【初めての相手に送る挨拶メール】マナーや書き方について徹底解説

【初めての相手に送る挨拶メール】マナーや書き方について徹底解説

ビジネスメールにはマナーやルールが多くありますが、メールのマナーや書き方を知っておくことは、社会人の教養の一つとして重要です。

この記事では、初めてメールを送る相手の方へのメールの書き方やマナーを徹底解説していきます。

【関連記事】「ビジネスメールでもう迷わない!シーン別基本の書き方&例文を紹介」

1.ビジネスメールの書き出しの基本

ビジネスメールの書き出しは、送る相手や状況によって書き分けていく必要があります。

最初は「お世話になっております」などが基本ですが、やりとりを重ねていけば、一工夫してメールの書き出しに相手を気遣う言葉や季節の挨拶などの一言を入れるのも良いでしょう。

まずは、相手が社内の場合、社外の場合の2つに分けて書き出しの例をいくつか紹介していきます。

【関連記事】「ビジネスメールの書き出しマナー!パターン別に例文をご紹介」

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1.1.相手が社内の場合

  • お疲れ様です。
  • おはようございます。
  • お忙しいところ失礼いたします。
  • 昨日は遅くまでお疲れ様でした。

社内の人へのメールの書き出しは、社外の方に向けたもののようにかしこまった挨拶は必要ありませんが、上司なのか同僚なのか、または普段の関係性や状況、時間帯によって挨拶を使い分けるのが望ましいです。

【関連記事】「上司へのメール例文・テクニックを知ってデキる部下になろう

1.2.相手が取引先の場合

  • 平素よりお世話になっております。
  • 長らくご無沙汰しており申し訳ございません。(連絡が空いてしまった場合)
  • 度々失礼いたします。(用件が一度で伝えられない場合)
  • 先程お電話させていただいた件につきまして、補足のご連絡です。(電話でやりとりをした後のメール)
  • この度は私の不手際により、ご不快・ご不便な思いをさせてしまい、心よりお詫び申し上げます。(謝罪)

社外の人に宛てたメールの場合は、顔が見えないやり取りだからこそ、相手への気遣いが感じられる一言を添えるのが大事です。

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2.挨拶のさまざまな言い回し

挨拶の言い回しを知っておくことで、時と場合に合ったメールを送ることができます。基本を理解した上で、その時の状況に合った挨拶を選択しましょう。

お世話になっております」は、さまざまな表現での言い換えができます。

  • おはようございます。
  • 夜分に失礼いたします。

また、取引先への日頃のお礼を表したい場合は、下記のように言い換えてもよいでしょう。

  • いつもご愛顧いただきありがとうございます。
  • いつもお引き立ていただきありがとうございます。

また、現在の状況や情勢をいれた挨拶をするのも良いでしょう。

  • 暑さ(寒さ)だけでなく新型コロナウイルスへの配慮が欠かせない日々が続いておりますが、〇〇様はじめ皆様はお変わりなくお過ごしでしょうか。

状況や送る相手に合わせて、いくつかフレーズを用意しておくといいでしょう。

【関連記事】「【決定版】ビジネスで使えるお礼メールのマナーや書き方文例集」

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3.メールのマナーや注意点

気持ちの良いメールのやり取りをするには、最低限のマナーを守ることが大切です。

チャットなどのメッセージアプリに慣れてしまっていると、ビジネスメールは堅苦しく感じるかもしれません。

しかし、メールを受け取る相手は、あなたの顔や人柄を知りません。特に初めてやり取りする場合は、メールの文面からどのような相手なのかイメージするしかありませんので、最初に送るメールが特に重要になります。

ここでは、メールのマナーや注意点をご紹介します。初めての方とメールのやりとりをする際に、必ず確認しておきましょう。

【関連記事】「ビジネスメール「各位」の意味と正しい使い方」

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3.1.件名はわかりやすく

メールの件名は、相手が最初に目にする部分です。受け取った相手が一目見て誰からのメールか、どんな内容なのかが分かるような工夫が必要です。

近年では悪質なスパムメールも多く、メールの開封に慎重になっている方も多いです。内容がわかりにくい件名にしてしまうと、開封されずに最悪の場合、迷惑メールと勘違いされてしまう場合もあります。

では、分かりやすい件名にするには、何に気を付ければよいのでしょうか。NG例と正しい例を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

3.1.1.悪い件名の例

当然ですが件名が空欄であると、内容の判断ができませんし、相手に対して失礼にあたるため必ず記載しましょう。

また、【重要】【緊急】など【】(すみ(墨)つきかっこ)の多用は控えましょう。

【緊急】など重要な項目を【】でくくること自体は件名が目立ちますし、相手の目に留まりやすいのでよく使われる方も多いと思います。

しかし多用してしまうと、本当に重要なときに相手に伝わりにくくなってしまいます。

一つの件名に複数【】を使うことも良くないですが、毎回のメールで【緊急】【大至急】を使うことも、印象が悪化することにつながるので避けるようにしましょう。

ただし、以下のように本当に重要である場合は使用しても構いませんので、ケースバイケースで対応しましょう。

3.1.2.良い件名の例

・用件を簡潔にまとめる

件名:【ご挨拶】〇〇よりご紹介頂いた〇〇です。

件名:本日の〇〇案件打合せのお礼 株式会社〇〇の〇〇です。

件名を見ただけで、「誰から」で「どんな内容」のメールかがわかるよい例です。

・件名に期日を表示する

【〇/〇~〇/〇〇】トライアル期間のお知らせ 株式会社〇〇です

具体的な期日や締め切りが分かっている場合、本文だけでなく件名にも表記があると相手にも親切です。

毎日受信するメールが多い方の場合、受信ボックスに表示される件名でメールの概要を把握している方もいます。件名だけで内容が分かると、開封率アップにもつながります。

3.2.誤字脱字には気をつける

当然ですが、誤字脱字は悪い印象を与えてしまいます。

特に相手の名前の間違いは禁物です。失礼な印象を与えてしまうだけでなく、不快な思いをさせてしまいます。

メールを送る前には、必ず読み返して誤字脱字の無いように気をつけましょう。

3.3.機種依存文字は使用しない

ビジネスメールでは機種依存文字は使わないのがマナーです。相手方のPCの機種や環境(OS)によって文字化けを起こすなど、正しく表示されない場合があるからです。

また、絵文字は使わないようにしましょう。相手との関係性にもよりますが、受信機種が絵文字に対応していなければ文字化けを起こしますし、メールの内容が軽く感じられてしまうこともあります。

3.4.要点をまとめられているかどうか確認する

ビジネスメールでは、内容、用件がしっかり相手に伝わることが最重要です。

メールの長所は、簡潔に要点をまとめて連絡できることですので、送信する前に以下の項目が守られているかチェックしてください。

  • 必要に応じて箇条書きにする
  • 文章の一文を短くする
  • 主語と述語をはっきりと示す

これらの事を意識して、読みやすいメールを目指しましょう。

3.5.以前送ったメールの使いまわしは誤りの元

自分の送信メールの中から、以前送ったメールを使い回すことはおすすめできません。

思いがけないミスやトラブルを引き起こす可能性が高いからです。

前に送った相手の情報が入っていたり、日付が昔のままになっていたりすると、受け取った相手は使い回しているとすぐに気づきますし、不誠実だと思われてしまう可能性もあります。

メールは顔の見えない相手に送るからこそ、慎重に送りましょう。

4.初めての人に送るメールを書く流れ

ビジネスメールには、ある程度決まったルールや形式があります。ここでは、初めての人に送るメールの本文の書き方について説明します。

メールを書く流れは、下記の通りです。

  1. 宛名や件名
  2. 挨拶や自己紹介
  3. 用件
  4. 結び

最初はルールやマナー、慣れない言い回しなどで、メールを書くことに時間がかかってしまうかもしれません。しかし、一度慣れてしまえば自然にできるようになります。

4.1.宛名や件名

まず宛名を書きましょう。メール本文の先頭につけるのが宛名です。社外宛てか社内宛てかなどによって書き方が変わってきます。

社外宛ての場合は「会社名+部署名+役署+氏名+様」が一般的です。もし、部署名と役職がわからない場合は、「会社名+氏名+様」でも問題ありません。

社内宛てのメールでは、「部署名+役職+氏名+様」が一般的です。社内でのルールがある場合もあるため、最初に上司などに確認するといいでしょう。

宛名が複数人になる場合は、氏名を横並びもしくは縦並びで書きます。この時、順番は上位職の人から書くよう注意しましょう。

件名には、あなたの会社名や名前を入れます。相手が最初に目にする部分でもあるので、しっかりと自己紹介して相手を安心させましょう。

例文を紹介しますので、参考にしてください。

4.1.1.社外宛てのメール

件名:【ご挨拶】株式会社〇〇の〇〇です

株式会社〇〇(会社名)
法人営業部二課(部署) 課長(役職)
〇〇〇様(名前+様)

4.1.2.複数人宛てのメール

件名:【ご挨拶】株式会社〇〇の〇〇です

株式会社〇〇(会社名)
法人営業部二課(部署)
〇〇〇様(名前+様)
〇〇〇様(名前+様)
〇〇〇様(名前+様)

4.2.挨拶や自己紹介

宛名の下には挨拶と自己紹介が続きます。

一般的には、

お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。

となります。

しかし、「お世話になっております」は、面識のある方に使う挨拶文になるため、初めて送る相手の場合は下記の表現が望ましいです。

  • 〇〇様のご紹介でメールをさせていただきました。
  • 初めてメールをお送りしております。
  • 突然のご連絡失礼いたします。

ちなみに、「初めまして」はスパムメールでよく使われる表現でもあるため、なるべく避けたほうがよいと言われています。

次に自己紹介ですが、ビジネスメールを初めて送信する場合、会社名、自分の所属部署や担当している仕事内容など、簡潔に情報を伝えます。さらに、メールを送った理由や経緯について説明があるとより親切でしょう。

例文を紹介しますので、参考にしてください。

初めてメールをお送りしております。(挨拶)

株式会社〇〇の〇〇(名前)です。
弊社は〇〇向けに〇〇のサービスを展開しております。(自己紹介)

貴社が提供されている〇〇について詳細をお伺いしたく、ご連絡いたしました。(メールの説明)

4.3.用件

用件は簡潔に、短い文章で伝えるようにしましょう。

また、用件を伝える際は、結論を先に述べておくことが重要です。前置きが長く、画面をスクロールしなくては本題にたどり着けないような長い文章は、相手の時間を奪ってしまうことにもなりかねません。

さらに、メール一通に対して用件は一つが基本です。複数の用件を書いてしまうと、漏れが発生する可能性があります。

〇〇向けのZoomセミナーを開催いたします。(結論)

前回のセミナーが好評だったため、今回も〇〇さんをお招きします。

ご確認の上、出欠のご返信を△△日までにお願いいたします。(相手がするべきこと)

詳細な日程は以下の資料にてご確認いただけます。

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添付ファイル:〇月開催予定Zoomセミナーついて(pdf形式)
---------------------------------------------------------------------------------

その他にも確認事項があれば、ご連絡ください。
よろしくお願いいたします。

上記の例文では、用件と期日、返信が必要であることが簡潔にまとめられています。

一日に何件もメールを処理する方などは、メール内容がすぐ理解できるように簡潔にしてあげる方が印象は良いです。

4.4.結び

用件を伝えた後は、結びの言葉です。結びの言葉は、「このメールはここで終わりです」と分かりやすく知らせるために必要です。

メールの結びに一番多く用いられる言葉はこちらです。

  • よろしくお願いいたします。
  • どうぞよろしくお願いいたします。
  • 何卒よろしくお願いいたします。

返信や連絡が欲しい場合は、下記のように結ぶのもよいでしょう。

  • ご連絡お待ちしております。
  • ご返信をお待ちしております。

そして、忘れてはいけないのが「署名」です。

メールの最後に記載する「署名」には、メールの送り主の名前や会社、連絡先などの情報を記載します。

メールアドレスや会社ホームページのURLなど、社外の方に送り主の情報を載せておくことで、名刺代わりにもなります。相手とスムーズに連絡を取れたり、円滑に取引を行えたりするメリットもあります。

会社で統一した署名を使う場合もありますので、初めてメールを送る際は、先輩や周りの人に聞いてみるとよいでしょう。

【関連記事】「【保存版】ビジネスメールの結び・締め言葉の基本マナーと例文集

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5.【パターン別】初めての挨拶メールの例文

ここでは、パターン別で初めての挨拶メールの例文を紹介します。最初から気の利いた文章を作れる人はいません。使える表現はどんどん真似して、自分のものにしていきましょう。

5.1.前任者からの引き継ぎメール

件名:【担当者変更のお知らせ】株式会社〇〇の〇〇です

本文:
株式会社〇〇 〇〇部
〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社△△の〇〇でございます。

この度、貴社のご担当をさせて頂いております△△(前任者の名前)が、〇月〇日付けで(〇〇支店へ異動)となったため担当者が変更となりました。

新任として私が担当させていただくこととなりました。

後日改めまして、前任の△△と共にご挨拶に伺う所存ですが、まずは取り急ぎメールにてご連絡申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

-----------------------------------
株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/

【関連記事】「異動の挨拶の注意点--電話・メール・スピーチなどパターン別に紹介」

5.2.営業目的のメール

件名:〇〇に関するご提案です【株式会社〇〇】

本文:
株式会社〇〇
ご担当者様

突然のご連絡にて、失礼いたします。

株式会社〇〇の〇〇と申します。

弊社は〇〇向けに〇〇というサービスを展開しております。

この度、貴社のウェブサイトを拝見し、貴社の〇〇において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。

〇〇業界のお客様を中心に、これまでに〇〇件ご導入いただいております。

もし、ご興味をお持ちであれば、直接ご説明にお伺いしたくご連絡を差し上げました。
一度、弊社の取り組みやサービスについてご説明の機会を頂けないでしょうか?

ご返信頂き次第、お打ち合わせの候補日程を複数お送りさせていただきます。
突然のご連絡で大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

-----------------------------------
株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/

5.3.訪問後のお礼メール

件名:ご面談のお礼【株式会社〇〇の〇〇です】

本文:
株式会社〇〇 〇〇部
〇〇 〇〇様

平素よりお世話になっております。

本日、弊社商品〇〇をご提案させていただきました
株式会社〇〇の〇〇です。

ご多忙にもかかわらずお時間をいただき、ありがとうございました。
また、御社の課題や今後についてのお話しも興味深く聞かせていただきました。
特に〇〇の〇〇について、大変に興味を惹かれました。

弊社の商品に関しまして、ご不明点や疑問点など御座いましたら、
お気軽にご相談くださいませ。

-----------------------------------
株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/

5.4.紹介してもらった先への営業目的のメール

件名:◯◯社からのご紹介です【株式会社〇〇の〇〇と申します】

本文:
株式会社〇〇
〇〇 〇〇様

この度はお世話になります。

株式会社〇〇の〇〇と申します。

〇〇社の〇〇様よりご紹介いただき、ご連絡いたしました。

早速ですがぜひ弊社の商品のご紹介したく
ご挨拶も兼ねてご訪問させていただければと思います。

弊社の商品「〇〇」の詳細について
下記日程で30分ほどお時間をいただけないでしょうか?

・〇月〇日(木) 17:00?18:00
・〇月〇日(金) 10:00?11:00、13:00?18:00
・〇月〇日(月) 11:00?15:00、16:30?18:00

また、上記日程以外やZoomでのミーティングにも対応しております。

ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

-----------------------------------
株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/

5.5.名刺交換後のメール

件名:〇〇セミナーでの名刺交換の御礼【株式会社〇〇の〇〇です】

本文:
株式会社〇〇 〇〇部
〇〇 〇〇様

お世話になっております。

本日、「〇〇セミナー」にて名刺交換をさせていただきました、
株式会社〇〇の〇〇でございます。

その節はありがとうございました。

限られた時間でしたが、〇〇様のお話を楽しく聞かせていただきました。

また次回にでも、〇〇様のお仕事やご趣味に関するお話について、
お聞かせいただけましたら幸いでございます。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

-----------------------------------
株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/

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5.6.来訪いただいた後の見積もり依頼のメール

件名:お見積り送付のお願い【株式会社〇〇の〇〇です】

本文:
株式会社〇〇 〇〇部
〇〇 〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

先日は弊社にお越しいただき、誠にありがとうございます。

ご提案いただいた「〇〇」につきまして、
更に社内で検討を進めることとなりましたので、
お見積をいただきたく、お願い申し上げます。

ご多忙の中で恐縮ですが、可能でしたら◯月◯日までに、
ご送付いただければ幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

-----------------------------------
株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/

5.7.問い合わせや質問への回答メール

件名:お問い合わせありがとうございます【株式会社〇〇の〇〇です】

本文:
株式会社〇〇
〇〇 〇〇様

いつもご利用いただき、ありがとうございます。

株式会社〇〇の〇〇と申します。

この度は、弊社お問い合わせフォームより商品の問い合わせをいただき
誠にありがとうございます。

〇〇様のご質問▼
〇〇〇〇〇〇

ご回答▼
〇〇〇〇〇〇

他にも何かご不明な点などありましたら、
お気軽にお問い合わせくださいませ。

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株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/

5.8.セミナーなどの紹介メール

件名:【〇〇向けセミナーのご案内です】株式会社〇〇の〇〇です。

本文:
株式会社〇〇
ご担当者様

寒気も少しずつ緩みはじめましたが、皆様いかがお過ごしですか。(2月の挨拶)

株式会社〇〇の〇〇でございます。

このたび、〇〇向けに〇〇セミナーを開催いたします。

話題の〇〇について専門家をお招きします。

今さら聞けない基礎知識から、即実践に応用できるテクニックまで
事例を紹介しながら解説いたします。

セミナー詳細は、添付資料をご確認ください。

席の用意が少ないため、恐れ入りますが先着順とさせていただきます。

参加希望される方は〇月〇日までに〇〇にてご連絡ください。

皆様のご参加、心よりお待ち申し上げます。

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株式会社△△
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):△△△-△△△△-△△△△
会社HP:https://〇〇-〇〇.jp/

6.メールの結びは内容によって変えよう

メールの結び、いわゆる「締めの言葉」は、相手との関係やメールの内容、シチュエーションによって変化をつけましょう。

  • どうぞよろしくお願いいたします。
  • ご協力のほどよろしくお願いいたします。

などが一般的です。

その他にも結びの言葉はありますが、気を付けたい結びの言葉が、「お手すきの際に」「お時間のある際に」という表現です。

多用されがちな表現ですが、これでは相手がいつまでに何をすればよいのか判断できません。

相手を気遣うからこそ使いがちになる表現ですが、ビジネスメールではなるべく別の言い方に置き換えましょう。

例えば、社外の相手先から返信が欲しい場合は、

〇日までにご連絡をいただきますよう、よろしくお願いいたします。
お手数ですが、お返事いただけますと幸いです。

社内の上司や同僚に対して指示がほしい場合は、

〇日までにご指示いただければ幸いです。
上記の件、内容に誤りがございましたらご指摘ください。

など、具体的な指示をやわらかく表現できる言葉を選ぶとよいでしょう。

ビジネスメールに慣れてきたら、四季の変化に合わせた結び方にも挑戦してみてください。

  • 年末ご多忙の折ではございますが、お身体にお気をつけて良き新年をお迎えください。(12月後半)
  • 梅雨の長雨で体調を崩されませんよう。どうぞご自愛ください。(6月頃)

7.まとめ

初めてのメールでの挨拶は、難しいものに感じてしまう方も多いと思います。しかし、ビジネスメールの「型」を覚えてしまえば、自分で工夫して使うことができます。

季節の挨拶や、相手をねぎらう一言など、さまざまにアレンジできます。

メールのルールやマナーは、社会人において必要な知識です。メール以外でのビジネスシーンでも、マナーを問われる機会は多いでしょう。

「この人と仕事をしたい」と、選ばれる人材になるために、まずはビジネスメールの基本を身に着けてみてはいかがでしょうか。

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