対して指示がほしい場合は、

など、具体的な指示をやわらかく表現できる言葉を選ぶとよいでしょう。

また、ビジネスメールに慣れてきたら、四季の変化に合わせた結び方にも挑戦してみてください。

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3.4.2.署名の書き方

メールの最後に記載する「署名」には、メールの送り主の名前や会社、連絡先などの情報を記載します。

メールアドレスや会社ホームページのURLなど、社外の方に送り主の情報を載せておくことで、名刺代わりにもなります。相手とスムーズに連絡を取れたり、円滑に取引を行えたりするメリットもあります。

会社で統一した署名を使う場合もありますので、初めてメールを送る際は、先輩や周りの人に聞いてみるとよいでしょう。

関連記事メール署名の正しい書き方は？コピペで使えるテンプレート20選を紹介

3.5.誤字脱字がないよう見直しをする

当然ですが、誤字脱字は悪い印象を与えてしまいます。

特に相手の名前の間違いは禁物です。失礼な印象を与えてしまうだけでなく、不快な思いをさせてしまいます。

メールを送る前には、必ず読み返して誤字脱字の無いように気をつけましょう。

3.6.正しい敬語を使用する

ビジネスメールでは、きちんとした文章を書かなければならないため、正しい敬語の使い方を知っておく必要があります。

具体的には、「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3つをうまく使いこなすことが重要です。

例えば、「〇月〇日の〇時に行きます」は丁寧語ですが、ビジネスにおいては「行く=伺う」という謙譲語に変換するため、「〇月〇日の〇時に伺わせていただきます」というふうに、謙譲語と丁寧語を織り交ぜた表現を使用します。

相手の方がこちらに出向く場合は「いらっしゃる」を使用します。

以下に、ビジネスメールでよく使用する変換例をいくつかまとめました。

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3.7.機種依存文字は使用しない

ビジネスメールでは機種依存文字は使わないのがマナーです。相手方のPCの機種や環境（OS）によって文字化けを起こすなど、正しく表示されない場合があるからです。

また、絵文字は使わないようにしましょう。相手との関係性にもよりますが、受信機種が絵文字に対応していなければ文字化けを起こしますし、メールの内容が軽く感じられてしまうこともあります。

3.8.以前送ったメールの使いまわしは避ける

自分の送信メールの中から、以前送ったメールを使い回すことはおすすめできません。

思いがけないミスやトラブルを引き起こす可能性が高いからです。

前に送った相手の情報が入っていたり、日付が昔のままになっていたりすると、受け取った相手は使い回しているとすぐに気づきますし、不誠実だと思われてしまう可能性もあります。

メールは顔の見えない相手に送るからこそ、慎重に送りましょう。

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4.【パターン別】初めての相手へのメールの例文

ここでは挨拶メールをはじめ、パターン別で初めての相手へのメールの例文を紹介します。最初から気の利いた文章を作れる人はいません。使える表現はどんどん真似して、自分のものにしていきましょう。

4.1.前任者からの引き継ぎメール

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4.2.営業目的のメール

4.3.訪問後のお礼メール

4.4.紹介してもらった先への営業目的のメール

4.5.名刺交換後のメール

4.6.来訪いただいた後の見積もり依頼のメール

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4.7.問い合わせや質問への回答メール

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4.8.セミナーなどの紹介メール

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5.初めて以外の人に送るビジネスメールの書き出し

ビジネスメールの書き出しは、送る相手や状況によって書き分けていく必要があります。

最初は「お世話になっております」などが基本ですが、やりとりを重ねていけば、一工夫してメールの書き出しに相手を気遣う言葉や季節の挨拶などの一言を入れるのも良いでしょう。

まずは、相手が社内の場合、社外の場合の2つに分けて書き出しの例をいくつか紹介していきます。併せて、しばらく連絡を取っていない相手に対するビジネスメールの書き方についても紹介します。

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5.1.相手が社内の場合

社内の人へのメールの書き出しは、社外の方に向けたもののようにかしこまった挨拶は必要ありませんが、上司なのか同僚なのか、または普段の関係性や状況、時間帯によって挨拶を使い分けるのが望ましいです。

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5.2.相手が取引先の場合

社外の人に宛てたメールの場合は、顔が見えないやり取りだからこそ、相手への気遣いが感じられる一言を添えるのが大事です。

特に社外宛のメールは、自分が書いた文章が会社の印象になることも多いため、書き方には注意しましょう。

5.3.久しぶりに連絡を入れる相手の場合

すでに面識があり、久しく連絡を取っていない相手に挨拶メールを送る場合は、「お久しぶりです」ではなく、「ご無沙汰しております」などの表現が無難です。

メールの書き方のポイントとしては、まずは久しぶりの連絡であることがわかる文章を書き、次に相手に自分が誰であるかを思い出してもらう一言（会社名や氏名）を書きます。続いて、連絡の意図や要件を伝えます。

反対に、相手からこのようなメールが送られてきた場合は「こちらこそご無沙汰しております」などと一言添えると好印象を与えられます。

関連記事【例文付き】ビジネスシーンにおける謝罪メール・お詫びメールの書き方

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6.ビジネスメールで使える挨拶のさまざまな言い回し

挨拶の言い回しを知っておくことで、時と場合に合ったメールを送ることができます。基本を理解した上で、その時の状況に合った挨拶を選択しましょう。

「お世話になっております」は、さまざまな表現での言い換えができます。

また、取引先への日頃のお礼を表したい場合は、下記のように言い換えてもよいでしょう。

また、現在の状況や情勢をいれた挨拶をするのも良いでしょう。

状況や送る相手に合わせて、いくつかフレーズを用意しておくといいでしょう。

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7.ビジネスメールで相手からの印象を良くするポイント

初めての相手に挨拶メールを送る際に印象を良くするポイントを解説します。

7.1.可読性に配慮する

「可読性」とは、文字や文章の読みやすさを意味する言葉で、初めての相手に挨拶メールを送る際は、本文が読みやすくなるよう「可読性」に配慮した文章にしましょう。

具体的には、かなと漢字の割合を「7：3」にするのがおすすめです。

例えば、「何卒宜しくお願い致します」という文章を「何卒よろしくお願いいたします」にすると、漢字の分量が減るため、文章が読みやすくなります。

また、文章を適切な長さで区切って改行することも意識しましょう。

相手が読みやすい文章にすることで、「この人は気遣いができる人だ」と印象付けることができます。

7.2.要点を簡潔にする

初めてのビジネスメールを送る際は、要点を簡潔にして送りましょう。

丁寧な文章を心がけるあまり、伝えたい内容が分かりにくくなることがあります。

そのため、送信する前に文章が回りくどい言い方になっていないかチェックし、丁寧過ぎる部分は思い切って削除しましょう。

簡潔な文章にすることで、相手から「伝えたいポイントを絞ってくれるクレバーな人だ」と印象付けることができます。

7.3.否定的な言葉は使用しない

面識がある・ないに関わらず、ビジネスメールにおいて否定的な言葉は使用しないようにしましょう。

例えば、「ご質問いただいておりました〇〇の件ですが、弊社では対応できません」「社内で検討しましたが無理です」など、相手に断りを入れる際にこのようにはっきりと否定的な言葉を使用するのは好ましくありません。

相手を気遣っていることが伝わるように、「弊社では対応できかねます」や、「〇〇であれば対応可能です」など、ただ丁重に断るだけでなく、代替案も提示し相手がマイナスにならないような配慮を行うことで、好印象を持たれやすくなり関係性が良くなります。

7.4.クッション言葉を入れてマイルドな文章に

ビジネスメールを送る上で意識したいのが「クッション言葉」です。

クッション言葉とは、伝えたいことをそのまま言うのではなく、その前に一言「間」となる言葉を入れることで柔らかい印象を与える表現のことです。

ビジネスにおいては枕詞（まくら言葉）とも呼ばれます。

例えば、「恐れ入りますが」「お手数ですが」「差し支えなければ」「ご多忙中とは存じますが」などがあります。

何かを依頼する時や断りを入れる時など、直接的な表現だと角が立つ表現になってしまう場合は、クッション言葉を入れて文章をマイルドにします。

クッション言葉はビジネスや挨拶メールに限らず、電話や実際の対面時においても有効であるため、覚えておいて損はないでしょう。

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8.まとめ

初めてのメールでの挨拶は、難しいものに感じてしまう方も多いと思います。しかし、ビジネスメールの「型」を覚えてしまえば、自分で工夫して使うことができます。

季節の挨拶や、相手をねぎらう一言など、さまざまにアレンジできます。

メールのルールやマナーは、社会人において必要な知識です。メール以外でのビジネスシーンでも、マナーを問われる機会は多いでしょう。

「この人と仕事をしたい」と、選ばれる人材になるために、まずはビジネスメールの基本を身に着けてみてはいかがでしょうか。

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